Kontrollutvalget i Hemsedal kommune MØTEPROTOKOLL

Transkript

1 Møte dato/tid Onsdag 14. februar 2018, kl Møtested Møterom «Kommunestyresalen», Kommunehuset i Hemsedal Medlemmer/varamedlemmer til stede i møtet Leder Arnt Skansen, nestleder Randi Larsen Flaget Medlem: Torstein Tuv Forfall Andre til stede i møtet Ordfører Oddvar Grøthe, sak 04/2018 Rådmann Jan Olav Helling, sak 01-03/ Drøft./orient.sak 1 Sekretariat Hanne Heen Wengen Behandlet saker 01-05/2018 SAKSKART Saker til behandling: 01/2018 Forebygging av korrupsjon og sort økonomi utsatt i møte /2018 Anskaffelser og anskaffelsesrutiner utsatt i møte /2018 Varslingssaken vedr. arb.miljø og vedtak i kommunestyret oppfølging av vedtak sak 19/ /2018 Oppfølging av temalisten i «Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll» - utsatt i møte /2018 Kontrollutvalgets årsmelding 2017 Drøftings- og orienteringssaker: 1. Henvendelse fra Stein E. Jonasson vedr. utvidet båndtvang Innkallingen og sakslisten: K-utvalgsleder innledet møtet med gjennomgang av innkalling og saksliste. K-utvalget godkjente innkallingen og sakslisten. Orientering fra ordfører: Ordfører hadde ingen aktuelle saker/tema å informere k-utvalget om i dette møtet. Orientering fra rådmann: Som nytilsatt i rådmannsstillingen ønsket rådmannen en avklaring av k-utvalgets forventninger til hans orienteringer/redegjørelser i k-utvalgsmøtene. Hvilke saker kan rådmannen forvente at k-utvalget vil kontrollere. Rådmannen ønsker å bidra til en god dialog og samarbeid mellom k-utvalget, politikere og administrasjon. K-utvalget orienterte kort om bl.a.: sine arbeidsoppgaver i forbindelse med kontroll og tilsyn hvilke saker det er aktuelt å kontrollere, iht. «Temalisten» i «Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll» 1

2 Sak 01/2018 Forebygging av korrupsjon og sort økonomi utsatt i møte Ingen Forebygging av korrupsjon og sort økonomi er viktig tema for offentlig sektor med store budsjett innen spesielt bygg- og anleggsektoren. Kommuner som har blitt utsatt for korrupsjon har tradisjonelt opplevd dette innen drift og investering på områdene vedlikehold og bygg- og anlegg. Viktige tiltak for å forebygging dette i kommunen kan være å sette temaene på dagsorden og påse nødvendig internkontroll på aktuelle områder. I dagens møte: Kontrollutvalget anmoder rådmannen om en redegjørelse på hvordan internkontrollen i kommunen forebygger korrupsjon og sort økonomi, herunder bl.a.: 1. Hvordan sikres at utgifter på bygg, anlegg m.m. faktisk vedrører og er gyldig for kommunen? 2. Større anbud innen bygg og anlegg inngås som delanbud, hovedentreprise med flere tilleggsanbud eller f.eks. totalentreprise med flere underleverandører. Hvordan sikrer kommunen at leveranser er fullstendig i samsvar med anbud på bl.a. mengde, pris og kvalitet? 3. Ved større anbud blir det også bestilt tilleggsarbeid. Hvordan sikrer kommunen at tilleggsarbeid tildeles etter lov om offentlig anskaffelser og til konkurransedyktige priser og ikke tjenester fra nærstående o.l.? Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering Rådmannen orienterte om: Bygging av ny skole i sentrum o Har knyttet til seg et prosjekteringsfirma til å bistå. o Administrasjonen anbefaler å bruke en totalentreprise på prosjektet. Ved totalentreprise vil også tilleggsarbeid gå igjennom hoved-entreprenør. o Anbudet skal legges ut på DOFFIN og TED Kommunen følger regelverket for offentlige anskaffelser. Konkurransegrunnlaget ved anbudsinnhenting stiller krav til leverandører og at de følger regelverket Underleverandører skal kunne dokumentere f.eks. krav til tariff, minstelønn osv. Det større byggefirmaene sjekker om kommunen følger regelverket. Om ikke vil kommunen bli klaget inn for brudd på regelverk av byggefirmaet. Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra rådmann til orientering. 2

3 Sak 02/2018 Anskaffelser og anskaffelsesrutiner utsatt i møte Ingen Det er en forventing om at kommunen har utarbeidet en kortfattet rutinebeskrivelse mht. anskaffelser. Rutinebeskrivelsen bør være lett tilgjengelig for alle ansatte, slik at de får en kortfattet veiledning i arbeidet. Det er da viktig, jf. lov om offentlige anskaffelse med tilhørende forskrifter, skiller mellom anskaffelser i størrelsesorden: Anskaffelser under kr Anskaffelser mellom kr og kr 1,1 mill. Anskaffelser over kr 1,1 mill. Det forutsettes at det foreligger mer detaljerte prosedyreregler for anskaffelser over kr. 1,1 mill., hvor lov og forskrift har detaljerte krav. I dagens møte: Det anmodes om at rådmannen: Redegjør for kommunens rutiner og praksis, herunder hvordan kommunen sikrer at den enkelte med anskaffelsesmyndighet kjenner kommunens prosedyrer og at prosessen med valg av leverandør dokumenteres. Gir en vurdering av kommunens lojalitet til innkjøpsavtaler som er inngått for kommunen. Redegjør for risikoen for at vesentlige anskaffelser kan ha blitt eller blir gjennomført i strid med lov om offentlig anskaffelse i kommunen. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Rådmannen orientert kort om: Kommunen har rammeavtaler på mange innkjøpsområder og disse følges ved anskaffelser. Det har nylig blitt ansatt en innkjøpskoordinator i Hallingdal som skal bistå etter behov ved anskaffelser. Hemsedal er med i innkjøpssamarbeidet BTV, (Buskerud, Telemark og Vestfold). Viktig å bruke lokale leverandører der det er mulig. Ansatte med innkjøpsansvar må kjenne til regelverket og innkjøpsavtaler. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. 3

4 03/2018 Varslingssaken vedr. arbeidsmiljø og vedtak i kommunestyret utsatt i møte Ingen Det henvises til KU sin sak 01/2017 og kommunestyrets behandling , sak 11/17 - (17/ ). Konstituert rådmannen har gitt oppdatering på status ifht kommunestyrets vedtak til kontrollutvalget i flere møter i I disse møtene har kontrollutvalget drøftet saken, situasjonen og videre fremdrift med rådmannen. Konstituert rådmannen besvarte kommunestyret på vedtaket i varslingssaken i møte I møte sak 19/2017 Rådmannen orienterte om bl.a. følgende: Rådmannen har brukt tid på å sette seg inni saken, og har gjennomgått alle rapporter, dokumenter og har snakket med forskjellige personer. Rådmannen er opptatt av at dialog kan løse mye. Det har vært gjennomført en godt møte mellom varsler og rådmann, og har formidlet til varsler/familien at kommune gjør det de kan for å løse situasjonen. Gjengjeldelsessaken er vanskelig å uttale seg om, ettersom saken er politianmeldt. Politiet har ikke gitt noen tilbakemelding til kommunen på når de tar fatt i saken. Rådmannen håper at politiet foretar en etterforskning, det er viktig at en nøytral part undersøker saken. Rådmannens interesse er å få frem fakta og løse saken. Det vil komme en sak til kommunestyret hvor man skal prøve å lande saken, både på trygghet og frykt, samt struktur og administrasjonens sammensetning. Kontrollutvalget vedtok å følge opp saken videre fremover og anmodet rådmannen om en ny orientering i k-utvalgets neste møte. I dagens møte: Rådmannen anmodes om å gi en ny orientering i saken. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Rådmannen orienterte om at han skal besvare kommunestyre sin bestilling i vedtaket i sak 71/17 som ble fattet i KS-møte Videre orienterte han kort om: 4

5 Frykt Vil gi sin vurdering til kommunestyret i forhold til frykt. Bruke bedriftshelsetjenesten og få deres vurdering om frykt og arbeidsforhold i kommunen. Har innført rutine som går på medinnflytelse og medvirkning mellom ansatt og leder. Omstrukturering Det skal ikke gjøres noe med hovedstrukturen, men innenfor skole- og oppvekstsektoren og helse- og omsorgssektoren vil strukturen bli gjennomgått og endret. Det samme gjelder lederstrukturen i administrasjonen. Det vil bli ansatt en person i personalavdelingen som vil bli HR-ansvarlig. Barnevernet Sikre gode rutiner for at bekymringsmeldinger til barnevernet og dialog med foreldre dokumenteres i samsvar med gjeldende lovverk Det har vært gjennomført en tilsynssak innenfor barnehagesektoren som viser at rutinene er i orden. Ytterligere belysning av saken Politiet har signalisert at de startet etterforskning i saken 01. januar Rådmannen vil bidra med det politiet ønsker for å få belyst saken mest mulig. Kontrollutvalget tar orienteringen fra rådmannen til orientering. Sak 04/2018 Oppfølging av temalisten i «Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll» - utsatt i møte Temaliste for kontroll- og tilsynsarbeid, jf. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 4. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter kommunestyret er konstituert, legge frem en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for vedtak i kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 10 og 13. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra en risiko- og vesentlighetsvurdering, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Forvaltningsrevisjon innebærer en systematisk vurdering av kommunens økonomi, produktivitet og måloppnåelse ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger, jf. forskrift om revisjon 7. Selskapskontroll kan foretas i selskaper som er heleid av kommuner. Selskapskontroll kan innbefatte kontroll med at de om utøver kommunens eierinteresser gjør det i samsvar med 5

6 kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll) og/eller gjennomgang av driften (forvaltningsrevisjon), jf. forskrift om kontrollutvalg 14. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll beskriver hvordan kontroll- og tilsynsarbeidet i Hallingdal er tenkt gjennomført i fireårsperioden , men bør oppdateres årlig. K-utvalget i Hemsedal kommune behandlet planen som sak 19/2016 i elektronisk møte i november Planens pkt. III og IV, på side 3 og 4, inneholder temalisten hvor det fremkommer temaer kontrollutvalget vil følge opp i sitt arbeid, årlig eller i valgperioden. I dagens møte: Temalisten er moden for den årlige gjennomgangen og oppdateringen. K-utvalget bør vurdere eventuelle endringer listen ift eksisterende temaer og tillegg av nye, både under pkt. 3 og 4. Kontrollutvalget inviterer ordfører og rådmann til dagens møte for å redegjøre for områder de mener det er høy risiko for vesentlige kritikkverdige forhold. I vedlagte temaliste fremkommer datoene de ulike temaene har blitt behandlet i k-utvalget, frem til d.d. Kontrollutvalget drøfter «Temalisten» med ordfører og rådmannen i møtet. K-utvalget gjennomgår listen og foretar små justeringer. Kontrollutvalget vedtar revidert temaliste. Sak 05/2018 Kontrollutvalgets årsmelding 2017 Utkast til årsmelding Kontrollutvalgssekretariatet har utarbeidet et forslag til årsmelding, som utgangspunkt for diskusjon/gjennomgang i møtet. 6

7 Kontrollutvalget oversender Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 datert 14. februar 2018 som sak til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2017 til orientering. Utkast til årsmelding ble gjennomgått og drøftet i møtet. Utkastet ble ikke endret. Kontrollutvalget oversender Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 datert 14. februar 2018 som sak til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2017 til orientering. Drøftings- og orienteringssaker: 1. Henvendelse fra Stein E. Jonasson vedr. varsling av kritikkverdige forhold i Hemsedal kommune ang. båndtvang. Brev fra Stein E. Jonasson vedr. «Varsling av kritikkverdige forhold i Ål og Hemsedal kommuner Bestemmelser om Utvida bandtvang av omsyn til husdyr på beite mangler lovhjemmel og er ugyldig, datert Opplysninger: Kontrollutvalget har mottatt en henvendelse fra Stein Erik Jonasson, datert og purring datert , hvor han anser og varsler om bl.a. følgende: 1. Bestemmelsene vedr. utvidet båndtvang mangler lovhjemmel og er ugyldig. 2. Det er innført utvidet båndtvang i områder hvor husdyr ikke har rett til å beite eller faktisk beiter, og 3. for et tidsrom hvor storfe, sau, geit eller hest normalt ikke går ute eller faktisk beiter, eller hvor småfe på utmarksbeite for lengst skal værer hentet hjem. Henvendelsen er også stillet til Fylkesmannen i Buskerud for vurdering og behandling. Kontrollutvalget har ikke anledning til å gå inn i enkeltsaker, men kan se nærmere på henvendelser til utvalget på generelt grunnlag. I møtet: Kontrollutvalget drøfter henvendelsen i dagens møte med rådmannen. Konklusjon: Kontrollutvalget kan ikke se at den utvida båndtvangen i Hemsedal kommune strider med gjeldende lovhjemler og anser at dette ikke er en sak for k-utvalget. 7

8 Annet: Protokoll fra møtet ble formelt godkjent og signert. Neste møte: Skjema møtegodtgjørelse: Alle medlemmer har fått utdelt skjema i møtet Hemsedal, Arnt Skansen Randi Larsen Flaget Torstein Tuv leder nestleder medlem Møteprotokollen er sendt: Utvalgsmedlemmer, Hemsedal kommune, ordfører, rådmann, Kommunerevisjon IKS 8