Kontrollutvalget i Ål kommune MØTEPROTOKOLL

Transkript

1 Møte dato/tid Tirsdag 06. juni 2017, kl Møtested Møterom «Hemsen», Tingstugu Ål Medlemmer/varamedlemmer til stede i møtet Leder Edvin Ræstad, nestleder Jens Petter Brandlie, medlem Lise Løvdokken Moen Forfall Andre til stede i møtet Daglig leder Geir Tretterud (Ål Kraftverk KF) sak 08/2017 Revisor Elin D. Myhre (Kommunerevisjonen IKS) Sekretariat Hanne Heen Wengen Behandlet saker 08-10/2017 SAKSKART SAKER TIL BEHANDLING 08/2017 Årsregnskap Ål Kraftverk KF kontrollutvalgets uttale 09/2017 Forvaltningsrevisjon Regionrådet - foranalyse 10/2017 Selskapskontroll Kleivi Næringspark - foranalyse Innkallingen og sakslisten: Kontrollutvalgsleder innledet møtet med gjennomgang av innkalling og saksliste. Det var ingen merknader til disse. Protokoll fra møte : Protokoll fra møtet ble formelt godkjent og signert Orientering ordfører: Utgikk Orientering rådmann: Utgikk Sak 08/2017 Årsregnskap Ål Kraftverk KF kontrollutvalgets uttale Dokumenter: Årsregnskap 2016 for Ål Kraftverk KF Årsmelding 2016 for Ål Kraftverk KF Revisjonsberetning for 2016 Revisjonsbrev 2016 Saksutskrift styrets behandling Saksopplysninger: Ål Kraftverk KF er et kommunalt foretak (KF) etter kommuneloven kapittel 11. Virksomheten er en del av kommunen som juridisk person. På grunnlag av tilsynsansvaret etter kommuneloven skal kontrollutvalget gi uttale til årsregnskapet og årsmeldingen for virksomheten. Revisjon er utført av Kommunerevisjon IKS etter gjeldene lover, forskrifter og god kommunal revisjonsskikk. 1

2 Forslag til vedtak: Kontrollutvalget har i møtet 6. juni 2017 behandlet Ål kraftverk KF sitt årsregnskap for 2016 og vil med dette avgi sin uttalelse til kommunestyret om årsregnskapet jf. forskrift om kontrollutvalg kapittel 4. Regnskapet revideres på en betryggende måte Kontrollutvalget bekrefter at revisjonssjef, som er oppdragsansvarlig, oppfyller de krav til kompetanse som fremgår av forskrift om revisjon i kommuner kapittel 5, og at ekstern kvalitetskontroll fra Norges kommunerevisorforbund er bestått. Kontrollutvalget mottok bekreftelse fra revisjonssjef på at han er uavhengig, oppfyller sine forpliktelser og har nødvendig kompetanse og erfaring. Kontrollutvalget holder seg løpende orientert om revisjonsarbeidet gjennom dialog med revisor og kopi av brev fra revisor under løpende revisjon og revisjon av årsregnskapet. Kommunerevisjon IKS er kommunens revisor i egenregi, og utfører revisjonsarbeidet etter god kommunal revisjonsskikk og avtale med kommunen om å fordele selskapets utgifter ved å fakturere revisjonsarbeidet etter faktisk tidsforbruk. Merknader til årsregnskapet 2016 fra revisor Revisor har rapportert vesentlige merknader til årsregnskapet til Ål kraftverk KF for 2016 i revisjonsbrev datert , som omtales nedenfor. Rapportering av hvordan merknader til årsregnskapet fra kommunestyret er fulgt opp Kommunestyret har ikke vedtatt merknader til regnskapet som har krevd oppfølging i Kontrollutvalgets uttale til Ål kraftverk KF sitt årsregnskap for 2016 Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet og årsmelding til Ål kraftverk KF for 2016, samt revisjonsberetning 2016 og revisjonsbrev datert 29. mai Ansvarlig revisor og administrasjonen har supplert kontrollutvalget med informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet og årsmeldingen er lagt fram i samsvar med lov og forskrifter og gir utrykk for foretakets økonomiske stilling pr , med unntak av virkningen av forholdet som er omtalt i revisjonsberetningen og i revisjonsbrevet om «Feil verdsettelse av aksjefond». Kr av aksjefondets bokførte verdi skulle vært tilbakeført i regnskapet for 2016, og overskuddet og eieruttaket til kommunen skulle vært tilsvarende redusert. Foretakets styre har valgt å godkjenne regnskapet slik det er framlagt, på tross av revisjonens merknader. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukerne sitt informasjonsbehov. Kontrollutvalget viser til revisjonsberetning, legger til grunn styrets vurdering, og anbefaler at årsregnskapet til Ål kraftverk KF godkjennes slik det er framlagt. 2

3 Ut over dette vil kontrollutvalget bemerke følgende, som ikke påvirker godkjenning av årsregnskapet for 2016: a) Revisjonen har i revisjonsbrev påpekt at gjeldende lånevedtak / avtale går ut med virkning fra , og at kommunen snarest bør utarbeide og vedta i kommunestyret ny låneavtale som gjelder fra og med Det er viktig å få på plass i 2017, også av skattemesssige hensyn. Kontrollutvalget anmoder om at rådmannen utarbeider avtale snarest mulig. b) Revisjonen har i revisjonsbrev pekt på at salg av kraft til sluttbrukere går med vesentlig underskudd hvert år, i 2016 med 5,2 mill.kr. Revisjonen mener det er vesentlig tap for kommunen, og at kommunestyret bør vurdere om dette er hensiktsmessig bruk av Ål kommune sine midler. Kontrollutvalget viser til nærmere omtale i revisjonsbrevet, og ber kommunestyret om å vurdere saken. Behandling i møtet: Daglig leder i Ål Kraftverk KF Geir Tretterud gjennomgikk årsregnskapet og orienterte om bl.a. flg.: Overskudd etter skatt kr. 12,3 mill. Lya gikk med underskudd på kr ,-, grunnet driftsavbrudd i 2016 Votnakraft gikk med underskudd på kr. 1,3 mill., grunnet at det ble innkrevd for mye statlige avgifter i 2014 og Dette ble tilbakebetalt i Sluttbrukerunderskuddet ble på kr. 5,2 mill. og i denne summen ligger bl.a.: o Diff. Salgsinntekter og spotkjøp kr. 1,635 mill. o El-sertifikat kr. 1,917 mill. o Tjenestekjøp fra Hallingkraft, detaljsalg kr. 1,640 mill. Revisor Elin D. Myhre gjennomgikk i korte trekk revisjonsberetning og revisjonsbrev, og orienterte om bl.a. flg.: Foretakets fond er pr er oppført i balansen med kr. 2,4 mill. mer enn anskaffelseskost, dette er etter revisjonens vurdering brudd på regnskapsloven og god regnskapsskikk. Dette er kommentert i revisjonsberetningen og revisjonsbrevet. Gjeldende lånevedtak/-avtale gikk ut , og kommunen bør snarest utarbeide og vedta i kommunestyret en ny låneavtale gjeldende fra og med Revisjonen godkjenner regnskapet med forbehold om pkt. nevnt i revisjonsberetningen vedr. foretakets aksjefond. Kontrollutvalget ber Tretterud om at regnskapet for fremtiden blir mer informativ ved at bl.a.: Regnskapstall for foregående år fremkommer som et sammenligningsgrunnlag. Totalsummen for «salg til sluttbruker» blir spesifisert. Det er lite informativt at kun totalsummen oppføres. Hva ligger i et evt. underskudd det må spesifiseres hva som er kostnaden for bl.a. elsertifikat, kostnad for fakturautsending, adm. osv. Det enes om at det for fremtiden blir ført note med spesifisering av posten «salg til sluttbruker», samt at fjorårstall settes inn under regnskapsoppstillingen. Vedtak: Enstemmig vedtas: 3

4 Kontrollutvalget har i møtet 6. juni 2017 behandlet Ål kraftverk KF sitt årsregnskap for 2016 og vil med dette avgi sin uttalelse til kommunestyret om årsregnskapet jf. forskrift om kontrollutvalg kapittel 4. Regnskapet revideres på en betryggende måte Kontrollutvalget bekrefter at revisjonssjef, som er oppdragsansvarlig, oppfyller de krav til kompetanse som fremgår av forskrift om revisjon i kommuner kapittel 5, og at ekstern kvalitetskontroll fra Norges kommunerevisorforbund er bestått. Kontrollutvalget mottok bekreftelse fra revisjonssjef på at han er uavhengig, oppfyller sine forpliktelser og har nødvendig kompetanse og erfaring. Kontrollutvalget holder seg løpende orientert om revisjonsarbeidet gjennom dialog med revisor og kopi av brev fra revisor under løpende revisjon og revisjon av årsregnskapet. Kommunerevisjon IKS er kommunens revisor i egenregi, og utfører revisjonsarbeidet etter god kommunal revisjonsskikk og avtale med kommunen om å fordele selskapets utgifter ved å fakturere revisjonsarbeidet etter faktisk tidsforbruk. Merknader til årsregnskapet 2016 fra revisor Revisor har rapportert vesentlige merknader til årsregnskapet til Ål kraftverk KF for 2016 i revisjonsbrev datert , som omtales nedenfor. Rapportering av hvordan merknader til årsregnskapet fra kommunestyret er fulgt opp Kommunestyret har ikke vedtatt merknader til regnskapet som har krevd oppfølging i Kontrollutvalgets uttale til Ål kraftverk KF sitt årsregnskap for 2016 Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet og årsmelding til Ål kraftverk KF for 2016, samt revisjonsberetning 2016 og revisjonsbrev datert 29. mai Ansvarlig revisor og administrasjonen har supplert kontrollutvalget med informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet og årsmeldingen er lagt fram i samsvar med lov og forskrifter og gir utrykk for foretakets økonomiske stilling pr , med unntak av virkningen av forholdet som er omtalt i revisjonsberetningen og i revisjonsbrevet om «Feil verdsettelse av aksjefond». Kr av aksjefondets bokførte verdi skulle vært tilbakeført i regnskapet for 2016, og overskuddet og eieruttaket til kommunen skulle vært tilsvarende redusert. Foretakets styre har valgt å godkjenne regnskapet slik det er framlagt, på tross av revisjonens merknader. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukerne sitt informasjonsbehov. Kontrollutvalget viser til revisjonsberetning, legger til grunn styrets vurdering, og anbefaler at årsregnskapet til Ål kraftverk KF godkjennes slik det er framlagt. 4

5 Ut over dette vil kontrollutvalget bemerke følgende, som ikke påvirker godkjenning av årsregnskapet for 2016: a) Revisjonen har i revisjonsbrev påpekt at gjeldende lånevedtak / avtale går ut med virkning fra , og at kommunen snarest bør utarbeide og vedta i kommunestyret ny låneavtale som gjelder fra og med Det er viktig å få på plass i 2017, også av skattemessige hensyn. Kontrollutvalget anmoder om at rådmannen utarbeider avtale snarest mulig. b) Revisjonen har i revisjonsbrev pekt på at salg av kraft til sluttbrukere går med vesentlig underskudd hvert år, i 2016 med kr. 5,2 mill. Revisjonen mener det er vesentlig tap for kommunen, og at kommunestyret bør vurdere om dette er hensiktsmessig bruk av Ål kommune sine midler. Kontrollutvalget viser til nærmere omtale i revisjonsbrevet, og ber kommunestyret om å vurdere saken. c) Kontrollutvalget ber om at årsakene for underskudd med sluttbrukersalget blir synliggjort i de årlige rapporter som kraftverket legger frem, en regnskapsmessig fordeling som et vedlegg til regnskapet må vise hvor underskuddet oppstår. Dette må komme frem i en egen note til regnskapet. Sak 09/2017 Forvaltningsrevisjon Regionrådet - foranalyse Møtet ble vedtatt lukket, under orienteringssak 1, med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. Under Drøftings- og orienteringssaker, pkt. 1., i innkallingen var temaet: Regionrådet. Kontroll og tilsyn: Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekt, herunder regnskapsføring- og rapporteringsrutiner. I møtet Kontrollutvalget drøftet en mulig forvaltningsrevisjon av Regionrådet. Kontrollutvalget ønsker å bestille en foranalyse for å avklare eventuelle problemstillinger. Foranalysen vil, om analysen er klar, legges frem i fellesmøtet 29. august 2017 slik at en revisjon kan vedtas som et interkommunalt samarbeid. Vedtak: Enstemmig vedtas: Kontrollutvalget bestiller en foranalyse fra Kommunerevisjonen IKS for å avklare de mest interessante, eventuelle, problemstillinger i Regionrådet, som bl.a.: 1. Økonomi, herav regnskapsføring og rapporteringsrutiner 2. Prosjektstyring og rapportering Sak 10/2017 Selskapskontroll Kleivi Næringspark - foranalyse Møtet ble vedtatt lukket, under orienteringssak 1, med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. Under Drøftings- og orienteringssaker, pkt. 2, i innkallingen var temaet: Kleivi Næringspark. 5

6 Kontroll og tilsyn: Mulig selskapskontrollprosjekt I møtet: Kontrollutvalget drøftet i møtet en mulig selskapskontroll og ønsker å bestille en foranalyse for å avklare evt. problemstillinger i Kleivi Næringspark. Vedtak: Enstemmig vedtas: Kontrollutvalget bestiller en foranalyse fra Kommunerevisjonen IKS for å avklare de mest interessante, eventuelle, problemstillinger i Kleivi Næringspark, som bl.a.: 1. Økonomi 2. Reguleringsplaner 3. Interkommunalt samarbeid Annet: - Neste møte: - Saker neste møte: - Skjema møtegodtgjørelse: Alle medlemmer har fått utdelt skjema i møtet Ål, Edvin Ræstad Jens Petter Brandlie Lise Løvdokken Moen leder nestleder medlem Møteprotokollen er sendt: Utvalgsmedlemmer, ordfører, rådmann, Kommunerevisjon IKS, Ål kommune 6

7 7