Kontrollutvalget i Ål kommune MØTEPROTOKOLL

Transkript

1 Møte dato/tid Tirsdag 27. november 2018, kl Møtested Møterom «Kjeller n», Tingstugu Ål Medlemmer/varamedlemmer Leder: Edvin Ræstad til stede i møtet Nestleder: Jens Petter Brandlie Varamedlem: Torleiv Dengerud Forfall Andre til stede i møtet Sekretariat Hanne Heen Wengen Behandlet saker 23-25/2018 Lise Løvdokken Moen Fung. daglig leder Dagny Thon Hovrud, Kommunerevisjon IKS Revisor Elin Dokken Myhre Rådmann Tone Tveito Eidnes SAKSKART Saker til behandling: 23/2018 Regnskapsrapport fra løpende regnskapsrevisjon 24/2018 Prosjekt plan Revisjon Ål Helsetun 25/2018 Nye regler i arbeidsmiljøloven Plikt til å utarbeide rutiner for intern varsling Drøftings- og orienteringssaker: 1. Saker til fellesmøte for kontrollutvalgene i Hallingdal Kundebrev 001/2018 fra Kommunerevisjon IKS Innkallingen og sakslisten: K-utvalgsleder innledet møtet med gjennomgang av innkalling og saksliste. K-utvalget godkjente innkallingen og sakslisten. Orientering fra rådmann: Rådmannen orienterte kort om bl.a.: Markedskraft Markedet er stabilt Budsjett Ny budsjettprosess som vil bli evaluert i etterkant Liten økning i overføringer fra staten 2,6% Kraft Ordningen med at økonomisjefen også har hatt funksjon som kraftverksjef har blitt evaluert. Evalueringen viser at kraft-delen er for stor til å ligge inn under økonomisjefens ansvarsområde. Stillingen som kraftverksjef har blitt lyst ut, hvor det kom inn 3 søknader. Geir Tretterud er ansatt og starter i stillingen 1. mars Kraftinntektene for 2018 ligger over budsjett. 1

2 Sak 23/2018 Regnskapsrapport fra løpende regnskapsrevisjon Dokumenter: Rapport fra løpende revisjon av regnskapet i Ål kommune Saksopplysninger - Utarbeidet av Kommunerevisjon IKS på forespørsel fra sekretariatet: Iht. kommunelovens 77 nr. 4. skal kontrollutvalget påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte, og ifølge kommunelovens 78 nr. 5 skal revisor rapportere resultatet av sitt arbeid til kontrollutvalget. Det er naturlig å dele arbeidet med revisjon av kommuneregnskapet i tre faser: Planlegging vår/tidlig høst. Løpende revisjon fra sommeren, høsten og tidlig vinter. Revisjon av årsregnskapet på sen vinter og tidlig vår. I denne rapporten oppsummerer revisjonen statusen i det løpende revisjonsarbeidet, funn og eventuelle behov for avklaringer. Revisjonen vil utarbeide tilsvarende rapport i forbindelse med revisjon av årsregnskapet på sen vinter/vår. Løpende revisjon så langt for 2018 omfatter bl.a. vurdering av internkontroll, systemtester, stikkprøvekontroller og analytiske kontroller på områder med høy eller middels risiko for vesentlige feil. I rapporten benyttes fargekoder for å angi konklusjonen p.t. på de enkelte punktene: Grønt: Det er ikke avdekket feil eller mangler av vesentlig betydning, eller vi har påpekt feil som er blitt korrigert av kommunen. Gult: Det er ikke avdekket feil, mangler eller svakheter som kommunen bør forbedre, men som hver for seg ikke anses vesentlige for konklusjonen i revisjonsberetningen. Gult kan også omfatte problemstillinger det ikke er mottatt tilfredsstillende dokumentasjon og avklaring på p.t. Rødt: Det er avdekket feil eller mangler av vesentlig betydning for konklusjonen i revisjonsberetningen, og som ikke er korrigert. Rapporten er gjennomgått med rådmann og økonomisjef. Oppdragsansvarlig revisor redegjør for innholdet i rapporten, og rådmannen kan kommentere. Det blir lagt vekt på å gjennomgå punktene som eventuelt er merket med rødt, og de mest vesentlige av de gule punktene. Både revisor og rådmann nå påregne at kontrollutvalget vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål i møtet. Forslag til vedtak: Behandling i møte: Revisor Elin Dokken Myhre oppsummerte status og konklusjoner etter løpende regnskapsrevisjon så langt i Punktene i regnskapsrapporten ble gjennomgått og utdypet av revisor, med vekt på de områdene som det anbefales at kommunen gjør endringer/forbedringer. Ål kommune har godt rutiner og ingen områder som det er avdekket feil eller mangler av vesentlig betydning. 2

3 Vedtak: Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. Kontrollutvalget er godt fornøyd med den nye formen for regnskapsrapportering og at Ål kommune har generelt gode rutiner. Sak 24/2018 Prosjektplan Revisjon Ål Helsetun Dokumenter: Prosjektplan Ål Helsetun Saksopplysninger: I kontrollutvalget i Ål kommune sin plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll side fire fremgår det at kontrollutvalget i valgperioden skal foreta en gjennomgang (forvaltningsrevisjon) av investeringsprosjektet knyttet til Hallingdal lokalmedisinske senter. I k-utvalgsmøte ble hensiktsmessigheten av en revisjon og eventuelt innholdet i revisjonen drøftet. Hensikten var å utforme en konkret bestilling til revisjonen hvor det synliggjøres hvilke områder som skal gjennomgås. Byggeprosjektet har vært stort noe som tilsa at prosjektet måtte avgrenses og en kostnadsgrense fastsettes. I møtet ble flg. vedtatt: Til kontrollutvalgets neste møte 27. november 2018 ber kontrollutvalget Kommunerevisjon IKS om å utarbeide en prosjektplan for en forvaltningsrevisjon på utbyggingen av Ål Helsesenter, på størrelsesorden kr ,- og ferdigstilt senest juni 2019, ut i fra flg. punkter: 1. Prosjektgjennomgang Gjennomføring av vedtak i kommunestyret Ansvarsfordeling fullmakter Målstyring Prosjektstyring Intern rapportering Offentlig prosjektrapportering 2. Innkjøpsprosedyrer Anbudsprosedyre Innkjøpsrutiner Ansvarsfordeling fullmakter Attestasjonsrutiner 3. Avtaleprosess Gjennomgang av anbudsprosessen Vedtak Fullmakter Godkjenning Ev. juridiske konfliktløsninger 3

4 4. Budsjett kontroll Planprosess Oppfølging av plan Endringsprosedyrer Kostnadskontroll 5. Tidsplan Oppfølging av tidsplanlegging Ferdigstillingsprosess Revisjonen oversendte utkast til prosjektplan til kommunen og kontrollutvalgsleder 22/ , som ble drøftet i møte mellom ku-leder, rådmann, kommunalsjef og revisjon 30/ Revisjonen reviderte prosjektplanen etter møtet og kontrollutvalgsleder ba revisjonen starte prosjektet med utgangspunkt i foreløpig prosjektplan som legges frem i dagens møte. Kommunerevisjon IKS anmodes om å presentere sin prosjektplan for en forvaltningsrevisjon for k-utvalget. Revisor må påregne at kontrollutvalget vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til revisor i møtet. Forslag til vedtak: Behandling i møtet: Fung. daglig leder Dagny Thon Hovrud orienterte om arbeidet med prosjektplanen. Det har vært gjennomført møte med revisjonen, administrasjonen og k-utvalgsleder som har dannet grunnlag for hvordan prosjektet skal spisses. Revisjonen skal foreta en overordnet gjennomgang av prosjektstyringen, hvor to områder skal undersøkes og vurderes mer detaljert; attestasjons- og anvisningsrutiner og prosjektavslutning. Rapporten er planlagt sendt rådmannen til høring i april Kontrollutvalget drøftet prosjektplanen. Vedtak: Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget vedtar planen som foreligger fra revisjonen som en prosjektplan. Sak 25/2018 Nye regler i arbeidsmiljøloven Plikt til å utarbeide rutiner for intern varsling Dokumenter: Brev fra Kommunerevisjon IKS, datert , oversendelse av varslingsreglement med vedlegg: Vedlegg 1: Brev fra Kommunerevisjon IKS, datert , vedr. nye regler i arbeidsmiljøloven. (Endring iht brevet: Kommunenes frist for oversendelse av oppdatert etisk reglement ble utsatt fra til ). Vedlegg 2: Etisk reglement og varslingsrutiner for Ål kommune 4

5 Saksopplysninger utarbeidet av revisjonen på forespørsel fra sekretariatet På oppdrag fra kontrollutvalgene anmodet revisjonen i brev av kommunene i Hallingdal og Valdres om å oppdatere sine varslingsreglementer og oversendte dem til revisjonen. Dette med bakgrunn i en endring i arbeidsmiljøloven og at kontrollutvalgene er opptatt av at varslingsreglementet skal bidra til å sikre at de ansatte føler at det er trygt å varsle om mulige kritikkverdige forhold. Revisjonen har mottatt rutinene fra kommunen og oversender dem til kontrollutvalget til informasjon. Kommunen har utarbeidet retningslinjer slik arbeidsmiljøloven krever. Forslag til vedtak: Behandling i møte: Fung. daglig leder Dagny Thon Hovrud orienterer kort om nye regler for varslingsrutiner. Ål kommune har et varslingsreglement iht hva arbeidsmiljøloven krever. Etisk reglement ble vedtatt i 2011, endringer i reglementet ble gjennomført i både 2015 og Kontrollutvalget, rådmann og revisjon drøfter nødvendigheten av en ny gjennomgang av revidert etisk reglement i kommunestyret. Vedtak: Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget registrerer at det er et varslingsreglement i Ål kommune i henhold til regelverk og kontrollutvalget anmoder rådmannen om å legge frem det reviderte etiske reglementet for kommunestyret. Drøftings- og orienteringssaker: 1. Saker til fellesmøte for kontrollutvalgene i Hallingdal Saksopplysninger - Utarbeidet av Kommunerevisjon IKS på forespørsel fra sekretariatet: I felles kontrollutvalgsmøte for Hallingdal ble det avtalt at fellesmøtene bl.a. skal benyttes for å drøfte om det er interkommunale samarbeid eller interkommunale selskaper kontrollutvalgene vurderer at det er hensiktsmessig å gjennomføre forvaltningsrevisjon eller eierskapskontroll i. I møtet be det avtalt at regionrådet, ved regionsordfører og regionsleder skulle inviteres for å redegjøre for bl.a. virksomhetens formål og dets oppgaver og rutiner, herunder: Organisering Økonomistyring, herunder regnskapsførings- og rapporteringsrutiner Prosjektstyring og rapportering Samarbeidsavtale og vedtekter Det ble avtalt at revisjonen skulle utarbeide en liste over andre interkommunale selskaper og interkommunale samarbeidsområder, slik at det enkelte kontrollutvalg kunne bestemme i eget møte hvilke andre selskaper/samarbeid de ønsket å invitere til fellesmøtet som er planlagt

6 Revisjonen har kjennskap til følgende interkommunale samarbeid og interkommunale selskaper i Hallingdal som kan være aktuelle for forvaltningsrevisjon/eierskapskontroll: Selskaps-/ Navn: samarbeidsform: Eiere: Hallingdal Kraftnett Aksjeselskap Hol 29,9% - Gol 21,9% -Ål 24,9% - Nes 16,9% - Hemsedal 0,4%- Flå 6% Vinn Aksjeselskap Hol 28% - Gol 28% -Ål 24% - Nes 12% - Hemsedal 4%- Flå 4% Hallingdal Renovasjon (Eier 50% av Retura ValHall Interkommunalt selskap Hol 19,65% - Gol 20,2% -Ål 20,9% - Nes 15,22% - Hemsedal 9,82%- Flå 4,56% - Krødsherad 9,64% PPT og OT i Nedre Hallingdal Interkommunalt selskap Flå Nes Gol - Hemsedal Kommunerevisjon Interkommunalt selskap Eid med 8,33% av hver av de 12 kommunene i Hallingdal og Valdres Hallingdal innkrevingskontor Interkommunalt selskap Hallingdalskommunene Hallingdal brann- og Interkommunalt selskap Hallingdalskommunene redningstjeneste Regionrådet for Hallingdal 27-virksomhet Hallingdalskommunene Øvre Hallingdal PPT 27-virksomhet Hol 50% og Ål 50% Hol og Ål felleskjøkken 27-virksomhet Hol 50% og Ål 50% Kleivi Næringspark. 27-virksomhet Hol 50% og Ål 50% Hallingdal barneverntjeneste 28-virksomhet Hallingdalskommunene IKT Hallingdal 28-samarbeid Hallingdalskommunene NAV-kontor 28-samarbeid Hallingdalskommunene + staten Intermediæravdeling Hallingdalskommunene Legevakt for Hallingdal Avtale Hallingdalskommunene ekskl. Flå Krisesenter Stiftelse? I tabellen ovenfor er det ikke inkludert Kommunale foretak (KF), datterselskaper, selskaper kun eid av en kommune og virksomheter der det er mange kommuner involvert er ikke inkludert. Sistnevnte gjelder f.eks. samarbeid med kommuner utenfor Hallingdal på områder som arkiv, reiseliv, alarmsentral, opplæring osv. I tabellen er det heller ikke inkludert samarbeid mellom to og tre kommuner på mer begrensa fagområder som landbruksvikar, miljøretta helsevern, jordmorvakt, skogbrukssjef, landbrukskonsulent, kulturskole mv. Kontrollutvalget bør i dagens møte drøfte hvilket område/selskap de ønsker å ha en presentasjon av på fellesmøtet i tillegg til regionrådet. Det kan være hensiktsmessig å sette opp en liste med tre alternativer i prioritert rekkefølge, slik at sekretariatet og møteledelsen kan velge det samarbeidet som flest kontrollutvalg ønsker å få informasjon om. Kontrollutvalget bør også drøfte om det er andre saker som er ønsket på sakslisten for fellesmøtet. I møtet: Kontrollutvalget drøftet aktuelle forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller. Prioritert liste over hvilke områder/selskap k-utvalget i Ål ønsker en presentasjon fra, i fellesmøtet ; 6

7 1. Regionrådet 2. Kommunerevisjon IKS, en orientering om bl.a. ny selskapsstrategi og evt. ny daglig leder. 3. Vinn orientere om hva de har å tilby bl.a. Evt. på sikt: Krisesenteret og Nav når disse er ferdig etablert. 4. Kundebrev 001/2018 fra Kommunerevisjon IKS Kundebrev datert vedr. utbygging av VA-anlegg og mva-behandling. I møtet: Revisor Elin Dokken Myhre orientert kort om brevets innhold. Annet: Protokoll fra møtet ble formelt godkjent og signert. Neste møte: Møteplan for 2019 foreløpig ikke ferdig utarbeidet Skjema møtegodtgjørelse: Utdelt til medlemmene i møtet Ål, Edvin Ræstad Jens Petter Brandlie Torleiv Dengerud leder nestleder varamedlem Møteprotokollen er sendt: Utvalgsmedlemmer, ordfører, rådmann, Kommunerevisjon IKS, Ål kommune 7