Tirsdag 20. november 2018 kl til på kommunehuset, Nord Aurdal kommune.

Transkript

1 Til Møte 5/2018 Kontrollutvalget i Nord-Aurdal kommune Unni Noraker - leder Knut Ove Hennum - nestleder Per Werner Strandmoen - medlem INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET, NORD-AURDAL KOMMUNE Vi innkaller med dette kontrollutvalget i Nord-Aurdal kommune til møte: Tirsdag 20. november 2018 kl til på kommunehuset, Nord Aurdal kommune. Forslag til dagsorden: Godkjenning av innkalling og sakliste Formell godkjenning og signering av møtebok fra Neste møte Saksliste Sak 16/2018 Status for arbeidsgruppa, Retningslinjer for KU-arbeid i Valdres Sak 17/2018 Kundebrev fra Kommunerevisjonen IKS Sak 18/2018 Sekretariatet orienterer Sak 19/2018 Oppdatert varslingsreglement, Nord-Aurdal kommune Sak 20/2018 Kommunerevisjonen IKS: Regnskapsrapport Sak 21/2018 Rådmannen orienterer om barneavlastning/barnebolig Eventuelle forfall meldes så raskt som mulig til sekretariatet, varamedlemmer møter kun ved særskilt innkalling. Vang, For leder i kontrollutvalget Anne-Marte Før (sign) Kontrollutvalgssekretariatet for Valdres Kopi sendt: Ordfører og Kommunerevisjon IKS (møte- og talerett), rådmann og postmottak (til orientering).

2 SAKSLISTE 16/2018 Status for arbeidsgruppe, Retningslinjer for KU-arbeid i Valdres Ingen På bakgrunn av drøftinger i de ulike kontrollutvalgene og i fellesmøte for kontrollutvalgene i Valdres protokollført ba kontrollutvalgslederne og sekretariat revisjonen om å lage et utkast til nye retningslinjer for kontrollutvalget. Utkastet ble sendt til rådmennene for innspill. I fellesmøte for kontrollutvalgene i Valdres ble det under sak 06/2018 (for fellesmøter) drøftet videre fremdrift for arbeidet og forslag om å opprette en felles arbeidsgruppe kom opp. I kontrollutvalgsmøte for Nord-Aurdal kommune ble det fattet følgende vedtak i sak 11/2018: Kontrollutvalget ønsker at arbeidsgruppen skal bestå av en representant fra hvert kontrollutvalg. Unni stiller som representant fra kontrollutvalget i Nord-Aurdal kommune. Sekretariatet skal være med i arbeidsgruppen, som kontrollutvalgets sekretær. Arbeidsgruppen har ikke beslutningsmyndighet og vedtak skal fattes i hvert enkelt kontrollutvalg. Kontrollutvalget ser ikke berettigelsen av at rådmann og ordfører deltar i arbeidsgruppen. Dersom det ikke er likelydende vedtak i de seks kommunene ber kontrollutvalget om at leder og sekretariatet iverksetter arbeidet i henhold til vedtak i flertallet av kontrollutvalgene. Basert på vedtakene i kontrollutvalgene i alle Valdres-kommunene og med grunnlag i siste kulepunkt i vedtaket i sak 11/2018 for kontrollutvalget i Nord-Aurdal kommune har sekretariatet sammen med leder Unni Noraker satt i gang en arbeidsgruppe med følgende representanter: Kristian Damstuen som representant for rådmennene. Kåre Helland som representant for ordførerne. Alle lederne i kontrollutvalgene. Ekstern prosessveileder fra KS. Dagny Thon Hovrud som representant for Kommunerevisjonen IKS. Anne-Marte Før fra sekretariatet. Oppstartsmøte i arbeidsgruppa fant sted på rådhuset, Nord-Aurdal kommune. Ingjerd Thon Hagaseth (Kontrollutvalgsleder i Etnedal kommune) ble valgt som leder for arbeidsgruppen. Videre arbeid blir organisert slik: Heldags arbeidsmøte med gjennomgang / forslag til avklaringer med utgangspunkt i de behov som er kommet fram. Dato: Sekretariat i samarbeid med prosessleder utarbeider 1. utkast til dokument. Møte i arbeidsgruppen for gjennomgang av utkastet justeringer. Dato: Ikke avklart. «Høring» på utkastet i kommunene og kontrollutvalgene. Møte i arbeidsgruppen som gjennomgår innspill og foretar eventuelle justeringer. Dato: Ikke avklart. Saken sendes til behandling i kontrollutvalget og deretter til kommunestyrene. Kontrollutvalget tar redegjørelsen om arbeidsgruppa til orientering.

3 17/2018 Kundebrev fra Kommunerevisjonen IKS Utbygging av VA-anlegg - mva.-behandling.pdf (Kundebrevet). Kommunerevisjonen IKS sendte ut kundebrev til kommunen med informasjon om mva.- regelverk i forbindelse med utbygging av VA-anlegg. Kontrollutvalgene står som kopimottaker av brevet. Kontrollutvalget tar kundebrevet Utbygging av VA-anlegg - mva.-behandling til orientering. 18/2018 Sekretariatet orienterer Avtale_NAK_LukkeleikAS_signert.pdf Invitasjon til NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2019.pdf 1. Sekretariatet jobbar med å kartlegge en løsning for saksbehandlingssystem for kontrollutvalgene og sekretariatet. Status for arbeidet pr. d.d.: IKT valdres har bistått sekretariatet i kartleggingen av systemet ACOS og fikk sekretariatet et foreløpig prisanslag fra IKT Valdres. Installering og oppstart er estimert til kr og en årlig lisens kr (totalkostnad for 6 kommuner). IKT Valdres vil følge opp leverandøren for å kartlegg muligheten for prisreduksjon og noen ytterligere avklaringer av bruksområdet. 2. I oppdragsavtalen mellom sekretariatet og kontrollutvalget i Nord-Aurdal kommune sier ett av punktene under kapitelet Oppdrag/Innhold at sekretariatet skal foreslå budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid. Dette har ikke tidligere vært en del av oppdraget til sekretariatet og kontrollutvalget i Nord-Aurdal kommune og det foreligger derfor ingen rutiner for dette. Budsjett er et av punktene som blir drøftet i arbeidsgruppen som jobber med retningslinjer for kontrollutvalgsarbeid i Valdres. Sekretariatet har derfor valgt å bero denne oppgaven inntil retningslinjene er på plass og kan gi en tydelig instruks om hvordan dette skal gjennomføres januar 2019 arrangerer Norsk kommunerevisorforbund Kontrollutvalgskonferansen Påmeldingsfrist er 18.desember Kontrollutvalget tar status for arbeidet med saksbehandlingssystem til orientering. Kontrollutvalget støtter sekretariatets vurdering om å bero oppgaven med å foreslå budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid inntil retningslinjer for kontrollutvalgsarbeid er vedtatt. Kontrollutvalget tar informasjon om Kontrollutvalgskonferansen 2019 til orientering. 19/2018 Oppdatert varslingsreglement, NAK NAK-KU-Oversendelse varslingsreglement pdf Vedlegg ValHall-Varslingsreglement pdf Vedlegg 2A-NAK-Etiske_retningslinjer_NAK.pdf

4 Vedlegg 2B-NAK-HMS varsling_rutine.pdf Vedlegg 2C-NAK-Varsling_jf_aml 2A_skjema.pdf Med bakgrunn i endringer i arbeidsmiljøloven har kontrollutvalget bedt Kommunerevisjonen IKS om å følge opp kommunen for å sikre at varslingsreglement blir oppdatert. Revisjonen har i brev sendt til Nord-Aurdal kommune bedt om å få oversendt oppdatert varslingsreglement. Revisjonen har mottatt etisk reglement og varslingsrutiner fra Nord-Aurdal kommune og på bakgrunn av dette utarbeidet et svar til kontrollutvalget i Nord-Aurdal kommune i brev datert Rutinene som er oversendt fra Nord-Aurdal kommune inneholder etter revisjonens vurdering de mest sentrale momentene som er anbefalt i KS sin varslingsveileder og sentrale momenter som fremgår av NOU 2018:6: Varsling verdier og vern. Kontrollutvalget tar Kommunerevisjonen IKS sin vurdering av varslingsreglementet til Nord-Aurdal kommune til orientering. 20/2018 Kommunerevisjonen IKS: Regnskapsrapport Regnskapsrapport Nord-Aurdal kommune med status pr. november 2018 (rapporten er ikke klar før og vil derfor bli ettersendt). Kommunerevisjon IKS har ansvar for den løpende revisjonen av kommuneregnskapet i Nord-Aurdal kommune. Det er kontrollutvalget som har ansvar for å påse at regnskapene til kommunen blir revidert på en betryggende måte (kommunelovens 77 nr. 4) og revisor skal rapportere resultatet av arbeidet sitt til kontrollutvalget (kommunelovens 78 nr.). Kommunerevisjonen IKS har derfor utarbeidet en rapport med status for det løpende revisjonsarbeidet for å synligjøre funn og eventuelle behov for avklaringer. Anders Myrvang fra Kommunerevisjonen IKS er oppdragsansvarlig revisor for Nord-Aurdal kommune og det er han om vil være tilstede i møtet for å legge frem rapporten for kontrollutvalget. Kommunerevisjonen IKS går gjennom rapporten med rådmann og økonomisjef i forkant av kontrollutvalgsmøte. Rapporten leses på følgende måte: Grønn fargekode: Det er ikke avdekket feil eller mangler av vesentlig betydning, eller vi har påpekt feil som er blitt korrigert av kommunen. Gul fargekode: Det er ikke avdekket feil, mangler eller svakheter som kommunen bør forbedre, men som hver for seg ikke anses vesentlige for konklusjonen i revisjonsberetningen. Gult kan også omfatte problemstillinger det ikke er mottatt tilfredsstillende dokumentasjon og avklaring på p.t. Rød fargekode: Det er avdekket feil eller mangler av vesentlig betydning for konklusjonen i revisjonsberetningen, og som ikke er korrigert. Når oppdragsansvarlig revisor legger fram rapporten vil kontrollutvalget kunne stille spørsmål og drøfte problemstillinger underveis. Kontrollutvalget tar regnskapsrapporten fra Kommunerevisjonen IKS til orientering.

5 21/2018 Rådmannen orienterer: Barneavlastning/barnebolig Ingen Under sak 14/2018 på møte i kontrollutvalget ble det drøftet temaer og saker som kontrollutvalget i Nord-Aurdal kommune ønsker å prioritere fremover. Kontrollutvalget vedtok å invitere rådmann for å orientere om barneavlastning/barnebolig i neste kontrollutvalgsmøte. Kontrollutvalget tar til orienteringen fra rådmannen til orientering. Vang, Anne-Marte Før (sign.) Kontrollutvalgssekretariatet for Valdres