Møtebok fra kontrollutvalget i Vang kommune

Transkript

1 Til Møte nr 01/2017 Sak 01-05/ 2017 MØTEBOK FOR KONTROLLUTVALGET I VANG KOMMUNE Møtested : Møterom Helin. Møtedato : Tirsdag Møtetidspunkt : Kl Følgende deltok i møtet for Vang: Bjørn Bjørnseth - leder av K-utvalget Håkon Offergaard Jevne - nestleder Jorunn Karlsen - medøem Remi Nilsen Dagny Thon Hovrud Finn Helge Lyster - øk.sjef i Vang - revisor Kommunerevisjon IKS - Kontrollutvalgssekretariat Godkjenning av innkalling Godkjenning av møtebok fra fellesmøte i Valdres Godkjenning av møtebok fra fellesmøte i Valdres Godkjenning av møtebok fra telefonmøte i Vang Vurdering om lukking av møtet: Møtet ble vurdert lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24 under rådmannens redegjørelse om risikoområder. Møtet ble enstemmig vedtatt å holdes åpent. Kommende møter i KU Vang: - fellesmøte på Fagernes i kommunestyresalen kl eget møte med bl.a. årsmelding og regnskap for både Vang e.verk KF og kommunen. Bjørn Bjørnseth, tlf Side 1

2 Orienterings- og diskusjonssaker: - Orientering fra rådmann Rådmann inviteres til å orientere om forhold i kommunen som er relevante for kontrollutvalgets kontroll- og tilsynsansvar. Ingen spesielle nye risikoområder. - Orientering fra revisjonen a) Brev vedrørende tilbakemelding fra løpende revisjon b) IKT Valdres brev etter årsavslutningen c) Flyktninger Vang Brev vedrørende gjennomgang av området. Sak 01/2017: Anskaffelsesrutiner Ingen dokumenter. Det er en forventing om at kommunen har utarbeidet en kortfattet rutinebeskrivelse mht. anskaffelser. Rutinebeskrivelsen bør være lett tilgjengelig for alle ansatte, slik at de får en kortfattet veiledning i arbeidet. Det er da viktig, jf. lov om offentlige anskaffelse med tilhørende forskrifter, skiller mellom anskaffelser i størrelsesorden: Anskaffelser under kr Anskaffelser mellom kr og kr 1,1 mill. Anskaffelser over kr 1,1 mill. Det forutsettes at det foreligger mer detaljerte prosedyreregler for anskaffelser over kr. 1,1 mill., hvor lov og forskrift har detaljerte krav. Det anmodes om at rådmannen: Redegjør for kommunens rutiner og praksis, herunder hvordan kommunen sikrer at den enkelte med anskaffelsesmyndighet kjenner kommunens prosedyrer og at prosessen med valg av leverandør dokumenteres. Gir en vurdering av kommunens lojalitet til innkjøpsavtaler som er inngått for kommunen. Redegjør for risikoen for at vesentlige anskaffelser kan ha blitt eller blir gjennomført i strid med lov om offentlig anskaffelse i kommunen. Innkjøp av kontormateriell, medisinsk forbruksmateriell mv. blir for en stor del kjøpt gjennom felles innkjøpsavtaler for Valdres. Det arbeides å få til et innkjøpssystem der alle kjøp skal knyttes opp på innkjøpsavtaler (sikre lojalitet til innkjøpsavtalene). Del av et prosjekt for å spare kr 2-4 mill. årlig. Jobber for å skaffe oversikt over. serviceavtaler m.a. som kommunen har. Bjørn Bjørnseth, tlf Side 2

3 Rutiner er dokumentert i Kvalitetslosen. Herunder rutiner for innkjøp under kr , mellom kr 0,1-1,1 mill. og over 1 mill. Det er pt. ingen enkel rutine som forteller en ny leder om hovedreglene i offentlige anskaffelser. Dette har imidlertid fokus i ledermøter og i opplæring av nye ledere. For kjøp under kr 1,1 mill. søker man å innhente tilbud fra minst tre anbydere. Hasteoppdrag, hvor det ikke er anledning til å innhente tilbud går til den første som melder at han kan ta oppdraget. Det er ikke inngått rammeavtaler på slike kjøp, men kommune etterstreber å la slike oppdrag rullere mellom aktuelle tilbydere. Kjøpet blir dokumenter i Acos, med egen protokoll på hver kjøp. Etter vært skal dette inn i Kvalitetslosen. Det er innført en ny rutine med at det for alle innkjøp/investeringer av en viss størrelse skal utarbeides prosjektrapporter av økonomisjefen i samarbeid med de involverte, som legges frem for kommunestyret. Gjelder f.eks. VBU, renseanlegg mv. Dette for å få frem elementer både positive og negative som man kan lære av i nye prosjekter. Når det gjelder VBU-prosjektet, var dette starta opp før kommunestyret vedtok de nye retningslinjene og følger således i hovedsak det gamle løpet med politisk byggekomite. Kontrollutvalget konstaterte at kommunen arbeider for å forbedre sine innkjøpsrutiner, for å redusere kostnadsnivået og sikre at man følger anskaffelsesreglementet. Sak 02/2017: Innleide ressurser/konsulenter Det ble ikke lagt frem dokumenter. Rådmannen inviteres til møtet for å redegjøre for kommunens bruk av konsulenter/innleid personale. Det anmodes om at rådmannen legger frem en utskrift av kommunens regnskap på konto bruk av konsulenter og juridisk bistand, dvs. kostra art 270 på både drifts- og investeringsregnskapet, totalt for kommunen og pr. funksjonsområde eller tjenesteområde. Rådmann bes om å redegjøre for de områder bruken er vesentlig og begrunne dette, herunder redegjøre for hvilke fullmakter rådmann har til å engasjere juridisk bistand. Bjørn Bjørnseth, tlf Side 3

4 Brukte kr 2,8 mill. på investeringer i Hovedsakelig VBU og Vann/avløp. På drift brukte kommunen kr 1,1 mill. på kjøp av eksterne tjenester. Gjelder bl.a. GIS (kartsamarbeid), vikarer og tolketjenester innenfor pleie- og omsorg. Kontrollutvalget konstaterte at kommunen ikke bruker konsulenter i utstrakt grad, ut over byggeprosjekter. Sak 03/2017: Juridiske tvistesaker Legges eventuelt frem av Rådmannen anmodes om å redegjøre for og fortrinnsvis dokumentere: - Utskrift av konto (art) 270 Kjøp av bl.a. konsulent og juridisk tjeneste pr. funksjon eller tjeneste på drift- og investering for Vesentlige beløp i kjøp av juridisk tjeneste, hva dette i hovedsak vedrører og hvem som har anskaffet tjenesten. En vurdering av om noen av sakene kunne vært løst med mindre bruk av juridisk bistand. Pr i dag har ikke kommunen noen pågående tvister. Sak 04/2017 Årsmelding 2016 for kontrollutvalget - Årsmelding for kontrollutvalget i. Iht. vedtak i felles kontrollutvalgsmøte utarbeides det årsmeldinger fra kontrollutvalgene som orienterer om kontroll- og tilsynsarbeidet i Valdres. Bjørn Bjørnseth, tlf Side 4

5 Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 godkjennes, og oversendes kommunestyrene til orientering. Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 godkjennes, og oversendes kommunestyrene til orientering. Sak 05/2017: Kontrollrapport fra Skatteoppkreverfunksjonen 2016 Kontrollrapport fra skatteoppkreverfunksjonen Vurderinger Skatteoppkreverfunksjonen for gjennomføres av skatteoppkreveren for Valdres. Rapporten konkluderer med at skatteoppkreverfunksjonen er gjennomført og som viser et tilfredsstillende resultat mht. innkrevingsresultat for kommunen. Kontrollutvalget tar kontrollrapporten om skatteoppkreverfunksjonen 2016 til orientering. Kontrollutvalget tar kontrollrapporten om skatteoppkreverfunksjonen 2016 til orientering. Vang, Finn Helge Lyster Sekretariatsansvarlig Kopi sendt: Ordfører og Rådmann og postmottak Møtebok godkjent: Bjørn Bjørnseth Håkon Offergaard Jevne Jorunn Karlsen Bjørn Bjørnseth, tlf Side 5