Møteprotokoll Kontrollutvalget Hvaler

Transkript

1 Møteprotokoll Kontrollutvalget Hvaler Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 18:00 til kl Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Fra til saksnr.: 16/10 16/17 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Tov Myklatun, fungerende leder Forfall Knut Ramberg Anne Marit Skovly Hanne Synnestvedt Øyvind Kristiansen Thor Bjønnes Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Bjørn Gulbrandsen og Anne-Karin F Pettersen Møtende fra revisjonen: Seksjonsleder Jolanta Betker og revisor Olga Bronzova Møtene fra administrasjonen: Økonomisjef Kurt Skarning Kemner: Pål Henning Klavenes Innkalling og dagsorden: Øyvind Kristiansen ble valgt til å lede møte i fungerende leders fravær. Kontrollutvalget i Hvaler har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at alle saker skulle behandles for åpne dører.. Øyvind Kristiansen (fungerte som leder).

2 Kontrollutvalget Hvalers møte Sakliste PS 16/10 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 16/11 PS 16/12 Orientering om skatteregnskapet for Hvaler kommune Uttalelse til årsregnskapet Hvaler kommune PS 16/13 Kontrollutvalgets oppfølging av revisjonsbrev nr. 1/2015 PS 16/14 PS 16/15 PS 16/16 PS 16/17 Engasjementsbrev fra Østfold kommunerevisjon IKS Henvendelse til kontrollutvalgsmedlem angående mulig uregelmessighet knyttet til rammeavtale Eget vedlegg u. off. jf. Offl. 24, 2 ledd Referater og meldinger Eventuelt PS 16/10 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatet anbefaler å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet , godkjennes 1. Protokoll fra møtet , godkjennes PS 16/11 Orientering om skatteregnskapet for Hvaler kommune 1. Kemnerens redegjørelse om skatteregnskapet for 2015, tas til orientering 1. Kemnerens redegjørelse om skatteregnskapet for 2015, tas til orientering

3 PS 16/12 Uttalelse til årsregnskapet Hvaler kommune 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskap for 2015 for Hvaler kommune som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2015 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskap for 2015 for Hvaler kommune som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2015 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet PS 16/13 Kontrollutvalgets oppfølging av revisjonsbrev nr. 1/ Revisjonsnotat «Oppfølging av kontrollutvalgets vedtak vedrørende revisjonsbrev nr. 1/2015», tas til etterretning 2. Kontrollutvalget ber revisjon om å følge opp uavklarte forhold i løpet av regnskapsåret Uavklarte forhold er: Avvik mellom vedtatt budsjett og regnskap. Avvik på generasjonsprinsippet for selvkostfondene. 1. Revisjonsnotat «Oppfølging av kontrollutvalgets vedtak vedrørende revisjonsbrev nr. 1/2015», tas til etterretning 2. Kontrollutvalget ber revisjon om å følge opp uavklarte forhold i løpet av regnskapsåret Uavklarte forhold er: Avvik mellom vedtatt budsjett og regnskap. Avvik på generasjonsprinsippet for selvkostfondene.

4 PS 16/14 Engasjementsbrev fra Østfold kommunerevisjon IKS 1. Engasjementsbrev fra Østfold kommunerevisjon IKS, tas til orientering 1. Engasjementsbrev fra Østfold kommunerevisjon IKS, tas til orientering PS 16/15 Henvendelse til kontrollutvalgsmedlem angående mulig uregelmessighet knyttet til rammeavtale 1. Saken sendes til rådmannen med henvisning til undersøkelsen som Østfold kommunerevisjon IKS har gjort i Fredrikstad kommune. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om å gi kontrollutvalget tilbakemelding på om avtalen praktiseres tilsvarende i Hvaler 3. Slik tilbakemelding kan gis skriftlig til kontrollutvalgets sekretariat innen 1. september. 1. Saken sendes til rådmannen med henvisning til undersøkelsen som Østfold kommunerevisjon IKS har gjort i Fredrikstad kommune. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om å gi kontrollutvalget tilbakemelding på om avtalen praktiseres tilsvarende i Hvaler 3. Slik tilbakemelding kan gis skriftlig til kontrollutvalgets sekretariat innen 1. september. PS 16/16 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering 1. Referater og meldinger tas til orientering

5 PS 16/17 Eventuelt Det ble nevnt noen informasjonstema som er aktuelle å ta opp til junimøtet, samt hvem som kan være aktuelle å invitere til å gi informasjon