Møteprotokoll Kontrollutvalget Fredrikstad

Transkript

1 Møteprotokoll Kontrollutvalget Fredrikstad Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 16:30 til kl. 18:00 Møtested: Rådhuset, møterom Østfold Fra til saksnr.: 17/55 17/61 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Rune Grundekjøn, leder (H) Terje Moland Pedersen, nestleder (Ap) Marit Werner Haabeth (Ap) Jan Frode Hanssen (FrP) Kristine Høgseth (MDG) Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Bjørn Gulbrandsen og Anne-Karin F Pettersen Møtende fra revisjonen: adm. dir. Laila Nagelhus, seksjonslederne Bjørnar Buvig Holmedahl og Jolanta Betker, forvaltningsrevisor Ida Stedjeberg (til sak 17/56 og 17/57) Møtende fra administrasjonen: Rådmann Ole Petter Finess (alle saker), Kommunalsjef Kari Sørum (til sak 17/56 og 17/57), skolesjef Arne Rekdal Olsen (til sak 17/56), barnevernsleder Anne-Beth Brekke (til sak 17/56), byarkivar Ingerid Gjølstad (til sak 17/57).. Rune Grundekjøn, (leder). Terje Moland Pedersen (nestleder) Merknader Sekretariatet meldte om sak under Eventuelt Innkalling og saksliste ble godkjent. Alle sakene ble behandlet for åpne dører

2 Kontrollutvalget Fredrikstads møte Sakliste PS 17/55 Godkjenning av protokoll fra KU-møtet PS 17/56 PS 17/57 PS 17/58 PS 17/59 Forvaltningsrevisjonsrapport Barnevern Forvaltningsrevisjonsrapport Etterlevelse av offentleglova Østfold kommunerevisjon IKS - Resultat av kvalitetskontroll Henvendelse til kontrollutvalget ang. habilitetsspørsmål i byggesakulovlighetsoppfølging PS 17/60 Møteplan 1. halvår 2018 PS 17/61 Eventuelt PS 17/55 Godkjenning av protokoll fra KU-møtet Protokoll fra møtet , godkjennes Som innstillingen Protokoll fra møtet , godkjennes PS 17/56 Forvaltningsrevisjonsrapport Barnevern 1. Forvaltningsrevisjonsrapport «Barnevern» sendes til bystyret med følgende forslag til vedtak 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Barnevern» til etterretning Bystyret finner det positivt at internkontrollen, og praksis knyttet til oppfølging av omsorgsplasserte barn i fosterhjem og adferdsplasserte barn på institusjon, i all hovedsak synes å være tilfredsstillende. Bystyret ser imidlertid alvorlig på at det er avdekket avvik knyttet til tiltaksplaner og at retten til individuell plan ikke i tilstrekkelig grad er ivaretatt 2. Bystyret noterer seg rådmannens konkrete tiltaksplan som er listet i saken og ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Oppvekstutvalget innen utgangen av Bystyret viser ellers til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp.

3 Revisjonen presenterte rapportens innhold, funn og anbefalinger. Utvalget stilte spørsmål som ble besvart fra revisjonen. Vedtaket ble som innstillingen. 1. Forvaltningsrevisjonsrapport «Barnevern» sendes til bystyret med følgende forslag til vedtak 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Barnevern» til etterretning Bystyret finner det positivt at internkontrollen, og praksis knyttet til oppfølging av omsorgsplasserte barn i fosterhjem og adferdsplasserte barn på institusjon, i all hovedsak synes å være tilfredsstillende. Bystyret ser imidlertid alvorlig på at det er avdekket avvik knyttet til tiltaksplaner og at retten til individuell plan ikke i tilstrekkelig grad er ivaretatt 2. Bystyret noterer seg rådmannens konkrete tiltaksplan som er listet i saken og ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Oppvekstutvalget innen utgangen av Bystyret viser ellers til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. PS 17/57 Forvaltningsrevisjonsrapport Etterlevelse av offentleglova 1. Forvaltningsrevisjonsrapport «Etterlevelse av offentleglova» sendes til bystyret med følgende forslag til vedtak 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Etterlevelse av offentleglova» til etterretning Bystyret finner det positivt at Byarkivet fungerer som gode rådgivere og veiledere i organisasjonen og at rutinene for disse områdene finnes tilgjengelig. Rapporten viser også at Fredrikstad kommune innvilger innsyn i de fleste innsynsbegjæringer og at klagebehandlingen fungerer godt. Forvaltningsrevisjonen viser at det er et forbedringspotensial. Her gir rapporten viktige føringer for det videre arbeidet med å lage struktur, utvikle maler, satse på mer opplæring og øke bevisstheten knyttet til journalføring og arkivering. 2. Bystyret merker seg rådmannens konkrete tiltak hva angår rutiner og opplæring. Bystyret ber rådmannen om at han fortsetter kartleggingen knyttet til omfanget av innsynsbegjæringer som mottas. Dette kan være hensiktsmessig både for å synliggjøre omfanget og ressursbehovet kommunen har knyttet til håndtering av innsynsbegjæringer. 3. Bystyret viser til kontrollutvalgets generelle ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp. I denne sammenhengen kan det både være aktuelt for kontrollutvalget å be rådmannen om en orientering om oppfølgingsarbeidet, og evt. vurdere en kort oppfølgingsundersøkelse på et senere tidspunkt.

4 Forvaltningsrevisor presenterte rapportens innhold, funn og anbefalinger. Kontrollutvalget stilte spørsmål som ble besvart. Ang. pkt. 3 i innstillingen, så ble det nevnt at et passende tidspunkt for oppfølging av rapporten kunne være sommeren Vedtaket ble som innstillingen. 1. Forvaltningsrevisjonsrapport «Etterlevelse av offentleglova» sendes til bystyret med følgende forslag til vedtak 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Etterlevelse av offentleglova» til etterretning Bystyret finner det positivt at Byarkivet fungerer som gode rådgivere og veiledere i organisasjonen og at rutinene for disse områdene finnes tilgjengelig. Rapporten viser også at Fredrikstad kommune innvilger innsyn i de fleste innsynsbegjæringer og at klagebehandlingen fungerer godt. Forvaltningsrevisjonen viser at det er et forbedringspotensial. Her gir rapporten viktige føringer for det videre arbeidet med å lage struktur, utvikle maler, satse på mer opplæring og øke bevisstheten knyttet til journalføring og arkivering. 2. Bystyret merker seg rådmannens konkrete tiltak hva angår rutiner og opplæring. Bystyret ber rådmannen om at han fortsetter kartleggingen knyttet til omfanget av innsynsbegjæringer som mottas. Dette kan være hensiktsmessig både for å synliggjøre omfanget og ressursbehovet kommunen har knyttet til håndtering av innsynsbegjæringer. 3. Bystyret viser til kontrollutvalgets generelle ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp. I denne sammenhengen kan det både være aktuelt for kontrollutvalget å be rådmannen om en orientering om oppfølgingsarbeidet, og evt. vurdere en kort oppfølgingsundersøkelse på et senere tidspunkt. PS 17/58 Østfold kommunerevisjon IKS - Resultat av kvalitetskontroll 1. Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse om resultatet av kvalitetskontroll, og om iverksatte tiltak, til orientering 7 Revisjonen redegjorde nærmere for hvilke avvik det gjaldt og om aktuelle tiltak. Vedtaket ble som innstillingen. Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse om resultatet av kvalitetskontroll, og om iverksatte tiltak, til orientering

5 PS 17/59 Henvendelse til kontrollutvalget ang. habilitetsspørsmål i byggesak-ulovlighetsoppfølging Saken legges fram uten forslag til vedtak Kontrollutvalget avviste henvendelsen med den begrunnelse at dette gjelder en enkeltsak med klagerett også når det gjelder spørsmål om habilitet. 1. Henvendelsen avvises med den begrunnelse at dette gjelder en enkeltsak med klagerett også når det gjelder spørsmål om habilitet. PS 17/60 Møteplan 1. halvår Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for din virksomhet i 1. halvår 2018: 28. februar 15. Mai (regnskapsmøte) 13. Juni Møtestart er kl Som innstillingen. 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for din virksomhet i 1. halvår 2018: 28. februar 15. Mai (regnskapsmøte) 13. Juni Møtestart er kl

6 PS 17/61 Eventuelt Sekretariatet orienterte om to kontrollutvalgskonferanser i Norges kommunerevisor forbund (NKRF) avholdes sin konferanse 7-8 februar 2018, og Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) avholder sin mai Begge konferansene går på Gardermoen. Jan Frode, Terje og Rune meldte seg på NKRF sin konferanse i møte. Øvrige medlemmer vil gi sekretariatet melding om og hvilke konferanse de ønsker å delta på. Ellers var det enighet om at sekretariatet tar kontakt med webansvarlig i kommunen for å få kontrollutvalgets side mer synlig og lettere tilgjengelig for publikum Prosjektplan «Kontraktsoppfølging» som ble godkjent i junimøtet 2017 bes igangsettes i 2018.