Møteprotokoll Kontrollutvalget Halden

Transkript

1 Møteprotokoll Kontrollutvalget Halden Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 17:00 til kl. 18:40 Møtested: rådhuset, møterom formannskapssalen Fra til saksnr.: 14/34-14/46 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Ulf Lettenstrøm (Ap), leder x Jan Moen (H), nestleder x Inger Haugene (Sp) x Odd Riise (Ap) x Turid Eriksen (Ap) x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5 Møtende fra Østfold kontrollutvalgssekretariat: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjon: Kjartan Kvamme fra Deloitte til sak 14/46 Anders Svarholt og Lena Longva-Stavem til sak 14/36 Møtende fra administrasjonen: Rådmann Gudrun Haabeth Grindaker, økonomisjef Roar Vevelstad Ordfører Thor Edquist Til dagsorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Gjennomgang av saksliste og debatt om lukking: se protokoll sak 14/34.. Ulf Lettenstrøm, leder. Jan Moen, nestleder

2 Kontrollutvalget Haldens møte Sakliste PS 14/34 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 14/35 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 14/36 PS 14/37 Forvaltningsrevisjonsrapport Internkontroll Oppfølging av FR-rapport Rokke avfallsanlegg PS 14/38 Rullering av forvaltningsrevisjonsplan PS 14/39 Uavhengighetserklæringer fra ØKR IKS PS 14/40 Revisjonsrapport: Kommunens likviditet og bruk av ubrukte lånemidler for 2013 PS 14/41 Oppfølging av revisjonsrapport nr. 7 PS 14/42 Henvendelse til kontrollutvalget angående bryggepromenade og båtplassutleie ved Tista PS 14/43 Møteplan 1. halvår 2015 PS 14/44 PS 14/45 Referater og meldinger Eventuelt Ettersendt sak PS 14/46 Deloitte AS: Revisjonsrapport nr. 8 - Halden kommune

3 PS 14/34 Godkjenning av innkalling og saksliste (saken legges fram uten forslag til vedtak) Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte, holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpen under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. I åpent møte ble vedtatt at dørene skulle være åpne under hele møtet. Ettersendt sak, revisjonsrapport nr. 8, ble satt opp med saksnummer 14/46, saken ble behandlet før sak 14/44 og 45. Innkalling og saksliste godkjennes PS 14/35 Godkjenning av protokoll fra møtet Protokoll fra møtet , godkjennes Vedtak ble som innstillingen 1. Protokoll fra møtet , godkjennes PS 14/36 Forvaltningsrevisjonsrapport Internkontroll 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Internkontroll» til etterretning. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen har etablert en rekke aktiviteter og tiltak som viser at det arbeides aktivt med å etablere et helhetlig internkontrollsystem, men rapporten peker på noen svakheter som rådmannen bør vurdere å bruke aktivt i det videre internkontrollarbeidet. Kontrollutvalget slutter seg videre til revisjonens konkrete anbefalinger om at rådmannen bør: forsterke og prioritere arbeidet med implementeringen av HIKS, herunder sørge for at alle overordnede styringsdokumenter revideres og legges inn i systemet. Videre bør det stilles krav om at kommunalområdene gjennomfører et tilsvarende arbeid for sine respektive ansvarsområder. bør fokusere på avviksrapportering og håndtering, samt den rollen avvik spiller i utviklingen av internkontroll. Dette har nær sammenheng med anbefalingen knyttet

4 til HIKS, da dette systemet også skal inkludere et elektronisk avvikssystem. etablere en fast ramme for hvordan risikovurderinger skal gjennomføres i kommunen. Revisjonen viser her til KS arbeidshefte for nærmere redegjørelse for viktigheten av risikovurderinger i et internkontrollperspektiv, samt hvordan og på hvilke nivåer i organisasjonen dette bør gjøres. 2. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen mener at revisjonsrapporten gir et godt bilde av dagens situasjon, og at hun vil bruke rapporten til å fortsette utviklingen av de tre områdene som revisjonen i hovedsak anbefaler kommunen å prioritere. Kontrollutvalget ønsker likevel å følge opp rapporten ved å invitere rådmannen til kontrollutvalget junimøtet. Da vi hun få en anledning til å vise hvordan arbeidet med internkontrollen er videreført. Kontrollutvalget minner også om at det i hht. Kommunelovens 48. nr.5, nå også er obligatorisk for rådmannen å omtale internkontrollarbeidet i årsmeldingen. 3. Rapporten sendes til kommunestyret med følgende forslag til vedtak 1 Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Internkontroll» til etterretning Kommunestyret finner det positivt at rådmannen har etablert en rekke aktiviteter og tiltak som viser at det arbeides aktivt med å etablere et helhetlig internkontrollsystem, men rapporten peker på noen svakheter som må følges opp. Rådmannen må: forsterke og prioritere arbeidet med implementeringen av HIKS, herunder sørge for at alle overordnede styringsdokumenter revideres og legges inn i systemet. Videre bør det stilles krav om at kommunalområdene gjennomfører et tilsvarende arbeid for sine respektive ansvarsområder. bør fokusere på avviksrapportering og håndtering, samt den rollen avvik spiller i utviklingen av internkontroll. Dette har nær sammenheng med anbefalingen knyttet til HIKS, da dette systemet også skal inkludere et elektronisk avvikssystem. etablere en fast ramme for hvordan risikovurderinger skal gjennomføres i kommunen. Revisjonen viser her til KS arbeidshefte for nærmere redegjørelse for viktigheten av risikovurderinger i et internkontrollperspektiv, samt hvordan og på hvilke nivåer i organisasjonen dette bør gjøres. 2 Kommunestyret slutter seg videre til pkt. 2 i kontrollutvalgets vedtak om hvordan rapporten skal følges opp Revisjonen gjennomgikk rapporten funn og konklusjoner. Rådmannen så litt om hvordan hun hadde opplevd forvaltningsrevisjonen. Kontrollutvalget ble gitt anledning til å stille spørsmål. Vedtak ble som innstillingen 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Internkontroll» til etterretning. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen har etablert en rekke aktiviteter og tiltak som viser at det arbeides aktivt med å etablere et helhetlig internkontrollsystem, men rapporten peker på noen svakheter som rådmannen bør vurdere å bruke aktivt i det videre internkontrollarbeidet. Kontrollutvalget slutter seg videre til revisjonens konkrete anbefalinger om at rådmannen bør: forsterke og prioritere arbeidet med implementeringen av HIKS, herunder sørge for at alle overordnede styringsdokumenter revideres og legges inn i systemet. Videre

5 bør det stilles krav om at kommunalområdene gjennomfører et tilsvarende arbeid for sine respektive ansvarsområder. bør fokusere på avviksrapportering og håndtering, samt den rollen avvik spiller i utviklingen av internkontroll. Dette har nær sammenheng med anbefalingen knyttet til HIKS, da dette systemet også skal inkludere et elektronisk avvikssystem. etablere en fast ramme for hvordan risikovurderinger skal gjennomføres i kommunen. Revisjonen viser her til KS arbeidshefte for nærmere redegjørelse for viktigheten av risikovurderinger i et internkontrollperspektiv, samt hvordan og på hvilke nivåer i organisasjonen dette bør gjøres. 2. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen mener at revisjonsrapporten gir et godt bilde av dagens situasjon, og at hun vil bruke rapporten til å fortsette utviklingen av de tre områdene som revisjonen i hovedsak anbefaler kommunen å prioritere. Kontrollutvalget ønsker likevel å følge opp rapporten ved å invitere rådmannen til kontrollutvalget junimøtet. Da vi hun få en anledning til å vise hvordan arbeidet med internkontrollen er videreført. Kontrollutvalget minner også om at det i hht. Kommunelovens 48. nr.5, nå også er obligatorisk for rådmannen å omtale internkontrollarbeidet i årsmeldingen. 3. Rapporten sendes til kommunestyret med følgende forslag til vedtak 1 Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Internkontroll» til etterretning Kommunestyret finner det positivt at rådmannen har etablert en rekke aktiviteter og tiltak som viser at det arbeides aktivt med å etablere et helhetlig internkontrollsystem, men rapporten peker på noen svakheter som må følges opp. Rådmannen må: forsterke og prioritere arbeidet med implementeringen av HIKS, herunder sørge for at alle overordnede styringsdokumenter revideres og legges inn i systemet. Videre bør det stilles krav om at kommunalområdene gjennomfører et tilsvarende arbeid for sine respektive ansvarsområder. bør fokusere på avviksrapportering og håndtering, samt den rollen avvik spiller i utviklingen av internkontroll. Dette har nær sammenheng med anbefalingen knyttet til HIKS, da dette systemet også skal inkludere et elektronisk avvikssystem. etablere en fast ramme for hvordan risikovurderinger skal gjennomføres i kommunen. Revisjonen viser her til KS arbeidshefte for nærmere redegjørelse for viktigheten av risikovurderinger i et internkontrollperspektiv, samt hvordan og på hvilke nivåer i organisasjonen dette bør gjøres. 2 Kommunestyret slutter seg videre til pkt. 2 i kontrollutvalgets vedtak om hvordan rapporten skal følges opp PS 14/37 Oppfølging av FR-rapport Rokke avfallsanlegg 1. Informasjon om rådmannens oppfølging av FR-rapport «Rokke avfallsanlegg», tas til etterretning Økonomisjefen opplyste om at det vil bli gitt mer informasjon om selvkostregnskapet og overføringer fra renovasjonsordningen, ved budsjettbehandlingen for 2015.

6 1. Informasjon om rådmannens oppfølging av FR-rapport «Rokke avfallsanlegg», tas til etterretning PS 14/38 Rullering av forvaltningsrevisjonsplan Sekretariatet anbefaler kontrollutvalgets å fatte slikt vedtak: Saken legges fra uten forslag til vedtak Kontrollutvalget var enige om å opprettholde gjeldende plan, og evt. vurdere gjennomføring av en eierskapskontroll når vedtatt eierskapsmelding foreligger. 1 Kontrollutvalget opprettholder gjeldende forvaltningsrevisjonsplan. Jf. kontrollutvalgets vedtak i sak 12 / 50. Det betyr at neste forvaltningsrevisjonsprosjekt er: Kommunalavdeling helse og omsorg utskrivningsklare pasienter forholdet mellom kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten. Prosjektet gjennomføres i Østfold kommunerevisjon legger fram en prosjektplan våren Kontrollutvalget avventer en politisk vedtatt eiermelding før utvalget avgjør om det skal gjennomføres eierskapskontroll i Alternativet er å benytte gjenstående forvaltningsrevisjonsressurser til et prosjekt nr. 2 i PS 14/39 Uavhengighetserklæringer fra ØKR IKS 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer i ØKR IKS, tas til etterretning Vedtak ble som innstillingen 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer i ØKR IKS, tas til etterretning

7 PS 14/40 Revisjonsrapport: Kommunens likviditet og bruk av ubrukte lånemidler for 2013 Innstilling Kontrollutvalget ber sekretariatet om å sende sakens dokumenter (revisjonsrapport og rådmannens kommentarer) til fylkesmann for vurdering i lys av kommunelovens Saken fremmes på nytt i kontrollutvalget når Fylkesmannens svar foreligger. Kontrollutvalget Haldens behandling : Deloitte gjennomgikk rapporten og rådmannen ble gitt anledning til å presisere sitt tilsvar. Selv om kontrollutvalget er kjent med brevet fra Kommunaldepartementet til Bergen kommune (2010), var det enighet om at det kan være hensiktsmessig før saken sendes til kommunestyret, å få avklart om kommunens praksis på dette området er i tråd med intensjonen i KL 50, gitt Halden kommunens økonomiske situasjon. Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget ber sekretariatet om å sende sakens dokumenter (revisjonsrapport og rådmannens kommentarer) til fylkesmann for vurdering i lys av kommunelovens 50 og den økonomiske situasjonen til Halden kommune. 2. Saken fremmes på nytt i kontrollutvalget når Fylkesmannens svar foreligger Vedtak ble som innstillingen Kontrollutvalget tar revisjonsrapport og rådmannens kommentarer til orientering. Fylkesmannens og Kommunal- og regionaldepartementets vurdering av bruk av ubrukte lånemidler, tas til etterretning med følgende kommentar: «I kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet vil kommunens utvikling av likviditetssituasjonen samt bruk av ubrukte lånemidler følges særskilt opp» 2. Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Halden kommunes bruk av ubrukte lånemidler, tas til etterretning. PS 14/41 Oppfølging av revisjonsrapport nr Informasjon fra rådmannen om kommunens økonomiske situasjon, tas til orientering Rådmannen viste til økonomirapporten per 2. tertial, og hun håper på balanse inn i Informasjon fra rådmannen om kommunens økonomiske situasjon, tas til orientering

8 PS 14/42 Henvendelse til kontrollutvalget angående bryggepromenade og båtplassutleie ved Tista (Saken legges fram uten forslag til vedtak) Kontrollutvalget finner det ikke hensiktsmessig å prioritere videre undersøkelser i denne saken. Utvalget viser til pågående oppfølgingsprosess fra kommunes og Kystverkets side. 1. Kontrollutvalget finner det ikke hensiktsmessig å prioritere videre undersøkelser i denne saken. Utvalget viser til pågående oppfølgingsprosess fra kommunes og kystverkets side. PS 14/43 Møteplan 1. halvår Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 1. halvår 2015: 28. januar 18. mars 20. mai (regnskapsmøte) Møtestart er kl Kontrollutvalget gjorde følgende endringer i foreslått møteplan: Tirsdag 27. januar Onsdag 25. mars 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 1. halvår 2015: Tirsdag 27. januar Onsdag 25. mars Onsdag 20. mai (regnskapsmøte) Møtestart er kl PS 14/44 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Vedtak ble som innstilling

9 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 14/45 Eventuelt Deltakelse på kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 4-5 februar 2015 Ulf Lettenstrøm deltar på kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 4-5 februar 2015 PS 14/46 Deloitte AS: Revisjonsrapport nr. 8 - Halden kommune 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport nr. 8 til etterretning med følgende kommentar: Kontrollutvalget merker seg at revisjonen påpeker forhold i revisjonsrapport nr. 8 som angår mangelfull dokumentasjon og kvalitetssikring. Kontrollutvalget vil understreke viktigheten av korrekt styringsinformasjon gis gjennom regnskapet. 2. I henhold til 8 i forskrift om kontrollutvalg, oversendes rapporten til kommunestyret for videre oppfølging med følgende forslag til vedtak. 1. Kommunestyret tar revisjonsrapport nr. 8 til etterretning 2. Kommunestyret ber rådmannen om å sørge for at revisjonens påpekninger om mangelfull kvalitetssikring og dokumentasjon følges opp. Revisjonen gjennomgikk rapportens funn og konklusjoner etter først å ha gitt noen muntlige tilbakemeldinger på kommunens arbeid med den økonomiske internkontrollen. Revisor sa blant annet at han opplever at det er en god prosess i kommunen for å få på plass en god organisering av økonomifunksjonen. Han sa også at kommunen er blitt betraktelig bedre på å dokumentere og implementere rutiner og kontroller. Det ble i møtet foreslått at disse muntlige tilbakemeldingene skulle innarbeides i vedtaket som en del av kontrollutvalgets kommentar. Det ble votert over forslaget. Forslaget falt med 2 (H, Sp) mot 3 (Ap) stemmer. Vedtak ble som innstillingen. 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport nr. 8 til etterretning med følgende kommentar: Kontrollutvalget merker seg at revisjonen påpeker forhold i revisjonsrapport nr. 8 som angår mangelfull dokumentasjon og kvalitetssikring. Kontrollutvalget vil understreke viktigheten av korrekt styringsinformasjon gis gjennom regnskapet. 2. I henhold til 8 i forskrift om kontrollutvalg, oversendes rapporten til kommunestyret for videre oppfølging med følgende forslag til vedtak: 1 Kommunestyret tar revisjonsrapport nr. 8 til etterretning 2 Kommunestyret ber rådmannen om å sørge for at revisjonens påpekninger om mangelfull kvalitetssikring og dokumentasjon følges opp.