Møteprotokoll Kontrollutvalget Halden

Transkript

1 Møteprotokoll Kontrollutvalget Halden Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 18:00 til kl. 19:00 Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 16/1-16/8 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Torbjørn Østby (Ap), leder Jan Moen (H), nestleder Rannveig Lade (R) Eirik Milde (H) Turid Eriksen (Ap) Håvard Tafjord (H) Ellen Simensen (Ap) Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 7 av 7. Møtende fra Østfold kontrollutvalgssekretariat: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjon Deloitte AS: Kjartan Kvamme Møtende fra administrasjonen: Rådmann Roar Vevelstad, kommunalsjef Ulf Ellingsen og regnskapssjef Lars Hennum Hansen Ordfører Thor Edquist Til dagsorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Ved gjennomgang av sakslisten fant kontrollutvalget ingen grunn til å lukke møtet.. Torbjørn Østby, leder. Jan Moen

2 Kontrollutvalget Haldens møte Sakliste PS 16/1 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 16/2 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 16/3 Informasjon fra rådmannen om brannvesenets tilsynsrutiner og egenkontrollrutiner for kommunale saksbehandlere PS 16/4 Revisjonsrapport Halden kommune (revisjonsrapport nr. 10) PS 16/5 Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 PS 16/6 PS 16/7 PS 16/8 Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS Referater og meldinger Eventuelt PS 16/1 Godkjenning av innkalling og saksliste (Saken legges fram uten forslag til vedtak) Ved gjennomgang av sakslisten fant kontrollutvalget ingen grunn til å lukke møtet. Ellers ingen bemerkninger Innkalling og saksliste godkjennes PS 16/2 Godkjenning av protokoll fra møtet Protokoll fra møtet , godkjennes 2.. undertegner protokollen sammen med leder Leder forslo Erik Milde til å undertegne protokoll sammen med leder. 1 Protokoll fra møtet , godkjennes 2 Erik Milde undertegner protokollen sammen med leder

3 PS 16/3 Informasjon fra rådmannen om brannvesenets tilsynsrutiner og egenkontrollrutiner for saksbehandlere 1. Informasjon fra rådmannen om brannvesenets tilsynsrutiner og egenkontrollrutiner for kommunale saksbehandlere, tas til orientering Kommunalsjef for teknisk og rådmann gikk igjennom brannvesenets tilsynsrutiner og saksbehandlers egenkontroll knyttet til habilitet mm. Utvalget fikk anledning til å stille spørsmål underveis. Utvalget ønsker at saksbehandlingsrutiner for brannvesenets tilsynsarbeid forelegges kontrollutvalget som orienteringssak. 1. Informasjon fra rådmannen om brannvesenets tilsynsrutiner og egenkontrollrutiner for kommunale saksbehandlere, tas til orientering 2 Kontrollutvalget ber rådmann om at saksbehandlingsrutiner for brannvesenets tilsynsarbeid forelegges kontrollutvalget. Oversendt dokumentasjon legges som referat til neste møte. PS 16/4 Revisjonsrapport Halden kommune (revisjonsrapport nr. 10) 1. Kontrollutvalget registrerer en uenighet mellom rådmannen og revisjonen om tolkning av grensedragningen mellom drifts- og investeringskostnader vedr. «Prosjekt P7180 Reasfaltering 2015». Uenigheten bør avklares før revisjonsrapporten sendes til kommunestyret. Kontrollutvalget tar derfor «Revisjonsrapport 2015 Halden kommune (rapport nr. 10)», kun til foreløpig orientering. 2. Kontrollutvalget sender saken til «Komité for god kommunal regnskapsstandard» (GKRS) for å få en vurdering av kommunens regnskapsføring vedr. «Prosjekt P7180 Reasfaltering 2015», i lys av «GKRS standard 4: Avgrensning mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet». 3. Saken behandles på nytt i kontrollutvalget når svar foreligger Revisor og rådmann orienterte kort om sitt syn på revisjonsbrev nr. 10. Kontrollutvalgets vedtak ble som innstillingen. 1. Kontrollutvalget registrerer en uenighet mellom rådmannen og revisjonen om tolkning av grensedragningen mellom drifts- og investeringskostnader vedr. «Prosjekt P7180 Reasfaltering 2015». Uenigheten bør avklares før revisjonsrapporten sendes til kommunestyret. Kontrollutvalget tar derfor «Revisjonsrapport 2015 Halden kommune (rapport nr. 10)», kun til foreløpig orientering. 2. Kontrollutvalget sender saken til «Komité for god kommunal regnskapsstandard» (GKRS) for å få en vurdering av kommunens regnskapsføring vedr. «Prosjekt P7180 Reasfaltering 2015», i lys av «GKRS standard 4: Avgrensning mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet».

4 3. Saken behandles på nytt i kontrollutvalget når svar foreligger PS 16/5 Kontrollutvalgets årsmelding for Kontrollutvalgets årsmelding for 2015, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 tas til orientering Kontrollutvalget gjennomgikk årsmelding og bemerket enkelte skrivefeil. Sekretariatet retter opp påpekte feil før oversendelse til kommunestyret. Vedtaket ble som innstillingen. 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2015, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 tas til orientering PS 16/6 Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS 1. Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS, tas til etterretning Som innstillingen Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS, tas til etterretning PS 16/7 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget ønsker at kommunens tilsvar på tilsynsrapporten fremlegges utvalget. Utvalget ønsker også å invitere administrasjonen til et utvalgsmøte for å få en redegjørelse for rådmannens oppfølging av tilsynsrapporten. På grunn av tidsfrister er et slikt informasjonsmøte aktuelt i september.

5 1. Endelig tilsynsrapport «Introduksjonsloven», tas til orientering 2. Kommunens tilsvar på tilsynsrapporten forelegges kontrollutvalget 3. Administrasjon inviteres til utvalgets møte i september for å gi en orientering om Rådmannens oppfølging tilsynsrapporten. PS 16/8 Eventuelt Ingen saker.