Møteinnkalling Kontrollutvalget Råde

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Råde Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Tidspunkt: kl Eventuelle forfall meldes til Anita Dahl Aannerød på telefon eller til e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. 30. november 2018 Kjell Arild Løkke Leder (s) 1

2 Kontrollutvalget Rådes møte Sakliste PS 18/25 Godkjenning av innkalling og saksliste 3 PS 18/26 Godkjenning av protokoll fra møte PS 18/27 Informasjonssak angående juridisk kompetanse i kommunen 11 PS 18/28 Henvendelse til kontrollutvalget 12 PS 18/29 Møteplan for 1. halvår PS 18/30 Referater og meldinger 22 2

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/61 Dokumentnr.: 44 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde /25 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til innstilling Fredrikstad,

4 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/61 Dokumentnr.: 43 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde /26 Godkjenning av protokoll fra møte Sekretariatets innstilling 1. Protokoll fra møte , godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra møtet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møte , kan godkjennes 4

5 Møteprotokoll Kontrollutvalget Råde Møtedato: , Tidspunkt: fra kl til kl Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 18/17 18/24 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Kjell A Løkke, leder x Geir-Ole Åsskau, nestleder x Ragnhild S Hartviksen Meldt forfall Arnstein Marcussen Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 3 av 3 Møtende fra ØKUS: Anita Dahl Aannerød og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Seksjonsleder regnskapsrevisjon Jolanta Betker og forvaltningsrevisor Lene Brudal (til sak 18/17 18/19 og 18/22). Møtende fra administrasjonen: ingen Sak 18/22 ble flyttet frem og lagt etter sak 18/ Kjell A. Løkke (leder) Geir-Ole Åsskau 5

6 Kontrollutvalget Rådes møte Sakliste PS 18/17 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 18/18 Godkjenning av protokoll fra PS 18/19 Forvaltningsrevisjonsrapport "Internkontroll - Avvikssystemet" PS 18/20 Forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet 2019 PS 18/21 Overordnet revisjonstrategi for Regnskapsrevisjon PS 18/22 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2018 PS 18/23 PS 18/24 Revisjonsbrev nr. 1/ Rådmannens redegjørelse Henvendelse til kontrollutvalget PS 18/17 Godkjenning av innkalling og saksliste (saken legges frem uten forslag til vedtak) Kontrollutvalget Rådes behandling : Ingen merknader på innkallingen eller sakslisten. Kontrollutvalget Rådes vedtak : Innkalling og saksliste godkjennes. PS 18/18 Godkjenning av protokoll fra Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Kontrollutvalget Rådes behandling : Som innstillingen. Kontrollutvalget Rådes vedtak : 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes 6

7 PS 18/19 Forvaltningsrevisjonsrapport "Internkontroll - Avvikssystemet" 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Internkontroll - Avvikssystemet», samt rådmannens uttalelse til rapporten til etterretning, og slutter seg til revisjonens anbefalinger. 2. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: 1: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Internkontroll - Avvikssystemet» til etterretning, og ber administrasjonen følge opp de fem anbefalinger som fremkommer av rapporten. Herunder skal kommunen: i større grad etablere bruk av leselister sikre at alle ansatte gjøres kjent med innholdet i gjeldende avviksrutiner sikre tilstrekkelig opplæring i å melde avvik i kvalitetslosen arbeide aktivt for å få inn flere avviksmeldinger etablere en helhetlig oversikt over klager fra kommunens innbyggere 2: Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere til kontrollutvalget skriftlig våren 2019, om sin oppfølging av rapportens anbefalinger, og de konkrete tiltak rådmann selv redegjør for i sin uttalelse til rapporten. Kommunestyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Kontrollutvalget Rådes behandling : Forvaltningsrevisor orienterte om rapportens funn og om hvilke anbefalinger som er gitt. Kontrollutvalget knyttet enkelte spørsmål til de ulike funn. Kontrollutvalget uttrykte et ønske om at det etableres rutiner for at de ansatte som melder avvik får tilbakemelding når avviket er lukket. Kommunen bes vurdere hvordan melder skal involveres i lukkingen av avviket. Kontrollutvalget ønsker også en muntlig redegjørelse av rådmann på hvordan anbefalinger og tiltak i rapporten blir fulgt opp, første møte i Kontrollutvalget Rådes vedtak : 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Internkontroll - Avvikssystemet», samt rådmannens uttalelse til rapporten til etterretning, og slutter seg til revisjonens anbefalinger. Kontrollutvalget ønsker også at kommunen skal følge opp at de ansatte som melder avvik skal få tilbakemelding når avviket er lukket. 2. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: 1: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Internkontroll - Avvikssystemet» til etterretning, og ber administrasjonen følge opp de fem anbefalinger som fremkommer av rapporten, samt kontrollutvalgets tilleggspunkt. Herunder skal kommunen: i større grad etablere bruk av leselister sikre at alle ansatte gjøres kjent med innholdet i gjeldende avviksrutiner sikre tilstrekkelig opplæring i å melde avvik i kvalitetslosen arbeide aktivt for å få inn flere avviksmeldinger 7

8 etablere en helhetlig oversikt over klager fra kommunens innbyggere etablere rutiner for at de ansatte som melder avvik får tilbakemelding når avviket er lukket. Kommunen bes vurdere hvordan melder skal involveres i lukkingen av avviket. 2: Kontrollutvalget skal få en muntlig redegjørelse av rådmann på hvordan anbefalinger og tiltak i rapporten blir fulgt opp, første møte i : Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere til kontrollutvalget skriftlig våren 2019, om sin oppfølging av rapportens anbefalinger, og de konkrete tiltak rådmann selv redegjør for i sin uttalelse til rapporten. Kommunestyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. PS 18/20 Forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2019 med en kostnadsramme på kr ,-, vedtas. 2. Budsjettet for kontroll- og tilsynsarbeidet 2019 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Kontrollutvalget Rådes behandling : Sekretariatet og revisjonen orienterte om forutsetningene om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for Vedtaket ble som innstillingen. Kontrollutvalget Rådes vedtak : 1. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2019 med en kostnadsramme på kr ,-, vedtas. 2. Budsjettet for kontroll- og tilsynsarbeidet 2019 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner PS 18/21 Overordnet revisjonstrategi for Regnskapsrevisjon 1. Overordnet revisjonstrategi for 2018, tas til orientering Kontrollutvalget Rådes behandling : Oppdragsansvarlig revisor orienterte utvalget om ulike sider ved revisjonsstrategien for Vedtaket ble som innstillingen. Kontrollutvalget Rådes vedtak : 1. Overordnet revisjonstrategi for 2018, tas til orientering 8

9 PS 18/22 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2018, tas til orientering Kontrollutvalget Rådes behandling : Som innstillingen. Kontrollutvalget Rådes vedtak : 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2018, tas til orientering PS 18/23 Revisjonsbrev nr. 1/ Rådmannens redegjørelse 1. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse om igangsatte og planlagte tiltak på revisjonens merknader i revisjonsbrev nr. 1/2018, til orientering. 2. Kontrollutvalget ber revisjonen å foreta kontroll av igangsatte og planlagte tiltak forbindelse med løpende revisjon eller i årsoppgjøret Resultatet av kontrollen rapporteres skriftlig til kontrollutvalget i april mai Kontrollutvalget Rådes behandling : Som innstillingen. Kontrollutvalget Rådes vedtak : 1. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse om igangsatte og planlagte tiltak på revisjonens merknader i revisjonsbrev nr. 1/2018, til orientering. 2. Kontrollutvalget ber revisjonen å foreta kontroll av igangsatte og planlagte tiltak forbindelse med løpende revisjon eller i årsoppgjøret Resultatet av kontrollen rapporteres skriftlig til kontrollutvalget i april mai PS 18/24 Henvendelse til kontrollutvalget 1. Saken legges frem uten innstilling fra sekretariatet. Kontrollutvalget Rådes behandling : Arnstein Marcussen ba om vurdering av sin habilitet. Marcussen fratrådte møtet under kontrollutvalgets vurdering. Marcussen er venn med den personen som har sendt inn henvendelsen. Kontrollutvalget vurderte at Marcussen ikke er inhabil i saken. Marcussen deltok videre i møtet. Møtet ble lukket i henhold til Kommuneloven 31 pkt. 4, jf. Off. offl 24, andre ledd, første punktum. Kontrollutvalget Rådes vedtak : Kontrollutvalget beklager at henvendelsen ikke er blitt tatt opp som sak på et tidligere tidspunkt. Dette er på grunn av en misforståelse. 9

10 Kontrollutvalget velger å ikke ta enkeltsaken til videre behandling og viser til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4, siste ledd: «Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer». Det vises også til at sakene har vært og blir behandlet hos fylkesmannen, som er rett klageorgan. Kontrollutvalget ønsker imidlertid en informasjon på generelt grunnlag fra rådmann i sitt neste møte. Rådmann skal gi en informasjon om hvordan kommunen sikrer juridisk kompetanse/ juridiske vurderinger ved klagesaker i kommunen. 10

11 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/61 Dokumentnr.: 48 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde /27 Informasjonssak angående juridisk kompetanse i kommunen Sekretariatets innstilling 1. Saken legges frem uten innstilling fra sekretariatet. Fredrikstad, Vedlegg Ingen. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Kontrollutvalgssak 18/24, den 17. september Saksopplysninger I kontrollutvalgssak 18/24, den 17. september 2018 ønsket kontrollutvalget en informasjon på generelt grunnlag fra rådmann i sitt neste møte. Rådmann skal gi en informasjon om hvordan kommunen sikrer juridisk kompetanse/ juridiske vurderinger ved klagesaker i kommunen. Rådmann er derfor invitert og stiller i møtet for å gi informasjon. Vurdering Sekretariatet vurderer at kontrollutvalget kan ta informasjonen til orientering, men legger imidlertid frem saken uten innstilling. 11

12 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/62 Dokumentnr.: 31 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde /28 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling 1. Saken legges frem uten innstilling fra sekretariatet. Fredrikstad, Vedlegg E-post fra Thor Kr. Adolfsen sendt til kontrollutvalget den 12. november Vedlegg til e-post, avisartikkel i fagtidsskriftet Brann og sikkerhet. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen. Saksopplysninger Kontrollutvalget har mottatt en henvendelse fra Thor Kr. Adolfsen KOMBRA AS. De er engasjert av fagtidsskriftet Brann og Sikkerhet. Journalisten stiller følgende tre spørsmål til kontrollutvalget: 1. Politikerne i Råde kommune inklusive kontrollutvalget har visst om de branntekniske forholdene for utsatte grupper i Øvre Langbråten en årrekke. Se faksimiler fra Moss Avis fra Hvordan kan disse forholdene vedvare når det er kontrollutvalgets oppgave å påse at kommunen driver lovlig? Både proposisjonen og loven som er nevnt over gir klare retningslinjer og krav. 2. Hvordan har kontrollutvalget i Råde kommune utøvd sitt ansvar generelt når det gjelder brannvern i Råde kommune og spesielt når det gjelder brannutsatte grupper? 3. Hva vil kontrollutvalget gjøre med de forholdene som er beskrevet i artikkelen? Vurdering I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4 Tilsyn og kontroll fremgår kontrollutvalgets ansvar og oppgaver. I departementets merknader til 4 går det frem følgende: Kontrollutvalget har ikke plikt til å behandle andre enn de saker som det får seg 12

13 forelagt fra kommunestyret, eller der det framgår av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner». Kontrollutvalget må derfor selv avgjøre hvorvidt de ønsker å svare på spørsmålene. Kontrollutvalget må også avgjøre hvorvidt de ønsker å gå videre med saken eller ikke. Sekretariatet legger frem saken uten innstilling. 13

14 14

15 15

16 16

17 17

18 18

19 19

20 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/62 Dokumentnr.: 26 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde /29 Møteplan for 1. halvår 2019 Sekretariatets innstilling 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for din virksomhet i 1. halvår 2019: 11. februar 29. april (regnskapsmøte) 3. juni Møtestart er kl Fredrikstad, Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Kontrollutvalgets budsjett for 2019 Saksopplysninger Kontrollutvalget fastsetter en møteplan for ett halvt år av gangen. I kontrollutvalgets budsjett for 2019 er det innarbeidet en møtefrekvens på fem møter. I løpet av første halvår 2019 planlegges det med å avholde tre møter, henholdsvis i februar, april og juni. Vedrørende forslag til møtedato for behandling av årsregnskapet (29. april) kan formannskapets behandling av årsregnskapet være avgjørende om kontrollutvalget må eventuelt endre sin foreslåtte dato. Vurdering Det foreslås mandag som fast møtedag, med møtestart kl I budsjettet for kontrollutvalget 2019 er det innarbeidet en møtefrekvens på 5 møter. I første halvår foreslås 20

21 det tre møtedatoer. Med forbehold om endringer, foreslår sekretariatet at kontrollutvalget fastsetter følgende møtedager for sin virksomhet for 1. halvår 2019: 11. februar 29. april (regnskapsmøte) 3. juni 21

22 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/61 Dokumentnr.: 47 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde /30 Referater og meldinger Sekretariatets innstilling 1. Referater og meldinger kan tas til orientering Fredrikstad, 31. november 2018 Vedlegg NKRF Kontrollutvalgsskonferanse januar 2019 (Gardermoen) FKT Kontrollutvalgsskonferanse 4 5. juni 2018 (Kristiansand) Resultat av NKRFs kvalitetskontroll av ØKR. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen. Saksopplysninger Vedrørende kursmidler til deltagelse på overnevnte konferanser, er det i budsjettforslaget 2019 avsatt kr Det betyr at en person fra kontrollutvalget kan delta på en av konferansene. Vurdering Referater og meldinger kan tas til orientering. 22

23 23

24 24

25 25

26 26

27 Kvalitetskontrollkomiteen 1807 Til Østfold kommunerevisjon IKS Kopi: FORBUNDSBASERT KVALITETSKONTROLL UTFØRT 2018 Kvalitetskontrollkomiteen har i møte den behandlet kontrollrapporten på oppfølgingskontroll regnskapsrevisjon iht. reglementet for kvalitetskontroll 5-1. Med bakgrunn i rapportene har komiteen fattet følgende vedtak: Regnskapsrevisjon: godkjent. Oslo, Kvalitetskontrollkomiteen, NKRF Cicel T. Aarrestad Leder 1 27