Møteprotokoll Kontrollutvalget Moss

Transkript

1 Møteprotokoll Kontrollutvalget Moss Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 16:00 til kl. 18:00 Møtested: Alby gård, Bjørn Bjørnstadvei 1, 1519 Jeløy, møterom Punkt Ø- Galleri F15 Fra til saksnr.: 15/27-15/32 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Kirsten Aasen, leder x Georg Brynildsen x Henry Pongo Forfall Johnny Ramsvik Ole Podhorny x Dag Robertsen x Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5 Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: seksjonsleder Laila Nagelhus, Lena Longva-Stavem, Anders Svarholt og Constance Hauser Møtende fra administrasjonen: Ingen Punkt Ø/Galleri F15: Dag Aak Sveinar Merknader Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt alle saker skulle behandles for åpne dører... Kirsten Aasen Johnny Ramsvik Dag Robertsen

2 Kontrollutvalget Moss møte Sakliste PS 15/27 PS 15/28 PS 15/29 PS 15/30 PS 15/31 PS 15/32 Besøk til Punkt Ø/Alby Valg av to til å undertegne protokoll Forvaltningsrevisjonsrapport: Budsjett- og økonomistyring i helse og omsorg Innhentede dokumenter Sjøbadet Park Referater og meldinger Eventuelt PS 15/27 Besøk til Punkt Ø/Alby 1. Informasjon om Punkt Ø / Alby tas til orientering Vedtak ble som innstilling 1. Informasjon om Punkt Ø / Alby tas til orientering PS 15/28 Valg av to til å undertegne protokoll 1. Til å undertegne og godkjenne protokollen sammen med utvalgets leder, velges.. og Leder foreslo dag Robertsen og Johnny Ramsvik 1. Til å undertegne og godkjenne protokollen sammen med utvalgets leder, velges Johnny Ramsvik og dag Robertsen

3 PS 15/29 Forvaltningsrevisjonsrapport: Budsjett- og økonomistyring i helse og omsorg 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Budsjett- og økonomistyring i helse og Kontrollutvalget finner det positivt at det ikke foreligger vesentlige forskjeller knyttet til utgifter i helse- og omsorgssektoren, mellom Moss og sammenlignbare kommuner, og at økonomistyringen i sektoren er under betryggende kontroll. Kontrollutvalget merker seg videre at andre funn i rapporten kan tyde på at kommunen har et forbedringspotensial på enkelte områder. Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at kommunen bør Oppdatere egne rutiner knyttet til arbeid med handlingsplan og budsjett slik at disse Gjennomføre kartlegging av ordningen for fritt brukervalg slik vedtatt. Vurdere å i større grad involvere virksomhetslederne, og gjennom dette oppnå Vurdere å skaffe fullstendig oversikt over utgifter knyttet til sykefravær. Vurdere å tydeliggjøre retningslinjer knyttet til innleie av vikar. Vurdere å avklare i hvilken grad virksomhetene bør følges opp når det gjelder Vurdere å operasjonalisere og utarbeide innsparingstiltak i samarbeid med 2. Kontrollutvalget foreslår for bystyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging til Helse- og sosialutvalget. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp i henhold til sitt ansvar for å påse at bystyret vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Kontrollutvalget kan selv rapportere til bystyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Budsjett- og økonomistyring i helse og Bystyret finner det positivt at det ikke foreligger vesentlige forskjeller knyttet til utgifter i helse- og omsorgssektoren, mellom Moss og sammenlignbare kommuner, og at økonomistyringen i sektoren er under betryggende kontroll. Bystyret merker seg videre at andre funn i rapporten kan tyde på at kommunen har et forbedringspotensial på enkelte områder. Bystyret ber derfor rådmannen om at hun Oppdaterer egne rutiner knyttet til arbeid med handlingsplan og budsjett slik at disse Gjennomfører kartlegging av ordningen for fritt brukervalg slik vedtatt. Vurderer å i større grad involvere virksomhetslederne, og gjennom dette oppnå Vurderer å skaffe fullstendig oversikt over utgifter knyttet til sykefravær.

4 Vurderer å tydeliggjøre retningslinjer knyttet til innleie av vikar. Vurderer å avklare i hvilken grad virksomhetene bør følges opp når det gjelder Vurderer å operasjonalisere og utarbeide innsparingstiltak i samarbeid med 2. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Helse- og sosialutvalget. innen <her setter bystyret selv inn en dato>. 3. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp Forvaltningsrevisorene Lena Longva-Stavem og Constance Hauser gjennomgikk rapportens funn og konklusjoner. I debatten som fulgte ble det trukket fram at rapporten har lite fokus på kvalitetsaspektet utover å konstatere at det gjennomføres risikovurderinger ved minimumsbemanning. Kontrollutvalget presiserte at dette var i henhold kontrollutvalgets bestilling i november 2014, men at utvalget i neste periode bør vurdere et forvaltningsrevisjonsprosjekt som har kvalitet i pleie- og omsorg som hovedproblemstilling. Vedtaket ble ellers som innstilling 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Budsjett- og økonomistyring i helse og Kontrollutvalget finner det positivt at det ikke foreligger vesentlige forskjeller knyttet til utgifter i helse- og omsorgssektoren, mellom Moss og sammenlignbare kommuner, og at økonomistyringen i sektoren er under betryggende kontroll. Kontrollutvalget merker seg videre at andre funn i rapporten kan tyde på at kommunen har et forbedringspotensial på enkelte områder. Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at kommunen bør Oppdatere egne rutiner knyttet til arbeid med handlingsplan og budsjett slik at disse Gjennomføre kartlegging av ordningen for fritt brukervalg slik vedtatt. Vurdere å i større grad involvere virksomhetslederne, og gjennom dette oppnå Vurdere å skaffe fullstendig oversikt over utgifter knyttet til sykefravær. Vurdere å tydeliggjøre retningslinjer knyttet til innleie av vikar. Vurdere å avklare i hvilken grad virksomhetene bør følges opp når det gjelder Vurdere å operasjonalisere og utarbeide innsparingstiltak i samarbeid med 2. Kontrollutvalget foreslår for bystyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging til Helse- og sosialutvalget. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp i henhold til sitt ansvar for å påse at bystyret vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Kontrollutvalget kan selv rapportere til bystyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for 2015.

5 3. Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Budsjett- og økonomistyring i helse og Bystyret finner det positivt at det ikke foreligger vesentlige forskjeller knyttet til utgifter i helse- og omsorgssektoren, mellom Moss og sammenlignbare kommuner, og at økonomistyringen i sektoren er under betryggende kontroll. Bystyret merker seg videre at andre funn i rapporten kan tyde på at kommunen har et forbedringspotensial på enkelte områder. Bystyret ber derfor rådmannen om at hun Oppdaterer egne rutiner knyttet til arbeid med handlingsplan og budsjett slik at disse Gjennomfører kartlegging av ordningen for fritt brukervalg slik vedtatt. Vurderer å i større grad involvere virksomhetslederne, og gjennom dette oppnå Vurderer å skaffe fullstendig oversikt over utgifter knyttet til sykefravær. Vurderer å tydeliggjøre retningslinjer knyttet til innleie av vikar. Vurderer å avklare i hvilken grad virksomhetene bør følges opp når det gjelder Vurderer å operasjonalisere og utarbeide innsparingstiltak i samarbeid med 2. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Helse- og sosialutvalget. innen <her setter bystyret selv inn en dato>. 3. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp PS 15/30 Innhentede dokumenter Sjøbadet Park 1. Saken legges fram uten forslag til vedtak Kontrollutvalget diskuterte kommunens svar av til kontrollutvalget som var vedlagt saken og sekretariatets notat/kommentarer (datert ) til svaret. Notatet var sendt til kontrollutvalgets medlemmer før møtet. Kontrollutvalget var enige om å be rådmannen om ytterligere dokumentasjon knyttet til tegninger «som bygd» og Rutinebeskrivelse for saksbehandling og myndighetsutøvelse. 1. Det framgår av kommunens brev av til sekretariatet at kommunen ikke har mottatt tegninger av Sjøbadet Park «som-bygd». Kontrollutvalget ber rådmannen om svar på om det skyldes at det ikke foreligger ferdigattest fordi kravene i utbyggingsavtalen ikke er ferdigstilt, eventuelt om det er utstedt ferdigattest uten at det er sjekket om nødvendig dokumentasjon foreligger. Hvis anleggene er ferdige, ber utvalget om at dokumentasjonen «som bygd» innhentes, og sendes til kontrollutvalget ved sekretariatet.

6 2. Samtidig ber utvalget rådmannen om å sende Rutinebeskrivelse for saksbehandling og myndighetsutøvelse, til sekretariatet. Disse ble utarbeidet etter forvaltningsrevisjon om likebehandling i Rutinene ble lagt frem til orientering for teknisk utvalg i eget møte Det presiseres at det er rutinene som viser saksbehandlingen for byggesak som utvalget ønsker tilsendt, med tilhørende sjekkliste for ulike forhold ved saksbehandlingen som skal kvitteres ut av saksbehandler(ne). 3. Kontrollutvalget ber om å få nevnte dokumentasjon innen 3. juni. PS 15/31 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Vedtak ble som innstilling 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 15/32 Eventuelt Deltakelse på kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 3-4 juni: Det var enighet om at Dag Robertsen drar.