Møteinnkalling Kontrollutvalget Halden

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Halden Møtested: Rådhuset - inngang fra Tordenskioldsgate, møterom 3 i 2. etasje. (opp trappen og til høyre) Tidspunkt: kl. 17:00 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin F Pettersen på telefon eller på e-post: akfp@fredrikstad.kommune.no Varamedlemmer kalles inn etter nærmere avtale Ulf Lettenstrøm (s) -1-

2 Kontrollutvalget Haldens møte Sakliste PS 15/21 Godkjenning av innkalling og saksliste 3 PS 15/22 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 15/23 Informasjon fra rådmannen om kommunens økonomiske situasjon og administrasjonen vurdering av denne 9 PS 15/24 Prosjektplan - Utskrivningsklare pasienter 26 PS 15/25 Justering av møteplan for høsten PS 15/26 Referater og meldinger 34 PS 15/27 Eventuelt 36-2-

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/220 Dokumentnr.: 14 Løpenr.: /2015 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden /21 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (Saken legges fra uten forslag til vedtak) Fredrikstad,

4 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/219 Dokumentnr.: 15 Løpenr.: /2015 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden /22 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet , godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra møtet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen I møtet vedtok kontrollutvalget retningslinjer for godkjenning av protokoller: 1. Kontrollutvalget forhåndsgodkjenner protokollen på e-post 2. Protokollen sendes ut og publiseres på hjemmesiden 3. Protokollen godkjennes formelt i neste møte 4. Protokollen undertegnes da av leder og nestleder, ved fravær undertegnes protokollen av en/to tilstedeværende medlemmer i det aktuelle møtet. Kontrollutvalget velger da hvem dette skal være. Vurdering Protokoll fra møtet godkjennes -4-

5 Møteprotokoll Kontrollutvalget Halden Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 17:00 til kl. 18:20 Møtested: Rådhuset, Møterom 3, 2.etg, inngang Tordenskioldsgate Fra til saksnr.: 15/14-15/20 Frammøte: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Ulf Lettenstrøm (Ap), leder x Jan Moen (H), nestleder x Inger Haugene (Sp) x Odd Riise (Ap) x Turid Eriksen (Ap) x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra Østfold kontrollutvalgssekretariat: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjon: Kjartan Kvamme fra Deloitte Møtende fra administrasjonen: Rådmann Gudrun Haabeth Grindaker, økonomisjef Roar Vevelstad, regnskapssjef Lars Vidar Hennum Hansen Ordfører Thor Edquist Til dagsorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Gjennomgang av saksliste og debatt om lukking: se protokoll sak 14/14.. Ulf Lettenstrøm, leder. Jan Moen, nestleder -5-

6 Kontrollutvalget Haldens møte Sakliste PS 15/14 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 15/15 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 15/16 PS 15/17 Uttalelse til årsregnskapet 2014 for Halden kommune Revisjonsrapport nr. 9 angående Halden kommune PS 15/18 Møteplan 2. halvår 2015 PS 15/19 PS 15/20 Referater og meldinger Eventuelt PS 15/14 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges fram uten forslag til vedtak Kontrollutvalget Haldens behandling : Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte, holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden, ingen debatt om lukking. Dørene var åpne under hele møtet. Det ble bestemt at sak 15/17 skulle behandles før sak 15/16. Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : Innkalling og saksliste godkjennes PS 15/15 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet , godkjennes Kontrollutvalget Haldens behandling : Vedtaket ble som innstillingen -6-

7 Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : 1. Protokoll fra møtet , godkjennes PS 15/16 Uttalelse til årsregnskapet 2014 for Halden kommune Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2014 for Halden kommune som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Kontrollutvalget Haldens behandling : Det ble opplyst om en feil i uttalelsen. Setningen: «Kommunens netto negative driftsresultat utgjør -1,5 % av driftsinntekter.», ble rettet til: «Kommunens netto positive driftsresultat utgjør + 1,5 % av driftsinntekter.» Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2014 for Halden kommune som vist i vedlegg 1 til saken, med rettingen som ble gjort i møtet. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. PS 15/17 Revisjonsrapport nr. 9 angående Halden kommune Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport 2014 Halden kommune (rapport nr. 9), til etterretning. 2. I henhold til 8 i forskrift om kontrollutvalg, oversendes rapporten til kommunestyret for videre oppfølging med følgende forslag til vedtak. 1. Kommunestyret tar revisjonsrapport 2014 Halden kommune (rapport nr. 9), til etterretning Kontrollutvalget Haldens behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport 2014 Halden kommune (rapport nr. 9), til etterretning. 2. I henhold til 8 i forskrift om kontrollutvalg, oversendes rapporten til kommunestyret for videre oppfølging med følgende forslag til vedtak. Kommunestyret tar revisjonsrapport 2014 Halden kommune (rapport nr. 9), til etterretning -7-

8 PS 15/18 Møteplan 2. halvår 2015 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 2. halvår 2015: 3. september 29. oktober 16. desember Møtene starter kl Kontrollutvalget Haldens behandling : Kontrollutvalget endrer ukedag for møtene til tirsdag for å unngå møtekollisjon med andre utvalg, formannskapet og kommestyrets møter onsdager og torsdager. Dato 3. september ble rettet til 1. september Dato 29. oktober, endres til 27. oktober Dato 16. desember endres til 15. desember Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 2. halvår 2015: 1. september 27. oktober 15. desember Møtene starter kl PS 15/19 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Haldens behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 15/20 Eventuelt Kontrollutvalget Haldens behandling : Ingen saker -8-

9 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/220 Dokumentnr.: 16 Løpenr.: /2015 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden /23 Informasjon fra rådmannen om kommunens økonomiske situasjon og administrasjonen vurdering av denne Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges fram uten forlag til vedtak Fredrikstad, Vedlegg Økonomirapport per mai m/tiltak og kommunestyrets vedtak 25.6 (eventuelle nye rapporter til formannskapets møte 20.8, ettersendes til kontrollutvalget) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Rådmannen har bedt om et møte med kontrollutvalget i august for å redegjøre for den økonomiske situasjonen i kommunen og de vurderinger administrasjonen gjør. Vurdering Saken legges fram uten vurdering og forslag til vedtak fra sekretariatet. -9-

10 -10-

11 -11-

12 -12-

13 -13-

14 -14-

15 -15-

16 -16-

17 -17-

18 -18-

19 -19-

20 -20-

21 -21-

22 -22-

23 -23-

24 -24-

25 -25-

26 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/212 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: /2015 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden /24 Prosjektplan - Utskrivningsklare pasienter Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan, Utskrivningsklare pasienter, vedtas. Fredrikstad, Vedlegg Prosjektplan: Utskrivningsklare pasienter, datert (mottatt ) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 15/11, : Utsatt oppstart av FR-prosjekt utskrivningsklare pasienter KU-sak 14/38, : Rullering av FR-plan KU-sak 13/42, : Avklaring av videre iverksetting av gjeldende FR-plan ( ) KU-sak 12/50, : Forvaltningsrevisjonsplan Saksopplysninger Det framgår av forvaltningsrevisjonsplanen hva som er bakgrunnen for dette prosjektet og hvilket fokus undersøkelsen skal ha. Revisjonen har gjengitt de viktigste poengene i sin prosjektplan (jf. pkt. 1«Bakgrunnen for prosjektet»). På grunnlag av dette, foreslår revisjonen fem spesifikke problemstillinger: Har Halden kommune etablert nødvendige avtaler for å kunne ivareta samhandlingsreformen og er denne tilpasset kommunen? Fungerer varslingsrutinene vedrørende utskrivningsklare pasienter? Har Halden kommune et apparat og nødvendig kapasitet til å ta imot utskrivningsklare pasienter? Har Halden kommune tilstrekkelig kontroll med utbetalinger knyttet til utskrivningsklare pasienter? -26-

27 I hvilket omfang reinnlegges pasienter i Halden kommune sammenlignet med andre kommuner? Revisjonen antar at det vil gå med 260 timer +/- 10 % til dette prosjektet. Rapporten kan være klar til behandling i desembermøtet. Vurdering Sekretariatet finner problemstillingene relevante i forhold til omtalen i forvaltningsrevisjonsplanen. Planlagt ressursbruk er tilsvarende et gjennomsnittlig forvaltningsrevisjonsprosjekt. Samlet sett anser vi at metodevalget vil gi en tilfredsstillende pålitelighet (nøyaktighet) og gyldighet 1 til å trekke konklusjoner om temaet. Ellers har vi ingen kommentarer til metode og gjennomføring. Vi anbefaler at prosjektplanen vedtas. 1 metodene måler hva de er tiltenkt å måle -27-

28 Utskrivningsklare pasienter Halden kommune Prosjektplan Rolvsøy 18. august

29 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET I henhold til kommuneloven 78 nr. 2 og forskrift om revisjon kapittel 3, skal det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Det vises til vedtak i kontrollutvalget den 31. oktober 2012, sak 12/50 hvor forvaltningsrevisjonsplan ble fastsatt. I vedtatt plan fremkommer det at «Utskrivningsklare pasienter forholdet mellom kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten» er neste prosjekt. Her fremgår følgende: «Som en følge av Samhandlingsreformen vil kommunen i stadig større grad måtte ta i mot utskrivningsklare pasienter fra spesialhelsetjenesten. Dette skaper press på kommunens kapasitet og kompetanse, og kan skape risiko for at individuelle rettigheter/ verdighetsgarantien ikke ivaretas i tilstrekkelig grad. Merbelastningen kan videre føre til økt sykefravær, noe som vil kunne påvirke effektiviteten negativt. Halden kommune har i årsmeldingen for 2011 pekt på generelle innsparinger innenfor hele organisasjonen noe som etter revisjonens vurderinger forsterker den beskrevne risikoen. Situasjonen vil være vesentlig for brukerne, medarbeiderne og kommunens samlede økonomi.» 2. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Kontrollutvalgets vedtak legges til grunn for revisjonens videre arbeide med prosjektet. Det gis mulighet til å endre problemstillinger og avgrensninger hvis det oppstår uforutsette forhold som har betydning for prosjektet. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. 3. PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER Har Halden kommune etablert nødvendige avtaler for å kunne ivareta samhandlingsreformen og er denne tilpasset kommunen? Fungerer varslingsrutinene vedrørende utskrivningsklare pasienter? Har Halden kommune et apparat og nødvendig kapasitet til å ta imot utskrivningsklare pasienter? Har Halden kommune tilstrekkelig kontroll med utbetalinger knyttet til utskrivningsklare pasienter? I hvilket omfang reinnlegges pasienter i Halden kommune sammenlignet med andre kommuner? 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier, også kalt "foretrukket praksis", er en samlebetegnelse for de krav eller forventninger som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet. Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Også kommunens egne retningslinjer kan utgjøre revisjonskriterier. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriterier: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. av 24. juni 2011 nr. 30. Forskrift om kommunal medfinansiering av spesialisthelsetjenesten og kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter av 18. november 2011 nr Eventuell samarbeidsavtale mellom Moss kommune og regionalt helseforetak. 5. METODISK TILNÆRMING OG GJENNOMFØRING Databehov og hvordan forvaltningsrevisjonen tenkes gjennomført (metode), fremgår av analyseskjemaet nedenfor: østfold kommunerevisjon iks 2-29-

30 Problemstillinger Revisjonskriterier Databehov Innhentings-/analyse metode Problemstilling 1 Nødvendige avtaler Problemstilling 2 Varslingsrutiner Problemstilling 3 Kapasitet Problemstilling 4 Økonomi Problemstilling 5 Helse- og omsorgstjenesteloven stiller krav om at kommunen skal inngå samarbeidsavtale med det regionale helseforetaket. Forskrift til helse- og omsorgstjenesteloven oppstiller plikt for sykehuset å varsle kommunen dersom sykehusets vurdering av pasient viser at vedkommende kan ha behov for hjelp etter utskrivning fra sykehus. Kommunens ansvar for utskrivningsklare pasienter som blir liggende på sykehus fremgår av forskrift til helse- og omsorgstjenestelove, samt samarbeidsavtalen som kommunen har plikt til å etablere. Forskrift og samarbeidsavtale oppstiller en plikt for kommunen til å dekke kostnader som påløper når pasienter blir liggende på sykehus etter at de er utskrivningsklare. Kommunen bør ha etablert god internkontroll knyttet til fakturahåndtering. Politiske vedtak vedrørende avtaleinngåelse i Moss kommune. Samarbeidsavtale mellom Halden og regionalt helseforetak. Informasjon om sykehusets praksis. Statistikk som viser antall pasienter som kommunen har mottatt når de er utskrivningsklare. Informasjon som belyser tallene. Regnskapstall som viser utbetalinger for liggedøgn. Statistikk fra kommunen. Informasjon om praksis knyttet til fakturakontroll. Dokumentanalyse og intervju. Statistikk-, dokumentanalyse og intervju. Statistikk, dokumentanalyse og intervju. Dokumentanalyse og intervju. østfold kommunerevisjon iks 3-30-

31 Reinnleggelser Problemstillingen besvares uten revisjonskriterier. Sykehusets og kommunens tall/statistikk på reinnleggelser. Dokumentanalyse og intervju. 6. PROSJEKTORGANISERING, RESSURSBEHOV OG FREMDRIFTSPLAN Prosjektdeltakere Bjørnar B. Eriksen - forvaltningsrevisor Anders Svarholt - oppdragsansvarlig revisor Prosjektperiode September 2015 desember 2015 Antall timer 260 timer +/- 10 % Vedtaksorgan: Kontrollutvalget i Halden kommune Fremdrift Ferdig Når prosjektplan er godkjent i KU Når rapport er sendt til rådmannen Høsten 2015 Når rapport er sendt til ØKUS Høsten 2015 østfold kommunerevisjon iks 4-31-

32 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/220 Dokumentnr.: 15 Løpenr.: /2015 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden /25 Justering av møteplan for høsten 2015 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Planlagt møte 1. september avlyses pga. ekstramøtet 18. august Fredrikstad, Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 15/18, Saksopplysninger Kontrollutvalget vedtok møteplan for høsten i møtet : 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 2. halvår 2015: 1. september 27. oktober 15. desember Møtene starter kl Vurdering Etter initiativ fra rådmannen er det innkalt til ekstramøte 18. august. I dette møte vil kontrollutvalget også behandle en prosjektplan fra revisjonen. Det betyr at møtet 1. september ikke er lenger er nødvendig for progresjonen i revisjonens arbeid. Eventuelt å ha møte mellom 18. august og frem til nytt utvalg er valgt 15. oktober, kan vurderes ved behov. -32-

33 Oversikt over møter og saker: 18. august kl. 17: oktober 15. desember Godkjenning av innkalling og Valg av to til å undertegne Godkjenning av innkalling og saksliste saksliste protokoll Godkjenning av protokoll Kommunens økonomiske situasjon, rådmannen orienterer Prosjektplan utskrivningsklare pasienter Justering av møteplan for høsten 2015 Refsaker: Saker fra KU i kommunestyret: revisjonsrapport nr. 9 Godkjenning av innkalling og saksliste Overordnet revisjonsstrategi Budsjett 2015 Refsaker Protokoll fra forrige møte Saker fra KU i kommunestyret: Tilsynsrapport? Godkjenning av protokoll fra forrige møte Overordnet analyse og FR-plan Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlig revisor Møteplan 1. halvår 2016 Refsaker: Saker fra KU i kommunestyret: Tilsynsrapport? -33-

34 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/219 Dokumentnr.: 16 Løpenr.: /2015 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden /26 Referater og meldinger Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Saker fra kontrollutvalget i kommunestyret: - Referatsaker: KUs protokoll fra , KUs uttalelse til årsregnskapet - Revisjonsrapport nr. 9 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Referater og meldinger tas til orientering -34-

35 PS 2015/49 Referatsaker Saksprotokoll i Kommunestyret Behandling: 48 representanter til stede under behandling av saken. Referatsakene ble enstemmig tatt til orientering. Vedtak: Referatsakene tatt til orientering. RS 2015/10 Kontrollutvalget - protokoll fra møte RS 2015/11 Kontrollutvalget - uttalelse til Halden kommunes årsregnskap for 2014 PS 2015/50 Revisjonsrapport nr. 9 Saksprotokoll i Kommunestyret Behandling: 48 representanter til stede ved behandling av saken. Morten Christoffersen (KrF) fremmet innstillingen fra Kontrollutvalget. Forslaget fra Christoffersen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapport 2015 Halden kommune (rapport nr. 9), til etterretning -35-

36 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/220 Dokumentnr.: 13 Løpenr.: /2015 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden /27 Eventuelt Fredrikstad,