Møteinnkalling Kontrollutvalget Eidsberg

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Eidsberg Møtested: Eidsberg kommune, møterom Åsgaard 1 Tidspunkt: kl. 09:00 Eventuelle forfall meldes til, telefon / , e-post anita.rovedal@iokus.no Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. Mysen, Jostein Flåøien Leder (sign.) Side1

2 Kontrollutvalget Eidsbergs møte Sakliste U.off. PS 13/17 Protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 13/18 PS 13/19 PS 13/20 Informasjon fra revisjonen Referater Eventuelt Side2

3 Saksnr.: 2013/18048 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: /2013 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg /17 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Rakkestad, Vedlegg Protokoll fra kontrollutvalgets møte Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Den vedlagte protokoll fra kontrollutvalgets møte legges frem for godkjenning Side3

4 Møteprotokoll Kontrollutvalget Eidsberg Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 09:00 til kl. 10:00 Møtested: Eidsberg kommune, møterom Åsgaard 3 Fra til saksnr.: 13/10 13/16 MEDLEMMER MØTT VARAMEDLEMMER Jostein Flåøien, Leder X Svein Østevik X Jan Eivind Trømborg X Kari Mette Fjell, meldt forfall X Harald Berg innkalt, meldt forfall. Jens Ø. Homstvedt innkalt og møtt Anne Koht-Norbye X Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra revisjonen: Svend Harald Klavestad og Anita Rønningen... Jostein Flåøien, Leder Svein Østevik Jan Eivind Trømborg. Kari Mette Fjell. Anne Koht-Nordby Merknader Kontrollutvalget Eidsbergs møte Sakliste U.off. PS 13/10 Protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 13/11 PS 13/12 PS 13/13 Oppfølging av rapport om "Tildeling av barneverntjenester", Eidsberg kommune Oppdragsvurdering og vurdering av revisors uavhengighet Indre Østfold Kommunerevisjon IKS -Ressurser, oppgaver og planlagt tidsforbruk 2013 i Eidsberg kommune PS 13/14 Overordnet revisjonsstrategi Eidsberg kommune X Side4

5 PS 13/15 Møteplan for 2. halvår 2013 PS 13/16 Eventuelt PS 13/10 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Rakkestad, Kontrollutvalget Eidsbergs behandling : Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak/innstilling : Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes med merknad om at det mangler etternavn på Økonomisjefen i sak 13/7, og at utvalget ønsker at det skal legges til at Tone Reimes orientering om møtegodtgjørelse tas til orientering. PS 13/11 Oppfølging av rapport om "Tildeling av barneverntjenester", Eidsberg kommune Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som fremlegges til behandling for kommunestyret: Vedlagte rapport om oppfølging av rapport om "Tildeling av barneverntjenester", Eidsberg kommune, utarbeidet av Indre Østfold Kommunerevisjon IKS, tas til etterretning. Rakkestad, Kontrollutvalget Eidsbergs behandling : Anita Rønningen redegjorde for saken og svarte på spørsmål fra utvalget. Side5

6 Kontrollutvalget Eidsberg ser med stor bekymring på konklusjonen i rapporten og fremmer følgende enstemmige innstilling som fremlegges til behandling for kommunestyret: Vedlagte rapport om oppfølging av rapport om "Tildeling av barneverntjenester", Eidsberg kommune, utarbeidet av Indre Østfold Kommunerevisjon IKS, tas til etterretning. Det henstilles til at de anbefalingene som ikke er fulgt opp følges opp innen utgangen av året. PS 13/12 Oppdragsvurdering og vurdering av revisors uavhengighet Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Revisjonens oppdragsvurdering og notat om vurdering av revisors uavhengighet, tas til orientering Rakkestad, Kontrollutvalget Eidsbergs behandling : Svend Harald Klavestad redegjorde for saken. Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak : Revisjonens oppdragsvurdering og notat om vurdering av revisors uavhengighet, tas til orientering PS 13/13 Indre Østfold Kommunerevisjon IKS -Ressurser, oppgaver og planlagt tidsforbruk 2013 i Eidsberg kommune Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken tas til orientering Rakkestad, Kontrollutvalget Eidsbergs behandling : Side6

7 Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak/innstilling : Saken tas til orientering PS 13/14 Overordnet revisjonsstrategi Eidsberg kommune Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Utarbeidet overordnet revisjonsstrategi for Eidsberg kommune for året 2013 tas til orientering. Rakkestad, Kontrollutvalget Eidsbergs behandling : Svend Harald Klavestad redegjorde for saken. Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak : Utarbeidet overordnet revisjonsstrategi for Eidsberg kommune for året 2013 tas til orientering. PS 13/15 Møteplan for 2. halvår 2013 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet 2. halvår 2013: 1. møte: mandag kl. 09:00 2. møte: mandag kl. 09:00 Rakkestad, Kontrollutvalget Eidsbergs behandling : Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak/innstilling : Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet 2. halvår 2013: Side7

8 1. møte: mandag kl. 09:00 2. møte: mandag kl. 09:00 Utvalgets møter skal heretter annonseres på lik linje som andre utvalg i kommunen. PS 13/16 Eventuelt Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, Kontrollutvalget Eidsbergs behandling : 1. Kontrollutvalget og ipad 2. Reglement for politiske utvalg i Eidsberg kommune. 3. Beveretning på møtene. Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget ber om å få utdelt ipad slik at de har tilgang til alle nødvendige dokumenter for å kunne utføre kontrollutvalgets arbeide på en tilfredsstillende måte. Utvalget ber om å få nødvendig opplæring. 2. Utvalget ber om å få tilsendt reglement for politiske utvalg i Eidsberg når denne foreligger. 3. Det holder med kaffe på møtene fremover. Side8

9 Saksnr.: 2013/18048 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: /2013 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg /18 Informasjon fra revisjonen Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Informasjonen fra revisjonen,tas til orientering. Rakkestad, Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Punkter under denne saken er først og fremst muntlige orienteringssaker og sekretariatet tar utgangspunkt i det i sin saksbehandling Side9

10 Saksnr.: 2013/18048 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: /2013 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg /19 Referater Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: De vedlagte referater tas til orientering. Rakkestad, Vedlegg Kopi av brev til Eidsberg kommune v/ Næring- og Miljø, datert Særutskrift, sak 55/13 Skatteregnskap og skatteoppkrevers årsmelding for 2012 Særutskrift, sak 56/13 Årsmelding og årsregnskap 2012 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering De vedlagte referater tas til orientering. Side10

11 Side11

12 Side12

13 Side13

14 Side14

15 Side15

16 Side16

17 Side17

18 Side18

19 Side19

20 Saksnr.: 2013/18048 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: /2013 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg /20 Eventuelt Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, Side20