Møteinnkalling Kontrollutvalget Eidsberg

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Eidsberg Møtested: Eidsberg kommune, møterom Formannskapssalen Tidspunkt: kl. 09:00 Eventuelle forfall meldes til, telefon / , e-post Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. Eidsberg, Jostein Flåøien Leder (sign.) Side1

2 Kontrollutvalget Eidsbergs møte Sakliste U.off. PS 13/26 Protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 13/27 Informasjon fra revisjonen PS 13/28 Budsjett for kontroll og tilsyn 2014 PS 13/29 PS 13/30 PS 13/31 Møteplan for kontrollutvalget i Eidsberg kommune Referat Eventuelt Side2

3 Saksnr.: 2013/24857 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: /2013 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg /26 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Rakkestad, Vedlegg Protokoll fra kontrollutvalgets møte Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Den vedlagte protokoll fra kontrollutvalgets møte , legges frem for godkjenning Side3

4 Møteprotokoll Kontrollutvalget Eidsberg Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 09:00 til kl. Møtested: Eidsberg kommune, møterom Åsgaard 1 Fra til saksnr.: 13/21 13/25 MEDLEMMER MØTT VARAMEDLEMMER Jostein Flåøien, Leder X Svein Østevik X Jan Eivind Trømborg X Kari Mette Fjell, meldt forfall X Harald Berg innkalt og møtt Anne Koht-Norbye X Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra administrasjonen: Rådmann og Virksomhetsleder Næring og utvikling Knut Baastad under sak 13/22. Ordfører var til stede under sak 13/22. Møtende fra revisjonen: Svend Harald Klavestad og Anita Rønningen... Jostein Flåøien, Leder Svein Østevik Jan Eivind Trømborg. Kari Mette Fjell. Anne Koht-Norbye Merknader Kontrollutvalget Eidsbergs møte Sakliste U.off. PS 13/21 Protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 13/22 PS 13/23 PS 13/24 PS 13/25 Kommunedelplan Slitu - Momarken Eidsberg kommunes representasjon i de interkommunale selskapene Informasjon fra revisjonen Eventuelt Side4

5 PS 13/21 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Rakkestad, Kontrollutvalget Eidsbergs behandling : Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak/innstilling : Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes PS 13/22 Kommunedelplan Slitu - Momarken Informasjonen i saken tas til orientering Rakkestad, Kontrollutvalget Eidsbergs behandling : Jan Kirkeby fikk min for å legge frem oppsitternes side av saken, og svarte på spørsmål fra utvalget. Rådmann redegjorde for saken og svarte på spørsmål fra utvalget. Anne Koth-Norbye kom med følgende forslag til vedtak: «Kontrollutvalget ber administrasjonen i Eidsberg Kommune om å besvare spørsmål fra oppsitterne som vil bli berørt av forslaget til båndlegging i forslag til kommunedelplan Slitu Momarken, om grunnlaget for båndleggingen og hvilke konsekvenser dette har for de berørte grunneierne. Kontrollutvalget vil påpeke at alle henvendelser kommunen mottar har, etter forvaltningsloven 11 a, klare regler for tidsfrister, og disse må følges». Kontrollutvalget Eidsbergs enstemmige vedtak : Kontrollutvalget ber administrasjonen i Eidsberg Kommune om å besvare spørsmål fra oppsitterne som vil bli berørt av forslaget til båndlegging i forslag til kommunedelplan Slitu Momarken, om grunnlaget for båndleggingen og hvilke konsekvenser dette har for de berørte grunneierne. Side5

6 Kontrollutvalget vil påpeke at alle henvendelser kommunen mottar har, etter forvaltningsloven 11 a, klare regler for tidsfrister, og disse må følges. Kontrollutvalget ber om kopi av et eventuelt svar. PS 13/23 Eidsberg kommunes representasjon i de interkommunale selskapene Revisjonens kartlegging og redegjørelse i saken tas til orientering. Rakkestad, Kontrollutvalget Eidsbergs behandling : Revisjonen redegjorde for saken. Utvalget drøftet saken. Anne Koth-Norbye fremmet følgende forslag til vedtak: «Revisjonens kartlegging og redegjørelse i saken tas til orientering. Kontrollutvalget påpeker at når det meldes forfall fra valgt representant til representantskapsmøte i et IKS, skal valgte vararepresentant innkalles og ingen andre. De aktuelle IKS ene varsles om at Eidsberg kommune har møtt med feil representant. For framtida forutsettes det at IKS ene ved oppropene sjekker at de rette representantene er til stede i møtet.» Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak : Revisjonens kartlegging og redegjørelse i saken tas til orientering. Kontrollutvalget påpeker at når det meldes forfall fra valgt representant til representantskapsmøte i et IKS, skal valgt vararepresentant innkalles og ingen andre. De aktuelle IKS ene varsles om at Eidsberg kommune har møtt med feil representant, ved at kartleggingen blir sendt IKS ene. For framtida forutsettes det at IKS ene ved oppropene sjekker at de rette representantene er til stede i møtet. PS 13/24 Informasjon fra revisjonen Informasjonen fra revisjonen tas til orientering Rakkestad, Side6

7 Kontrollutvalget Eidsbergs behandling : Revisjonen ga informasjon om følgende: - Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt. - Oppfølgingsrevisjonsrapport på barnevern. - Regnskapsrevisjon. Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak/innstilling : Informasjonen fra revisjonen tas til orientering PS 13/25 Eventuelt Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, Kontrollutvalget Eidsbergs behandling : Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak : - Kontrollutvalgsleder sender et brev til ordfører og rådmann ang. ipad og møtereglement. Side7

8 Saksnr.: 2013/24857 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: /2013 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg /27 Informasjon fra revisjonen Informasjonen fra revisjonen tas til orientering. Rakkestad, Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Punkter under denne saken er først og fremst muntlige orienteringssaker, og sekretariatet tar utgangspunkt i det i sin saksbehandling. Side8

9 Saksnr.: 2013/24857 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: /2013 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg /28 Budsjett for kontroll og tilsyn 2014 Kontrollutvalget vedtar det vedlagte budsjettforslaget med forbehold om at utgifter til KLP, samt normal lønns- og prisvekst innarbeides, slik at aktivitetsnivået kan opprettholdes. Rakkestad, Vedlegg Forslag til budsjett for kontroll og tilsyn i Eidsberg kommune 2014 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I henhold til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, gjeldende fra , omhandler 18 budsjettbehandlingen. I nevnte paragraf sies det at kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Videre sies det at kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat tolker forskrift om kontrollutvalg slik at utgifter til kontrollutvalgets egen virksomhet og utgifter til kjøp av revisjons- og sekretærtjenester skal innarbeides i forslaget. Budsjettets enkelte elementer: Løpende utgifter til kontrollutvalgets ordinære drift. Disse tallene er innhentet fra kommunen og innarbeidet i forslaget. Utgifter til kjøp av revisjonstjenester. Utgifter til kjøp av sekretærtjenester. Side9

10 Ansvar Art/ Tekst budsjett 2013 funksjon Regnskap 2012 forslag til budsjett 2014 (6 møter) /110 Ledergodtgjørelse /110 Møtegodtgjørelse x/110 Tapt arbeidsfortjeneste /110 Arbeidsgiveravgift /110 Bevertning /110 Kurs /110 Skyss og kjøregodtgj /110 Kjøp av sekretariatstj. fra IØKUS /110 Kjøp av revisjonstj. fra IØKR , SUM , Side10

11 Saksnr.: 2013/24857 Dokumentnr.: 5 Løpenr.: /2013 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg /29 Møteplan for kontrollutvalget i Eidsberg kommune Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet 1. halvår 2014: Mandag 3. februar 2014 kl. 09:00 Mandag 5. mai 2014 kl. 09:00 Mandag 16. juni 2014 kl. 09:00 Rakkestad, Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I henhold til kommuneloven 32 er det utvalget selv, kommunestyret eller utvalgets leder som fastsetter når det skal avholdes utvalgsmøter. Av praktiske grunner er det formålstjenlig at utvalget fastsetter møteplan for hvert halvår Vurdering Det er i innstillingen antydet 3 møter for kontrollutvalget i Eidsberg for 1. halvår Når det er foreslått konkrete dager så har dette sammenheng med sekretariatets praktiske muligheter til saksbehandling osv., samt forholdet til frister, ferieavvikling m.m. Utover de foreslåtte møtene, er det opp til utvalget å endre tidspunkter, bestemme andre møter, eller å avlyse allerede berammede møter. Side11

12 Saksnr.: 2013/24857 Dokumentnr.: 6 Løpenr.: /2013 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg /30 Referat Det vedlagte referatet tas til orientering Rakkestad, Vedlegg Kopi av brev til grunneiere. Kommunedelplan Slitu Momarken vedr. vedtak i kontrollutvalget i Eidsberg, sak 13/22. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Det vedlagte referatet tas til orientering. Side12

13 Side13

14 Side14

15 Saksnr.: 2013/24857 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: /2013 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg /31 Eventuelt Saken legges frem uten innstilling. Rakkestad, Side15