Møteprotokoll Kontrollutvalget Eidsberg

Transkript

1 Møteprotokoll Kontrollutvalget Eidsberg Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 09:00 til kl. Møtested: Eidsberg kommune, møterom Åsgaard 1 Fra til saksnr.: 15/13-15/20 MEDLEMMER MØTT VARAMEDLEMMER Jostein Flåøien, Leder Svein Østevik Jan Eivind Trømborg Kari Mette Fjell, meldt forfall Harald Berg, innkalt og møtt Anne Koht-Norbye Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra revisjonen: Rita Elnes og Anita Rønningen Møtende fra KU-sekretariatet: og Casper Støten... Jostein Flåøien, Leder Svein Østevik Jan Eivind Trømborg. Kari Mette Fjell. Anne Koht-Norbye Merknader Sekretariatet hadde fått informasjon om en mulig uregelmessig behandling av forvaltningsrevisjonsrapporten «Etiske retningslinjer og varslingsrutiner» i kommunestyremøte , det ble enstemmig vedtatt å sette opp saken som en tilleggssak på dagens møte. Kontrollutvalget Eidsbergs møte Sakliste U.off. PS 15/13 Protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 15/14 PS 15/15 PS 15/16 PS 15/17 Endring av prosjektbeskrivelse for forvaltningsrevisjonsprosjekt "Spesialundervisning" Oppdragsvurdering og vurdering av revisors uavhengighet Planlagte ressurser og tidsbruk 2015, Eidsberg kommune Overordnet revisjonsstrategi, Eidsberg kommune PS 15/18 Møteplan for kontrollutvalget i Eidsberg, andre halvår 2015 PS 15/19 PS 15/20 Eventuelt Forvaltningsrevisjonsrapport om Etiske retningslinjer og varslingsrutiner behandling i kommunestyret

2 PS 15/13 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Protokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Protokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. PS 15/14 Endring av prosjektbeskrivelse for forvaltningsrevisjonsprosjekt "Spesialundervisning" Prosjektbeskrivelsen til forvaltningsrevisjonsprosjekt «Spesialundervisning», med kontrollutvalgets tillegg i forhold til kostnader knyttet til å ha elever på Mortenstua skole kontra grunnskolen i Eidsberg, vedtas. Prosjektbeskrivelsen til forvaltningsrevisjonsprosjekt «Spesialundervisning», med kontrollutvalgets tillegg i forhold til kostnader knyttet til å ha elever på Mortenstua skole kontra grunnskolen i Eidsberg, vedtas. PS 15/15 Oppdragsvurdering og vurdering av revisors uavhengighet Revisjonens oppdragsvurdering og brev av om vurdering av

3 oppdragsansvarlig revisors uavhengighet, tas til orientering. Revisjonens oppdragsvurdering og brev av om vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet, tas til orientering. PS 15/16 Planlagte ressurser og tidsbruk 2015, Eidsberg kommune «Planlagte ressurser og tidsforbruk 2015», Eidsberg kommune tas til orientering «Planlagte ressurser og tidsforbruk 2015», Eidsberg kommune tas til orientering. PS 15/17 Overordnet revisjonsstrategi, Eidsberg kommune «Overordnet revisjonsstrategi 2015, Eidsberg kommune» tas til orientering.

4 «Overordnet revisjonsstrategi 2015, Eidsberg kommune» tas til orientering. PS 15/18 Møteplan for kontrollutvalget i Eidsberg, andre halvår 2015 Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet andre halvår 2015: Mandag kl. 09:00 Mandag kl. 09:00 Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet andre halvår 2015: Mandag kl. 09:00 Mandag kl. 09:00 PS 15/19 Eventuelt Saken legges frem uten innstilling.

5 Saken legges frem uten innstilling. PS 15/20 Forvaltningsrevisjonsrapport om Etiske retningslinjer og varslingsrutiner - behandling i kommunestyret Kontrollutvalgssekretariatet hadde fått opplysninger om en mulig uregelmessig behandling i kommunestyremøte av kontrollutvalgets innstilling PS 15/12 angående forvaltningsrevisjonsprosjektet «Etiske retningslinjer og varslingsrutiner». Betydelige deler av saksframlegget som ble behandlet i kommunestyret besto av rådmannens merknader der rådmannen ga uttrykk for sitt syn i saken. Kontrollutvalget uttrykte bekymring for at dette kan ha påvirket kontrollutvalgets innstillingsrett i saken og gitt et feilaktig inntrykk av kontrollutvalgets forslag. Dette kan igjen ha resultert i en uforholdsmessig påvirkning på kommunestyrets endelige vedtak i saken jfr. forandringene i punkt 2 i forslaget som fremkommer av kommunestyrets vedtak. I tillegg ser kontrollutvalget at saken har vært behandlet i flere utvalg, noe som er innenfor lovens rammer, allikevel vil det ikke være anledning for andre utvalg enn kontrollutvalget å avgi innstilling i saker hvor kontrollutvalget har innstillingsrett, jfr. brev fra KRD til fylkesmannen datert Kontrollutvalget ba sekretariatet om å se på muligheten for å sende en lovlighetsklage til fylkesmannen, hvis dette ikke er mulig sender sekretariatet ut en mail til kontrollutvalget der mulige alternativer legges frem. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Sekretariatet ser på muligheten for å sende lovlighetsklage.