Møteinnkalling Kontrollutvalget Askim

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Askim Møtested: Askim kommune, møterom Solbergfoss Tidspunkt: kl. 17:30 Eventuelle forfall meldes til Anita Rovedal, telefon , e-post Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Askim, Jan Terje Kristiansen Leder (sign.)

2 Saksnr Innhold PS 15/12 Protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 15/13 Oppfølgingsrapport "tjenestetrappa Pleie og omsorg" PS 15/14 Oppdragsvurdering og vurdering av revisors uavhengighet PS 15/15 Planlagte ressurser og tidsforbruk 2015, Askim kommune PS 15/16 Overordnet revisjonsstrategi 2015, Askim kommune PS 15/17 Møteplan for kontrollutvalget i Askim, andre halvår 2015 PS 15/18 Eventuelt

3 Saksnr.: 2015/10247 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 94065/2015 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Ida Bremnes Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Askim /12 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Protokoll fra kontrollutvalgets møte Vurdering Protokoll fra kontrollutvalgets møte legges frem for godkjenning.

4 Møteprotokoll Kontrollutvalget Askim Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 17:30 til kl. 19:15 Møtested: Askim kommune, møterom Kykkelsrud Fra til saksnr.: 15/6 15/11 Medlemmer Møtt Varamedlemmer Jan Terje Kristiansen, leder, X Knut Bakken innkalt og møtt meldt forfall Liv Andresen, nestleder X Inger Jakobsen, meldt forfall X Alf Kr. Øie innkalt og møtt Samir Memic X Øivind Juel X Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra administrasjonen: Rådmann Synnøve Rambek, økonomirådgiver Marit B. Wilson og skatte oppkrever Anne M. Degnes Bogen Møtene fra kontrollutvalgssekretariatet: Anita Rovedal og Ida Bremnes Møtende fra revisjonen: Rita Elnes, Anita Rønningen og Anders Fladberg Da utvalgets leder hadde meldt forfall, ledet nestleder Andresen møtet.... Jan Terje Kristiansen, Liv Andresen Inger Jakobsen Leder. Samir Memic. Øivind Juel Merknader Kontrollutvalget Askims møte Sakliste U.off. PS 15/6 Protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 15/7 Askim kommunes årsregnskap og årsberetning kontrollutvalgets uttalelse PS 15/8 Askim kommunes skatteregnskap for 2014 PS 15/9 PS 15/10 PS 15/11 Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Drift og ansvarsfordeling innen eiendom og internservice" Askim kommune Informasjon fra revisjonen Eventuelt

5 PS 15/6 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Askims behandling : Kontrollutvalget Askims vedtak : Protokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes PS 15/7 Askim kommunes årsregnskap og årsberetning kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2014 for Askim kommune som vist i vedlegg 1 til saken 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 sendes bystyret med kopi til formannskapet. Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Askims behandling : Rådmann redegjorde for saken og svarte på spørsmål fra utvalget. Hovedpunkter: - Askim kommune er i en krevende økonomisk situasjon kommunens utfordringer er bla stigende pensjonskostnader, stadig økning i tjenestebaserte tjenester og etterslep på vedlikehold. - Hovedtall driftsregnskapet - Årsresultat, 0,7% - 5,1 mill - Pensjonspremier og kostnader (KLP) Finans - Inntektsutjevnende tilskudd skattesvikt i kommunesektoren minsteinntektskommune.

6 - Regnskapsmessig avvik for virksomheter og selskaper og tjenestekvalitet, Askimskolen, NAV og familiens hus. - Hovedtall investeringsregnskapet - Netto lånegjeld - Internkontroll, kvalitetslosen, e-handel Revisjonen redegjorde for saken og svarte på spørsmål fra utvalget. Kontrollutvalget Askims vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2014 for Askim kommune som vist i vedlegg 1 til saken 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 sendes bystyret med kopi til formannskapet. PS 15/8 Askim kommunes skatteregnskap for 2014 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Kontrollutvalget tar skatteoppkreverens redegjørelse for skatteregnskapet for Askim kommune 2014 til orientering. Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Askims behandling : Skatteoppkrever var til stedet i tilfelle utvalget hadde spørsmål, det var fra utvalgets side ønskelig med en kort redegjørelse av saken. Kontrollutvalget Askims vedtak : Kontrollutvalget tar skatteoppkreverens redegjørelse for skatteregnskapet for Askim kommune 2014 til orientering. PS 15/9 Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Drift og ansvarsfordeling innen eiendom og internservice" Askim kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som fremlegges til behandling for bystyret i Askim: 1. Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Drift og ansvarsfordeling innen eiendom og internservice» i Askim kommune tas til etterretning.

7 2. Rapportens følgende anbefalinger vedtas iverksatt: Delegasjonsfullmakten til virksomhetsleder blir oppdatert, og arbeids- og lederavtalen blir signert. Fullmakt til å kjøpe bygninger blir utfyllende, og at det av fullmakten fremkommer prinsipielle kjøpesummer. Medarbeidere som signerer avtaler/kontrakter har anvisningsmyndighet og delegert myndighet til å inngå slike. Arbeidet med tydeliggjøringer av delegeringer og fullmakter kommer på plass, og at det blir dokumentert hvem som har personalansvar. Det blir utarbeidet funksjonsbeskrivelse for de medarbeidere som ikke har fått dette. Det blir utarbeidet serviceavtaler med samtlige brukere for å avklare forventninger, plikter og rettigheter. Det blir utarbeidet rutiner for hvem som skal signere og godkjenne avtaler/kontrakter. En slik rutine bør også inneholde hvem som har ansvaret for å oppdatere avtalene. Det blir innarbeidet et eget punkt som omhandler personal i møtene for ledergruppen i virksomheten for å sikre informasjonsflyt fra mellomledere til virksomhetsleder på dette området. Virksomheten gjør en gjennomgang av målene sine, og forsøker å tydeliggjøre de mål som oppleves utydelige. De resurser som er forespeilet behov i vedlikeholdsplanen også i det videre blir hensyntatt ved budsjettbehandling, og eventuelt ved behandling av tertialrapporteringer. 3. Kontrollutvalget følger opp at administrasjonen gjennomfører bystyrets vedtak i saken ved at revisjonen fremlegger oppfølgingsrapport, jfr. anbefaling nr 11 «( ) revisjonen følger opp kommunestyrets vedtak i saken ett år etter at rapporten er ferdigbehandlet i kommunestyret.» Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Askims behandling : Revisjonen redegjorde for saken og svarte på spørsmål fra utvalget. Utvalget drøftet saken og på bakgrunn av forslag i saksfremlegget så ønsker utvalget å ha med en egen anbefaling i vedtaket om at siden revisors kontroller viste at underordnet kan ha gitt overordnet anvisningsmyndighet bes virksomheten se på sine rutiner i forhold til dette. Kontrollutvalget Askims vedtak og innstilling som fremlegges til behandling for bystyret i Askim: 1. Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Drift og ansvarsfordeling innen eiendom og internservice» i Askim kommune tas til etterretning. 2. Rapportens følgende anbefalinger vedtas iverksatt: Delegasjonsfullmakten til virksomhetsleder blir oppdatert, og arbeids- og lederavtalen blir signert. Fullmakt til å kjøpe bygninger blir utfyllende, og at det av fullmakten fremkommer prinsipielle kjøpesummer. Medarbeidere som signerer avtaler/kontrakter har anvisningsmyndighet og delegert myndighet til å inngå slike. Arbeidet med tydeliggjøringer av delegeringer og fullmakter kommer på plass, og at det blir dokumentert hvem som har personalansvar. Det blir utarbeidet funksjonsbeskrivelse for de medarbeidere som ikke har fått dette. Det blir utarbeidet serviceavtaler med samtlige brukere for å avklare forventninger, plikter og rettigheter.

8 Det blir utarbeidet rutiner for hvem som skal signere og godkjenne avtaler/kontrakter. En slik rutine bør også inneholde hvem som har ansvaret for å oppdatere avtalene. Det blir innarbeidet et eget punkt som omhandler personal i møtene for ledergruppen i virksomheten for å sikre informasjonsflyt fra mellomledere til virksomhetsleder på dette området. Virksomheten gjør en gjennomgang av målene sine, og forsøker å tydeliggjøre de mål som oppleves utydelige. De resurser som er forespeilet behov i vedlikeholdsplanen også i det videre blir hensyntatt ved budsjettbehandling, og eventuelt ved behandling av tertialrapporteringer. 3. Siden revisors kontroller viste at underordnet kan ha gitt overordnet anvisningsmyndighet bes virksomheten se på sine rutiner i forhold til dette. 4. Kontrollutvalget følger opp at administrasjonen gjennomfører bystyrets vedtak i saken ved at revisjonen fremlegger oppfølgingsrapport, jfr. anbefaling nr 11 «( ) revisjonen følger opp kommunestyrets vedtak i saken ett år etter at rapporten er ferdigbehandlet i kommunestyret.» PS 15/10 Informasjon fra revisjonen Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Informasjonen fra revisjonen tas til orientering. Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Askims behandling : Revisjonen ga følgende informasjon: - Forvaltningsrevisjon, er i gang og flere kontrollhandlinger er allerede gjort. - Presentasjon av ny distrikts revisor. Kontrollutvalget Askims vedtak : Informasjonen fra revisjonen tas til orientering. PS 15/11 Eventuelt Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling. Rakkestad,

9 Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Askims behandling : 1. Sekretariatet ga informasjon om følgende: - Presentasjon av nyansatt rådgiver ii sekretariatet, Ida Bremnes - Kort orientering om status for ressursgjennomgangen i IØKUS IKS Kontrollutvalget Askims vedtak : 1. Informasjonen fra sekretariatet tas til orientering

10 Saksnr.: 2015/10247 Dokumentnr.: 7 Løpenr.: 94140/2015 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Ida Bremnes Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Askim /13 Oppfølging av rapport om «Pleie og omsorg», Askim kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som fremlegges til behandling for bystyret i Askim kommune: Oppfølging av rapport om «Pleie og omsorg» Askim kommune, tas til orientering. Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Sammendrag På bakgrunn av vedtak i sak 13/26 i kontrollutvalget i Askim og vedtak i sak 22/14 i Askim bystyre, ble forvaltningsrevisjonsprosjekt «Pleie og omsorg» med 7 anbefalinger vedtatt. Kontrollutvalget har jfr. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 12 ansvar for at vedtak knyttet til forvaltningsrevisjonsrapporter følges opp, og siden melde til kommunestyret hvordan rapportens merknader har blitt fulgt opp av administrasjonen. Videre skal utvalget vurdere om rapportens anbefalinger anses fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Vedlegg Oppfølging av rapport om «Pleie og omsorg» Askim kommune. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Pleie og omsorg» i Askim kommune. Saksopplysninger Utgangspunktet for oppfølgingen og vurderingen om de vedtatte anbefalingene er oppfylt, baseres på kommunestyrets vedtak. I bystyrets vedtak i sak 22/14 heter det: 1. Forvaltningsrevisjonsprosjektet «Pleie og omsorg» i Askim kommune tas til etteretning. 2. De 7 anbefalingene som fremkommer av forvaltningsrapporten vedtas

11 Revisor konkluderer i sin rapport med at alle anbefalingene som er vedtatt av bystyret er fulgt opp. Vurdering Sekretariatet vurderer at kontrollutvalget kan anse eget oppfølgingsansvar som overholdt ved at forvaltningsrevisjonsprosjektet er fulgt opp med oppfølgingsrapport. Videre vurderer sekretariatet at administrasjonen enten har fulgt opp, eller er i ferd med å følge opp, kommunestyrets vedtak på en tilfredsstillende måte, jfr revisjonens oppfølgingsrapport. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta oppfølgingsrapporten til orientering.

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28 Saksnr.: 2015/10247 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 94105/2015 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Ida Bremnes Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Askim /14 Oppdragsvurdering og vurdering av revisors uavhengighet Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Revisjonens oppdragsvurdering og brev av om vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet, tas til orientering. Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Oppdragsvurdering Brev av til kontrollutvalget fra Indre Østfold Kommunerevisjon IKS om vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget skal påse at regnskapene blir revidert på en betryggende måte jfr. kommuneloven 77 nr. 4. Kontrollutvalget skal hvert år motta en skriftlig egenvurdering av revisors uavhengighet, jfr. revisjonsforskriften 15. Utvalget ivaretar sitt påseansvar ved å gjennomføre aktiviteter knyttet til oppfølging av revisjonen og revisjonsarbeidet, dette omfatter bla revisors oppdragsvurdering og uavhengighetserklæring. Oppdragsvurderingen er vurdert ut fra revisjonsstandardene ISA 200, 210 og 220. Revisor har vurdert egen uavhengighet i forhold til krav i kommuneloven 79, og forskrift om revisjon 12 om krav til vandel, samt kap. 6 om krav til revisors uavhengighet og objektivitet.

29 Vurdering Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget tar revisors oppdragsvurdering og brev om vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet til orientering.

30

31

32

33

34 Saksnr.: 2015/10247 Dokumentnr.: 6 Løpenr.: 94132/2015 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Ida Bremnes Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Askim /15 Planlagte ressurser og tidsforbruk 2015, Askim kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: «Planlagte ressurser og tidsforbruk 2015», Askim kommune tas til orientering. Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg «Planlagte ressurser og tidsforbruk 2015», Askim kommune (Unntatt offentlighet, jfr. off.loven 13 første ledd jfr. forvaltningsloven 13 første ledd nr. 2). Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Jfr. kommuneloven 77 om kontrollutvalgets påseansvar ovenfor revisjonen blir utvalget fremlagt dokumentet «Planlagte ressurser og tidsforbruk 2015», Askim kommune. Dokumentets hovedformål er å gi en oversiktlig dokumentasjon over samlede ressurser og planlagt tidsforbruk i revisjonsdistriktet og i den enkelte eierkommune. Vurdering Dokumentet «Planlagte ressurser og tidsforbruk 2015», Askim kommune, tas til orientering.

35 Saksnr.: 2015/10247 Dokumentnr.: 5 Løpenr.: 94114/2015 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Askim /16 Overordnet revisjonsstrategi 2015, Askim kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: «Overordnet revisjonsstrategi 2015, Askim kommune» tas til orientering. Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Overordnet revisjonsstrategi 2015, Askim kommune.(unntatt offentlighet jfr off.loven 13 første ledd, jfr. kommuneloven 78 nr 7) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv FOR Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner FOR Revisjonsstandard 300 Planlegging og Revisjonsstandard 315- Forståelse av foretaket Saksopplysninger Revisor skal på bakgrunn av bestemmelser i lov, forskrift og anvendt revisjonsmetodikk, planlegge revisjonsarbeidet slik at revisjonen blir utført på en effektiv og faglig sikker måte. Overordnet revisjonsstrategi skal bidra til å sikre at: Viktige revisjonsområder blir satt i fokus (Risiko og vesentlighet) Mulige problemer / områder identifiseres så tidlig som mulig Det tilegnes tilstrekkelig kunnskap om kommunes virksomhet Revisor skal med utgangspunkt i overordnet revisjonsstrategi beskrive angrepsvinkel og omfang, utarbeide og dokumentere ulike revisjonsplaner og revisjonsprogrammer. Disse skal angi type og tidspunkt for utførelse og omfang av revisjonshandlingene. Revisjonsplaner og programmer utarbeides på grunnlag av revisors vurdering av risiko og vesentlighet. Innholdet i den overordnede revisjonsstrategien skal ha et omfang som er akseptabelt i forhold til å kunne bekrefte regnskapet og avgi en revisjonsberetning.

36 Vurdering Det vises til innhold og vurderinger i «Overordnet revisjonsstrategi 2015, Askim kommune» utarbeidet av Indre Østfold Kommunerevisjon IKS. Revisjonsstrategien anses i både kvalitet og omfang å oppfylle alle krav for å kunne bekrefte regnskapet og avgi revisors beretning.

37 Saksnr.: 2015/10247 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: 94077/2015 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Ida Bremnes Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Askim /17 Møteplan for kontrollutvalget i Askim, andre halvår 2015 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet andre halvår 2015: Mandag kl 17:30 Mandag kl 17:30 Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Ingen Saksopplysninger I henhold til kommuneloven 32 er det utvalget selv, kommunestyret eller utvalgets leder som fastsetter når det skal avholdes utvalgsmøter. Av praktiske grunner er det formålstjenlig at utvalget fastsetter møteplan for hvert halvår. Vurdering Det er i innstillingen antydet to møter for andre halvår Når det er foreslått konkrete dager så har dette sammenheng med sekretariatets praktiske muligheter til saksbehandling osv., samt forholdet til frister, ferieavvikling m.m. Utover møtene som er foreslått, er det opp til utvalget å endre tidspunkter, bestemme andre møter, eller å avlyse allerede berammede møter.

38 Saksnr.: 2015/10247 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 94071/2015 Klassering: 510/124 Saksbehandler: Ida Bremnes Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Askim /18 Eventuelt Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder