Møteprotokoll Kontrollutvalget Askim

Transkript

1 Møteprotokoll Kontrollutvalget Askim Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 17:30 til kl. 19:35 Møtested: Askim kommune, møterom Annekset Fra til saksnr.: 15/23 15/30 Medlemmer Møtt Varamedlemmer Jan Terje Kristiansen, leder Thomas Markento Andresen Gunn Lisbeth Grundt Melnæs Bodil Huse Kåre Sundbrei Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra administrasjonen: Rådmann Synnøve Rambek, Leif Olesen, Monica Nordmoen. Møtende fra revisjonen: Rita Elnes, Anita Rønningen og Svend-Harald Klavestad Møtende fra kontrollutvalgssekretariatet: Anita Rovedal og Casper Støten.... Jan Terje Kristiansen, Thomas Markento Andresen Gunn Lisbeth Grundt Melnæs Leder. Bodil Huse. Kåre Sundbrei Merknader Kontrollutvalget Askims møte Sakliste U.off. PS 15/23 Protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 15/24 PS 15/25 PS 15/26 PS 15/27 Orienteringssak - klager på anbudsprosessen vedrørende byggingen av nye Eid barnehage Orienteringssak - Virksomhetsleder Askimskolen: beskyldninger om dokumentforfalskning. Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Barnevern- arbeidsmiljø og internkontroll" Askim kommune Kontrollutvalgets innstilling til budsjett 2016 for kontroll og tilsyn PS 15/28 Kontrollutvalgets møteplan 1 halvår 2016 PS 15/29 PS 15/30 Informasjon fra revisjonen Eventuelt

2 PS 15/23 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Protokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes Kontrollutvalget Askims vedtak/innstilling : Protokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes PS 15/24 Orienteringssak - klager på anbudsprosessen vedrørende byggingen av nye Eid barnehage Informasjon fra rådmann tas til orientering Leder innledet og ga rådmannen ordet. Rådmann orienterte utvalget om sitt syn på saken. Følgende medlemmer uttalte seg i saken: - Thomas Markento Andresen - Leder Jan Terje Kristiansen Leder takket for informasjonen og ba om å bli orientert videre om saken. Leder fremmet følgende forslag til vedtak: Informasjon fra rådmann tas til etterretning. Leders forslag enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget Askims vedtak : Informasjon fra rådmann tas til etterretning.

3 PS 15/25 Orienteringssak - Virksomhetsleder Askimskolen: beskyldninger om dokumentforfalskning. Informasjon fra rådmann tas til orientering. Leder innledet og ga ordet til rådmann. Rådmann orienterte om saken. Følgende medlemmer uttalte seg i saken: - Leder Jan Terje Kristiansen - Thomas Markento Andresen - Kåre Sundbrei - Bodil Huse Kontrollutvalget Askims vedtak/innstilling : Informasjon fra rådmann tas til orientering. PS 15/26 Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Barnevern- arbeidsmiljø og internkontroll" Askim kommune Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som legges fram for Askim bystyre til behandling: 1. Forvaltningsrevisjonsrapport «Barnevern arbeidsmiljø og internkontroll» i Askim kommune tas til orientering. 2. Rapportens følgende anbefalinger vedtas iverksatt: a) Kommunen skal ha fokus på effektiv behandling av varslingssaker ved å sette tidsfrister for oppfølging. b) Kommunen skal ha fokus på informasjon, inkludering, og trygghet for de ansatte under omstillingsprosesser. c) Barnevernleder skal gjennomføre nødvendige kurs i opplæring i HMS. d) Det skal arbeides med å definere konkrete arbeidsområder for de ulike tjenestene og stillingene i hele virksomheten, og disse skal bli gjort tilgjengelig for alle i virksomheten.

4 e) Bekymringsmeldinger skal gå direkte til barneverntjenesten, og ikke til virksomheten Familiens hus. f) Kommunen skal fortsette sitt arbeid slikt at barneverntjenesten kan få et enhetlig dokument, Kvalitetslosen, som vil samle de ulike rutinene, og som vil være med på å uttrykke barneverntjenesten egenart og størrelse. g) Kommunen skal innlemme barneverntjenestens organisering, hovedoppgaver, mål og hvilke mål tjenesten har for sitt forbedringsarbeid i sitt internkontrolldokument. h) Barneverntjenestens rutiner skal bli oppdatert med de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter. i) Barneverntjenesten skal systematisk oppdatere internkontrollsystemet, og årlig gjennomgå rutinene med de ansatte. 3. Kontrollutvalget følger opp at administrasjonen gjennomfører bystyrets vedtak i saken ved at revisjonen fremlegger oppfølgingsrapport ett år etter at rapporten er ferdigbehandlet i bystyret. Leder innledet og ga ordet til revisjonen. Revisjonen holdt først en generell innledning om forvaltningsrevisjon. Revisjonen orienterte så utvalget om rapporten og gjennomgikk rapportens anbefalinger, samt besvarte utvalgets spørsmål. Følgende medlemmer uttalte seg i saken: - Leder Jan T. Kristiansen - Thomas Markento Andresen - Gunn Mælnes Kommunalsjefen spurte om ordet, leder innvilget. Kommunalsjefen uttalte seg om rapporten. Utvalget så ingen grunn til fortsatt å holde rapporten unntatt offentlighet, og rapporten blir åpnet ved oversendelse til kommunestyret. Kontrollutvalget Askims vedtak og innstilling som legges fram for Askim bystyre til behandling: 1. Forvaltningsrevisjonsrapport «Barnevern arbeidsmiljø og internkontroll» i Askim kommune tas til orientering. 2. Rapportens følgende anbefalinger vedtas iverksatt:

5 a) Kommunen skal ha fokus på effektiv behandling av varslingssaker ved å sette tidsfrister for oppfølging. b) Kommunen skal ha fokus på informasjon, inkludering, og trygghet for de ansatte under omstillingsprosesser. c) Barnevernleder skal gjennomføre nødvendige kurs i opplæring i HMS. d) Det skal arbeides med å definere konkrete arbeidsområder for de ulike tjenestene og stillingene i hele virksomheten, og disse skal bli gjort tilgjengelig for alle i virksomheten. e) Bekymringsmeldinger skal gå direkte til barneverntjenesten, og ikke til virksomheten Familiens hus. f) Kommunen skal fortsette sitt arbeid slikt at barneverntjenesten kan få et enhetlig dokument, Kvalitetslosen, som vil samle de ulike rutinene, og som vil være med på å uttrykke barneverntjenesten egenart og størrelse. g) Kommunen skal innlemme barneverntjenestens organisering, hovedoppgaver, mål og hvilke mål tjenesten har for sitt forbedringsarbeid i sitt internkontrolldokument. h) Barneverntjenestens rutiner skal bli oppdatert med de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter. i) Barneverntjenesten skal systematisk oppdatere internkontrollsystemet, og årlig gjennomgå rutinene med de ansatte. 3. Kontrollutvalget følger opp at administrasjonen gjennomfører bystyrets vedtak i saken ved at revisjonen fremlegger oppfølgingsrapport ett år etter at rapporten er ferdigbehandlet i bystyret. PS 15/27 Kontrollutvalgets innstilling til budsjett 2016 for kontroll og tilsyn 1. Budsjett for kontroll- og tilsyn for 2016 med en kostnadsramme på kr ,-, vedtas 2. Budsjettet for kontroll- og tilsyn 2016 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i «Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner» Leder innledet om saken og ga sekretariatet ordet. Sekretariatet orienterte om saken og svarte på spørsmål fra utvalget.

6 Leder uttalte at alle faste kontrollutvalgsmedlemmer burde få tilsendt Kommunal rapport, dette for å holde seg løpende oppdatert på saker innen kommunal sektor. Leder foreslo å tillegge et punkt 3 i vedtaket: 3. Askim kommune sørger for at alle kontrollutvalgsmedlemmer får kommunal rapport. Sekretariatets forslag til vedtak med tilleggsvedtak ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget Askims vedtak og innstilling : 1. Budsjett for kontroll- og tilsyn for 2016 med en kostnadsramme på kr ,-, vedtas 2. Budsjettet for kontroll- og tilsyn 2016 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i «Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner». 3. Askim kommune sørger for at alle kontrollutvalgsmedlemmer får kommunal rapport. PS 15/28 Kontrollutvalgets møteplan 1 halvår 2016 Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet 1. halvår 2016: 1. møte: mandag 18. januar kl. 17:30 2. møte: mandag 2. mai kl. 17:30 3. møte: mandag 6. juni kl. 17:30 Leder innledet og ga ordet til sekretariatet. Sekretariatet orienterte utvalget om foreslått møteplan. Sekretariatets forslag til møteplan enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget Askims vedtak : Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet 1. halvår 2016: 1. møte: mandag 18. januar kl. 17:30 2. møte: mandag 2. mai kl. 17:30 3. møte: mandag 6. juni kl. 17:30

7 PS 15/29 Informasjon fra revisjonen Informasjon fra revisjonen tas til orientering Leder innledet og ga revisjonen ordet. Revisjonen oppfordret utvalget til å fremme spørsmål i anledning første møte med nytt kontrollutvalg. Revisjonen orienterte om: - Regnskapsrevisjonen(RR): Fremdriften er god og RR er i rute. - Forvaltningsrevisjon (FR): Kontrollutvalget har mulighet til å bestille et nytt FR-prosjekt første møte etter nyttår. - Selskapskontroll: FR og RR utarbeider plan for selskapskontroll. Utvalget stilte spørsmål om FR-faget. FR svarte på spørsmål fra utvalget. Kontrollutvalget Askims vedtak : Informasjon fra revisjonen tas til orientering. PS 15/30 Eventuelt Saken legges frem uten innstilling Leder informerte om KU-konferansen 3-4. februar Sekretariatet informerte om konferansen.

8 Leder tok opp til drøfting bevertning på møtene. Utvalget drøftet saken og kom frem til at det burde bestilles mat og drikke til møtene. Kontrollutvalget Askims vedtak :