Møteinnkalling Kontrollutvalget Skiptvet

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Skiptvet Møtested: Skiptvet kommune, møterom Lund Tidspunkt: kl. 09:00 Eventuelle forfall meldes til, telefon / , e-post NB! Merk ny mail Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. Skiptvet, Pål E. Simensen Leder (sign.) Side1

2 Kontrollutvalget Skiptvets møte Sakliste U.off. PS 14/1 Protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 14/2 Orienteringssak - Budsjett 2014 PS 14/3 PS 14/4 PS 14/5 Informasjon fra revisjonen Årsmelding 2013 for kontrollutvalget i Skiptvet kommune Eventuelt Side2

3 Saksnr.: 2014/4584 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 28678/2014 Klassering: 510/127 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Skiptvet /1 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Rakkestad, Vedlegg Protokoll fra kontrollutvalgets møte Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Den vedlagte protokoll fra kontrollutvalgets møte legges frem til godkjenning Side3

4 Møteprotokoll Kontrollutvalget Skiptvet Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 09:00 til kl. 10:00 Møtested: Skiptvet kommune, møterom Lund Fra til saksnr.: 13/26-13/31 MEDLEMMER MØTT VARAMEDLEMMER Pål E. Simensen, leder X Jorunn Lilleng X Torleif Olsen X Gry Bjerketvedt Moen X Per Hjalmar Espenes X Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra revisjonen: Finn Skofsrud... Pål E. Simensen Jorunn Lilleng Torleif Olsen.. Gry Bjerketvedt Moen Per Hjalmar Espenes Merknader Kontrollutvalget Skiptvets møte Sakliste U.off. PS 13/26 Protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 13/27 Informasjon fra revisjonen PS 13/28 Budsjett for kontroll og tilsyn 2014 PS 13/29 PS 13/30 PS 13/31 Møteplan for kontrollutvalget i Skiptvet Referat Eventuelt Side4

5 PS 13/26 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Rakkestad, Kontrollutvalget Skiptvets behandling : Kontrollutvalget Skiptvets vedtak : Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes PS 13/27 Informasjon fra revisjonen Informasjonen fra revisjonen tas til orientering Rakkestad, Kontrollutvalget Skiptvets behandling : Revisor informerte om følgende: - Overordnet analyse, starter over nyttår. - Regnskapsrevisjon, kartlegging av bruken av kasser, kommer på neste møte. Planen følges og er i rute. Kontrollutvalget Skiptvets vedtak : Informasjonen fra revisjonen tas til orientering PS 13/28 Budsjett for kontroll og tilsyn 2014 Side5

6 Kontrollutvalget vedtar det vedlagte budsjettforslaget med forbehold om at utgifter til KLP, samt normal lønns- og prisvekst innarbeides, slik at aktivitetsnivået kan opprettholdes. Rakkestad, Kontrollutvalget Skiptvets behandling : Sekretariatet redegjorde for saken. Kontrollutvalget Skiptvets vedtak og innstilling : Kontrollutvalget vedtar det vedlagte budsjettforslaget med forbehold om at utgifter til KLP, samt normal lønns- og prisvekst innarbeides, slik at aktivitetsnivået kan opprettholdes. PS 13/29 Møteplan for kontrollutvalget i Skiptvet Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet for 1. halvår 2014: Onsdag 22. januar 2014 kl. 09:00 Onsdag 7. mai 2014 kl. 09:00 Onsdag 11. juni 2014 kl. 09:00 Rakkestad, Kontrollutvalget Skiptvets behandling : Kontrollutvalget Skiptvets vedtak : Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet for 1. halvår 2014: Onsdag 26. februar 2014 kl. 09:00 Onsdag 7. mai 2014 kl. 09:00 Onsdag 11. juni 2014 kl. 09:00 Side6

7 PS 13/30 Referat Det vedlagte referat tas til orientering Rakkestad, Kontrollutvalget Skiptvets behandling : Kontrollutvalget Skiptvets vedtak : Det vedlagte referat tas til orientering PS 13/31 Eventuelt Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, Kontrollutvalget Skiptvets behandling : 1. Kontrollutvalgskonferansen 2014 Kontrollutvalget Skiptvets vedtak/innstilling : 1. Følgende reiser til konferansen i 2014, Leder, nestleder og Olsen. Side7

8 Saksnr.: 2014/4584 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: 28684/2014 Klassering: 510/127 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Skiptvet /2 Orienteringssak - Budsjett 2014 Den muntlige redegjørelsen fra Rådmann om budsjett 2014 tas til orientering Rakkestad, 2014 Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Budsjett 2014 Saksopplysninger I tråd med tidligere praksis inviteres Rådmann til kontrollutvalgets møte for å orientere om budsjettet Vurdering Den muntlige informasjonen Rådmann gir ang. budsjett 2014, tas til orientering. Side8

9 Saksnr.: 2014/4584 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 28689/2014 Klassering: 510/127 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Skiptvet /3 Informasjon fra revisjonen Informasjonen fra revisjonen tas til orientering Rakkestad, Vedlegg Fremdriftsplan 2014, forvaltningsrevisjon Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Punkter under denne saken er først og fremst orienteringssaker og sekretariatet tar utgangspunkt i det i din saksbehandling. Side9

10 Aremark Askim Eidsberg Hobøl Marker Rakkestad Rømskog Skiptvet Spydeberg Trøgstad Våler Planlagt fremdrift 1. januar desember jan feb mars april mai juni juli aug sept okt nov des jan Organisering av brannvesen Drift og ansvarfordeling ved Eiendom og internservice Etisk reglement og varslingsrutiner Tjenesteutøvelse i barnevernet Kjøp av varer og tjenester Oppfølging av politiske vedtak og mål innen teknisk Etisk reglement og varslingsrutiner Etisk reglement og varslingsrutiner Organisering av kommunens virksomheter Eiendomsforvaltning Strategier og planer for utvikling Samtlige I tillegg går Overordnet analyse løpende våren Høsten 2014 Utarbeidelse av prosjektbeskrivelser og plan for forvaltningsrevisjon 2015 og I tillegg til de prosjektene som er satt opp skal det være oppfølgingsrapporter Det tas forbehold om endring i planen. Side10

11 Saksnr.: 2014/182 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 28693/2014 Klassering: 515/127 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Skiptvet /4 Årsmelding 2013 for kontrollutvalget i Skiptvet kommune Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som fremlegges til behandling for Skiptvet kommunestyre: Årsmelding 2013 for kontrollutvalget vedtas Rakkestad, Vedlegg Årsmelding 2013 for kontrollutvalget i Skiptvet kommune Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I samsvar med tidligere praksis, og i henhold til forskrift om kontrollutvalg, avgir kontrollutvalget sin årsmelding for Vurdering Årsmeldingen er ment å gi et riktig bilde av den aktivitet som har funnet sted i Side11

12 ÅRSMELDING 2013 FRA KONTROLLUTVALGET I SKIPTVET KOMMUNE Fotograf: Magdalena Mekin Kontrollutvalgets årsmelding til kommunestyret 2013 Side 1 av 5 Side12

13 1. INNLEDNING Kontrollutvalgets årsmelding er melding til kommunestyret om utvalgets virksomhet og hvilke saker og oppgaver som er tatt opp i KONTROLLUTVALGETS FORMÅL Kontrollutvalget skal på vegne av kommunestyret sørge for det løpende tilsynet med forvaltningen av kommunen. Utvalget skal også påse at revisjonen av kommunen fungerer på en betryggende måte (jf. kommunelovens 77 og forskrift om kontrollutvalg av 15. juni 2004). Kontrollutvalget skal føre tilsyn med kommunens selskaper, heleide offentlige aksjeselskaper og interkommunale selskaper som kommunen er medeier i. (jf kommunelovens 80). I 2011 gav Kommunal- og regionaldepartementet ut Kontrollutvalgsboken Om kontrollutvalgets rolle og oppgaver. Her tas opp forhold som kommunestyrets kontrollansvar, arbeidet og synliggjøring av utvalget. I tillegg er det en gjennomgang av de forskjellige revisjonsformene som, finans- og forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Videre rollen til revisjon og sekretariatet for kontrollutvalget. 3. KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING Medlemmer og vararepresentanter i kontrollutvalget velges av kommunestyret for fire år og følger valgperioden. Utvalgets leder har møteog talerett i kommunestyret når utvalgets saker blir behandlet (jf. Kommuneloven 77). For ble følgende valgt: Navn Funksjon Navn Varamedlem Pål E. Simensen Leder Cecilie Schie 1.vara Jorunn Lilleng Nestleder Kaja Svenneby 2.vara Torleif Olsen Medlem Gry Bjerketvedt Medlem Moen Per Hjalmar Espenes Medlem Kontrollutvalgets årsmelding til kommunestyret 2013 Side 2 av 5 Side13

14 4. KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSFORM Kontrollutvalget i Skiptvetkommune har i 2013 hatt 6 møter og behandlet 31 saker. Møtene ble holdt for lukkede dører frem til ny lov tredde i kraft 1. juli 2013 og møtene holdes nå for åpne dører. (jf. Forskrift om kontrollutvalg 19 og pressemelding fra kommunal- og regionaldepartementet ). Ordfører og revisor har møte- og talerett i utvalget. Rådmannen har ikke møterett, men innkalles av utvalget. Sekretærfunksjonen for kontrollutvalget blir dekket av Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS. ble fast ansatt som ny daglig leder i selskapet Skiptvet kontrollutvalg utarbeidet i 2013 en «Plan for kontrollutvalget i Skiptvet», utvalget vedtar også en møteplan for hvert halvår. 5. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER Kontrollutvalgets oppgaver fremgår av forskrift om kontrollutvalg og kommentarene nedenfor er knyttet til de enkelte punktene i denne paragrafen: TILSYN MED REVISJONEN Indre Østfold Kommunerevisjon IKS er revisor for Skiptvet kommune. Kontrollutvalget har holdt seg løpende underrettet om revisjonens virksomhet og arbeid. Oppfølgingen av revisjonens arbeid foregår ved muntlige og skriftlige orienteringer fra oppdragsrevisor i kontrollutvalgsmøtene. Kontrollutvalget har i tillegg fått seg forelagt de saker som skal behandles i henhold til lover og forskrifter, samt saker som utvalget har bedt om blir tatt opp. TILSYN MED FORVALTNINGEN Kontrollutvalget har på grunnlag av revisjonens rapportering og annen informasjon ført tilsyn med den kommunale forvaltningen. Følgende fra administrasjonen har vært ikontrollutvalgets møter for å orientere om temaer utvalget har bedt om: Rådmann Kjell E. Solberg om Skiptvet kommunes budsjett for Økonomi- og personalsjef Kjell Liborg og pleie- og omsorgssjef Gro Abotnes orienterte om samhandlingsreformen Rådmann Kjell E. Solberg og Økonomi- og personalsjef Kjell Liborg orienterte om årsregnskapet 2012 Skatteoppkrever orienterte om Skiptvet kommunes skatteregnskap for Rådmann Per Egil Pedersen og virksomhetsleder barnehager Karin E. Bogen orienterte om barnehager i Skiptvet Kontrollutvalgets årsmelding til kommunestyret 2013 Side 3 av 5 Side14

15 Det er behandlet en forvaltningsrapport og en oppfølgingsrapport i kontrollutvalget: Forvaltningsrevisjonsrapport «Fosterhjem» i Skiptvet kommune Oppfølging av rapport om «Tiltak og rutiner for reduksjon og forebygging av sykefravær». Rapportene er sendt kommunestyret til behandling. REGNSKAPET I flg. forskriftene har kontrollutvalget avgitt uttalelse til kommunestyret for Skiptvetkommunes årsregnskap INFORMASJON Ordføreren holdes orientert om arbeidet i kontrollutvalget gjennom at han fortløpende får tilsendt saksdokumenter og protokoller. Leder av kontrollutvalget forestår for øvrig den uformelle kontakt med den politiske ledelse i kommunen. Kontrollutvalgets møter brukes aktivt når det gjelder informasjonsutveksling. Til utvalgets møter inviteres etatsledere, virksomhetsledere og andre nøkkelpersoner i den hensikt å utveksle informasjon. Utvalgets erfaring er at slik informasjon er viktig for utvalgets arbeid samtidig som det gir muligheter for å spre kunnskap om utvalgets arbeid og plass i forvaltningen. ANNET Kurs: - 2 var på kontrollutvalgskonferansen 2013 Kontrollutvalgets årsmelding til kommunestyret 2013 Side 4 av 5 Side15

16 6. BEHANDLEDE SAKER Sak nr. Tittel 13/1 Orienteringssak budsjett /2 Årsmelding 2012 for kontrollutvalget i Skiptvet kommune 13/3 Informasjon fra revisjonen 13/4 Plan for kontrollutvalget Skiptvet 13/5 Referater 13/6 Eventuelt 13/7 Orienteringssak - Samhandlingsreformen 13/8 Eventuelt 13/9 Protokoll fra kontrollutvalgets møter og /10 Skiptvet kommunes årsregnskap for /11 Orienteringssak - Skiptvet kommunes skatteregnskap for /12 Forvaltningsrevisjonsrapport «Fosterhjem» i Skiptvet kommune 13/13 Eventuelt 13/14 Protokoll fra kontrollutvalgets møte /15 Oppfølging av rapport om «Tiltak og rutiner for reduksjon og forebygging av sykefravær», Skiptvet kommune 13/16 Oppdragsvurdering og vurdering av revisors uavhengighet 13/17 Indre Østfold kommunerevisjon IKS ressurser, oppgaver og planlagt tidsforbruk 2013 i Skiptvet kommune 13/18 Overordnet revisjonsstrategi 2013 Skiptvet kommune 13/19 Møteplan 2. halvår /20 Eventuelt 13/21 Protokoll fra kontrollutvalgets møte /22 Orienteringssak Barnehager i Skiptvet 13/23 Informasjon fra revisjonen 13/24 Referat 13/25 Eventuelt 13/26 Protokoll fra kontrollutvalgets møte /27 Informasjon fra revisjonen 13/28 Budsjett for kontroll og tilsyn /29 Møteplan for kontrollutvalget i Skiptvet 13/30 Referat 13/31 Eventuelt Skiptvet xx.xx.2013 Pål E. Simensen Kontrollutvalgets leder (sign.) Kontrollutvalgets årsmelding til kommunestyret 2013 Side 5 av 5 Side16

17 Saksnr.: 2014/4584 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 28673/2014 Klassering: 510/127 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Skiptvet /5 Eventuelt Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, Side17