Møteinnkalling Kontrollutvalget Trøgstad

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Trøgstad Møtested: Trøgstad kommune, møterom Havnås Tidspunkt: kl. 17:00 Eventuelle forfall meldes til Anita Rovedal, telefon , e-post Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. Trøgstad, Helge Kolstad Leder (sign.) -1-

2 Kontrollutvalget Trøgstads møte Sakliste U.off. PS 15/8 Protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 15/9 Trøgstad kommunes årsregnskap og årsberetning kontrollutvalgets uttalelse PS 15/10 Trøgstad kommunes skatteregnskap for 2014 PS 15/11 PS 15/12 Informasjon fra revisjonen Eventuelt -2-

3 Saksnr.: 2015/7061 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 59363/2015 Klassering: 510/122 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Trøgstad /8 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Protokoll fra kontrollutvalgets møte Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Protokoll fra kontrollutvalgets møte legges frem for godkjenning. -3-

4 Møteprotokoll Kontrollutvalget Trøgstad Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 17:00 til kl. 19:00 Møtested: Trøgstad kommune, møterom Havnås Fra til saksnr.: 15/1 15/7 MEDLEMMER MØTT VARAMEDLEMMER Helge Kolstad, Leder X Petter Ole Kirkebye X Grete Mellegaard X Anne Grethe Ness, meldt forfall X Stian Ruud Skaugen, innkalt og møtt Marianne Nordlie X Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra administrasjonen: Rådmann Tor-Anders Olsen sak 15/2 og 15/3, og Skole- og barnehagefaglig rådgiver Rune Natrud sak 15/3 Møtende fra revisjonen: Svend-Harald Klavestad... Helge Kolstad Petter Ole Kirkebye Grete Mellegaard Leder. Anne Grethe Ness. Marianne Nordlie Merknader Kontrollutvalget Trøgstads møte Sakliste U.off. PS 15/1 Protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 15/2 Orienteringssak - Budsjett 2015 PS 15/3 PS 15/4 PS 15/5 PS 15/6 PS 15/7 Orienteringssak - Skole Oppfølgingsrapport av forvaltningsrevisjonsprosjekt "Bo- og dagtilbud til funksjonshemmede" i Trøgstad kommune Årsmelding 2014 for kontrollutvalget i Trøgstad kommune Informasjon fra revisjonen Eventuelt -4-

5 PS 15/1 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Trøgstads behandling : Kontrollutvalget Trøgstads vedtak/innstilling : Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes PS 15/2 Orienteringssak - Budsjett 2015 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Informasjonen fra rådmannen ang budsjett 2015, tas til orientering Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Trøgstads behandling : Rådmann redegjorde for saken og svarte på spørsmål fra utvalget. Hovedpunkter: - Økonomisk usikkerhet og større utfordringer i årene fremover i fht befolkningsvekst, eldreomsorg, sykehjemkapasitet, - Langsiktig styrkning av vilkårene for oppvekst, skole, barnehage - Helsehuset - Finansiering av omsorgsboliger på skoletomta - Bruttodriftsresultat - Vann og kloakk - Eiendomsskatt - Kommunereformen - Klima/miljø -5-

6 Kontrollutvalget Trøgstads vedtak/innstilling : Informasjonen fra rådmannen ang budsjett 2015, tas til orientering PS 15/3 Orienteringssak - Skole Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Informasjonen fra rådmannen tas til orientering Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Trøgstads behandling : Rådmann redegjorde for saken. Hovedpunkter: - Nasjonale prøver, noe nedadgående tendenser i 5 kl. 10 kl går ut med gode karakterer, felles samarbeid om et kollektivt løft for 5 kl. skal kartlegge tendensene over tid. God skår på trivsel. - Satser på felles kompetanseheving på lærerne/skolen som helhet kontra å sende enkelt lærerne på kurs. - Vedtak i kommunestyret: Anbudsdokumentene skal klargjøres ifht bygging av skole - Spesialundervisning, Trøgstad-modellen, tidlige tiltak, helsesøster i skolen udelt positivt. - Kompetanse hos lærerne, god, kartlegge kompetansen for å kunne imøtekomme departementets direktiver. Kontrollutvalget Trøgstads vedtak/innstilling : Informasjonen fra rådmannen tas til orientering PS 15/4 Oppfølgingsrapport av forvaltningsrevisjonsprosjekt "Bo- og dagtilbud til funksjonshemmede" i Trøgstad kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som fremlegges til behandling for Trøgstad kommunestyre: Vedlagte rapport om oppfølging av rapport om «Bo- og dagtilbud til funksjonshemmede" i Trøgstad kommune, utarbeidet av IØKR IKS, tas til etterretning Rakkestad, Anita Rovedal -6-

7 daglig leder Kontrollutvalget Trøgstads behandling : Revisjonen redegjorde for saken og svarte på spørsmål fra utvalget. Kontrollutvalget Trøgstads vedtak og innstilling som fremlegges til behandling for Trøgstad kommunestyre: Vedlagte rapport om oppfølging av rapport om «Bo- og dagtilbud til funksjonshemmede" i Trøgstad kommune, utarbeidet av IØKR IKS, tas til etterretning PS 15/5 Årsmelding 2014 for kontrollutvalget i Trøgstad kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som fremlegges til behandling for kommunestyret i Trøgstad: Årsmelding 2014 for kontrollutvalget i Trøgstad kommune, vedtas Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Trøgstads behandling : Kontrollutvalget Trøgstads vedtak/innstilling som fremlegges til behandling for kommunestyret i Trøgstad: Årsmelding 2014 for kontrollutvalget i Trøgstad kommune, vedtas PS 15/6 Informasjon fra revisjonen Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Informasjonen fra revisjonen tas til orientering Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder -7-

8 Kontrollutvalget Trøgstads behandling : Revisjonen ga følgende informasjon: - Forvaltningsrevisjon - Regnskapsrevisjon - Nyansatt daglig leder i IØKR IKS Kontrollutvalget Trøgstads vedtak/innstilling : Informasjonen fra revisjonen tas til orientering PS 15/7 Eventuelt Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Trøgstads behandling : 1. Nyansatt 2. Møte 4/5 16:00 Kontrollutvalget Trøgstads vedtak/innstilling : 1. Informasjonen fra sekretariatet om nyansatt i selskap tas til orientering 2. Møtet 4/5 fremskyndes til kl 16:00-8-

9 Saksnr.: 2015/7061 Dokumentnr.: 6 Løpenr.: 66317/2015 Klassering: 510/122 Saksbehandler: Ida Bremnes Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Trøgstad /9 Trøgstad kommunes årsregnskap og årsberetning kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2014 for Trøgstad kommune slik det fremgår av vedlegg 1 til saken 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg 1. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap 2014 for Trøgstad kommune utkast 2. Revisors beretning 2014, av Revisjonsbrev av fra IØKR IKS 4. Trøgstad kommunes årsregnskap Rådmannens årsberetning 2014 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget skal i henhold til i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner jfr. kommuneloven avgi uttalelse om årsregnskapet. Forskriftens 7 angir følgende om kontrollutvalgets behandling av årsregnskapet: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. -9-

10 Jfr. kommuneloven 48 skal kommunen for hvert kalenderår utarbeide årsregnskap og årsberetning. I henhold til forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner skal årsregnskapet inneholde driftsregnskap, investeringsregnskap balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter. Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Dersom revisor påpeker forhold i årsregnskapet skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp, samt rapportere dersom det foreligger tidligere saker som etter utvalgets mening ikke har blitt fulgt opp på tilfredsstillende måte. Med henvisning til hva departementet uttaler, bør kommunes budsjett og regnskap, rådmannens årsberetning, distriktrevisors revisjonsberetning og revisjonsbrev være dokumenter kontrollutvalget legger til grunn når det avgir uttalelse. Tidsfrister for regnskapsavleggelsen, årsrapport og revisjonsberetning: Regnskapet skal avlegges av fagsjef for regnskap innen 15. februar Årsberetning fra rådmann skal avgis med frist 31. mars Revisjonsberetning skal avgis med frist 15. april Kommunestyret skal behandle årsregnskapet innen 1. juli Vurdering Årsregnskapet, årsrapport og revisors beretning er avlagt innen gjeldende tidsfrister. Revisors beretning er en såkalt normalberetning, dvs at revisor ikke har funnet avvik av en slik størrelsesorden at det er nødvendig at de påpekes. Kommunens driftsregnskap 2014 er avlagt med et positivt netto driftsresultat på kr ,89 og regnskapsmessig mindreforbruk på kr ,12. Kommunens netto driftsresultat utgjør 4% av driftsinntekter i Fylkesmannens anbefalte nivå er minimum + 3 % for å opprettholde kommunens formue. Etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8 er det påsett at det ikke foreligger åpne revisjonsmerknader. Revisjonen vil være til stede i møtet og kan om ønskelig besvare eventuelle spørsmål fra utvalget. Sekretariatet anbefaler utvalget å benytte seg av denne muligheten, og viser for øvrig til revisjonsbrevet av Sekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å avgi uttalelse til årsregnskapet 2014 for Trøgstad kommune som det fremgår av vedlegg 1 til saken. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. -10-

11 Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat IKS Kommunestyret i Trøgstad kommune Deres referanse Vår referanse Klassering Dato 2015/ /2015-IDBREM 510/ Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 for Trøgstad kommune I henhold til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, avgir kontrollutvalget uttalelse til årsregnskapet til kommunestyret før årsregnskapet endelig vedtas i kommunestyremøte. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse er sendt formannskapet. Kontrollutvalget har i møte behandlet årsregnskapet 2014 for Trøgstad kommune. Grunnlaget for behandlingen har vært kommunens årsregnskap, rådmannens årsberetning, revisjonsberetningen og revisjonsbrevet. I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget avgir følgende uttalelse til kommunestyret: Avleggelsen av årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning er avlagt til rett tid og i samsvar med lover og forskrifter. Kommunens driftsregnskap 2014 er avlagt med et positivt netto driftsresultat på kr ,89 og regnskapsmessig mindreforbruk på kr ,12. Kontrollutvalget har etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8, påsett at det ikke foreligger åpne revisjonsmerknader ved årsskifte 2014/15. Kontrollutvalget merker seg at kommunens netto driftsresultat i 2014 utgjør 4 % av driftsinntekter. Fylkesmannens anbefalte nivå er minimum + 3 % for å opprettholde kommunens formue. Kontrollutvalget anmoder om at revisjonsbrevet datert følger saken til kommunestyret og ber kommunestyret spesielt merke seg følgende punkter i brevet: o Revisor har kontrollert seks store innkjøp mot lov om offentlige anskaffelser og Trøgstad kommunes innkjøpsreglement. Det er funnet, og gitt tilbakemelding om, at kommunen ikke har fulgt sitt innkjøpsreglement og lov om offentlige anskaffelser ved fire av de seks store innkjøpene. o Revisor bemerker at kommunen har et uavklart krav fra Trøgstad kirkelige fellesråd vedr tilskudd til barnehagedrift for årene 2008 til Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS Besøks- og Postadresse: Industriveien Rakkestad Org.nr.: E-postadresse: anirov@fredrikstad.kommune.no Webadresse: Mobil: Bankkonto:

12 Saksnummer 2015/ /2015 o Vedrørende investeringer anbefaler revisor administrasjonen å rapportere framdrift pr prosjekt til kommunestyret, og at det budsjetteres pr prosjekt i regnskapssystemet. På denne måten kan folkevalgt nivå følge opp framdrift på de enkelte prosjektene. I samme avsnitt anbefaler revisjonen at note med investeringsoversikt utarbeides til regnskapet. o Selvkost kommunale betalingstjenester Kontrollutvalget har ingen ytterligere bemerkning til årsregnskapet 2014 for Trøgstad kommune og slutter seg til revisors beretning av 15. april Med hilsen Helge Kolstad Kontrollutvalgsleder Kopi til eksterne mottakere: Formannskapet i Trøgstad kommune -12-

13 -13-

14 -14-

15 -15-

16 -16-

17 -17-

18 -18-

19 -19-

20 Saksnr.: 2015/7061 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 61593/2015 Klassering: 510/122 Saksbehandler: Ida Bremnes Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Trøgstad /10 Trøgstad kommunes skatteregnskap for 2014 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Kontrollutvalget tar skatteoppkreverens redegjørelse om skatteregnskapet for Trøgstad kommune 2014 til orientering. Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Skatteoppkreverens årsrapport 2014, inkludert skatteregnskapet for 2014 Kontrollrapport 2014, fra Skatteetaten, Skatt Øst, av Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Revisjonen av skatteregnskapet ble i 2004 overført til Riksrevisjonen. Kontrollutvalget har etter dette ingen pålagt, formell oppgave med å behandle skatteregnskapet, eller skatteinnfordringen som funksjon. Skatteinnfordring er imidlertid en viktig lovpålagt kommunal oppgave, og i tråd med dette bør kontrollutvalget følge opp administrasjonens gjennomføring av denne oppgaven. I likhet med tidligere år har skatteoppkreveren lagt frem årsrapport for hele området. I henhold til instruks plikter skatteoppkrever å gi kommune-/bystyret de opplysninger og oppgaver som er nødvendig for tilsyn med den kommunale forvaltningen. I rapporten vises utviklingstrekk og nøkkeltall med utfyllende kommentarer. Vurdering Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget tar skatteoppkreverens redegjørelse om skatteregnskapet for 2014, samt Skatteetatens kontrollrapport for 2014, til orientering. -20-

21 -21-

22 -22-

23 -23-

24 -24-

25 -25-

26 -26-

27 -27-

28 -28-

29 -29-

30 -30-

31 -31-

32 -32-

33 -33-

34 -34-

35 -35-

36 -36-

37 -37-

38 Saksnr.: 2015/7061 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 59371/2015 Klassering: 510/122 Saksbehandler: Ida Bremnes Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Trøgstad /11 Informasjon fra revisjonen Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Informasjonen fra revisjonen tas til orientering. Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Sammendrag * Vedlegg Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) * Saksopplysninger * Økonomiske konsekvenser * Konsekvenser levekår/folkehelse * -38-

39 Ansattes medbestemmelse * Vurdering Punkter under denne saken er først og fremst muntlig informasjon fra revisjonen, og sekretariatet tar utgangspunkt i det i sin saksbehandling. -39-

40 Saksnr.: 2015/7061 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: 59373/2015 Klassering: 510/122 Saksbehandler: Ida Bremnes Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Trøgstad /12 Eventuelt Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling. Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder -40-