Møteprotokoll Kontrollutvalget Sarpsborg

Transkript

1 Møteprotokoll Kontrollutvalget Sarpsborg Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 17:30 til kl. 19:30 Møtested: Rådhuset, møterom Roald Dahl Fra til saksnr.: 16/1 16/12 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Per Gunnar Stordal, H, leder x Bente Opstad til sak 16/2 Inger-Christin Torp, AP, nestleder x Odd Jan Skriubakken til sak 16/2 Per Hugo Samuelsen, Ap x Else Marie Hagen, Pp x Atle Larsen, FRP x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5 til sakene 16/9 og 16/1, 16/2 og 16/3 Else Marie hagen ble permittert kl. 18:45. Det var da 4 av 5 stemmeberettigede til sakene 16/4, 16/5, 16/6, 16/7, 16/8, 16/10, 16/11 og 16/12. Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin F Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: seksjonsleder Anders Svarholt, Møtende fra administrasjonen: kommunesjef Hans Sigmund Vister til sak 16/9 Innkalling og dagsorden: Sak 16/9 ble behandlet først. Leder Per Gunnar Stordal og nestleder Inger-Christin Torp hadde på forhånd bedt utvalget om å vurdere deres habilitet i sak 16/2. Utvalget fant dem inhabile til å behandle saken pga. sine styreverv i selskap som er omtalt i Plan for selskapskontroll. Vararepresentantene Bente Opstad og Odd Jan Skriubakken tiltrådde. Per Hugo Samuelsen ledet møtet ved behandlingen av saken. Kontrollutvalget i Sarpsborg har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at sakene skulle behandles for åpne dører.. Per Gunnar Stordal (leder). Inger-Christin Torp (nestleder)

2 Kontrollutvalget Sarpsborgs møte Sakliste PS 16/1 Godkjenning av protokoll fra møte PS 16/2 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden PS 16/3 Forvaltningsrevisjonsrapport: Forvaltning drift og vedlikehold PS 16/4 Forvaltningsrevisjonsrapport: Internkontroll knyttet til oppfølging av leverandører PS 16/5 Prosjektplan: NAVs arbeid med ungdom - del 1 PS 16/6 Prosjektplan: Tvang i skolen PS 16/7 Statusrapport for utført forvaltningsrevisjon i 2015 PS 16/8 PS 16/9 Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS Henvendelse til kontrollutvalget fra Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening - angående boligprosjektet Bodalstranda og leder for utvalg for landbruk og teknikk, Tor Erik Brusevolds engasjement PS 16/10 Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 PS 16/11 PS 16/12 Referater og meldinger Eventuelt PS 16/1 Godkjenning av protokoll fra møte Protokoll fra møtet , godkjennes Vedtak ble som innstillingen 1. Protokoll fra møtet , godkjennes PS 16/2 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden , vedtas med følgende prioritering:

3 Østfold interkommunale Arkivselskap IKS Borg Næring og Eiendom AS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) 2 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: 1 Bystyret vedtar Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden med følgende prioritering: Østfold interkommunale Arkivselskap IKS Borg Næring og Eiendom AS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) 2 Bystyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden Leder Per Gunnar Stordal og nestleder Inger-Christin Torp hadde på forhånd bedt utvalget om å vurdere deres habilitet i sak 16/2. Utvalget fant dem inhabile til å behandle saken pga. sine styreverv i selskap som er omtalt i Plan for selskapskontroll. Vararepresentantene Bente Opstad og Odd Jan Skriubakken tiltrådde. Det var enighet om at vararepresentantene godkjenner elektronisk protokolleringen av saken. Per Hugo Samuelsen ledet møtet ved behandlingen av saken. Sekretariatet presenterte analysen og planen. Det ble opplyst om at planen vil bli rullert hvis det framkommer opplysninger som medfører at prioriterte selskap opphører eller ikke lenger vil falle inn under mandatet for selskapskontrollen. Kontrollutvalget sluttet seg til forslag til vedtak. 1 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden , vedtas med følgende prioritering: Østfold interkommunale Arkivselskap IKS Borg Næring og Eiendom AS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) 2 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: 1 Bystyret vedtar Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden med følgende prioritering: Østfold interkommunale Arkivselskap IKS Borg Næring og Eiendom AS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) 2 Bystyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden

4 PS 16/3 Forvaltningsrevisjonsrapport: Forvaltning drift og vedlikehold 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Forvaltning drift og vedlikehold» til etterretning Kontrollutvalget finner det positivt at Sarpsborg kommune i tilfredsstillende grad etablert overordnede målsetninger og et system som tilrettelegger for forvaltning, drift og vedlikehold. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen har sluttet seg til revisjonens anbefalinger, og er i ferd med å følge opp ved at videreføringen av helhetlig strategi for eiendomsforvaltningen pågår som en saksordførersak i kommunens plan- og økonomiutvalg og at utvalget for eiendom og næring er referansegruppe for arbeidet. Kontrollutvalget merker seg videre at rådmannen og revisjonen har den samme oppfatningen om hva som skal ligge til grunn for eiendomsstrategien. Videre sier rådmannen at arbeidet med tilstandskartlegginger av alle kommunale bygg, også boliger er igangsatt og vil bli intensivert i 2016 og at vedlikeholdsplan vil innarbeides i handlingsplan og budsjett for Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Forvaltning drift og vedlikehold» til etterretning Bystyret finner det positivt at Sarpsborg kommune i tilfredsstillende grad har etablert overordnede målsetninger og et system som tilrettelegger for forvaltning, drift og vedlikehold. Bystyret merker seg at rådmannen har sluttet seg til revisjonens anbefalinger, og er i ferd med å følge opp ved at videreføringen av helhetlig strategi for eiendomsforvaltningen pågår som en saksordførersak i kommunens plan- og økonomiutvalg og at utvalget for eiendom og næring er referansegruppe for arbeidet. Kontrollutvalget merker seg videre at rådmannen og revisjonen har den samme oppfatningen om hva som skal ligge til grunn for eiendomsstrategien. Videre sier rådmannen at arbeidet med tilstandskartlegginger av alle kommunale bygg, også boliger er igangsatt og vil bli intensivert i 2016 og at vedlikeholdsplan vil innarbeides i handlingsplan og budsjett for Anders Svarholt fra revisjonen presenterte rapportens funn og konklusjoner. Vedtaket ble som innstillingen 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Forvaltning drift og vedlikehold» til etterretning Kontrollutvalget finner det positivt at Sarpsborg kommune i tilfredsstillende grad etablert overordnede målsetninger og et system som tilrettelegger for forvaltning, drift og vedlikehold. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen har sluttet seg til revisjonens anbefalinger, og er i ferd med å følge opp ved at videreføringen av helhetlig strategi for

5 eiendomsforvaltningen pågår som en saksordførersak i kommunens plan- og økonomiutvalg og at utvalget for eiendom og næring er referansegruppe for arbeidet. Kontrollutvalget merker seg videre at rådmannen og revisjonen har den samme oppfatningen om hva som skal ligge til grunn for eiendomsstrategien. Videre sier rådmannen at arbeidet med tilstandskartlegginger av alle kommunale bygg, også boliger er igangsatt og vil bli intensivert i 2016 og at vedlikeholdsplan vil innarbeides i handlingsplan og budsjett for Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Forvaltning drift og vedlikehold» til etterretning Bystyret finner det positivt at Sarpsborg kommune i tilfredsstillende grad etablert overordnede målsetninger og et system som tilrettelegger for forvaltning, drift og vedlikehold. Bystyret merker seg at rådmannen har sluttet seg til revisjonens anbefalinger, og er i ferd med å følge opp ved at videreføringen av helhetlig strategi for eiendomsforvaltningen pågår som en saksordførersak i kommunens plan- og økonomiutvalg og at utvalget for eiendom og næring er referansegruppe for arbeidet. Kontrollutvalget merker seg videre at rådmannen og revisjonen har den samme oppfatningen om hva som skal ligge til grunn for eiendomsstrategien. Videre sier rådmannen at arbeidet med tilstandskartlegginger av alle kommunale bygg, også boliger er igangsatt og vil bli intensivert i 2016 og at vedlikeholdsplan vil innarbeides i handlingsplan og budsjett for PS 16/4 Forvaltningsrevisjonsrapport Internkontroll knyttet til oppfølging av leverandører 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Internkontroll knyttet til oppfølging av leverandører», til etterretning. Kontrollutvalget finner det positivt at kommunen har etablert en fungerende internkontroll når det gjelder oppfølging. Bystyret merker seg imidlertid at revisjonen har avdekket enkelte svakheter. Videre viser rapporten at kommunen har gode rutiner for å sikre etterlevelse av kravene til informasjon om lønns- og arbeidsvilkår i konkurransegrunnlag, samt kontraktsklausul som sikrer arbeidstakers lønns- og arbeidsvilkår. Rapporten viser videre at behovet for kontroll av underleverandørs lønns- og arbeidsvilkår vurderes i hver anskaffelse Samtidig fremkommer det at kommunen ikke har utarbeidet skriftlige rutiner som bidrar til å sikre at det gjennomføres risikovurderinger, innholdet og oppfølgingen av eventuelle kontroller, samt dokumentasjonen av overnevnte vurderinger og kontroller. Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at kommunen bør: Bruke rapporten i sin helhet i det videre forbedringsarbeidet av internkontrollen som kjennskap til og forståelse for eget ansvar og myndighet, revisjonens funn som knytter seg til kontroll av fakturabetingelser, herunder hvilken rolle nettoprislister skal spille i fakturakontrollen. Sikre etterprøvbarhet og enhetlig praksis i vurderingene og de eventuelle kontrollene av underleverandørers lønns- og arbeidsvilkår ved å utarbeide skriftlige rutiner som inneholder informasjon om hvem som er ansvarlig for å gjennomføre vurderinger og kontroller, hva kontrollene bør inneholde og

6 hvordan de skal gjennomføres og følges opp, samt hvordan vurderingene og kontrollene skal dokumenteres. Gjennomføre risikovurderinger, med eventuelt påfølgende kontroller, eventuelt med bistand fra rammeavtaleleverandør for området, i et egnet prosjekt. 2. Kontrollutvalget foreslår for bystyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging til Plan- og økonomiutvalget. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp i henhold til sitt ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. 3. Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Internkontroll knyttet til oppfølging av leverandører», til etterretning. Bystyret finner det positivt at kommunen har etablert en fungerende internkontroll når det gjelder oppfølging. Bystyret merker seg imidlertid at revisjonen har avdekket enkelte svakheter. Videre viser rapporten at kommunen har gode rutiner for å sikre etterlevelse av kravene til informasjon om lønns- og arbeidsvilkår i konkurransegrunnlag, samt kontraktsklausul som sikrer arbeidstakers lønns- og arbeidsvilkår. Rapporten viser videre at behovet for kontroll av underleverandørs lønns- og arbeidsvilkår vurderes i hver anskaffelse. Samtidig fremkommer det at kommunen ikke har utarbeidet skriftlige rutiner som bidrar til å sikre at det gjennomføres risikovurderinger, innholdet og oppfølgingen av eventuelle kontroller, samt dokumentasjonen av overnevnte vurderinger og kontroller. Bystyret ber derfor rådmannen om at hun: Bruker rapporten i sin helhet i det videre forbedringsarbeidet av internkontrollen som kjennskap til og forståelse for eget ansvar og myndighet, revisjonens funn som knytter seg til kontroll av fakturabetingelser, herunder hvilken rolle nettoprislister skal spille i fakturakontrollen. Sikrer etterprøvbarhet og enhetlig praksis i vurderingene og de eventuelle kontrollene av underleverandørers lønns- og arbeidsvilkår ved å utarbeide skriftlige rutiner som inneholder informasjon om hvem som er ansvarlig for å gjennomføre vurderinger og kontroller, hva kontrollene bør inneholde og hvordan de skal gjennomføres og følges opp, samt hvordan vurderingene og kontrollene skal dokumenteres. Gjennomfører risikovurderinger, med eventuelt påfølgende kontroller, eventuelt med bistand fra rammeavtaleleverandør for området, i et egnet prosjekt. Bystyret merker seg at rådmannen allerede har planlagt aktiviteter som skal sette internkontrollen rundt fakturahåndtering i system. 2. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Plan- og økonomiutvalget innen <her setter bystyret selv inn en dato>. 3. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp Anders Svarholt fra revisjonen presenterte rapportens funn og konklusjoner. Kontrollutvalget var enige om å legge til i pkt. 3 (innstillingen til bystyret), underpunkt 2.: «med kopi til kontrollutvalget»

7 Vedtaket ble ellers som innstillingen 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Internkontroll knyttet til oppfølging av leverandører», til etterretning. Kontrollutvalget finner det positivt at kommunen har etablert en fungerende internkontroll når det gjelder oppfølging. Bystyret merker seg imidlertid at revisjonen har avdekket enkelte svakheter. Videre viser rapporten at kommunen har gode rutiner for å sikre etterlevelse av kravene til informasjon om lønns- og arbeidsvilkår i konkurransegrunnlag, samt kontraktsklausul som sikrer arbeidstakers lønns- og arbeidsvilkår. Rapporten viser videre at behovet for kontroll av underleverandørs lønns- og arbeidsvilkår vurderes i hver anskaffelse Samtidig fremkommer det at kommunen ikke har utarbeidet skriftlige rutiner som bidrar til å sikre at det gjennomføres risikovurderinger, innholdet og oppfølgingen av eventuelle kontroller, samt dokumentasjonen av overnevnte vurderinger og kontroller. Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at kommunen bør: Bruke rapporten i sin helhet i det videre forbedringsarbeidet av internkontrollen som kjennskap til og forståelse for eget ansvar og myndighet, revisjonens funn som knytter seg til kontroll av fakturabetingelser, herunder hvilken rolle nettoprislister skal spille i fakturakontrollen. Sikre etterprøvbarhet og enhetlig praksis i vurderingene og de eventuelle kontrollene av underleverandørers lønns- og arbeidsvilkår ved å utarbeide skriftlige rutiner som inneholder informasjon om hvem som er ansvarlig for å gjennomføre vurderinger og kontroller, hva kontrollene bør inneholde og hvordan de skal gjennomføres og følges opp, samt hvordan vurderingene og kontrollene skal dokumenteres. Gjennomføre risikovurderinger, med eventuelt påfølgende kontroller, eventuelt med bistand fra rammeavtaleleverandør for området, i et egnet prosjekt. 2. Kontrollutvalget foreslår for bystyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging til Plan- og økonomiutvalget. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp i henhold til sitt ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. 3. Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Internkontroll knyttet til oppfølging av leverandører», til etterretning. Bystyret finner det positivt at kommunen har etablert en fungerende internkontroll når det gjelder oppfølging. Bystyret merker seg imidlertid at revisjonen har avdekket enkelte svakheter. Videre viser rapporten at kommunen har gode rutiner for å sikre etterlevelse av kravene til informasjon om lønns- og arbeidsvilkår i konkurransegrunnlag, samt kontraktsklausul som sikrer arbeidstakers lønns- og arbeidsvilkår. Rapporten viser videre at behovet for kontroll av underleverandørs lønns- og arbeidsvilkår vurderes i hver anskaffelse. Samtidig fremkommer det at kommunen ikke har utarbeidet skriftlige rutiner som bidrar til å sikre at det gjennomføres risikovurderinger, innholdet og oppfølgingen av eventuelle kontroller, samt dokumentasjonen av overnevnte vurderinger og kontroller.

8 Bystyret ber derfor rådmannen om at hun: Bruker rapporten i sin helhet i det videre forbedringsarbeidet av internkontrollen som kjennskap til og forståelse for eget ansvar og myndighet, revisjonens funn som knytter seg til kontroll av fakturabetingelser, herunder hvilken rolle nettoprislister skal spille i fakturakontrollen. Sikrer etterprøvbarhet og enhetlig praksis i vurderingene og de eventuelle kontrollene av underleverandørers lønns- og arbeidsvilkår ved å utarbeide skriftlige rutiner som inneholder informasjon om hvem som er ansvarlig for å gjennomføre vurderinger og kontroller, hva kontrollene bør inneholde og hvordan de skal gjennomføres og følges opp, samt hvordan vurderingene og kontrollene skal dokumenteres. Gjennomfører risikovurderinger, med eventuelt påfølgende kontroller, eventuelt med bistand fra rammeavtaleleverandør for området, i et egnet prosjekt. Bystyret merker seg at rådmannen allerede har planlagt aktiviteter som skal sette internkontrollen rundt fakturahåndtering i system. 2. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Plan- og økonomiutvalget, med kopi til kontrollutvalget, innen <her setter bystyret selv inn en dato>. 3. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp PS 16/5 Prosjektplan: NAVs arbeid med ungdom - del 1 (Med forbehold om at bystyret 11.2 har sluttet seg til kontrollutvalgets forslag til forvaltningsrevisjonsplan) 1. Prosjektplan NAVs arbeid med - ungdom del 1, godkjennes 2. Kontrollutvalget vil vurdere om det skal igangsettes en del 2 av dette prosjektet i forbindelse med behandlingen av rapport del 1 til høsten. Vedtaket ble som innstilling 1. Prosjektplan NAVs arbeid med - ungdom del 1, godkjennes 2. Kontrollutvalget vil vurdere om det skal igangsettes en del 2 av dette prosjektet i forbindelse med behandlingen av rapport del 1 til høsten. PS 16/6 Prosjektplan: Tvang i skolen (Med forbehold om at bystyret 11.2 har sluttet seg til kontrollutvalgets forslag til forvaltningsrevisjonsplan) 1. Prosjektplan Tvang i skolen, godkjennes

9 Vedtaket ble som innstilling 1. Prosjektplan Tvang i skolen, godkjennes PS 16/7 Statusrapport for utført forvaltningsrevisjon i Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i 2015, tas til orientering Vedtaket ble som innstillingen 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i 2015, tas til orientering PS 16/8 Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS 1. Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS, tas til etterretning Vedtaket ble som innstillingen 1. Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS, tas til etterretning PS 16/9 Henvendelse til kontrollutvalget fra Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening - angående boligprosjektet Bodalstranda og leder for utvalg for landbruk og teknikk, Tor Erik Brusevolds engasjement Saken legges fram uten innstilling I tillegg til mail som var sendt ut med sakspapirene (spørsmål knyttet til protokollering jf. Forvaltningslovens 11, d 2.), fikk kontrollutvalget ettersendt mail fra Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening angående: Mangler ved høringsrunden (27.1, 29.1, 2.2, 2.2 og 12.2) Ansvar for planarbeidet (11.2) Spørsmål om habilitet (12.2)

10 Kommunesjef Hans Sigmund Vister redegjorde for kommunens svar til velforeningen angående protokollering, mangler ved høringsrunden og ansvaret for planarbeidet. Kommunesjefen utdypet kommunens tolkning ang. Brusevold rolle vs. Forvaltningslovens 11, d 2 om plikten til å skrive ned opplysninger av vesentlig betydning som framkommer i dialog med en utbygger. Det var enighet om at kontrollutvalget får denne vurderingen skriftlig sammen med oversikt over sakens høringsinstanser. Det var videre enighet om at velforeningens spørsmål knyttet hvem som har ansvar for planarbeidet, er besvart. Når det gjaldt henvendelsen om habilitet, så informerte kommunesjefen om at henvendelsen er sendt til kommuneadvokaten til utredning. 1. Kontrollutvalget ber rådmannen om en samlet skriftlig kommentar til påstandene om mangler ved protokollering og påstandene om inhabilitet. Kontrollutvalget ber samtidig om å få en samlet oversikt over høringsprosessen. 2. Rådmannens redegjørelse legges fram for kontrollutvalget i møtet 26.april. Kontrollutvalget vil da ta stilling eventuelle videre undersøkelser PS 16/10 Kontrollutvalgets årsmelding for Kontrollutvalgets årsmelding for 2015, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 tas til orientering Det var enighet om å legge til en setning i avsnittet «Kontrollutvalgets sammensetting» om at utvalget som fungerte i 2015 var nyvalgt i des. 2014, etter at det sittende utvalget ba om å bli løst fra sine verv. Vedtaket ble som innstillingen 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2015, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 tas til orientering PS 16/11 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Vedtaket ble som innstillingen 1. Referater og meldinger tas til orientering

11 PS 16/12 Eventuelt Ingen saker