Møteprotokoll Kontrollutvalget Sarpsborg

Transkript

1 Møteprotokoll Kontrollutvalget Sarpsborg Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 17:30 til kl. 19:15 Møtested: Rådhuset, møterom Roald Dahl Fra til saksnr.: 17/22-17/33 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Per Gunnar Stordal, H, leder x Inger-Christin Torp, AP, nestleder Meldt forfall Odd-Jan Skriubakken Per Hugo Samuelsen, Ap x Else Marie Hagen, Pp Meldt forfall Bente Opstad Atle Larsen, FRP x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5 Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin F Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: administrerende direktør Laila Nagelhus, seksjonsleder Jolanta Betker, seksjonsleder Bjørnar Buvig Holmedahl og forvaltningsrevisor Bjørnar Bakker Eriksen Møtende fra administrasjonen: Ingen Innkalling og dagsorden: Inger merknader til innkalling Kontrollutvalget i Sarpsborg har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Møte ble lukket under behandling av sak 17/29, hjemmel: Kommuneloven 31 pkt. 5, jf offl. 24. Per-Hugo Samuelsen undertegner protokollen i Inger-Christin Torps fravær.. Per Gunnar Stordal (leder). Per Hugo Samuelsen

2 Kontrollutvalget Sarpsborgs møte Sakliste PS 17/22 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 17/23 Forvaltningsrevisjonsrapport: Kvalitet i heldøgns omsorgsplasser PS 17/24 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2017 PS 17/25 PS 17/26 Bestilling av prosjektplan - etterlevelse/oppfølging av anskaffelsesrutiner Innledende dialog med revisor om overordnet analyse for forvaltningsrevisjon for perioden PS 17/27 Overordnet revisjonsstrategi - kommuneregnskapet 2017 PS 17/28 PS 17/29 Revisjonsbrev nr.1/ Kontrollutvalgets oppfølging Oppfølging av henvendelse til kontrollutvalget angående en anskaffelse 16/05520 PS 17/30 Forslag til budsjettrammer for kontroll- og tilsynsarbeidet 2018 PS 17/31 PS 17/32 PS 17/33 ØKR IKS - Uavhengighetserklæring Referater og meldinger Eventuelt PS 17/22 Godkjenning av protokoll fra møtet Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Vedtaket ble som innstilling 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes PS 17/23 Forvaltningsrevisjonsrapport: Kvalitet i heldøgns omsorgsplasser 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Kvalitet i heldøgns omsorgsplasser» til etterretning Kontrollutvalget finner det positivt at kommunen i all hovedsak leverer tjenester som er trygge, helhetlige, samordnet og fleksible, og at det gis rom for brukermedvirkning og individuell tilpasning.

3 2. Kontrollutvalget merker seg revisjonens anbefalinger og finner det tilfredsstillende at rådmannen allerede jobber kontinuerlig med forbedringsarbeidet ved å: utvikle flere nivå 2 prosedyrer. Dette vil kunne sikre en universell praksis ved kommunens sykehjem. implementere en god avvikskultur i avdelingene. Dette vil kunne sikre at flere ansatte melder inn skriftlige avvik i Riskmanager. videreutvikle praksis omhandlende dokumentasjon i tiltaksplan og journal. Kommunen bør i større grad definere hva som skal dokumenteres og hvor det skal dokumenteres, slik at praksis blir enhetlig og oversiktlig. 3. Kontrollutvalget foreslår for bystyret at rådmannen rapporterer om sitt forbedringsarbeid knyttet til forvaltningsrevisjonen, til utvalg for velferd og folkehelse. 4. Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Kvalitet i heldøgns omsorgsplasser» til etterretning Bystyret finner det positivt at kommunen i all hovedsak leverer tjenester som er trygge, helhetlige, samordnet og fleksible, og at det gis rom for brukermedvirkning og individuell tilpasning. 2. Bystyret merker seg revisjonens anbefalinger og finner det tilfredsstillende at rådmannen allerede jobber kontinuerlig med forbedringsarbeidet ved å: utvikle flere nivå 2 prosedyrer. Dette vil kunne sikre en universell praksis ved kommunens sykehjem. implementere en god avvikskultur i avdelingene. Dette vil kunne sikre at flere ansatte melder inn skriftlige avvik i Riskmanager. videreutvikle praksis omhandlende dokumentasjon i tiltaksplan og journal. Kommunen bør i større grad definere hva som skal dokumenteres og hvor det skal dokumenteres, slik at praksis blir enhetlig og oversiktlig. 3. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sitt forbedringsarbeid knyttet til forvaltningsrevisjonen, til utvalg for velferd og folkehelse innen <her setter bystyret selv inn en dato>. Forvaltningsrevisor Bjørnar bakker Eriksen presenterte for rapportens funn og konklusjoner. 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Kvalitet i heldøgns omsorgsplasser» til etterretning Kontrollutvalget finner det positivt at kommunen i all hovedsak leverer tjenester som er trygge, helhetlige, samordnet og fleksible, og at det gis rom for brukermedvirkning og individuell tilpasning. 2. Kontrollutvalget merker seg revisjonens anbefalinger og finner det tilfredsstillende at rådmannen allerede jobber kontinuerlig med forbedringsarbeidet ved å: utvikle flere nivå 2 prosedyrer. Dette vil kunne sikre en universell praksis ved kommunens sykehjem.

4 implementere en god avvikskultur i avdelingene. Dette vil kunne sikre at flere ansatte melder inn skriftlige avvik i Riskmanager. videreutvikle praksis omhandlende dokumentasjon i tiltaksplan og journal. Kommunen bør i større grad definere hva som skal dokumenteres og hvor det skal dokumenteres, slik at praksis blir enhetlig og oversiktlig. 3. Kontrollutvalget foreslår for bystyret at rådmannen rapporterer om sitt forbedringsarbeid knyttet til forvaltningsrevisjonen, til utvalg for velferd og folkehelse. 4. Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Kvalitet i heldøgns omsorgsplasser» til etterretning Bystyret finner det positivt at kommunen i all hovedsak leverer tjenester som er trygge, helhetlige, samordnet og fleksible, og at det gis rom for brukermedvirkning og individuell tilpasning. 2. Bystyret merker seg revisjonens anbefalinger og finner det tilfredsstillende at rådmannen allerede jobber kontinuerlig med forbedringsarbeidet ved å: utvikle flere nivå 2 prosedyrer. Dette vil kunne sikre en universell praksis ved kommunens sykehjem. implementere en god avvikskultur i avdelingene. Dette vil kunne sikre at flere ansatte melder inn skriftlige avvik i Riskmanager. videreutvikle praksis omhandlende dokumentasjon i tiltaksplan og journal. Kommunen bør i større grad definere hva som skal dokumenteres og hvor det skal dokumenteres, slik at praksis blir enhetlig og oversiktlig. 3. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sitt forbedringsarbeid knyttet til forvaltningsrevisjonen, til utvalg for velferd og folkehelse innen <her setter bystyret selv inn en dato>. PS 17/24 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2017, tas til etterretning Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2017, tas til etterretning

5 PS 17/25 Bestilling av prosjektplan - etterlevelse/oppfølging av anskaffelsesrutiner 1. Kontrollutvalget ber om at revisjonen utarbeider en prosjektplan med tema «etterlevelse/oppfølging av anskaffelsesrutiner», med innspill og presiseringer som er gitt i møtet 2. Prosjektplanen behandles i møtet Opplysning i saken om at det er 1300 timer disponibel til forvaltningsrevisjon ble korrigert. Det er 1400 timer til disposisjon Revisjonen noterte seg innspill i sak 17/26 om å se på kommunens anskaffelse av «Spikerbukta bru», eller «bølgebrua» som ble dobbelt så dyr som først antatt. Det er samme leverandør/entreprenør som bygger/skal bygge «Opsundbrua»). Dette innspillet tar revisjonen med seg videre i dette prosjektet 1. Kontrollutvalget ber om at revisjonen utarbeider en prosjektplan med tema «etterlevelse/oppfølging av anskaffelsesrutiner», med innspill og presiseringer som er gitt i møtet 2. Prosjektplanen behandles i møtet PS 17/26 Innledende dialog med revisor om overordnet analyse for forvaltningsrevisjon for perioden Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget fatte slikt vedtak: Revisjonen redegjorde for aktuelle områder for forvaltningsrevisjon og kontrollutvalget ga innspill på disse. Det var enighet om at følgende tema var interessante som mulige prosjekter: «prosjektmodell og tidligfase vurderinger før anskaffelsen skjer knyttet til kommunale investeringsprosjekter» «Personvern» «Korrupsjon» «psykisk helse for barn» Revisjonen noterte seg innspill om å se på kommunens anskaffelse av «Spikerbukta bru», eller «bølgebrua» som ble dobbelt så dyr som først antatt. Det er samme leverandør/entreprenør som bygger/skal bygge «Opsundbrua»). Dette innspillet tar revisjonen med seg til sak 17/25 Prosessen videre er samtaler med kommunen om kommunens risikobilde, og fellesmøte med kommunene. Overordnet analyse legges fram for kontrollutvalget til behandling rundt årsskiftet.

6 1. Kontrollutvalget anmoder revisjonen om å ta innspillene med seg i det videre arbeidet med Overordnet analyse PS 17/27 Overordnet revisjonsstrategi - kommuneregnskapet Overordnet revisjonsstrategi for 2017, tas til etterretning Seksjonsleder Jolanta Betker redegjorde for strategi og «angrepsvinkel» for interimrevisjonen. Dette ble nevnt: Kartlegging og kontroll av kommunens tilgangskontroller, opptak av lån, test av rutine for utbetaling av lønn, innkjøp; kartlegging og test av arbeidsdeling, mva; kartlegging og test av spesielle områder, utbetaling til fastleger, kontroller av rutiner ved sosialhjelp, remitteringsrutiner, selvkostområdet og test av programmet «momentum», sjekk av utfakturering på VAR området, og diverse avstemminger vedr. årsregnskapet, m.m. 1 Overordnet revisjonsstrategi for 2017, tas til etterretning PS 17/28 Revisjonsbrev nr.1/ Kontrollutvalgets oppfølging 1. Revisjonsbrev nr. 1/2017, tas til etterretning. 2. Rådmannen bes fremlegge skriftlig redegjørelse for hvordan forholdene revisor har omtalt i revisjonsbrev nr. 1/2017, vil bli fulgt opp. Redegjørelsen bes foreligge til kontrollutvalgets møte den 12. desember. 1 Revisjonsbrev nr. 1/2017, tas til etterretning. 2 Rådmannen bes fremlegge skriftlig redegjørelse for hvordan forholdene revisor har omtalt i revisjonsbrev nr. 1/2017, vil bli fulgt opp. Redegjørelsen bes foreligge til kontrollutvalgets møte den 12. desember. PS 17/29 Oppfølging av henvendelse til kontrollutvalget angående en anskaffelse 16/ Kontrollutvalget ber revisjonen om snarest å gjennomføre undersøkelse som beskrevet i revisjonens notat. Kontrollutvalget ber i tillegg om at revisjonen vurderer behovet for ytterligere undersøkelser på bakgrunn av de funn revisjonen gjør. Ressursbehovet for videre undersøkelser bør i så fall gjøres rede for.

7 2 Kontrollutvalget behandler evt. behov for ytterligere undersøkelser i ekstraordinært møte <dato oktober> Møte ble lukket under behandling av saken, hjemmel: Kommuneloven 31 pkt. 5, jf. offl. 24. Dato for ekstraordinært møte ble satt til 31.10, kl Kontrollutvalget ber revisjonen om snarest å gjennomføre undersøkelse som beskrevet i revisjonens notat. Kontrollutvalget ber i tillegg om at revisjonen vurderer behovet for ytterligere undersøkelser på bakgrunn av de funn revisjonen gjør. Ressursbehovet for videre undersøkelser bør i så fall gjøres rede for 2 Kontrollutvalget behandler revisjonens habilitetsundersøkelse og evt. behov for ytterligere undersøkelser i ekstraordinært møte 31. oktober kl. 17:30 PS 17/30 Forslag til budsjettrammer for kontroll- og tilsynsarbeidet Samlet budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2018 med en kostnadsramme på kr ,-, vedtas, 2. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2018 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Sekretariatet opplyste om at kontingenten til Forum for Kontroll og Tilsyn ikke var korrekt. Budsjettposten ble justert opp med kr. 3000,- og samlet sum ble da kr ,-, 1. Samlet budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2018 med en kostnadsramme på kr ,-, vedtas, 2. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2018 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner PS 17/31 ØKR IKS - Uavhengighetserklæring 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor, tas til etterretning 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor, tas til etterretning

8 PS 17/32 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget ba sekretariatet om å etterspørre rådmannens svar til Hans Jørgen Torgersen 1. Tilsynsrapport NAV, økonomisk stønad, tas til orientering 2. Kontrollutvalget ber sekretariatet om å etterspørre rådmannens svar til Hans Jørgen Torgersen PS 17/33 Eventuelt Ingen saker