Møteprotokoll Kontrollutvalget Moss

Transkript

1 Møteprotokoll Kontrollutvalget Moss Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 09:00 til kl. 11:10 Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 15/1-15/2 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Kirsten Aasen, leder Georg Brynildsen Henry Pongo Ole Podhorny Dag Robertsen Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5 Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Jolanta Betker, Anders Svarholt og Laila Nagelhus Møtende fra administrasjonen: Ingen Ordfører Tage Pettersen til sak 15/2 Merknader Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at den delen av ordførers redegjørelse i sak 15/2 som omhandlet avviklingsstyrets konklusjoner, skulle behandles for lukkede dører (Hjemmel: Kl. 31 pkt. 3, Offl. 24, andre ledd)... Kirsten Aasen

2 Kontrollutvalget Moss møte Sakliste PS 15/1 PS 15/2 Valg av to til å undertegne protokoll Visit Moss AS - kommunens oppfølging PS 15/3 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i 2014 Vedlegg u.off off. 23 første ledd PS 15/4 PS 15/5 PS 15/6 PS 15/7 PS 15/8 PS 15/9 Revisjonsrapport - Avslutning av investeringsprosjekt "Vålerveien boliger" Revisjonsnotat - Gjennomførte kontroller knyttet til kjøp av konsulenttjenester Revisjonsnotat - Låneopptak Revisjonsnotater - Gjennomførte kontroller vedrørende salgsområdet - kommunalavdeling helse og sosial Bestilling til revisjonen: Oversikt over styreverv for politikere og administrative ledere i Moss kommune Inspiria science center AS - Oppfølging av tidligere gjennomført selskapskontroll PS 15/10 Endring i møteplan - vår 2015 PS 15/11 Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 PS 15/12 PS 15/13 Referater og meldinger Eventuelt PS 15/1 Valg av to til å undertegne protokoll Sekretariatet anbefaler Kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Til å undertegne og godkjenne protokollen sammen med utvalgets leder, velges.. og Leder foreslo Henry Pongo og Dag Robertsen til å undertegne protokollen. 1. Til å undertegne og godkjenne protokollen sammen med utvalgets leder, velges Henry Pongo og Dag Robertsen PS 15/2 Visit Moss AS - kommunens oppfølging Sekretariatet anbefaler Kontrollutvalget å fatte slikt vedtak:

3 (Saken legges fram uten forslag til vedtak) Ordfører redegjorde for saken fram til beslutningen om avvikling av selskapet og svarte på spørsmål fra utvalget. Møtet ble lukket da det ble stilt spørsmål knyttet til avviklingsstyrets konklusjoner. Kontrollutvalget ble deretter enige om et vedtak. 1 Kontrollutvalget tar ordførerens redegjørelse til orientering. 2 Kontrollutvalget vil vurdere en evt. oppfølging av saken når avviklingsstyret har kommet med sin rapport. 3 Kontrollutvalget ber ordfører om å få rapporten tilsendt når den foreligger. PS 15/3 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i 2014, tas til orientering Vedtaket ble som innstillingen 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i 2014, tas til orientering PS 15/4 Revisjonsrapport - Avslutning av investeringsprosjekt "Vålerveien boliger" 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: Avslutning av investeringsprosjekt «Vålerveien boliger», til orientering 2. Saken oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: 1. Revidert regnskap for investeringsprosjekt «Vålerveien boliger», godkjennes. Vedtaket ble som innstilingen

4 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: Avslutning av investeringsprosjekt «Vålerveien boliger», til orientering 2. Saken oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: 1 Revidert regnskap for investeringsprosjekt «Vålerveien boliger», godkjennes PS 15/5 Revisjonsnotat - Gjennomførte kontroller knyttet til kjøp av konsulenttjenester 1. Kontrollutvalget tar revisjonsnotat etter gjennomførte kontroller om kjøp av konsulenttjenester til etterretning. 2. Kontrollutvalget merker seg rådmannens kommentarer til notatet. Selv om rådmannen gir en utfyllende forklaring på revisjonens funn, og flere av forholdene allerede er rettet opp, ber utvalget revisjonen om å foreta en oppfølgingskontroll i løpet av våren Det ble gjort en endring i pkt.2, siste setning Vedtaket ble ellers som innstillingen 1. Kontrollutvalget tar revisjonsnotat etter gjennomførte kontroller om kjøp av konsulenttjenester til etterretning. 2. Kontrollutvalget merker seg rådmannens kommentarer til notatet. Selv om rådmannen gir en utfyllende forklaring på revisjonens funn, og flere av forholdene allerede er rettet opp, ber utvalget revisjonen om å foreta en oppfølgingskontroll. Denne bør foreligge i inneværende valgperiode. PS 15/6 Revisjonsnotat - Låneopptak 1. Kontrollutvalget tar revisjonens notat om låneopptak, til orientering 2. Notat oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Bystyret tar revisjonsnotat om låneopptak, til orientering Vedtaket ble som innstilingen

5 1. Kontrollutvalget tar revisjonens notat om låneopptak, til orientering 2. Notat oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: 1 Bystyret tar revisjonsnotat om låneopptak, til orientering PS 15/7 Revisjonsnotater - Gjennomførte kontroller vedrørende salgsområdet - kommunalavdeling Helse og sosial 1. Notater om gjennomførte kontroller på salgsområdet tas til orientering Vedtak ble som innstilling 1. Notater om gjennomførte kontroller på salgsområdet tas til orientering PS 15/8 Bestilling til revisjonen: Oversikt over styreverv for politikere og administrative ledere i Moss kommune 1. Kontrollutvalget ber revisjonen om å utarbeide en oversikt over hvem i kommunen (politikere og ansatte) som har verv, eiendom eller oppdrag i organisasjoner, lag og foreninger, som kommunen direkte eller indirekte har interesser i eller gir tilskudd til. 2. Oversikten bør behandles i kontrollutvalget i løpet av våren 2015 Det ble gjort to endringer: pkt. 1 presisering i parentes, pkt.2 behandlingstidspunkt Vedtaket ble ellers som innstillingen 1. Kontrollutvalget ber revisjonen om å utarbeide en oversikt over hvem i kommunen (politikere og ansatte med beslutningsmyndighet) som har verv, eiendom eller oppdrag i organisasjoner, lag og foreninger, som kommunen direkte eller indirekte har interesser i eller gir tilskudd til. 2. Oversikten bør behandles i kontrollutvalget i inneværende valgperiode.

6 PS 15/9 Inspiria science center AS - Oppfølging av tidligere gjennomført selskapskontroll 1. Oppfølging av tidligere selskapskontroll av Inspiria science center AS, tas til orientering 2. Rapporten oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Bystyret tar rapport om oppfølging av tidligere selskapskontroll av Inspiria science center AS, til orientering Vedtaket ble som innstillingen 1. Oppfølging av tidligere selskapskontroll av Inspiria science center AS, tas til orientering 2. Rapporten oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak 1 Bystyret tar rapport om oppfølging av tidligere selskapskontroll av Inspiria science center AS, til orientering PS 15/10 Endring i møteplan - vår Det avholdes et ekstramøte for å behandle to forvaltningsrevisjonsrapporter Det ble presisert at møtet starter kl. 16:00 Vedtaket ble ellers som innstillingen 1. Det avholdes et ekstramøte , kl. 16:00 for å behandle to forvaltningsrevisjonsrapporter PS 15/11 Kontrollutvalgets årsmelding for Kontrollutvalgets årsmelding for 2014, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 tas til orientering Det ble foretatt noen rettelser på s. 5 i rapporten: «Gardermoen» rettes til «Haugesund» i første avsnitt «i Oslo» legges til etter «etikk-konferanse» i andre avsnitt

7 Siste setning i andre avsnitt byttes ut med: «Kirsten Aasen har vært kommunens representant i Transparencys nettverk for etikk i kommunesektoren. Siste møte i nettverket var i januar 2014» Ellers ble vedtaket som innstillingen. 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2014, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: 1 Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 tas til orientering PS 15/12 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Det var enighet om at sekretariatet skal sørge for at kontrollutvalget får fylkesmannens tilsynskalender som referatsak hvert halvår. Ellers ble vedtaket som innstillingen 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 15/13 Eventuelt Kontrollutvalget ønsker å besøke Alby i mai- eller junimøtet.