Møteprotokoll Kontrollutvalget Moss

Transkript

1 Møteprotokoll Kontrollutvalget Moss Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 16:00 til kl. 19:30 Møtested: MDA Kf - Solgaard Skog 15/17, møterom: Hos Moss Drift Og Anlegg Kf Fra til saksnr.: 13/40 13/50 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Kirsten Aasen, leder x Georg Brynildsen x Henry Pongo x Ole Podhorny x Dag Robertsen x Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Anders Svarholt og Einar Gundersen Møtende fra administrasjonen: Hans-Jacob Henæs og Line Runhovde fra Moss drift og anlegg, til sak 13/40 Merknader Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpen under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at sak 13/50 skulle behandles for lukkede dører. (Hjemmel: Offl. 13, Fvl. 13, 1.ledd nr. 2, jf. Kl. 31 pkt. 2)... Kirsten Aasen

2 Saksnr PS 13/40 PS 13/41 PS 13/42 PS 13/43 Innhold Virksomhetsbesøk - Moss Drift og Anlegg KF Valg av to medlemmer til å undertegne protokoll Prosjektplan: Utviklingshemmede brukere over 16 år Revisjonsrapport: Avslutning av investeringsprosjekt for "Gang/sykkelvei Osloveien" PS 13/44 Revisjonsrapport: Avslutning av "Anleggsregnskap VA 2013" PS 13/45 Forvaltningsrevisjonsplan PS 13/46 Møteplan for 1. halvår 2014 PS 13/47 PS 13/48 PS 13/49 Referater og meldinger Eventuelt Moss Havn KF - Innstilling til valg av revisor U.off, Offl. 13, og fvl. 13, 1. ledd, nr. 2 PS 13/40 Virksomhetsbesøk - Moss Drift og Anlegg KF 1. Informasjon om Moss Drift og Anlegg KF, tas til orientering Vedtak ble som innstillingen 1. Informasjon om Moss Drift og Anlegg KF, tas til orientering PS 13/41 Valg av to medlemmer til å undertegne protokoll Til å undertegne og godkjenne protokollen sammen med utvalgets leder, velges.. og Leder foreslo Dag Robertsen og Georg Brynildsen til å undertegne protokollen Til å undertegne og godkjenne protokollen sammen med utvalgets leder, velges Dag Robertsen og Georg Brynildsen PS 13/42 Prosjektplan: Utviklingshemmede brukere over 16 år 1. Prosjektplan «utviklingshemmede brukere over 16 år», godkjennes Vedtak ble som innstilligen

3 1. Prosjektplan «utviklingshemmede brukere over 16 år», godkjennes PS 13/43 Revisjonsrapport: Avslutning av investeringsprosjekt for "Gang/sykkelvei Osloveien" 1. Kontrollutvalget tar vedlagte revisjonsrapport om avslutning av investeringsprosjekt «Gang/sykkelvei Osloveien», til etterretning 2. Revisjonsrapporten oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: 1. Revidert regnskap for investeringsprosjekt «Gang/sykkelvei Osloveien» godkjennes 2. Bystyret ber revisjonen om å gjennomføre revisjon av investeringsregnskap før regnskapet blir behandlet politisk, slik at regnskapstekniske feil og mangler blir korrigert før endelig avleggelse. Kontrollutvalget ble enige om å presisere ordlyden i innstillingen til bystyret pkt. 2 til: Bystyret ber revisjonen for framtiden om å gjennomføre revisjon av investeringsregnskaper før regnskapene blir behandlet i politiske organ (styrer og utvalg), slik at regnskapstekniske feil og mangler blir korrigert før endelig avleggelse. 1. Kontrollutvalget tar vedlagte revisjonsrapport om avslutning av investeringsprosjekt «Gang/sykkelvei Osloveien», til etterretning 2. Revisjonsrapporten oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: 1 Revidert regnskap for investeringsprosjekt «Gang/sykkelvei Osloveien» godkjennes 2 Bystyret ber revisjonen for framtiden om å gjennomføre revisjon av investeringsregnskaper før regnskapene blir behandlet i politiske organ (styrer og utvalg), slik at regnskapstekniske feil og mangler blir korrigert før endelig avleggelse. PS 13/44 Revisjonsrapport: Avslutning av "Anleggsregnskap VA 2013" 1. Kontrollutvalget tar vedlagte revisjonsrapport om avslutning av «Anleggsregnskap VA 2013», til etterretning 2. Revisjonsrapporten oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: 3. Revidert regnskap for «Anleggsregnskap VA 2013», godkjennes 4. Bystyret ber revisjonen om å gjennomføre revisjon av investeringsregnskap før regnskapet blir behandlet politisk, slik at regnskapstekniske feil og mangler blir korrigert før endelig avleggelse.

4 Pkt. 2 i innstillingen til bystyret rettes tilsvarende i sak 13/43 1. Kontrollutvalget tar vedlagte revisjonsrapport om avslutning av «Anleggsregnskap VA 2013», til etterretning 2. Revisjonsrapporten oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: 1 Revidert regnskap for «Anleggsregnskap VA 2013», godkjennes 2 Bystyret ber revisjonen for framtiden om å gjennomføre revisjon av investeringsregnskaper før regnskapene blir behandlet i politiske organ (styrer og utvalg), slik at regnskapstekniske feil og mangler blir korrigert før endelig avleggelse. PS 13/45 Forvaltningsrevisjonsplan Kontrollutvalget vurderer det slik at følgende områder bør være gjenstand for forvaltningsrevisjon i perioden : (Legges fram uten innstilling fra sekretariatet. Overordnet analyse lister opp tema som kan være aktuelle (se vedlegg 1). 2. Kontrollutvalgets forslag til prioriteringer innarbeides i Forvaltningsrevisjonsplan , pkt I hht. KL 77 pkt. 6 oppfordrer kontrollutvalget rådmannen til å avgi uttalelse til bystyret hvis rådmannen finner det hensiktsmessig. 4. Kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan , sendes til bystyret til politisk behandling. 5. Kontrollutvalget innbyr bystyret til å fatte følgende vedtak: 1. Det skal i perioden gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan for (jf pkt 3.1 i planen). 2. Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 1200 timer per år (Dette i hht. avtale mellom eierne av revisjonen). 3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen. (Dette i hht. egen rutinebeskrivelse) 4. Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til bystyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til bystyret. 5. Bystyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden.

5 Revisjonen delte ut rådmannens tilbakemelding på overordnet analyse (datert ), og redegjorde for prosessen med analysen. Kontrollutvalget diskuterte den overordnede analysen og valgte følgende tema i prioritert rekkefølge: Prioritering/ rekkefølge på gjennomføring Forvaltningsrevisjonstema Nærmere beskrivelsen av tema 1 Barnevern I tillegg til beskrivelsen i overordnet «Oppfølging av barn i fosterhjem er et nasjonalt fokusområde. Rapport fra fylkesmann indikerer at Østfoldkommunene har flere utfordringer knyttet til å ivareta sine lovpålagte krav. Her vises det blant annet til at 182 fosterbarn ligger an til ikke å få oppfølging fra kommunen i tråd med lovens minstekrav. Videre at Østfoldkommunene totalt har ansvar for tilsyn med 561 fosterhjemsplasseringer, og at 43 av barna ikke har fått oppnevnt tilsynsfører. Det fremgår ikke av rapporten hvordan Moss ligger an blant Østfoldkommunene, men kontrollutvalget mener likevel at risikoen også kan være aktuell i Moss, og at prosjektet også bør omhandle tema fosterhjem. Dette vil sannsynligvis medføre at prosjektet blir større enn et gjennomsnittsprosjekt på 300 timer.» 2 Omløpshastighet og tomgangsleie i kommunale Se beskrivelsen i overordnet analyse boliger 3 Kvalitet og effektivisering i pleie og omsorg I tillegg til beskrivelsen i overordnet Hjemmesykepleien vi ikke tas med i prosjektet fordi den har vært/er gjenstand for rådmannens egen evaluering (jf. rapport fra PwC). 4 Sykehjemsdrift/ Bo- og servicesenter Se beskrivelsen i overordnet analyse 5 Utskrivningsklare pasienter forholdet mellom kommunale tjenester og spesialisthelsetjenesten Se beskrivelsen i overordnet analyse 6 Offentlige anskaffelser/innkjøp Se beskrivelsen i overordnet analyse 7 Etterlevelse av rutiner I tillegg til beskrivelsen i overordnet I en revisjon av rutineetterlevelse generelt, kan ikke alle rutiner tas med, men kontrollutvalget ønsker at kommunens etterlevelse av ansettelsesregelverket, blir en del av prosjektet.

6 Kontrollutvalgets forslag/innstilling (se tabellen over) settes inn som pkt. 3.1 i forvaltningsrevisjonsplanen, sammen med beskrivelsen av de valgte områdene. Kontrollutvalget tar forbehold om at igangsetting av alle prosjektene i planperioden vil være avhengig av hvordan kontrollutvalget vurderer omfanget på hvert av prosjektene. Det vil kontrollutvalget løpende ta stilling til når prosjektplanene legges fram til behandling. 1. Kontrollutvalget vurderer det slik at følgende områder bør være gjenstand for forvaltningsrevisjon i perioden : Prioritering/ rekkefølge på gjennomføring Forvaltningsrevisjonstema Nærmere beskrivelsen av tema 1 Barnevern I tillegg til beskrivelsen i overordnet «Oppfølging av barn i fosterhjem er et nasjonalt fokusområde. Rapport fra fylkesmann indikerer at Østfoldkommunene har flere utfordringer knyttet til å ivareta sine lovpålagte krav. Her vises det blant annet til at 182 fosterbarn ligger an til ikke å få oppfølging fra kommunen i tråd med lovens minstekrav. Videre at Østfoldkommunene totalt har ansvar for tilsyn med 561 fosterhjemsplasseringer, og at 43 av barna ikke har fått oppnevnt tilsynsfører. Det fremgår ikke av rapporten hvordan Moss ligger an blant Østfoldkommunene, men kontrollutvalget mener likevel at risikoen også kan være aktuell i Moss, og at prosjektet også bør omhandle tema fosterhjem. Dette vil sannsynligvis medføre at prosjektet blir større enn et gjennomsnittsprosjekt på 300 timer.» 2 Omløpshastighet og tomgangsleie i kommunale Se beskrivelsen i overordnet analyse boliger 3 Kvalitet og effektivisering i pleie og omsorg I tillegg til beskrivelsen i overordnet Hjemmesykepleien vi ikke tas med i prosjektet fordi den har vært/er gjenstand for rådmannens egen evaluering (jf. rapport fra PwC). 4 Sykehjemsdrift/ Bo- og servicesenter Se beskrivelsen i overordnet analyse 5 Utskrivningsklare pasienter forholdet mellom kommunale tjenester og spesialisthelsetjenesten Se beskrivelsen i overordnet analyse 6 Offentlige anskaffelser/innkjøp Se beskrivelsen i overordnet analyse 7 Etterlevelse av rutiner I tillegg til beskrivelsen i overordnet I en revisjon av rutineetterlevelse generelt, kan ikke alle rutiner tas

7 med, men kontrollutvalget ønsker at kommunens etterlevelse av ansettelsesregelverket, blir en del av prosjektet. 2. Kontrollutvalgets forslag til prioriteringer innarbeides i Forvaltningsrevisjonsplan , pkt Kontrollutvalget tar forbehold om at igangsetting av alle prosjektene i planperioden vil være avhengig av hvordan kontrollutvalget vurderer omfanget på hvert av prosjektene. Det vil kontrollutvalget løpende ta stilling til når prosjektplanene legges fram til behandling 3. I hht. KL 77 pkt. 6 oppfordrer kontrollutvalget rådmannen til å avgi uttalelse til bystyret hvis rådmannen finner det hensiktsmessig. 4. Kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan , sendes til bystyret til politisk behandling. 5. Kontrollutvalget innbyr bystyret til å fatte følgende vedtak: 1. Det skal i perioden gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan for (jf. pkt. 3.1 i planen). 2. Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 1200 timer per år (Dette i hht. avtale mellom eierne av revisjonen). 3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen. (Dette i hht. egen rutinebeskrivelse) 4. Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til bystyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til bystyret. 5. Bystyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. PS 13/46 Møteplan for 1. halvår Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet i 1. halvår 2014: 4. februar 25. april (alternativt 28. april) regnskapsmøte 10. juni Møtestart kl Kontrollutvalget vedtok møteplanen med særlige forbehold om endringer i april. Her må møtedato koordineres i forhold til når formannskapet skal behandle årsregnskapet.

8 I møtet 4. februar vil kontrollutvalget bestemme virksomhetsbesøk for våren 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet i 1. halvår 2014: 4. februar 25. april (alternativt 28. april) regnskapsmøte 10. juni Møtestart kl PS 13/47 Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor 1. Oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæring, tas til orientering. Vedtak ble som innstilling med flertallsendelser. (vedtaket gjelder alle tre oppdragsansvarlige revisorer) 1. Oppdragsansvarlige revisorers uavhengighetserklæringer, tas til orientering. PS 13/48 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Vedtak ble som innstillingen 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 13/49 Eventuelt Kontrollutvalgets leder orienterte utvalget om et møte med rådmannen der rådmannen blant annet hadde tatt opp mengde tilsyn og koordinering av tilsyn. Kontrollutvalget var enige om at sekretariatet formulerer et brev til fylkesmannen fra kontrollutvalget angående koordinering av tilsyn og forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget godkjenner brevet før det sendes. Brevet sendes i forkant av koordineringsmøte i februar. (Både sekretariatet og revisjonen deltar på koordineringsmøtene.)

9 PS 13/50 Moss Havn KF - Innstilling til valg av revisor