Møteprotokoll Kontrollutvalget Halden

Transkript

1 Møteprotokoll Kontrollutvalget Halden Møtedato: , (utsatt fra 21.5) Tidspunkt: fra kl. 17:00 til kl. 19:15 Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 14/17-14/23 Frammøte: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Ulf Lettenstrøm (Ap), leder x Jan Moen (H), nestleder x Inger Haugene (Sp) x Odd Riise (Ap) x Turid Eriksen (Ap) x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra Østfold kontrollutvalgssekretariat: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjon: Kjartan Kvamme fra Deloitte til sakene 14/19 og 14/24 Anders Svarholt fra Østfold kommunerevisjon IKS, til sak 14/20 Møtende fra administrasjonen: Rådmann Gudrun Haabeth Grindaker, økonomisjef Roar Vevelstad, regnskapssjef Svein-Erik Holter-Tollefsen og kommunalsjef Ulf Ellingsen Varaordfører Lena Karlsen Til dagsorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Gjennomgang av saksliste og debatt om lukking: se protokoll sak 14/17.. Ulf Lettenstrøm, leder. Jan Moen, nestleder

2 Kontrollutvalget Haldens møte Sakliste PS 14/17 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 14/18 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 14/19 PS 14/20 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2013 for Halden kommune Forvaltningsrevisjonsrapport: Rokke avfallsanlegg PS 14/21 Møteplan for 2. halvår 2014 PS 14/22 PS 14/23 Referater og meldinger Eventuelt PS 14/24 Revisjonsrapport Revisjonsrapport nr. 7 PS 14/17 Godkjenning av innkalling og saksliste (saken legges fram uten forslag til vedtak) Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte, holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpen under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. I åpent møte ble vedtatt at dørene skulle være åpne under hele møtet. Sak 14/24 «Revisjonsrapport 2013 revisjonsrapport nr. 7» ble behandlet etter sak 14/19 «Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap for Innkalling og saksliste godkjennes PS 14/18 Godkjenning av protokoll fra møtet Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes 2. Kontrollutvalget velger.. til å undertegne protokollen sammen med leder

3 Punkt 2 ble strøket. Begrunnelse: Til møtet 21.5 hadde nestleder Jan Moen meldt forfall. Det er nestleder som undertegner protokollen sammen med leder. Siden møtet ble utsatt i to uker, og Jan Moen nå var til stede, var det ikke lenger behov for å velge en som var til stede i forrige møte til å undertegne protokollen. 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes PS 14/19 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2013 for Halden kommune 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2013 for Halden kommune som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2013 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Økonomisjef Roar Vevelstad redegjorde i korte trekk for regnskapsavslutningen. Kjartan Kvamme fra Deloitte gjorde rede for innholdet i revisjonsberetningen. På s. 2 i kontrollutvalgets uttalelse ble setningen: «for lite innbetalt avdrag har bidratt positivt til driftsresultatet med kr. 1,12 mill.», strøket fordi økonomisjefen opplyste om at dette var innbetalt før endelig regnskap ble avlagt. Forsalg til vedtak ble ellers enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2013 for Halden kommune som vist i vedlegg 1 til saken, men med en strykning: Setningen: «for lite innbetalt avdrag, har bidratt positivt til driftsresultatet med kr. 1,12 mill.», strykes. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2013 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. PS 14/20 Forvaltningsrevisjonsrapport: Rokke avfallsanlegg 1. Kontrollutvalget tar Forvaltningsrevisjonsrapport «Rokke avfallsanlegg» til etterretning med følgende kommentar: Kontrollutvalget merker seg at revisjonen ikke har funnet klare holdepunkter for å kunne konstatere at enhetsleder og driftskoordinator ved Rokke avfallsanlegg har brutt gjeldende delegeringer og fullmakter. Bortsett fra når det gjelder avtalen med Miljøressurs Norge AS. Her mener revisjonen at det er opplagt at enhetsleder har gått utover de fullmaktene han måtte forstå at han hadde. Kontrollutvalget merker seg videre at praksis når det gjelder innkjøp på Rokke, generelt

4 er i tråd med anskaffelsesregelverket og kommunens interne retningslinjer. Det er også positivt at det nå skjer en kvalitetssikring av avtaler før de signeres. Men kontrollutvalget ser alvorlig på at det har forekommet direkteanskaffelser uten konkurranse knyttet til maskinkjøp, kjøp av webtjenester og avtalen med Miljøressurs Norge AS. Dette er alvorlige brudd på anskaffelsesregelverket. I fjor ga rådmannen kontrollutvalget en redegjørelse for hvordan hun er i ferd med å styrke internkontrollen på innkjøpsområdet, og hvordan dette arbeidet inngår som en del av den totale styrkingen av rådmannens internkontroll (jf. KUs årsmelding for 2013). Kontrollutvalget vil anmode om at Rokke avfallsanlegg i denne sammenhengen gis særlig oppmerksomhet ved stikkprøvekontroller og at leverandørreskontro blir sjekket med jevne mellomrom for å identifisere hyppige og gjentatte kjøp hos leverandører som kommunen ikke har avtale med. Kontrollutvalget kan i sin årsmelding for 2014, gi kommunestyret tilbakemelding på om dette blir fulgt opp. Tydelige roller, bruk av lederavtaler og stillingsinstrukser samt innføring av skriftlige referater fra ledermøter, slik revisjonen foreslår, bør også inngå i rådmannens internkontrollsystem. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen vil ta dette med seg i det videre organisasjonsutviklingsarbeidet. Dette er forhold som blir fulgt opp i forvaltningsrevisjonsprosjektet om rådmannens internkontroll som pågår. Revisjonen har ikke fått seg forelagt kalkyler for overføringene fra selvkostområdet til Rokke avfallsanlegg. Kommunen har plikt til å utarbeide slike kalkyler i henhold til regelverket. Kontrollutvalget støtter revisjonens anbefaling om å kontrollere at kalkylene stemmer overens med de faktiske kostnadene som kan henføres til renovasjonsordningen. Rådmannen skriver i sin høringsuttalelse at dette arbeidet er startet opp. Kontrollutvalget vil foreslå for kommunestyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging av selvkostkalkyler til Hovedutvalg for plan, teknisk, landbruk og miljø (HPTLM). Kommunestyret kan selv sette en rimelig tidsfrist. 2. Rapporten sendes til kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Rokke avfallsanlegg» til etterretning Kommunestyret merker seg at revisjonen ikke har funnet klare holdepunkter for å kunne konstatere at enhetsleder og driftskoordinator ved Rokke avfallsanlegg har brutt gjeldende delegeringer og fullmakter. Bortsett fra når det gjelder avtalen med Miljøressurs Norge AS. Her mener revisjonen at det er opplagt at enhetsleder har gått utover de fullmaktene han måtte forstå at han hadde. 2 Kommunestyret merker seg videre at praksis, når det gjelder innkjøp på Rokke, generelt er i tråd med anskaffelsesregelverket og kommunens interne retningslinjer. Det er også positivt at det nå skjer en kvalitetssikring av avtaler før de signeres. Men kommunestyret ser alvorlig på at det har forekommet direkteanskaffelser uten konkurranse knyttet til maskinkjøp, kjøp av webtjenester og avtalen med Miljøressurs Norge AS. Dette er alvorlige brudd på anskaffelsesregelverket. Kommunestyret viser til kontrollutvalgets årsmelding for 2013, og rådmannens høringsuttalelse, der det framgår at rådmannen er i ferd med å styrke internkontrollen på innkjøpsområdet, og hvordan dette arbeidet inngår som en del av den totale styrkingen av rådmannens internkontroll. Kommunestyret ber rådmannen om at Rokke avfallsanlegg i denne sammenhengen gis særlig oppmerksomhet ved stikkprøvekontroller og at leverandørreskontro blir sjekket med jevne mellomrom for å identifisere hyppige og gjentatte kjøp hos leverandører som kommunen ikke har avtale med. Kommunestyret ber kontrollutvalget om en tilbakemelding på om dette blir fult opp. 3 Rapporten om Rokke avfallsanlegg peker på noen viktige forhold knyttet til

5 rådmannens internkontroll. Kommunestyret merker seg at rådmannen vil ta dette med seg videre i organisasjonsutviklingsarbeidet. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp slike forhold i forbindelse med forvaltningsrevisjonsrapporten om rådmannens internkontroll som kommer til behandling til høsten. 4 Det er positivt at rådmannen har startet opp arbeidet med utarbeidelse av kalkyler for overføringer fra renovasjonsordningen slik at både regelverk og forutsigbarheten i driften både i renovasjonskapittelet og avfallsanlegget blir ivaretatt. Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging av selvkostregnskapet til Hovedutvalg for plan, teknisk, landbruk og miljø (HPTLM), innen <her setter kommunestyret inn en dato>. Revisjonen hadde før møtet varslet sekretariatet om behovet for endring i en saksopplysning på s. 14 i rapporten. I siste avsnitt står det: Konstituert rådmann Eivind Hansen foretok omrokkeringer på ledernivå, som førte til at Bråtekas ble løst fra sine oppgaver som kommunalsjef Dette var i realiteten snakk om en frivillig endring av arbeidsforhold. Saksopplysningen korrigeres før rapporten sendes til kommunestyret. Før møtet hadde kontrollutvalgets medlemmer fått tilsendt tidligere kommunalsjef Aasmunds Bråtekas kommentarer til rapporten. Forvaltningsrevisor Anders Svarholt gjennomgikk rapportens funn og konklusjoner. Rådmannen ga også i korte trekk informasjon om endringer i interkontrollen som pågår. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget tar Forvaltningsrevisjonsrapport «Rokke avfallsanlegg» til etterretning med følgende kommentar: Kontrollutvalget merker seg at revisjonen ikke har funnet klare holdepunkter for å kunne konstatere at enhetsleder og driftskoordinator ved Rokke avfallsanlegg har brutt gjeldende delegeringer og fullmakter. Bortsett fra når det gjelder avtalen med Miljøressurs Norge AS. Her mener revisjonen at det er opplagt at enhetsleder har gått utover de fullmaktene han måtte forstå at han hadde. Kontrollutvalget merker seg videre at praksis når det gjelder innkjøp på Rokke, generelt er i tråd med anskaffelsesregelverket og kommunens interne retningslinjer. Det er også positivt at det nå skjer en kvalitetssikring av avtaler før de signeres. Men kontrollutvalget ser alvorlig på at det har forekommet direkteanskaffelser uten konkurranse knyttet til maskinkjøp, kjøp av webtjenester og avtalen med Miljøressurs Norge AS. Dette er alvorlige brudd på anskaffelsesregelverket. I fjor ga rådmannen kontrollutvalget en redegjørelse for hvordan hun er i ferd med å styrke internkontrollen på innkjøpsområdet, og hvordan dette arbeidet inngår som en del av den totale styrkingen av rådmannens internkontroll (jf. KUs årsmelding for 2013). Kontrollutvalget vil anmode om at Rokke avfallsanlegg i denne sammenhengen gis særlig oppmerksomhet ved stikkprøvekontroller og at leverandørreskontro blir sjekket med jevne mellomrom for å identifisere hyppige og gjentatte kjøp hos leverandører som kommunen ikke har avtale med. Kontrollutvalget kan i sin årsmelding for 2014, gi kommunestyret tilbakemelding på om dette blir fulgt opp. Tydelige roller, bruk av lederavtaler og stillingsinstrukser samt innføring av skriftlige referater fra ledermøter, slik revisjonen foreslår, bør også inngå i rådmannens

6 internkontrollsystem. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen vil ta dette med seg i det videre organisasjonsutviklingsarbeidet. Dette er forhold som blir fulgt opp i forvaltningsrevisjonsprosjektet om rådmannens internkontroll som pågår. Revisjonen har ikke fått seg forelagt kalkyler for overføringene fra selvkostområdet til Rokke avfallsanlegg. Kommunen har plikt til å utarbeide slike kalkyler i henhold til regelverket. Kontrollutvalget støtter revisjonens anbefaling om å kontrollere at kalkylene stemmer overens med de faktiske kostnadene som kan henføres til renovasjonsordningen. Rådmannen skriver i sin høringsuttalelse at dette arbeidet er startet opp. Kontrollutvalget vil foreslå for kommunestyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging av selvkostkalkyler til Hovedutvalg for plan, teknisk, landbruk og miljø (HPTLM). Kommunestyret kan selv sette en rimelig tidsfrist. 2. Rapporten sendes til kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Rokke avfallsanlegg» til etterretning Kommunestyret merker seg at revisjonen ikke har funnet klare holdepunkter for å kunne konstatere at enhetsleder og driftskoordinator ved Rokke avfallsanlegg har brutt gjeldende delegeringer og fullmakter. Bortsett fra når det gjelder avtalen med Miljøressurs Norge AS. Her mener revisjonen at det er opplagt at enhetsleder har gått utover de fullmaktene han måtte forstå at han hadde. 2 Kommunestyret merker seg videre at praksis, når det gjelder innkjøp på Rokke, generelt er i tråd med anskaffelsesregelverket og kommunens interne retningslinjer. Det er også positivt at det nå skjer en kvalitetssikring av avtaler før de signeres. Men kommunestyret ser alvorlig på at det har forekommet direkteanskaffelser uten konkurranse knyttet til maskinkjøp, kjøp av webtjenester og avtalen med Miljøressurs Norge AS. Dette er alvorlige brudd på anskaffelsesregelverket. Kommunestyret viser til kontrollutvalgets årsmelding for 2013, og rådmannens høringsuttalelse, der det framgår at rådmannen er i ferd med å styrke internkontrollen på innkjøpsområdet, og hvordan dette arbeidet inngår som en del av den totale styrkingen av rådmannens internkontroll. Kommunestyret ber rådmannen om at Rokke avfallsanlegg i denne sammenhengen gis særlig oppmerksomhet ved stikkprøvekontroller og at leverandørreskontro blir sjekket med jevne mellomrom for å identifisere hyppige og gjentatte kjøp hos leverandører som kommunen ikke har avtale med. Kommunestyret ber kontrollutvalget om en tilbakemelding på om dette blir fult opp. 3 Rapporten om Rokke avfallsanlegg peker på noen viktige forhold knyttet til rådmannens internkontroll. Kommunestyret merker seg at rådmannen vil ta dette med seg videre i organisasjonsutviklingsarbeidet. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp slike forhold i forbindelse med forvaltningsrevisjonsrapporten om rådmannens internkontroll som kommer til behandling til høsten. 4 Det er positivt at rådmannen har startet opp arbeidet med utarbeidelse av kalkyler for overføringer fra renovasjonsordningen slik at både regelverk og forutsigbarheten i driften både i renovasjonskapittelet og avfallsanlegget blir ivaretatt. Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging av selvkostregnskapet til Hovedutvalg for plan, teknisk, landbruk og miljø (HPTLM), innen <her setter kommunestyret inn en dato>.

7 PS 14/21 Møteplan for 2. halvår Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 2. halvår 2014: 3. september 22. oktober 10. desember Møtene starter kl september ble endret til 10. september 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 2. halvår 2014: 10. september 22. oktober 10. desember Møtene starter kl PS 14/22 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Forslag til vedtak ble enstemmig vedatt. 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 14/23 Eventuelt Under «Eventuelt» informerte Jan Moen kort om innholdet i kontrollutvalgskonferansen i Haugesund 3-4 juni. Kontrollutvalget var enige om at utvalget tar sikte på innmelding i Forum for kontroll og tilsyn fra Realitetsbehandling foretas i forbindelse med budsjettsaken som kontrollutvalget skal behandle i september. PS 14/24 Revisjonsrapport Revisjonsrapport nr Kontrollutvalget tar revisjonsrapport nr. 7 til etterretning med følgende kommentar:

8 Kontrollutvalget merker seg at revisjonen påpeker flere forhold i revisjonsrapport nr. 7 som i all hovedsak angår mangelfull internkontroll, rutiner, kvalitetssikring og dokumentasjon i regnskapet. Kontrollutvalget vil understreke viktigheten av korrekt styringsinformasjon gjennom regnskapet og ser alvorlig på de funn revisor har gjort. De tre alvorligste forholdene blir påpekt i revisor beretning for Kontrollutvalget vil fortsette med å følge opp påpekning nr. 2 om «Kommunens økonomiske situasjon», ved at rådmannen holder kontrollutvalget løpende orientert om status. 2. Revisjonsrapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapport nr. 7 til etterretning og merker seg at revisjonen påpeker flere forhold som i all hovedsak angår mangelfull internkontroll, rutiner, kvalitetssikring og dokumentasjon i regnskapet. Kommunestyret merker seg videre at flere av forholdene har vært påpekt i tidligere nummererte rapporter. Kommunestyret noterer seg kontrollutvalgets særskilte oppfølging av påpekning nr Kommunestyret vil understreke viktigheten av korrekt styringsinformasjon gjennom regnskapet og ser alvorlig på de funn revisor har gjort. Korrekt styringsinformasjon er særlig viktig tatt i betrakting kommunens vanskelige økonomisk situasjon. Kommunestyret understreker rådmannens ansvar for betryggende internkontroll, jfr. Kommunelovens 23.2 ledd. 3. Kommunestyret ber rådmannen om å holde kontrollutvalget orientert om sin oppfølging av revisjonsrapporten. Saken ble behandlet etter sak 14/19 Kjartan Kvamme fra Deloitte gjennomgikk rapporten. Rådmannen ble gitt anledning til å kommentere rapporten. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport nr. 7 til etterretning med følgende kommentar: Kontrollutvalget merker seg at revisjonen påpeker flere forhold i revisjonsrapport nr. 7 som i all hovedsak angår mangelfull internkontroll, rutiner, kvalitetssikring og dokumentasjon i regnskapet. Kontrollutvalget vil understreke viktigheten av korrekt styringsinformasjon gjennom regnskapet og ser alvorlig på de funn revisor har gjort. De tre alvorligste forholdene blir påpekt i revisor beretning for Kontrollutvalget vil fortsette med å følge opp påpekning nr. 2 om «Kommunens økonomiske situasjon», ved at rådmannen holder kontrollutvalget løpende orientert om status. 2. Revisjonsrapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapport nr. 7 til etterretning og merker seg at revisjonen påpeker flere forhold som i all hovedsak angår mangelfull internkontroll, rutiner, kvalitetssikring og dokumentasjon i regnskapet. Kommunestyret merker seg videre at

9 flere av forholdene har vært påpekt i tidligere nummererte rapporter. Kommunestyret noterer seg kontrollutvalgets særskilte oppfølging av påpekning nr Kommunestyret vil understreke viktigheten av korrekt styringsinformasjon gjennom regnskapet og ser alvorlig på de funn revisor har gjort. Korrekt styringsinformasjon er særlig viktig tatt i betrakting kommunens vanskelige økonomisk situasjon. Kommunestyret understreker rådmannens ansvar for betryggende internkontroll, jfr. Kommunelovens 23.2 ledd. 3. Kommunestyret ber rådmannen om å holde kontrollutvalget orientert om sin oppfølging av revisjonsrapporten.