Møteprotokoll Kontrollutvalget Hvaler

Transkript

1 Møteprotokoll Kontrollutvalget Hvaler Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 18:00 til kl. 20:15 Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Fra til saksnr.: 17/22-17/31 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Øivind Kristiansen, leder Tov Myklatun, nestleder Anne Marit Skovly Hanne Synnestvedt Thor Bjønnes Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin F. Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Administrerende direktør Laila Nagelhus, Seksjonslederne Jolanta Betker og Bjørnar Buvig Holmedahl Møtene fra administrasjonen: Ingen Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalget i Hvaler har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Det ble ikke meldt behov for å lukke møte.. Øivind Kristiansen, leder. Hanne Synnestvedt

2 Kontrollutvalget Hvalers møte Sakliste PS 17/22 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 17/23 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2017 PS 17/24 PS 17/25 Innledende dialog med revisor om overordnet analyse for forvaltningsrevisjon for perioden Revisjonsbrev nr. 2/ Kontrollutvalgets oppfølging PS 17/26 Overordnet revisjonsstrategi - kommuneregnskapet 2017 PS 17/27 PS 17/28 PS 17/29 ØKR IKS - Uavhengighetserklæring Tilbakemelding fra rådmannen angående spørsmål fra KU om oppfølging av ulovlighet i Papperhavn Henvendelse til kontrollutvalget angående påstand om mulig inhabilitet hos kommunen vedrørende privat detaljreguleringsplan Eget vedlegg u.off, jf offl. 24 annet ledd) PS 17/30 Forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet 2018 PS 17/31 Eventuelt PS 17/22 Godkjenning av protokoll fra møtet Protokoll fra møtet , godkjennes 1. Protokoll fra møtet , godkjennes PS 17/23 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2017, tas til etterretning 2. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2017, tas til etterretning

3 PS 17/24 Innledende dialog med revisor om overordnet analyse for forvaltningsrevisjon for perioden (Saken legges fram uten forslag til vedtak) Revisjonen redegjorde for aktuelle områder for forvaltningsrevisjon og kontrollutvalget ga innspill på disse. Det var enighet om at følgende tema var interessante som mulige prosjekter: «Prosjektmodell og tidligfase vurderinger før anskaffelsen skjer knyttet til kommunale investeringsprosjekter» «Personvern og IT-sikkerhet» «Korrupsjon» «Psykisk helse for barn» «Grønt skifte» - hvordan er «grønt skifte» forankret i kommunen «Boplikt» - relatert til oppfølging og praksis i Hvaler kommune Prosessen videre er samtaler med kommunen om kommunens risikobilde, og fellesmøte med kommunene og KUene/sekr. Overordnet analyse legges fram for kontrollutvalget til behandling rundt årsskiftet. 1. Kontrollutvalget anmoder revisjonen om å ta innspillene med seg i det videre arbeidet med Overordnet analyse PS 17/25 Revisjonsbrev nr. 2/ Kontrollutvalgets oppfølging 1. Revisjonsbrev nr. 2/2017, tas til etterretning 2. Rådmannen bes fremlegge skriftlig redegjørelse for hvordan forholdene revisor har omtalt i revisjonsbrev nr. 2/2017, vil bli fulgt opp. Redegjørelsen bes foreligge til kontrollutvalgets møte den 7. desember Revisjonsbrev nr. 2/2017, tas til etterretning 2. Rådmannen bes fremlegge skriftlig redegjørelse for hvordan forholdene revisor har omtalt i revisjonsbrev nr. 2/2017, vil bli fulgt opp. Redegjørelsen bes foreligge til kontrollutvalgets møte den 7. desember 2017.

4 PS 17/26 Overordnet revisjonsstrategi - kommuneregnskapet Overordnet revisjonsstrategi for 2017, tas til etterretning Seksjonsleder Jolanta Betker redegjorde for strategi og «angrepsvinkel» for interimrevisjonen. Dette ble nevnt: Kartlegging og kontroll av kommunens tilgangskontroller, refusjon av sykepenger, test av rutine for utbetaling av lønn, innkjøp kartlegging og test av rutiner, tilskudd til ikke kommunale barnehager og ressurskrevende brukere, gjennomgang av rammeavtaler, mva test av rutine, utbetaling til fastleger, sosialhjelp utbetalinger, remittering, startlån, kontroll av lavverdi eiendeler, diverse avstemminger vedr. årsregnskapet. 1 Overordnet revisjonsstrategi for 2017, tas til etterretning PS 17/27 ØKR IKS - Uavhengighetserklæring 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor, tas til etterretning 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor, tas til etterretning PS 17/28 Tilbakemelding fra rådmannen angående spørsmål fra KU om oppfølging av ulovlighet i Papperhavn 1. Tilbakemelding fra rådmannen angående spørsmål fra KU om oppfølging av ulovlighet i Papperhavn, tas til orientering 2. Kontrollutvalget vil be om en ny orientering på et senere tidspunkt Kontrollutvalget diskuterte saken og svaret fra rådmannen. Utvalget ble enige om en uttalelse og en oppfølging 1. Kontrollutvalget ønsker å ha fokus på likebehandling og mener derfor at oppfølging av denne saken må prioriteres. Kontrollutvalget ber derfor rådmannen om dokumentasjon på rivningstillatelsen på den gamle bryggen og oppføringstillatelsen til den eksisterende bryggen

5 2. Kontrollutvalget ber om at dokumentasjon blir forelagt utvalget til behandling i neste møte (23.11) PS 17/29 Henvendelse til kontrollutvalget angående påstand om mulig inhabilitet hos kommunen vedrørende privat detaljreguleringsplan Sekretariatet anbefaler å fatte slikt vedtak: Saken legges fram uten forslag til vedtak Kontrollutvalget diskuterte henvendelsen og kommentaren fra rådmannen. Utvalget ble enige om en uttalelse og en oppfølging 1. Kontrollutvalget finner ikke rådmannens kommentar tilstrekkelig utfyllende til å konkludere i saken og ber revisjonen om et timeestimat for vurdering av habilitetsspørsmålene knyttet til saksbehandlingen av reguleringsplanen 2. Kontrollutvalget ber om at estimatet blir forelagt utvalget til behandling i neste møte (23.11) PS 17/30 Forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet 2018 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget) å fatte slikt vedtak: 1. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2018 med en kostnadsramme på kr ,-, vedtas 2. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2018 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 1. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2018 med en kostnadsramme på kr ,-, vedtas 2. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2018 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner

6 PS 17/31 Eventuelt Tov Myklatun opplyste om at han flytter fra Hvaler kommune i oktober Hanne Synnestvedt undertegner protokollen fra inneværende møte Møtedato for neste møte ble endret til 23.11, kl. 18:00