Møteprotokoll Kontrollutvalget Moss

Transkript

1 Møteprotokoll Kontrollutvalget Moss Møtedato: , Tidspunkt: fra kl til kl Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 19/43-19/56 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Tage Pettersen, leder X Dag Robertsen, nestleder X Ole Podhorny X Gunn Salbuvik Meldt forfall Ellen B. Wickstrand Caroline Haaland X Helene Eriksen Meldt forfall Kirsti Grimsmo Rodin Geir Hovland Meldt forfall Erling Hagen Antall stemmeberettigede fremmøtte: 7 av 7 Møtende fra sekretariatet: Daglig leder Anita Dahl Aannerød Møtende fra revisjonen: konst. Seksjonsleder forvaltningsrevisjon Lene Brudal, forvaltningsrevisor Unn Elisabeth West og regnskapsrevisor Cathrine Spro.

2 Kontrollutvalget Moss møte Sakliste PS 19/43 Godkjenning av innkalling og saksliste 3 PS 19/44 Godkjenning av protokoll fra møte PS 19/45 Forvaltningsrevisjonsrapport "Tilpasset opplæring" 11 PS 19/46 Statusrapportering etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår PS 19/47 Oppfølging forvaltningsrevisjon Moss Havn 81 PS 19/48 Behandling av prosjektplan forvaltningsrevisjon 86 PS 19/49 Workshop risiko- og vesentlighetsvurderinger 98 PS 19/50 Overordnet revisjonstrategi for Regnskapsrevisjon 100 PS 19/51 Revisjonsrapport: Avslutning av byggeregnskap EPC-Prosjekt 112 PS 19/52 Moss Drift og Anlegg KF - Oppfølging av revisjonsbrev nr. 1/ PS 19/53 Rådmannens oppfølging av revisjonsbrev nr. 3/ PS 19/54 Justering av plan for selskapskontrollen samarbeid IUA - utgår 128 PS 19/55 Referater og meldinger 134 PS 19/56 Eventuelt 142 PS 19/43 Godkjenning av innkalling og saksliste 1. (saken legges frem uten forslag til innstilling) Kontrollutvalget godkjente innkalling og saksliste. Kontrollutvalget godkjente innkalling og saksliste. PS 19/44 Godkjenning av protokoll fra møte Protokoll fra møte , godkjennes

3 Protokoll fra møte , godkjennes. PS 19/45 Forvaltningsrevisjonsrapport "Tilpasset opplæring" 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Tilpasset opplæring», samt rådmannens uttalelse til rapporten til etterretning, og slutter seg til revisjonens anbefalinger. 2. Kontrollutvalgets innstilling til bystyret: 1: Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Tilpasset opplæring» til etterretning, og ber administrasjonen følge opp de fire anbefalinger som fremkommer av rapporten. Herunder skal administrasjonen sikre at skolene: sørger for å etablere en felles forståelse av hvordan de skal jobbe med læreplanene og kompetansemålene i henhold til regelverket - dette bør være sentralt i arbeidet med implementering av nye læreplaner, jf. forskrift til opplæringsloven 3-1, 3-3, 3-11, 3-12 og 3-13 i større grad sikrer en tilpasset opplæringen for elever med stort læringspotensial og involverer elevene i eget læringsarbeid på alle trinn, jf. opplæringsloven 1-3 og forskriften 3-11 og 3-12 i større grad gir intensiv opplæring når de har vurdert at en elev på trinn står i fare for å henge etter i lesing og skriving, og regning, jf. opplæringsloven 1-3 og 1-4 gjennomfører en skolebasert vurdering som gjør at skolen lærer og utvikler seg slik at elevene i enda større grad kan nå bredden av mål i læreplanverket, jf. forskrift til opplæringsloven 2-1. Herunder o velger tema basert på en bred og samlet vurdering av om elevene når målene i læreplanverket (LK06) o vurderer om endringer i organiseringen, tilretteleggingen og gjennomføringen av opplæringen kan bidra til økt måloppnåelse hos elevene i det valgte temaet o involverer elevene i den skolebasert vurderingen o følger opp de endringer som de eventuelt kom frem til i den skolebaserte vurderingen o gjennomfører skolebasert vurdering jevnlig 2: Bystyret ber forvaltningsrevisjonen om å utarbeide en oppfølgingsrapport ett år etter bystyrets vedtak. Forvaltningsrevisjonen skal rapportere til kontrollutvalget i Nye Moss kommune høsten 2020 om hvordan administrasjonen har fulgt opp rapportens anbefalinger. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Revisjonen redegjorde for saken, og kontrollutvalget fikk mulighet til å stille spørsmål. Kontrollutvalget drøftet rapporten. Vedtaket ble som sekretariatets innstilling.

4 Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Tilpasset opplæring», samt rådmannens uttalelse til rapporten til etterretning, og slutter seg til revisjonens anbefalinger. 2. Kontrollutvalgets innstilling til bystyret: 1: Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Tilpasset opplæring» til etterretning, og ber administrasjonen følge opp de fire anbefalinger som fremkommer av rapporten. Herunder skal administrasjonen sikre at skolene: sørger for å etablere en felles forståelse av hvordan de skal jobbe med læreplanene og kompetansemålene i henhold til regelverket - dette bør være sentralt i arbeidet med implementering av nye læreplaner, jf. forskrift til opplæringsloven 3-1, 3-3, 3-11, 3-12 og 3-13 i større grad sikrer en tilpasset opplæringen for elever med stort læringspotensial og involverer elevene i eget læringsarbeid på alle trinn, jf. opplæringsloven 1-3 og forskriften 3-11 og 3-12 i større grad gir intensiv opplæring når de har vurdert at en elev på trinn står i fare for å henge etter i lesing og skriving, og regning, jf. opplæringsloven 1-3 og 1-4 gjennomfører en skolebasert vurdering som gjør at skolen lærer og utvikler seg slik at elevene i enda større grad kan nå bredden av mål i læreplanverket, jf. forskrift til opplæringsloven 2-1. Herunder o velger tema basert på en bred og samlet vurdering av om elevene når målene i læreplanverket (LK06) o vurderer om endringer i organiseringen, tilretteleggingen og gjennomføringen av opplæringen kan bidra til økt måloppnåelse hos elevene i det valgte temaet o involverer elevene i den skolebasert vurderingen o følger opp de endringer som de eventuelt kom frem til i den skolebaserte vurderingen o gjennomfører skolebasert vurdering jevnlig 2: Bystyret ber forvaltningsrevisjonen om å utarbeide en oppfølgingsrapport ett år etter bystyrets vedtak. Forvaltningsrevisjonen skal rapportere til kontrollutvalget i Nye Moss kommune høsten 2020 om hvordan administrasjonen har fulgt opp rapportens anbefalinger. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. PS 19/46 Statusrapportering etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2019, tas til orientering

5 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2019, tas til orientering. PS 19/47 Oppfølging forvaltningsrevisjon Moss Havn 1. Kontrollutvalget tar informasjonen om oppfølging til orientering. Som innstilling Kontrollutvalget tar informasjonen om oppfølging til orientering. PS 19/48 Behandling av prosjektplan forvaltningsrevisjon 1. Saken legges frem uten innstilling fra sekretariatet. Kontrollutvalget i Rygge endret sin plan for forvaltningsrevisjon på grunn av kommunesammenslåingen og hensiktsmessigheten til kommende prosjekt. De tok derfor inn et nytt prosjekt som skal omhandle «Risikoområder nye Moss kommune anskaffelser og dokumentforvaltning» Kontrollutvalget diskuterte saken. Kontrollutvalget ønsket å få en skriftlig tilbakemelding fra rådmann med hans vurdering av status på arbeidet angående personvern og informasjonssikkerhet. Denne vurderingen skal sendes sekretariatet og sekretariatet skal videresende den til kontrollutvalgets medlemmer. Hvis kontrollutvalgets medlemmer ser behov for å løfte saken ytterligere vil dette bli gjort i deres siste planlagte møte. Kontrollutvalget ønsket å gjøre endringer i plan for forvaltningsrevisjon og ta inn prosjektet «Risikoområder nye Moss kommune Anskaffelser og dokumentforvaltning». Kontrollutvalget godkjente prosjektplanen for dette prosjektet, med forbehold om at endringer i forvaltningsrevisjonsplan ble godkjent i bystyret. Hvis ikke bystyret godkjenner den endringen skal forvaltningsrevisjonen gjennomføre prosjektet «Investeringsprosjekters tidligfase» etter fremlagt prosjektplan. Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget vedtar prosjektplan «Risikoområder nye Moss kommune Anskaffelser og dokumentforvaltning», med forbehold om at endringen i forvaltningsrevisjonsplan godkjennes av bystyret.

6 2. Kontrollutvalget i Rygge endret sin plan for forvaltningsrevisjon på grunn av kommunesammenslåingen og hensiktsmessigheten til kommende prosjekt. Kontrollutvalget i Moss sin innstilling til bystyret blir av den grunn: Plan for forvaltningsrevisjon endres, slik at planen også inneholder prosjektet «Risikoområder nye Moss kommune Anskaffelser og dokumentforvaltning». PS 19/49 Workshop risiko- og vesentlighetsvurderinger Kontrollutvalget drøftet saken og kom frem til at restanseprosjektene fra inneværende periode plan for forvaltningsrevisjon også kan være gjeldende risikoområder for neste planperiode. Herunder: Investeringsprosjekters tidligfase Refusjoner og tilskudd Personvern og informasjonssikkerhet Korrupsjon/antikorrupsjon Kontrollutvalget viste også til sitt vedtak i sak 19/35, den 17.juni 2019: «I forbindelse med risiko- og vesentlighetsvurdering i forkant av plan for forvaltningsrevisjon , anbefaler kontrollutvalget at det skal gjennomføres forvaltningsrevisjon av kommunens oppfølging av fosterhjemsforskriften, og kommunens oppfølging av forvaltningslovens kapittel 6.» Kontrollutvalget ga også innspill på at et risikoområde kan være HMS for ansatte ved Melløs og Orkerød sykehjem, samt tjenestenivået for beboerne ved sykehjemmene. Kontrollutvalget gir følgende innspill til nytt kontrollutvalg vedrørende risikoområder som det bør gjøres vurderinger på i forbindelse med behandling av plan for forvaltningsrevisjon : Investeringsprosjekters tidligfase. Refusjoner og tilskudd. Personvern og informasjonssikkerhet. Korrupsjon/antikorrupsjon. Barnevern herunder kommunens oppfølging av fosterhjemsforskriften, samt forvaltningslovens kapittel 6. HMS for ansatte ved Orkerød og Melløs sykehjem. Tjenestenivået for beboere ved Orkerød og Melløs sykehjem.

7 PS 19/50 Overordnet revisjonsstrategi for Regnskapsrevisjon 1. Overordnet revisjonsstrategi for 2019, tas til orientering Overordnet revisjonsstrategi for 2019, tas til orientering. PS 19/51 Revisjonsrapport: Avslutning av byggeregnskap EPC- Prosjekt 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: Avslutning av byggeregnskap «EPC - Prosjekt» til orientering 2. Revisjonsrapport og styresak 010/19 Regnskapsavslutning «EPC - Prosjekt», sendes bystyret med følgende forslag til innstilling: Regnskapet for objekt 6590, EPC-prosjekt, godkjennes med en samlet utgift på kr Dette tilsvarer en mindreutgift på kr Investeringen finansieres med momskompensasjon kr , serielån over 10 år kr og tilskudd fra Enova med kr Driftsmessige konsekvenser dekkes av MKEiendoms energibudsjett via besparte utgifter. Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: Avslutning av byggeregnskap «EPC - Prosjekt» til orientering 2. Revisjonsrapport og styresak 010/19 Regnskapsavslutning «EPC - Prosjekt», sendes bystyret med følgende forslag til innstilling: Regnskapet for objekt 6590, EPC-prosjekt, godkjennes med en samlet utgift på kr Dette tilsvarer en mindreutgift på kr Investeringen finansieres med momskompensasjon kr , serielån over 10 år kr og tilskudd fra Enova med kr Driftsmessige konsekvenser dekkes av MKEiendoms energibudsjett via besparte utgifter.

8 PS 19/52 Moss Drift og Anlegg KF - Oppfølging av revisjonsbrev nr. 1/ Moss Drift og Anlegg KF tilsvar på revisjonsbrev nr. 1/2019, tas til orientering 2. Revisjonen bes gjennomføre en oppfølgingskontroll i årsoppgjørsperioden Resultatet av etterkontrollen fremlegges kontrollutvalget i april/mai møte 2020 Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Moss Drift og Anlegg KF tilsvar på revisjonsbrev nr. 1/2019, tas til orientering 2. Revisjonen bes gjennomføre en oppfølgingskontroll i årsoppgjørsperioden Resultatet av etterkontrollen fremlegges kontrollutvalget i april/mai møte 2020 PS 19/53 Rådmannens oppfølging av revisjonsbrev nr. 3/ Rådmannens tilsvar på revisjonsbrev 3/2019, tas til orientering 2. Revisjonen bes gjennomføre en oppfølgingskontroll i årsoppgjørsperioden Resultatet av etterkontrollen fremlegges kontrollutvalget i april/mai møte Rådmannens tilsvar på revisjonsbrev 3/2019, tas til orientering 2. Revisjonen bes gjennomføre en oppfølgingskontroll i årsoppgjørsperioden Resultatet av etterkontrollen fremlegges kontrollutvalget i april/mai møte 2020 PS 19/54 Justering av plan for selskapskontrollen samarbeid IUA utgår 1. Interkommunalt utvalg mot akutt forurensning (IUA), utgår av plan for selskapskontroll

9 2. Ubenyttede ressurser overføres til arbeidet med ny overordnet analyse og plan for neste planperiode Interkommunalt utvalg mot akutt forurensning (IUA), utgår av plan for selskapskontroll 2. Ubenyttede ressurser overføres til arbeidet med ny overordnet analyse og plan for neste planperiode PS 19/55 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Referater og meldinger tas til orientering. PS 19/56 Eventuelt Kontrollutvalgsleder la frem forslag om at kontrollutvalget skal ha en avslutningsmiddag. Kontrollutvalgsleder skal forhøre seg med ordfører om budsjettdekning for dette. Kontrollutvalgsleder skal sende ut forespørsel til kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer om aktuelle datoer.