Møteprotokoll Kontrollutvalget Hvaler

Transkript

1 Møteprotokoll Kontrollutvalget Hvaler Møtedato: , Tidspunkt: fra kl til kl Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Fra til saksnr.: 18/35 18/42 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Øivind Kristiansen, leder Hanne Synnestvedt, nestleder Anne Marit Skovly Ingerid Bjercke Thor Bjønnes Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Anita Dahl Aannerød og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Seksjonsleder Jolanta Betker Møtene fra administrasjonen: Ingen Øivind Kristiansen, leder Hanne Synnestvedt, nestleder

2 Kontrollutvalget Hvalers møte Sakliste PS 18/35 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 18/36 Godkjenning av protokoll fra møte PS 18/37 PS 18/38 Prosjektplan "Refusjoner og tilskudd" Rådmannens oppfølging av revisjonens anbefalinger. PS 18/39 Notat: Utbygging av bredbånd i Hvaler kommune - foreløpig orientering PS 18/40 Møteplan 1. halvår 2019 PS 18/41 PS 18/42 Referater og meldinger Eventuelt PS 18/35 Godkjenning av innkalling og saksliste (saken legges frem uten forslag til vedtak) Ingen merknader på innkalling eller saksliste Innkalling og saksliste godkjennes. PS 18/36 Godkjenning av protokoll fra møte Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes

3 PS 18/37 Prosjektplan "Refusjoner og tilskudd" Sekretariatets innstilling 1. Prosjektplan «Refusjoner og tilskudd» godkjennes. Kontrollutvalget ønsker å presisere, under problemstilling 3, at revisjonen også skal redegjøre for regnskapsrevisjonens arbeid og kontrollhandlinger med årlig rapportering og resultat av kontrollhandlinger vedrørende tilskuddsordningen for særlig ressurskrevende helse- og omsorgstjenester. Revisjonen skal også redegjøre for resultat av kontrollhandlinger vedrørende rapportering av antall personer med psykisk utviklingshemming i Hvaler kommune. Spesielt sett opp mot krav om diagnose, og hvilke instanser som stiller diagnosene. Forøvrig som kontrollutvalgets innstilling. 1. Prosjektplan «Refusjoner og tilskudd» godkjennes, med kontrollutvalgets presisering under problemstilling 3. PS 18/38 Rådmannens oppfølging av revisjonens anbefalinger. Sekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget tar administrasjonens skriftlige redegjørelse om oppfølging med internkontroll med rammeavtaler og fakturakontroll, til orientering Kontrollutvalget ser saken som alvorlig. Kontrollutvalget realitetsbehandlet ikke saken, dette fordi rådmann ikke var til stede i møtet og kontrollutvalget fikk derfor ikke nødvendig informasjon. Kontrollutvalget ser det som svært uheldig at rådmannen ikke møtte etter invitasjon, dette fordi kontrollutvalget heller ikke i forrige møte fikk etterspurt opplysninger i saken. Kontrollutvalget vurderte at det ikke er godt nok redegjort for om kommunen har etterfakturert leverandør A. Kontrollutvalget presiserer at det kan være et tidsmessig aspekt i forhold til eventuelle krav om tilbakefakturering, (motfakturering), til leverandør A. Foreldelsesfristen for motfakturering er 3 år. Kontrollutvalget ønsker derfor å ha et ekstraordinært møte, hvor rådmann blir invitert på nytt, slik at dette kan klargjøres. 1. Kontrollutvalget ønsket ikke realitetsbehandle saken, dette på grunn av manglende nødvendig informasjon. 2. Kontrollutvalget setter et ekstraordinært møte den 21. november hvor rådmann blir invitert for å gi nødvendig informasjon i saken. 3. Det skal sendes særutskrift av sak 18/38 til ordfører og rådmann for informasjon.

4 PS 18/39 Notat: Utbygging av bredbånd i Hvaler kommune - foreløpig orientering 1. Revisjonens arbeidsnotat om utbygging av bredbånd, tas til foreløpig orientering 1. Revisjonens arbeidsnotat om utbygging av bredbånd, tas til foreløpig orientering PS 18/40 Møteplan 1. halvår Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet for 1. halvår 2019: 28. februar 9. mai (regnskapsmøte) 20. juni Møtestart kl Sekretariatets forslag til møtedatoer kolliderer med kommunestyrets møter. Følgende nye møtedatoer for 1. halvår 2019 ble foreslått for utvalgets medlemmer: 24. januar, 4. april og 23 mai. Utvalget var enig i disse datoer. 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet for 1. halvår 2019: 24. januar 4. april 23. mai (regnskapsmøte) Møtestart kl PS 18/41 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering 1. Referater og meldinger tas til orientering

5 PS 18/42 Eventuelt Ingen saker.