Møteprotokoll Kontrollutvalget Fredrikstad

Transkript

1 Møteprotokoll Kontrollutvalget Fredrikstad Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 16:30 til kl. 19:00 Møtested: Rådhuset, møterom Østfold 2. etg Fra til saksnr.: 16/11 16/18 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Ingrid I Willoch, leder X Terje Moland Pedersen, nestleder X Marit Werner Haabeth X Jan Frode Hanssen forfall Kjell Petter Holen Odd Bergsdøl forfall Annie Rommetveit Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: seksjonsleder Anders Svarholt, seksjonsleder Jolanta Betker, revisor Jostein Ek og administrerende direktør Laila Nagelhus Møtende fra administrasjonen: rådmann Ole-Petter Finess, Kemner Pål Henning Klavenes, Avdelingssjef økonomi og regnskap Egil Olsen og regnskapssjef Ann Kristin Stedjeberg FREVAR Ordfører Jon-Ivar Nygård Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalget i Fredrikstad har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. Alle saker behandles for åpne dører.. Ingrid I. Willoch. Terje Moland Pedersen

2 Kontrollutvalget Fredrikstads møte Sakliste PS 16/11 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 16/12 PS 16/13 PS 16/14 PS 16/15 PS 16/16 PS 16/17 PS 16/18 PS 16/19 Orientering om skatteregnskapet for Fredrikstad kommune Uttalelse til årsregnskapet for FREVAR KF Uttalelse til årsregnskapet for Fredrikstad kommune Revisjonsnotat om utvidet kontroll av rammeavtaler Prosjektplan: Kontraktsoppfølging Engasjementsbrev fra Østfold kommunerevisjon IKS Referater og meldinger Eventuelt PS 16/11 Godkjenning av protokoll fra møtet Protokoll fra møtet godkjennes Som innstillingen 1. Protokoll fra møtet godkjennes PS 16/12 Orientering om skatteregnskapet for Fredrikstad kommune 1. Kemnerens redegjørelse om skatteregnskapet for 2015, tas til orientering Kemner redegjorde for skatteregnskapet 2015 og svarte på spørsmål fra kontrollutvalgets medlemmer. 1. Kemnerens redegjørelse om skatteregnskapet for 2015, tas til orientering

3 PS 16/13 Uttalelse til årsregnskapet for FREVAR KF 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2015 for FREVAR KF som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes bystyret med kopi til formannskapet Ann Kristin Stedjeberg redegjorde for de enkelte resultater og nøkkeltall for regnskapsåret 2015 for FREVAR. Vedtaket ble som Innstillingen. 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2015 for FREVAR KF som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes bystyret med kopi til formannskapet PS 16/14 Uttalelse til årsregnskapet for Fredrikstad kommune 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2015 for Fredrikstad kommune som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2015 sendes bystyret med kopi til formannskapet. Fredrikstad, Egil Olsen redegjorde for resultat og nøkkeltall for årsregnskapet til Fredrikstad kommune for Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2015 for Fredrikstad kommune som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2015 sendes bystyret med kopi til formannskapet. PS 16/15 Revisjonsnotat om utvidet kontroll av rammeavtaler Sekretariatet anbefaler Kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Revisjonsnotat om utvidet kontroll av rammeavtaler, tas etterretning

4 2. Kontrollutvalget ber revisjonen om å foreta nye stikkprøvekontroller med rammeleverandører om kommunens ny etablerte og igangsatte kontrolltiltak på området fungerer etter forutsetningene. Kontrollen kan innarbeides i forvaltningsrevisjonsprosjekt «Kontraktsoppfølging». Revisorene Jolanta Betker og Jostein Ek gjennomgikk notatet og redegjorde for funn og avvik i notat. Rådmannen redegjorde for kontrollutvalget om sitt tilsvar og ga tilleggsinformasjon om ytterligere tiltak som etableres. Vedlagt denne protokoll vedlegges rådmannens tilleggsinformasjon til saken. 1. Revisjonsnotat om utvidet kontroll av rammeavtaler, tas etterretning 2. Kontrollutvalget ber revisjonen om å foreta nye stikkprøvekontroller med rammeleverandører om kommunens ny etablerte og igangsatte kontrolltiltak på området fungerer etter forutsetningene. Kontrollen kan innarbeides i forvaltningsrevisjonsprosjekt «Kontraktsoppfølging». PS 16/16 Prosjektplan: Kontraktsoppfølging 1. Prosjektplan «Kontraktsoppfølging», godkjennes 2. I prosjektet innarbeides oppfølging av revisjonsnotat vedrørende utvidet kontroll av rammeavtaler, jf. KU-sak 16/15 Revisor Ander Svarholt orienterte om prosjektplanen Kontraktsoppfølging. Kontrollutvalget var enige om at prosjektet skal starte opp i slutten av 2016 eller i begynnelsen av Dette for at administrasjonens igangsatte tiltak for å forbedre internkontrollen skal få virke noe tid før kontrolldelen kan gjennomføres. 1. Prosjektplan «Kontraktsoppfølging», godkjennes 2. I prosjektet innarbeides oppfølging av revisjonsnotat vedrørende utvidet kontroll av rammeavtaler, jf. KU-sak 16/15

5 PS 16/17 Engasjementsbrev fra Østfold kommunerevisjon IKS 1. Engasjementsbrev fra Østfold kommunerevisjon IKS, tas til orientering Laila Nagelhus orienterte utvalget om den fremlagte engasjement brevet. 1. Engasjementsbrev fra Østfold kommunerevisjon IKS, tas til orientering PS 16/18 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Som innstillingen. 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 16/19 Eventuelt, Rådmann ga utvalget en orientering om: Skatt Øst, vurdering av kommunens praktisering av anleggsbidragsmodellen - ingen rapport er foreløpig levert. Husebukta, status for innhenting av betenkning advokatfirma er engasjert og det forventes fremlagt en vurdering innen kort tid. Neste møte 22. juni avholdes på Borg Havn sine kontorer på Øra. Rådmannens informasjon tas til orientering.