Møteprotokoll Kontrollutvalget Rygge

Transkript

1 Møteprotokoll Kontrollutvalget Rygge Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 08:30 til kl. 09:15 Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 14/21 14/27 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Johnny Trandem, leder x Asbjørn Froholt, nestleder x Anita V. Sandtrø Forfall Forfall Michael A. B. Torp x Vigdis M. Holm x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 4 av 5. Møtende fra ØKUS: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Jolanta Betker, Constanse Hauser og anders Svarholt Møtende fra administrasjonen: Ingen Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at alle sakene skulle behandles for åpne dører.... Johnny Trandem, leder Michael A. B. Torp Asbjørn Froholt, nestleder.. Vigdis M. Holm

2 Kontrollutvalget Rygges møte Sakliste PS 14/21 PS 14/22 PS 14/23 PS 14/24 Forvaltningsrevisjonsrapport: "Forvaltning, drift og vedlikehold" Revisjonsrapport: Avslutning av investeringsprosjekt for Høydaveien 44 Rapport - Eierskapskontroll av Alarmsentral Brann Øst AS Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer PS 14/25 Møteplan 1. halvår 2015 PS 14/26 PS 14/27 Referater og meldinger Eventuelt PS 14/21 Forvaltningsrevisjonsrapport: "Forvaltning, drift og vedlikehold" 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Forvaltning, drift og vedlikehold» til Kontrollutvalget finner det positivt at Rygge kommune i tilfredsstillende grad har etablert overordnede målsetninger og et system som tilrettelegger for forvaltning, drift og vedlikehold. Utbedrings- og vedlikeholdsplanen som ble vedtatt mai 2014, er et godt verktøy for prioritering og planlegging på kort og lang sikt. Kommunen i ferd med å videreutvikle system for eiendomsforvaltning ved å innføre FDV-system for utvalgte formålsbygg i løpet av de neste årene. Det er også etablert kanaler som sikrer at nødvendig informasjon blir mottatt, registrert og fulgt opp. Kontrollutvalget vil understreke at det er viktig å videreføre arbeidet med politisk forankring, kommunikasjon og felles forståelse av vedlikeholdsbehov og vedlikeholdsarbeid. Kommunens utgifter til vedlikehold er ikke sammenfallende med normtall for kommunal sektor. I rapporten kommer det fram at Rygge kommune setter av mindre enn en tredel av normtallet til vedlikehold, og at dette ofte fører til at vedlikeholdsbehov som ikke er akutt, nedprioriteres. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret vurderer å avsette et høyere beløp til vedlikehold, enn tilfellet er i dag. 2. Rapporten sendes til kommunestyret med følgende innstilling 1 Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Forvaltning, drift og vedlikehold» til Kommunestyret finner det positivt at etablerte overordnede målsetninger og systemet som tilrettelegger for forvaltning, drift og vedlikehold, er tilfredsstillende. Kommunestyret vil understreke at det er viktig å videreføre arbeidet med politisk forankring, kommunikasjon og felles forståelse av vedlikeholdsbehov og

3 vedlikeholdsarbeid. 2 Kommunestyret tar til etterretning kontrollutvalgets råd om at avsetting av et høyere beløp til vedlikehold, enn tilfellet er i dag, bør vurderes. Forvaltningsrevisor Constanse Hauser gjennomgikk rapporten i korte trekk. Kontrollutvalget var enige om at det er hensiktsmessig at forvaltningsrevisor presenterer rapporten for kommunestyret når den skal behandles der. Sekretariatet formidler dette ønsket til ordfører.. 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Forvaltning, drift og vedlikehold» til Kontrollutvalget finner det positivt at Rygge kommune i tilfredsstillende grad har etablert overordnede målsetninger og et system som tilrettelegger for forvaltning, drift og vedlikehold. Utbedrings- og vedlikeholdsplanen som ble vedtatt mai 2014, er et godt verktøy for prioritering og planlegging på kort og lang sikt. Kommunen i ferd med å videreutvikle system for eiendomsforvaltning ved å innføre FDV-system for utvalgte formålsbygg i løpet av de neste årene. Det er også etablert kanaler som sikrer at nødvendig informasjon blir mottatt, registrert og fulgt opp. Kontrollutvalget vil understreke at det er viktig å videreføre arbeidet med politisk forankring, kommunikasjon og felles forståelse av vedlikeholdsbehov og vedlikeholdsarbeid. Kommunens utgifter til vedlikehold er ikke sammenfallende med normtall for kommunal sektor. I rapporten kommer det fram at Rygge kommune setter av mindre enn en tredel av normtallet til vedlikehold, og at dette ofte fører til at vedlikeholdsbehov som ikke er akutt, nedprioriteres. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret vurderer å avsette et høyere beløp til vedlikehold, enn tilfellet er i dag. 2. Rapporten sendes til kommunestyret med følgende innstilling 1 Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Forvaltning, drift og vedlikehold» til Kommunestyret finner det positivt at etablerte overordnede målsetninger og systemet som tilrettelegger for forvaltning, drift og vedlikehold, er tilfredsstillende. Kommunestyret vil understreke at det er viktig å videreføre arbeidet med politisk forankring, kommunikasjon og felles forståelse av vedlikeholdsbehov og vedlikeholdsarbeid. 2 Kommunestyret tar til etterretning kontrollutvalgets råd om at avsetting av et høyere beløp til vedlikehold, enn tilfellet er i dag, bør vurderes.

4 PS 14/22 Revisjonsrapport: Avslutning av investeringsprosjekt for Høydaveien Revisjonsrapport Avslutning av investeringsprosjekt for Høydaveien 44, tas til etterretning 2. Revisjonsrapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Revidert regnskap for Investeringsprosjekt Høydaveien 44 godkjennes. 1. Revisjonsrapport Avslutning av investeringsprosjekt for Høydaveien 44, tas til etterretning 2. Revisjonsrapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 2. Revidert regnskap for Investeringsprosjekt Høydaveien 44 godkjennes. PS 14/23 Rapport - Eierskapskontroll av Alarmsentral Brann Øst AS 1. Kontrollutvalget tar rapport Eierskapskontroll av Alarmsentral Brann Øst AS til orientering 2. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Rapport Eierskapskontroll av Alarmsentral Brann Øst AS, tas til orientering. 1. Kontrollutvalget tar rapport Eierskapskontroll av Alarmsentral Brann Øst AS til orientering 2. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Rapport Eierskapskontroll av Alarmsentral Brann Øst AS, tas til orientering. PS 14/24 Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer, tas til etterretning Vedtaket ble som insntillingen 1. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer, tas til etterretning

5 PS 14/25 Møteplan 1. halvår Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet i 1. halvår 2015: 2. februar 22. april (regnskapsmøte) 8. juni Møtestart kl (Merk at 22. april er en onsdag) 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet i 1. halvår 2015: 2. februar 22. april (regnskapsmøte) 8. juni Møtestart kl PS 14/26 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget fikk ikke en orientering om status for notat om Tomteselskapet, slik det var forespeilet i saksframlegget 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 14/27 Eventuelt Kontrollutvalget sender to til kontrollutvalgskonferansen på Gardermoen 4-5 februar: Michael A B Torp og Johnny Trandem. Sekretariatet melder dem på.