Møteprotokoll - kontrollutvalget

Transkript

1 SELBU KOMMUNE Møteprotokoll - kontrollutvalget Møtedato/tid : Onsdag 12. mars 2008, kl Møtested/lokaler : Selbu rådhus, Formannskapssalen Saksnr : 10/ /2008 Møtende medlemmer : Ole Halvard Bondahl, leder Kim Olsen Olga Irene Fuglem Møtende varamedlemmer : Else May Engen Meldt forfall : Helga Renå Arnstein Trøite Oddvar Uglem Bjørn E. Jørgensen Bodil Olsen (2. vara DnA/Sv/FrP) (3. vara DnA/Sv/FrP) (4. vara DnA/Sv/FrP) Andre møtende : Inger Johanne Flønes, Revisjon M-N IKS (Sak 10-13) Paula Borseth, (Sak 10-12) Arvid Hanssen, sekr. KonSek M-N IKS Merknader til innkallingen: Ingen. Merknader til sakslisten: Ingen. Side 1

2 Sak 10/2008 Godkjenning av protokoll fra møte den Kontrollutvalget /2008 Møteboka fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Møteboka fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Sak 11/2008 Referatsaker Kontrollutvalget /2008 Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende saksdokumenter/muntlige orienteringer som referatsaker: 1. Kommunestyrets behandling av kontrollutvalgets årsmelding for 2007, sak 3/08 i kommunestyrets møte den Orientering fra kontrollutvalgskonferansen på Gardermoen KS Eierforum Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt eide selskaper og foretak. 4. Invitasjon til kurs i Trondheim den 23.april, Ny offentlighetslov særlig om betydningen for kontrollorganene i kommunen. 5. Finansreglement for Selbu kommune, vedtatt av kommunestyret. 6. Kontrollrapport 2007 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Selbu kommune. 7. Årsberetning datert , fra kommunekasserer til Skatt Midt-Norge vedrørende virksomheten for Dato for ferdigstillelse av forvaltningsrevisjonsjonsprosjekt vedrørende økonomisk sosialhjelp er etter avtale 15.mai I tilknytning til pkt 2 opplyste leder at han og nestleder hadde stor nytte av å delta på konferansen. Han oppfordret samtidig andre KU-medlemmer til å delta på tilsvarende konferanser senere. Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Side 2

3 Sak 12/2008 Forvaltningsrevisjonsrapport - Offentlige anskaffelser Kontrollutvalget /2008 Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser følges regelverket? - til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober Assisterende revisjonssjef Inger Johanne Flønes orienterte innledningsvis om fagområdet forvaltningsrevisjon og om hvordan Revisjon Midt-Norge IKS gjennomfører og kvalitetssikrer arbeidet innen forvaltningsrevisjon. Hun gjennomgikk deretter hovedpunktene i rapporten og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget ga uttrykk for at rapporten er godt oppbygd og gir en fin tilbakemelding om status på dette området i Selbu kommune. 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser følges regelverket? - til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober Sak 13/2008 Overordnet analyse Selbu kommune Kontrollutvalget /2008 Kontrollutvalget tar foreløpige overordnet analyse for Selbu kommune til orientering. Utvalget ber sekretariatet om å ta med innspillene og kommentarene som er fremkommet i møtet i arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. Basert på den overordnede analysen og innspillene som er kommet i møtet, vil kontrollutvalget i sitt neste møte foreslå en plan for forvaltningsrevisjon for Selbu kommune for Planen legges frem for endelig behandling i kommunestyret. Sekretariatet orienterte kort om mulige fokusområder for fremtidige forvaltningsrevisjonsrapporter, slik de fremgår av den overordnet analysen som følger saken. Kontrollutvalget diskuterte områder som det er ønskelig å vurdere nærmere med henblikk på endelig prioritering. Oppfølging av Kunnskapsløftet og en Side 3

4 gjennomgang av hvordan Selbu kommune jobber for å redusere sykefraværet er veldig aktuelle prosjektområder. Videre er det ønskelig at følgende prosjekt, i uprioritert rekkefølge, fortsatt blir vurdert: - Planstyring i Selbu kommune - Saksbehandling innen teknisk sektor - Psykisk helsevern effekter av opptrappingsplan - Vurdering av interkommunalt samarbeid - Evaluering av virkningen av OU-prosessen - Finansforvaltning i Selbu kommune Det fremkom innspill i møte om en gjennomgang av personalpolitikken. (Hvordan har en det på jobb i Selbu kommune?) Området kan eventuelt også berøres i tilknytning til et prosjekt knyttet til sykefravær og kommunens håndtering av dette. Kontrollutvalget tar foreløpige overordnet analyse for Selbu kommune til orientering. Utvalget ber sekretariatet om å ta med innspillene og kommentarene som er fremkommet i møtet i arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. Basert på den overordnede analysen og innspillene som er kommet i møtet, vil kontrollutvalget i sitt neste møte foreslå en plan for forvaltningsrevisjon for Selbu kommune for Planen legges frem for endelig behandling i kommunestyret. Sak 14/2008 Kontrollutvalgets arbeidsform Kontrollutvalget /2008 Kontrollutvalget / Kontrollutvalget legger konklusjonene i møtet til grunn for sitt videre arbeid. 2. Kontrollutvalget vurderer løpende om det er behov for endringer i hvordan tilsynsoppgaven gjennomføres. Da to av kontrollutvalgets faste medlemmer ikke var til stede, ble saken utsatt til neste møte i kontrollutvalget. Saken utsettes og fremmes på nytt i neste møte i kontrollutvalget. Side 4

5 Sak 15/2008 Eventuelt. Kontrollutvalget /2008 Saken legges frem uten innstilling. I tilknytning til sak 12/07 Forvaltningsrevisjonsrapport offentlige anskaffelser, er det i rapporten påvist at kommunen har kjøpt drivstoff hos andre enn firmaet som inngår i fylkesavtalen, som Selbu kommune er tilknyttet. Iflg. rapporten skyldes dette at denne delen av avtalen ikke har vært kjent for en del innkjøpere i kommunen. Kontrollutvalget ønsker å innkalle rådmannen for å bli orientert nærmere om praksisen ved kjøp av drivstoff, og om innkjøpene nå blir gjennomført i tråd med fylkesavtalen. Kontrollutvalget ønsker videre at rådmannen orienterer om kommunens rutiner og praksis knyttet til bruk av tjenestebiler i kommunen. Omforent forslag til vedtak: Kontrollutvalget innkaller rådmannen til neste møte i kontrollutvalget den 22.april Rådmannen anmodes om å orientere om kommunens praksis i forhold til innkjøp av drivstoff, samt rutiner og praksis knyttet til bruk av tjenestebiler i Selbu kommune. Omforent forslag vedtatt. Enstemmig. Kontrollutvalget innkaller rådmannen til neste møte i kontrollutvalget den 22.april Rådmannen anmodes om å orientere om kommunens praksis i forhold til innkjøp av drivstoff, samt rutiner og praksis knyttet til bruk av tjenestebiler i Selbu kommune. Side 5