Møteprotokoll Kontrollutvalget Sarpsborg

Transkript

1 Møteprotokoll Kontrollutvalget Sarpsborg Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 17:00 til kl Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 11/45 11/49 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Martin Engeset (leder) x Kjersti Tharaldsen (nestleder) x Inger Marit Sverresen x Thor Erik Forsberg forfall Steinar Gulbrandsen Kjell Skaug x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Anders Svarholt og Renate Borgmo Møtende fra administrasjonen: Sigmund Vister og Hilde Lind, begge til sakene 11/45 og 11/46, Rune Andersen (NAV) og Andreassen (NAV), begge til sak 11/35 Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalget vedtok at kontrollutvalgets møter skal være åpne. Dørene skal være lukket dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt (jf. Forvaltningslovens 13). Når kontrollutvalget mottar informasjon/opplysninger som har betydning for en sak/saker som er under granskning eller vurderes som en mulig granskingssak, skal utvalget vurdere om døren bør lukkes (unntak fra innsyn etter Offentlighetsloven 24). Dagsorden for møtet behandles derfor i lukket møte.... (navn leder) (navn medlem) (navn medlem)

2 Kontrollutvalget Sarpsborgs møte Sakliste U.off. PS 11/45 Forvaltningsrevisjonsrapport: Internkontroll, tjenesteutøving og samarbeid ved NAV-kontoret PS 11/46 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon for perioden PS 11/47 Møteplan for 1. halvår 2012 PS 11/48 PS 11/49 Referater og meldinger Eventuelt

3 PS 11/45 Forvaltningsrevisjonsrapport: Internkontroll, tjenesteutøving og samarbeid ved NAV-kontoret Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport Internkontroll, tjenesteutøving og samarbeid ved NAV-kontoret, til etterretning. Kontrollutvalget merker seg at kvalifiseringsprogrammet er etablert helt etter kravene i regelverket, og utvalget finner det positivt at kontoret har utarbeidet et internkontrollsystem som på flere områder sammenfaller med kravene i regelverket. Utvalget noterer seg at det er etablert samarbeid både internt i NAV-kontoret og med eksterne kommunale tjenesteytere, men at det er usikkerhet knyttet til hvordan dette samarbeidet fungerer og om det er til beste for brukerne av tjenestene. På bakgrunn av dette gis følgende anbefalinger om oppfølging: Internkontrollsystemet ferdigstilles og implementeres fullt ut blant de ansatte Ledelsen ved kontoret må fortsatt ha fokus på samhandling både internt på kontoret og med eksterne samarbeidspartnere og jobber målrettet med å forbedre samarbeid med eksterne samarbeidspartnere 2. Bystyret bør merke seg at rådmannen er tilfreds med kommunerevisjonens vurderinger og konklusjoner. Kontrollutvalget vil foreslå for bystyret at rådmannen rapporterer om sitt oppfølgingsarbeid til komité for tjenesteutvikling. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp i henhold til sitt ansvar etter 12 i kontrollutvalgsforskriften. Kontrollutvalget kan selv rapportere til bystyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding 3. Rapporten oversendes til bystyret med følgende forslag til vedtak 1. Bystyret tar kontrollutvalgets vedtak og forvaltningsrevisjonsrapport Internkontroll, tjenesteutøving og samarbeid ved NAV-kontoret, til etterretning. 2. Bystyret merker seg at kvalifiseringsprogrammet er etablert helt etter kravene i regelverket, og finner det positivt at kontoret har utarbeidet et internkontrollsystem som på flere områder sammenfaller med kravene i regelverket. Bystyret noterer seg videre at det er etablert samarbeid både internt i NAV-kontoret og med eksterne kommunale tjenesteytere, men at det er usikkerhet knyttet til hvordan dette samarbeidet fungerer og om det er til beste for brukerne av tjenestene. På bakgrunn av dette bes rådmannen om å følge opp: At Internkontrollsystemet ferdigstilles og implementeres fullt ut blant de ansatte At rådmannen fortsatt har fokus på samhandling både internt på kontoret og med eksterne samarbeidspartnere og jobber målrettet med å forbedre samarbeid med eksterne samarbeidspartnere. 3. Bystyret merker seg at rådmannen er tilfreds med kommunerevisjonens vurderinger og konklusjoner og at rapporten gir et godt grunnlag for videreutvikling og kvalitetsforbedring ved kontoret. Bystyret ber rådmannen om å rapportere til komité for tjenesteutvikling om sin oppfølging. 4. Bystyret viser for øvrig til forskrift om kontrollutvalg 12, om kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp.

4 Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Revisjonen gjennomgikk rapportens innhold. Kontrollutvalget stilte spørsmål til representantene for NAV, deretter drøftet kontrollutvalget forslag til vedtak. Forsalget ble justert og endret i forhold til spesifikt innhold i rapporten og utdypende informasjon som ble gitt i møtet. Det var enighet om det endelige vedtaket. 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport Internkontroll, tjenesteutøving og samarbeid ved NAV-kontoret, til etterretning. Kontrollutvalget merker seg at kvalifiseringsprogrammet er etablert etter kravene i regelverket, og utvalget finner det positivt at kontoret har utarbeidet et internkontrollsystem som på enkelte områder sammenfaller med kravene i regelverket. Utvalget noterer seg at det er etablert samarbeid både internt i NAV-kontoret og med eksterne kommunale tjenesteytere, men at det er usikkerhet knyttet til hvordan dette samarbeidet fungerer og om det er til beste for brukerne av tjenestene. For eksempel er det vanskelig å få kontakt med saksbehandlere, saksbehandler skiftes ofte og de er lite tilgjengelig i oppfølgingsarbeidet. Saksbehandlerne på sin side opplever uklare ansvarsforhold. Rapporten viser at NAV-reformen har større utfordringer enn forventet og at man så langt ikke har oppnådd målsettingene med reformen. På bakgrunn av dette gis følgende anbefalinger om oppfølging: Internkontrollsystemet ferdigstilles og implementeres fullt ut blant de ansatte Ledelsen ved kontoret må fortsatt ha fokus på samhandling både internt på kontoret og med eksterne samarbeidspartnere og jobber målrettet med å forbedre samarbeid med eksterne samarbeidspartnere Det bør etableres flere kommunale praksisplasser til bruk i Kvalifiseringsprogrammet. 2. Bystyret bør merke seg at rapporten gir et godt grunnlag for videreutvikling og kvalitetsforbedring ved kontoret. Kontrollutvalget vil foreslå for bystyret at rådmannen rapporterer om sitt oppfølgingsarbeid til komité for tjenesteutvikling. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp i henhold til sitt ansvar etter 12 i kontrollutvalgsforskriften. Kontrollutvalget kan selv rapportere til bystyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding 3. Rapporten oversendes til bystyret med følgende forslag til vedtak 1. Bystyret tar kontrollutvalgets vedtak og forvaltningsrevisjonsrapport Internkontroll, tjenesteutøving og samarbeid ved NAV-kontoret, til etterretning. 2. Bystyret merker seg at kvalifiseringsprogrammet er etablert etter kravene i regelverket, og finner det positivt at kontoret har utarbeidet et internkontrollsystem som på enkelte områder sammenfaller med kravene i regelverket. Bystyret noterer seg videre at det er etablert samarbeid både internt i NAV-kontoret og med eksterne kommunale tjenesteytere, men at det er usikkerhet knyttet til hvordan dette samarbeidet fungerer og om det er til beste for brukerne av tjenestene. For eksempel er det vanskelig å få kontakt med saksbehandlere, saksbehandler skiftes ofte og de er lite tilgjengelig i oppfølgingsarbeidet. Saksbehandlerne på sin side opplever uklare ansvarsforhold. Rapporten viser at NAV-reformen har større utfordringer enn forventet og at man så langt ikke har oppnådd målsettingene med reformen. På bakgrunn av dette bes rådmannen om å følge opp: At Internkontrollsystemet ferdigstilles og implementeres fullt ut blant de ansatte

5 At rådmannen fortsatt har fokus på samhandling både internt på kontoret og med eksterne samarbeidspartnere og jobber målrettet med å forbedre samarbeid med eksterne samarbeidspartnere. 3. Bystyret ber rådmannen om å intensivere arbeidet med å etablere kommunale praksisplasser til bruk i Kvalifiseringsprogrammet 4. Bystyret viser til rådmannens høringsuttalelse hvor han peker på at rapporten gir et godt grunnlag for videreutvikling og kvalitetsforbedring ved kontoret. Bystyret ber rådmannen om å rapportere til komité for tjenesteutvikling om sin oppfølging. 5. Bystyret viser for øvrig til forskrift om kontrollutvalg 12, om kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp. PS 11/46 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon for perioden Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget vurderer det slik at følgende områder bør være gjenstand for forvaltningsrevisjon i perioden : (Legges fram uten innstilling fra sekretariatet. Overordnet analyse lister opp tema som kan være aktuelle (se vedlegg 1). 2. Kontrollutvalgets forslag til prioriteringer innarbeides i Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon for perioden , pkt I hht. KL 77 pkt 6 oppfordrer kontrollutvalget rådmannen til å avgi uttalelse til bystyret hvis rådmannen finner det hensiktsmessig. 4. Kontrollutvalgets forslag til Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon for perioden , sendes til bystyret til politisk behandling. 5. Kontrollutvalget innbyr bystyret til å fatte følgende vedtak: 1) Det skal i perioden gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i perioden (jf pkt 3.1 i planen). 2) Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 1400 timer per år (Dette i hht. avtale mellom eierne av revisjonen). 3) Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen. (Dette i hht. egen rutinebeskrivelse) 4) Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til bystyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til bystyret. 5) Bystyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden.

6 Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Revisjonen redegjorde for prosessen med Overordnet analyse. Rådmannen uttalte seg om forslagene til forvaltningsrevisjonsområder i Overordnet analyse. Kontrollutvalgets leder informerte kontrollutvalget om at han var innhabil i drøftingen av den delen av overordnet analyse som omhandler barnevernet. Kontrollutvalgets leder er gift med leder for barneverntjenesten. Kontrollutvalget bestemte at han skulle fratre møtet når barnevernet skulle diskuteres. Kontrollutvalget diskuterte forslagene i Overordnet analyse og bestemte hvilke områder som skal være gjenstand for forvaltningsrevisjon i perioden , og rekkefølgen på gjennomføringen av prosjektene. 1. Kontrollutvalget vurderer det slik at følgende områder bør være gjenstand for forvaltningsrevisjon i perioden : I prioritert rekkefølge: 1 Dokumenthåndtering og journalføring 2 Startlån 3 Styring av investeringsprosjekter 4 VAR-området 5 Brannvesen 6 Styringssystemer/internkontroll 7 Barnevern 8 Utskrivingsklare pasienter forholdet mellom kommunale tjenester og spesialisthelsetjenesten 2. Kontrollutvalgets forslag til prioriteringer innarbeides i Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon for perioden , pkt 3.1. Områdene omtales nærmere i pkt I hht. KL 77 pkt 6 oppfordrer kontrollutvalget rådmannen til å avgi uttalelse til bystyret hvis rådmannen finner det hensiktsmessig. 4. Kontrollutvalgets forslag til Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon for perioden , sendes til bystyret til politisk behandling. 5. Kontrollutvalget innbyr bystyret til å fatte følgende vedtak: 6) Det skal i perioden gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i perioden ( jf pkt 3.1 i planen). 7) Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 1400 timer per år (dette er i hht. avtale mellom eierne av revisjonen). 8) Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen. (Dette i hht. egen rutinebeskrivelse)

7 9) Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til bystyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til bystyret. 10) Bystyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. PS 11/47 Møteplan for 1. halvår 2012 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet 1. halvår 2012: 14. februar 2. mai (regnskapsmøte) 12. juni 2. Møtene i kontrollutvalget holdes på tirsdager med møtestart kl Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Kontrollutvalget ønsker å invitere kommunesjef Oppvekst til møtet Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet 1. halvår 2012: Tirsdag 14. februar. Til dette møtet inviteres kommunesjef Oppvekst Onsdag 2. mai (regnskapsmøte) Tirsdag 12. juni 2. Møtene i kontrollutvalget starter kl PS 11/48 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referatet og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Dette ble delt ut i møtet: Bystyrets vedtak (11/ ) Forvaltningsrevisjonsrapport: Kjøp av konsulenttjenester Bystyrets vedtak Valg av kontrollutvalg for perioden Uavhengighetserklæring fra Einar Gundersen og Anders Svarholt, oppdragsansvarlige i revisjonen. I forbindelse med rådmannens oppfølging av en forvaltningsrevisjonsrapport om rus fattigdom og bolig, ble det nedsatt en arbeidsgruppe som skulle se på flere forhold knyttet til bolig.

8 Sekretariatet informerte om at det i Sluttrapport nye handlingsrom s. 19, informeres om status for arbeidet som pågår med organisering av boligtjenesten. 1. Referatet og meldinger tas til orientering PS 11/49 Eventuelt Kontrollutvalget Sarpsborgs behandling : Kontrollutvalget diskuterte hvordan protokollene fra møtene skal godkjennes. Utvalget bestemte at utkast til protokoll skal sendes på e-post til medlemmene til gjennomlesning. Dette bør skje så raskt som mulig. Protokollen godkjennes formelt som egen sak i påfølgende møte. 1. Utkast til protokoll skal sendes på e-post til medlemmene til gjennomlesning. Protokollen godkjennes formelt som egen sak i påfølgende møte.