Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: kl Eventuelle forfall meldes til Anita Dahl Aannerød, telefon , e-post Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Hvaler Øivind Kristiansen Leder 1

2 Kontrollutvalget Hvalers møte Sakliste PS 18/43 Godkjenning av protokoll fra møte PS 18/44 3. gangs behandling - Rådmannens oppfølging av revisjonens anbefalinger 9 2

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/67 Dokumentnr.: 65 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hvaler /43 Godkjenning av protokoll fra møte Sekretariatets innstilling 1. Protokoll fra møte , godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra møte Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møte , kan godkjennes 3

4 Møteprotokoll Kontrollutvalget Hvaler Møtedato: , Tidspunkt: fra kl til kl Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Fra til saksnr.: 18/35 18/42 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Øivind Kristiansen, leder x Hanne Synnestvedt, nestleder x Anne Marit Skovly x Ingerid Bjercke x Thor Bjønnes x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Anita Dahl Aannerød og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Seksjonsleder Jolanta Betker Møtene fra administrasjonen: Ingen Øivind Kristiansen, leder Hanne Synnestvedt, nestleder 4

5 Kontrollutvalget Hvalers møte Sakliste PS 18/35 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 18/36 Godkjenning av protokoll fra møte PS 18/37 PS 18/38 Prosjektplan "Refusjoner og tilskudd" Rådmannens oppfølging av revisjonens anbefalinger. PS 18/39 Notat: Utbygging av bredbånd i Hvaler kommune - foreløpig orientering PS 18/40 Møteplan 1. halvår 2019 PS 18/41 PS 18/42 Referater og meldinger Eventuelt PS 18/35 Godkjenning av innkalling og saksliste (saken legges frem uten forslag til vedtak) Ingen merknader på innkalling eller saksliste Innkalling og saksliste godkjennes. PS 18/36 Godkjenning av protokoll fra møte Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Som innstillingen. 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes 5

6 PS 18/37 Prosjektplan "Refusjoner og tilskudd" Sekretariatets innstilling 1. Prosjektplan «Refusjoner og tilskudd» godkjennes. Kontrollutvalget ønsker å presisere, under problemstilling 3, at revisjonen også skal redegjøre for regnskapsrevisjonens arbeid og kontrollhandlinger med årlig rapportering og resultat av kontrollhandlinger vedrørende tilskuddsordningen for særlig ressurskrevende helse- og omsorgstjenester. Revisjonen skal også redegjøre for resultat av kontrollhandlinger vedrørende rapportering av antall personer med psykisk utviklingshemming i Hvaler kommune. Spesielt sett opp mot krav om diagnose, og hvilke instanser som stiller diagnosene. Forøvrig som kontrollutvalgets innstilling. 1. Prosjektplan «Refusjoner og tilskudd» godkjennes, med kontrollutvalgets presisering under problemstilling 3. PS 18/38 Rådmannens oppfølging av revisjonens anbefalinger. Sekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget tar administrasjonens skriftlige redegjørelse om oppfølging med internkontroll med rammeavtaler og fakturakontroll, til orientering Kontrollutvalget ser saken som alvorlig. Kontrollutvalget realitetsbehandlet ikke saken, dette fordi rådmann ikke var til stede i møtet og kontrollutvalget fikk derfor ikke nødvendig informasjon. Kontrollutvalget ser det som svært uheldig at rådmannen ikke møtte etter invitasjon, dette fordi kontrollutvalget heller ikke i forrige møte fikk etterspurt opplysninger i saken. Kontrollutvalget vurderte at det ikke er godt nok redegjort for om kommunen har etterfakturert leverandør A. Kontrollutvalget presiserer at det kan være et tidsmessig aspekt i forhold til eventuelle krav om tilbakefakturering, (motfakturering), til leverandør A. Foreldelsesfristen for motfakturering er 3 år. Kontrollutvalget ønsker derfor å ha et ekstraordinært møte, hvor rådmann blir invitert på nytt, slik at dette kan klargjøres. 1. Kontrollutvalget ønsket ikke realitetsbehandle saken, dette på grunn av manglende nødvendig informasjon. 2. Kontrollutvalget setter et ekstraordinært møte den 21. november hvor rådmann blir invitert for å gi nødvendig informasjon i saken. 3. Det skal sendes særutskrift av sak 18/38 til ordfører og rådmann for informasjon. 6

7 PS 18/39 Notat: Utbygging av bredbånd i Hvaler kommune - foreløpig orientering 1. Revisjonens arbeidsnotat om utbygging av bredbånd, tas til foreløpig orientering Som innstillingen. 1. Revisjonens arbeidsnotat om utbygging av bredbånd, tas til foreløpig orientering PS 18/40 Møteplan 1. halvår Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet for 1. halvår 2019: 28. februar 9. mai (regnskapsmøte) 20. juni Møtestart kl Sekretariatets forslag til møtedatoer kolliderer med kommunestyrets møter. Følgende nye møtedatoer for 1. halvår 2019 ble foreslått for utvalgets medlemmer: 24. januar, 4. april og 23 mai. Utvalget var enig i disse datoer. 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet for 1. halvår 2019: 24. januar 4. april 23. mai (regnskapsmøte) Møtestart kl PS 18/41 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Som innstillingen. 1. Referater og meldinger tas til orientering 7

8 PS 18/42 Eventuelt Ingen saker. 8

9 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/63 Dokumentnr.: 21 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hvaler /44 3. gangs behandling - Rådmannens oppfølging av revisjonens anbefalinger Sekretariatets innstilling Saken legges frem uten innstilling fra sekretariatet. Fredrikstad, Vedlegg Hvaler kommune: Sak til kontrollutvalget, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 18/38, den , «Rådmannens oppfølging av revisjonens anbefalinger» KU-sak 18/30 den «Orientering fra rådmann - etterkontroll av oppfølging av revisjonens anbefalinger i sak 16/40» KU-sak 18/22, den «Revisjonsnotat Etterkontroll av oppfølging med revisjonens anbefalinger i sak 16/40» KU-sak 16/40 den , «Revisjonsnotat Gjennomgang av en rammeavtale» Saksopplysninger Saken har vært oppe i kontrollutvalget flere ganger. Kontrollutvalget valgte å ikke realitetsbehandle saken i sitt forrige møte den 8. november Dette fordi rådmann ikke var til stede og kunne gi kontrollutvalget nødvendige opplysninger og informasjon. Kontrollutvalget vedtok derfor et ekstraordinært møte for å behandle saken på nytt, med rådmann til stede. Sekretariatets saksbehandling er utover dette likelydende med saksbehandlingen i sak 18/38. Imidlertid velger sekretariatet å ikke gi innstilling på vedtak. Historikken i saken er at kontrollutvalget behandlet i møte (sak 16/40) et notat fra revisjonen som omhandlet resultatet av en gjennomgang av en spesifikk rammeavtale kommunen har med en leverandør (A) På bakgrunn av denne kontrollen var revisjonen av den oppfatning at fakturaene knyttet til denne rammeavtalen ikke har vært gjenstand for tilstrekkelig internkontroll. For at kommunen skulle kunne forbedre sin internkontroll anbefalte revisjonen følgende anbefalinger: vurdere behovet for å lyse ut separate anbud for investeringsprosjekter 9

10 påse at fremtidige avrop holdes innenfor rammeavtalens overordnede grenser kreve av sine leverandører bedre spesifikasjon/dokumentasjon av faktura dokumentere de tilfeller der overtid og andre tilleggs satser avtales, slik at dette lettere kan kontrolleres i ettertid. I tillegg hadde rådmannen i mail til sekretariatet gitt følgende tilsvar til notatet: Rådmann tok revisjonens anbefalinger til etterretning. Videre i mailen uttrykkes det at «det jobbes fortløpende med kvalitet i forhold til både innkjøpsprosesser og fakturakontroll. Vi opplever at vi pr i dag har gjort mye på begge områdene og vil fortsette arbeidet i årene som kommer. Innspillene fra revisjonen vil bli lagt til grunn for det videre arbeidet». Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i saken 8. desember 2016: Kontrollutvalget tok Notat gjennomgang av rammeavtale mellom Hvaler kommune og leverandør A, til etterretning. Kontrollutvalget ba regnskapsrevisjonen om å foreta en etterkontroll av om administrasjonen følger opp anbefalingene som er gitt i notatet. Etterkontrollen gjøres i løpet av Resultatet av kontrollen rapporteres til kontrollutvalget Sekretariatet mottok den 4. juni 2018 et nytt revisjonsnotat etter gjennomførte kontroller Etterkontroll av oppfølging av revisjonens anbefalinger (gitt i sak 16/40). I dette notatet viser revisjonen til at de har gjennomgått følgende: rammeavtale og tilhørende prisskjema mellom Hvaler kommune og leverandør A vedrørende «elektroarbeider», datert gjennomgått rammeavtale og tilhørende prisskjema mellom Hvaler kommune og leverandør B vedrørende «vedlikehold og reparasjon av vei-gate og utelys», datert foretatt en detaljert fakturakontroll av et utplukk fakturaer i perioden med hensyn til fakturaens tilhørende spesifikasjoner og dokumentasjon for leverandør A. foretatt en detaljert fakturakontroll av samtlige bilag fakturert i 2017 med hensyn til fakturaens tilhørende spesifikasjoner og dokumentasjon for leverandør B. kontroll av etterbetaling fra leverandør A. Det var i tillegg gjennomført møter mellom revisjonen og kommunen samt kommunikasjon per e-post. Vedrørende leverandør A viste revisjonens oppfølgingskontroll og gjennomgang at det var mangler ved kommunens interne kontroll. I notatet vises det til fakturaer som viser et stort antall at det leveres annet varesortiment enn hva som er opplistet i prisskjema. Overtid skal i henhold til rammeavtalen avtales med oppdragsgiver i hvert enkelt tilfelle. Det er fakturert med påslag for 50 % eller 100 % overtid i et antall tilfeller uten at det foreligger avtale om dette. Det har blitt fakturert med både fraktsonetillegg og servicebil. Dette skal i henhold til rammeavtalen være inkludert i den avtalte timeprisen. Ved flere fakturaer manglet det i tillegg timelister. Revisjonen konkluderte med at fakturaer vedrørende leverandør A ikke har vært gjenstand for tilstrekkelig internkontroll. Gjennomgangen av rammeavtalen med leverandør B viser at kommunens egen internkontroll fungerer. Revisjonen anbefalte følgende tiltak: Vurdere behovet for å lyse ut separate anbud for investeringsprosjekter. Kreve av sine leverandører bedre spesifikasjon/dokumentasjon av fakturaer (timelister) Dokumentere de tilfeller der overtid og andre tilleggs satser avtales, slik at de er lettere kan kontrollere i ettertid. Kontrollutvalgets vedtak i saken den 4. juni var de tok revisjonsnotatet til etterretning samt at de inviterte rådmannen til kontrollutvalgets møte den 20. september 2018 for å gi utvalget en orientering om arbeidet med interkontrollen. 10

11 I kontrollutvalgets møte redegjorde administrasjonen generelt om oppfølging av rammeavtaler de har med leverandører til kommunen. Utvalget uttrykte at det bør også redegjøres nærmere for denne spesifikk leverandøren kalt leverandør A. Kontrollutvalget tok administrasjonens redegjørelse til foreløpig orientering og ba videre om en skriftlig redegjørelse til neste møte 8. november Sekretariatet har den 26. oktober mottatt administrasjonens redegjørelse om hvilke tiltak som er gjennomført og kontroller som er iverksatt/pågår for å forbedre internkontrollen på området. Det vises i brevet til kommunens dialog og grep opp mot en bestemt leverandør (A), og til øvrige leverandører om hvilke dokumentasjonskrav som forventes av den enkelte. Administrasjonen viser også til revisjonens bidrag til opplæring av kommunens medarbeidere som innehar rollen som bestillere, attestanter og anvisere. Vi viser i sin helhet til vedlagte brev fra Hvaler kommune. Rådmannen er invitert til kontrollutvalgets møte, og kan dermed gi kommentarer til eventuelle tilleggsspørsmål utvalgets medlemmer måtte ha behov for å stille i møte. Vurdering Sekretariatet vurderer at administrasjonens redegjørelse ikke klargjør om kommunen har etterfakturert leverandør A for tillegg (servicebil og fraktsonetillegg) som skulle vært inkludert i den avtalte prisen, samt at hvorfor annet varesortiment er benyttet enn avtalt priset materiell i henhold til avtale. Administrasjonen redegjør imidlertid om at de har sørget for å få tilbakebetalt for mye betalt merverdiavgift på endel fakturaer fra leverandør A. For øvrig redegjør administrasjonens om tiltak/forbedringer gjennom kursing av ansatte, dokumentasjon av fakturakontroller og rammeavtaler, slik at revisjons anbefalinger dermed følges opp. Kontrollutvalget kan vurdere om det er behov for at revisjonen tar ny oppfølgingskontroll basert på de tiltak administrasjonen har igangsatt. En slik oppfølgingskontroll kan gjennomføres i regnskapsåret Sekretariatet legger frem saken uten innstilling til vedtak. 11

12 HVALER KOMMUNE Østfold kontrollutvalgssekretariat Att. Aannerød Anita Dahl Pb FREDRIKSTAD Deres referanse Vår referanse Klassering Dato 2011/ /2018-KUNI Sak til kontrollutvalget Det vises til kontrollutvalgssak 18/30, den hvor kontrollutvalget ber om en skriftlig redegjørelse på oppfølging og lukking av de avvik som ble påvist i revisjonsnotat i 2016 og Innledningsvis vil rådmannen påpeke at endel av fakturaene fra revisjonskontrollen i 2016 gjaldt oppdrag utenom rammeavtalen som fakturaene ble sjekket opp mot. Omfanget av avvik er dermed ikke av så stort omfang som revisjonsnotatet fra 2016 gir uttrykk for. På endel av fakturaene ble det oppdaget dobbel mva og administrasjonen har krevd og fått dette tilbakebetalt fra leverandør A. Forholdet som gjaldt høyere påslag (20%) enn rammeavtalen (8%) er antakelig tolket feil av revisjonen. Påslaget på 8 % gjelder gjennomfakturering av eksterne tjenester (underleverandører), mens rammeavtalen også gir anledning til 20 % kalkylepåslag som gjelder priser på materiell. Innkjøpsavdelingen i Fredrikstad kommune har hatt klargjøringsmøte med leverandør for disse forholdene. Revisjonens etterkontroll i 2018 viser imidlertid et forbedringsbehov på kommunens fakturakontroll og utnyttelse av inngåtte rammeavtaler. Rådmannen ser med alvor at vi ikke har fulgt opp inngåtte forpliktelser og de ulempene dette påfører kommunens omdømme og handlingsrom. Hvaler kommune har i etterkant av revisjonens kontroll i 2018, vært i dialog med våre leverandører og presisert at kommunen fremover krever mer dokumentasjon, som timelister og underlag til fakturaer. Det er også presisert at dokumentasjon for overtidsbruk skal vedlegges. Den 20. juni 2018 ble det holdt kurs på rådhuset hvor revisjonen ga opplæring i bilagskontroll. Samtlige ansatte i virksomhet Kommunalteknikk og eiendom som innehar rollene som bestillere, attestanter og anvisere, deltok i dette kurset. Opplæringen hadde fokus på de forholdene som var omtalt i revisjonsrapporten, bl.a. overtid skal være avtalt og dokumentert, viktigheten med å kontrollere tillegg som frakt, servicebil osv. Det er også planlagt et oppfølgingsmøte mellom revisjonen og virksomheten på dette. Virksomheten har også innført en rutine hvor det tas bilagskontroll en gang hver måned. Denne stikkprøvekontrollen skal dokumenteres i vismasystemet av den som har utført kontrollen. Disse kontrollene vil fremover være en del av vurderingsgrunnlaget om ytterligere fakturakontroll er nødvendig. Rådmannen Besøksadresse: Rådhuset, Storveien 32, 1680 Skjærhalden Storveien SKJÆRHALDEN E-postadresse: postmottak@hvaler.kommune.no Webadresse: Telefon: Telefaks: Tlf.saksbeh.: 5042 Bankkonto:

13 Med hilsen Dette dokumentet er ekspedert uten underskrift Kurt Skarning økonomisjef 13