Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: kl Eventuelle forfall meldes til Anita Dahl Aannerød, telefon , e-post Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Hvaler Øivind Kristiansen Leder 1

2 Kontrollutvalget Hvalers møte Sakliste PS 18/35 Godkjenning av innkalling og saksliste 3 PS 18/36 Godkjenning av protokoll fra møte PS 18/37 Prosjektplan "Refusjoner og tilskudd" 10 PS 18/38 Rådmannens oppfølging av revisjonens anbefalinger. 16 PS 18/39 Notat: Utbygging av bredbånd i Hvaler kommune - foreløpig 21 orientering PS 18/40 Møteplan 1. halvår PS 18/41 Referater og meldinger 24 PS 18/42 Eventuelt 47 2

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/67 Dokumentnr.: 55 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hvaler /35 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (saken legges frem uten forslag til vedtak) Fredrikstad,

4 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/67 Dokumentnr.: 54 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hvaler /36 Godkjenning av protokoll fra møte Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra møtet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møtet , kan godkjennes 4

5 Møteprotokoll Kontrollutvalget Hvaler Møtedato: , Tidspunkt: fra kl til kl Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Fra til saksnr.: 18/19-18/26 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Øivind Kristiansen, leder x Hanne Synnestvedt, nestleder x Anne Marit Skovly x Ingerid Bjercke x Thor Bjønnes x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Anita Dahl Aannerød og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Adm. Direktør Laila Nagelhus, seksjonsleder Jolanta Betker og forvaltningsrevisor Bjørnar Eriksen Møtene fra administrasjonen: Økonomisjef Kurt Skarning Øivind Kristiansen, leder Hanne Synnestvedt, nestleder 5

6 Kontrollutvalget Hvalers møte Sakliste PS 18/27 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 18/28 Godkjenning av protokoll fra møte PS 18/29 Forvaltningsrevisjonsrapport "Investeringsprosjekter" PS 18/30 Orientering fra rådmann - etterkontroll av oppfølging av revisjonens anbefalinger i sak 16/40 PS 18/31 rapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2018 PS 18/32 Overordnet revisjonstrategi for Regnskapsrevisjon PS 18/33 Forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet 2019 PS 18/34 Eventuelt PS 18/27 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (saken legges frem uten forslag til vedtak) Kontrollutvalget Hvalers behandling : Det var ingen merknader til innkallingen eller sakslisten. Kontrollutvalget Hvalers vedtak : Innkalling og saksliste godkjennes PS 18/28 Godkjenning av protokoll fra møte Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Kontrollutvalget Hvalers behandling : Som innstillingen Kontrollutvalget Hvalers vedtak : 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes PS 18/29 Forvaltningsrevisjonsrapport "Investeringsprosjekter" Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Investeringsprosjekter», samt rådmannens uttalelse til rapporten til etterretning, og slutter seg til revisjonens anbefalinger. 2. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: 6

7 1: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Investeringsprosjekter» til etterretning, og ber administrasjonen følge opp de to anbefalinger som fremkommer av rapporten. Herunder: Skal kommunen utarbeide en prosjektmodell som inneholder rutiner for investeringsprosjekters tidligfase. En prosjektmodell inneholdende elementer som: faseinndeling, kostandsestimering med usikkerhetsanalyse, konseptutredning, kvalitetssikring og risikovurderinger vil kunne være med på å sikre en god praksis i investeringsprosjekters tidligfase. En skriftliggjøring øker sannsynligheten for at praksis gjenspeiler rutinene, samt at det skaper kontinuitet og at praksis ikke er personavhengig. Skal kommunen utarbeide rutiner/maler som inneholder en beskrivelse av hvilken informasjon saksfremlegg for større investeringsprosjekter skal inneholde. Dette vil i større grad kunne sikre at kommunestyret får fremlagt et forsvarlig beslutningsgrunnlag i forbindelse med behandlingen av større investeringsprosjekter. 2: Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere til kontrollutvalget våren 2019, om sin oppfølging av rapportens anbefalinger, og de konkrete tiltak rådmann selv redegjør for i sin uttalelse til rapporten. Kommunestyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Kontrollutvalget Hvalers behandling : Revisor gjennomgikk rapportens funn og anbefalinger. Revisor svarte på enkelte spørsmål som ble stilt. Vedtaket ble som innstillingen. Kontrollutvalget Hvalers vedtak : 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Investeringsprosjekter», samt rådmannens uttalelse til rapporten til etterretning, og slutter seg til revisjonens anbefalinger. 2. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: 1: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Investeringsprosjekter» til etterretning, og ber administrasjonen følge opp de to anbefalinger som fremkommer av rapporten. Herunder: Skal kommunen utarbeide en prosjektmodell som inneholder rutiner for investeringsprosjekters tidligfase. En prosjektmodell inneholdende elementer som: faseinndeling, kostandsestimering med usikkerhetsanalyse, konseptutredning, kvalitetssikring og risikovurderinger vil kunne være med på å sikre en god praksis i investeringsprosjekters tidligfase. En skriftliggjøring øker sannsynligheten for at praksis gjenspeiler rutinene, samt at det skaper kontinuitet og at praksis ikke er personavhengig. Skal kommunen utarbeide rutiner/maler som inneholder en beskrivelse av hvilken informasjon saksfremlegg for større investeringsprosjekter skal inneholde. Dette vil i større grad kunne sikre at kommunestyret får fremlagt et forsvarlig beslutningsgrunnlag i forbindelse med behandlingen av større investeringsprosjekter. 7

8 2: Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere til kontrollutvalget våren 2019, om sin oppfølging av rapportens anbefalinger, og de konkrete tiltak rådmann selv redegjør for i sin uttalelse til rapporten. Kommunestyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. PS 18/30 Orientering fra rådmann - etterkontroll av oppfølging av revisjonens anbefalinger i sak 16/40 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Saken legges frem uten innstilling. Kontrollutvalget Hvalers behandling : Administrasjonen orienterte utvalget generelt om oppfølging av rammeavtaler. Utvalget uttrykte i møte at rådmannen bør redegjøre nærmere for en spesifikk leverandør (kalt A), om rammeavtalen blir etterlevd, om det er foretatt etterkontroll og om det er foretatt vurdering av refusjon av beløp som eventuelt er feilfakturert. Kontrollutvalget viser til opprinnelige Revisjonsnotat Gjennomgang av en rammeavtale» som ble behandlet i sak 16/40. Revisjonen gjennomførte en oppfølgingskontroll i mai 2018, som utvalget behandlet Kontrollutvalget ønsker at rådmannen gir en skriftlig tilbakemelding til neste møte 8. november. Kontrollutvalget Hvalers vedtak/innstilling : Kontrollutvalget tar administrasjonen redegjørelse vedrørende rammeavtaler til foreløpig orientering. Kontrollutvalget påpeker at det er kritikkverdig at de tiltak revisjonen anbefalte allerede i 2016 fortsatt ikke er ferdigstilt når det gjelder leverandør kalt A. Kontrollutvalget ber om en skriftlig redegjørelse til neste møte 8. november på oppfølging og lukking av de avvik som ble påvist i revisjonsnotat i 2016 og 2018, da henholdsvis leverandør kalt A. PS 18/31 rapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2018 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. rapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2018, tas til orientering Kontrollutvalget Hvalers behandling : Vedtak som innstillingen. Kontrollutvalget Hvalers vedtak : 1. rapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2018, tas til orientering 8

9 PS 18/32 Overordnet revisjonstrategi for Regnskapsrevisjon Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Overordnet revisjonstrategi for 2018, tas til orientering Kontrollutvalget Hvalers behandling : Revisor orienterte om revisjonstrategi for Vedtaket som innstillingen. Kontrollutvalget Hvalers vedtak : 1. Overordnet revisjonstrategi for 2018, tas til orientering PS 18/33 Forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet 2019 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2019 med en kostnadsramme på kr , vedtas 2. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2019 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Kontrollutvalget Hvalers behandling : Sekretariatet og revisjonen redegjorde for premissene i sine budsjett. Vedtaket ble som innstillingen. Kontrollutvalget Hvalers vedtak : 1. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2019 med en kostnadsramme på kr , vedtas 2. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2019 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner PS 18/34 Eventuelt Kontrollutvalget Hvalers behandling : Kontrollutvalgets møte den 6. desember flyttes frem til 8. november. Møtestart er kl Kontrollutvalget etterlyste utvalgets synlighet på kommunens hjemmesider og om mulighet for å legge en link til kontrollutvalgets nettside hvor møtedatoer, sakspapirer og protokoller fremkommer. Sekretariatet sender kontrollutvalgets ønske til web ansvarlig i kommunen. Revisjonen opplyste om at de vil legge frem et notat i neste møte sett opp mot henvendelsen som ble presentert i sak 18/18 i møte den 24. mai

10 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/65 Dokumentnr.: 16 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hvaler /37 Prosjektplan "Refusjoner og tilskudd" Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan «Refusjoner og tilskudd» godkjennes. Fredrikstad, Vedlegg Prosjektplan «Refusjoner og tilskudd», datert 4.oktober Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Kommunestyresak 14/18, den Kontrollutvalgssak 17/37, den Saksopplysninger Det framgår av forvaltningsrevisjonsplanen hva som er bakgrunnen for dette prosjektet. Revisjonen har gjengitt de viktigste poengene i sin prosjektplan (jf. pkt. 1«Bakgrunnen for prosjektet»). På grunnlag av dette, foreslår revisjonen tre hovedproblemstillinger: Hvilke rutiner og praksis har kommunen for dokumentasjon knyttet til refusjoner? I hvilken grad har kommunen rutiner som sikrer at de orienterer seg, og søker om, eksterne tilskudd? Hvordan sikrer kommunen god kvalitet på rapportering og oppfølging når det gjelder tilskudd? Revisjonen antar at det vil gå med 300 timer +/- 10 % til dette prosjektet. Rapporten vil være klar til behandling i vinteren Vurdering Sekretariatet finner problemstillingene relevante i forhold til omtalen i 10

11 forvaltningsrevisjonsplanen. Samlet sett anser vi at metodevalget vil gi en tilfredsstillende pålitelighet (nøyaktighet) og gyldighet 1 til å trekke konklusjoner om temaet. Ellers har vi ingen er til metode og gjennomføring. Vi anbefaler at prosjektplanen godkjennes. 1 metodene måler hva de er tiltenkt å måle 11

12 Refusjoner og tilskudd Hvaler kommune Prosjektplan Rolvsøy 4. Oktober

13 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET I henhold til kommuneloven 78 nr. 2 og forskrift om revisjon kapittel 3, skal det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Det vises til vedtak i kommunestyret 7. desember 2017, sak PS 17/37, hvor forvaltningsrevisjonplan ble fastsatt. I vedtatt plan fremkommer det blant annet: «Øremerkede tilskudd er en bevilgningsform som kan benyttes av staten når en politisk målsetting skal oppnås av kommuner eller fylkeskommuner. Tilskuddet gis som en vanlig bevilgning over statsbudsjettet, dvs. som stortingsvedtak. Når kommunene planlegger å iverksette tiltak for å nå nasjonale politiske målsettinger, bør mulighetene for å søke del-finansiering av tiltakene undersøkes. Fylkeskommunen og Fylkesmannen er som regel gode utgangspunkt, da de ofte får rollen som regional tildelingsmyndighet i de ulike fylkene og distriktene, på Statens vegne. Andre finansieringskilder vil typisk være Helsedirektoratet, Husbanken, Justis- og beredskaps-departementet, for å nevne noen. En forvaltningsrevisjon som undersøker kommunens refusjons- og tilskuddsordninger kan rettes mot utvalgte enkelt-tildelinger eller enkelt-enheter innad i kommunen, gjerne med fokus på spesielle risikoområder, og kan inkludere et eller flere temaer: Undersøke hvilket fokus kommunen har på å orientere seg i og søke eksterne finansieringsmuligheter, herunder hvilke konkrete rutiner, prosedyrer de har og handlinger som i praksis gjøres i denne sammenheng. Undersøke bokføringen og rapporteringen av utvalgte innvilgede tilskudd eller refusjoner, herunder hvordan kommunen har sikret avgrenset regnskapsførsel slik at det tydelig fremkommer hva slags kommunale utgifter innvilgede tilskudd/refusjoner faktisk har finansiert. Dette kan så sammenlignes med vilkår og forutsetninger som ligger til grunn for å oppnå tilskudd/refusjon. Undersøke hvordan kommunen sikrer at innvilgede tilskudd/refusjoner faktisk blir utbetalt til kommunen, herunder at man har en betryggende internkontroll over hva som faktisk mottas i hvert enkelt utbetalingstilfelle. Undersøkelsen kan gjøres i forkant av at tilskudd eller refusjon søkes, underveis eller etter at prosjektet/tiltaket er avsluttet.» 2. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Kontrollutvalgets vedtak legges til grunn for revisjonens videre arbeide med prosjektet. Revisjonen delegeres myndighet til å foreta mindre endringer i problemstillinger og avgrensninger hvis det oppstår uforutsette forhold som har betydning for prosjektet. Større endringer tas med med sekretariatet som avklarer disse med kontrollutvalget. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. 3. PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER Hvilke rutiner og praksis har kommunen for dokumentasjon knyttet til refusjoner? I hvilken grad har kommunen rutiner som sikrer at de orienterer seg, og søker om, eksterne tilskudd? Hvordan sikrer kommunen god kvalitet på rapportering og oppfølging når det gjelder tilskudd? Det er viktig at kommunen har gode rutiner når det gjelder registrering og videre oppfølgning av refusjonskrav. Dersom denne dokumentasjonen ikke er på plass kan kommunen risikere å tape kravet. Hvilke refusjonsordninger som vil være egnet for gjennomgang vil drøftes med kommunen. østfold kommunerevisjon iks 2 13

14 Vi finner det også hensiktsmessig å velge en vikling på prosjektet som kartlegger kommunens fokus når det gjelder å øke sin inntekter i form av tilskudd. Det finnes flere tilskuddsordninger som vil være tilgjengelig for kommunen, og disse gis på en rekke forskjellige grunnlag, til flere ulike formål. Det knyttes vilkår til bruk av tilskuddsmidler, og disse kan gå tapt dersom de ikke benyttes i samsvar med forutsetningene for tildelingen. God kvalitet på rapportering og oppfølging innebærer blant annet at kommunen skiller ut hvilke kostander som er tilskuddberettiget. Hvilke tilskuddsordninger som vil være gjenstand for gjennomgang vil drøftes med kommunen. Prosjektet vil ikke ta for seg kommunens system når det gjelder å følge opp at tilskudd faktisk blir brukt i samsvar med forutsetningene da dette i stor grad følges opp av regnskapsseksjonen. I tillegg til å foreta en systemrevisjon, både knyttet til refusjoner og tilskudd, vil dette prosjektet også redegjøre for kommunens praksis på begge områdene. Som det fremgår av problemstillingene vil praksis i denne forbindelse være knyttet til dokumentasjon. 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier, også kalt «foretrukket praksis», er en samlebetegnelse for de krav eller forventninger som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet. Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Også kommunens egne retningslinjer kan utgjøre revisjonskriterier. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriterier: Lov om bokføring (Bokføringsloven) av , nr. 73 Forskrift om bokføring av , nr Tilsagnsbrev knyttet til utvalgte tilskuddordninger 5. METODISK TILNÆRMING OG GJENNOMFØRING Databehov og hvordan forvaltningsrevisjonen tenkes gjennomført (metode), fremgår av analyseskjemaet nedenfor: Problemstillinger Revisjonskriterier Databehov Innhentings- /analyse metode Problemstilling 1 Hvilke rutiner og praksis har kommunen for dokumentasjon knyttet til refusjoner? Problemstilling 2 I hvilken grad har kommunen rutiner som sikrer at de orienterer seg, og søker om, eksterne tilskudd? Problemstilling 3 Hvordan sikrer kommunen god kvalitet på rapportering og regnskap når det gjelder bruk av tilskudd? Bokføringsloven Kommunens interne rutiner og retningslinjer Bokføringsforskriften, tilsagnsbrev knyttet til de utvalgte tilskuddsordningene samt kommunens interne rutiner og retningslinjer Kommunens interne rutiner og retningslinjer Kommunens interne rutiner og retningslinjer Kommunens interne rutiner og retningslinjer Dokumentanalyse og intervjuer Dokumentanalyse og intervjuer Detaljkontroll knyttet til bilag og rutiner østfold kommunerevisjon iks 3 14

15 6. PROSJEKTORGANISERING, RESSURSBEHOV OG FREMDRIFTSPLAN Prosjektdeltakere Lena Longva-Stavem forvaltningsrevisor Jostein Ek- regnskapsrevisor Lene Brudal- oppdragsansvarlig revisor Prosjektperiode Vinter 2019 Antall timer 300 +/- 10 % timer Vedtaksorgan: Kontrollutvalget i Hvaler kommune Fremdrift Ferdig Når prosjektplan er godkjent i KU Når rapport er sendt til rådmannen Vinter 2019 Når rapport er sendt til ØKUS Vinter 2019 Prosjektets timeantall er drøftet med regnskapsseksjonen og vi er av den oppfatning at dette er et rimelig estimat for å besvare problemstillingene. østfold kommunerevisjon iks 4 15

16 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/63 Dokumentnr.: 19 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hvaler /38 Rådmannens oppfølging av revisjonens anbefalinger. Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar administrasjonens skriftlige redegjørelse om oppfølging med internkontroll med rammeavtaler og fakturakontroll, til orientering Fredrikstad, Vedlegg Hvaler kommune: Sak til kontrollutvalget, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 18/30 den «Orientering fra rådmann - etterkontroll av oppfølging av revisjonens anbefalinger i sak 16/40» KU-sak 18/22, den «Revisjonsnotat Etterkontroll av oppfølging med revisjonens anbefalinger i sak 16/40» KU-sak 16/40 den , «Revisjonsnotat Gjennomgang av en rammeavtale» Saksopplysninger Historikken i saken er at kontrollutvalget behandlet i møte (sak 16/40) et notat fra revisjonen som omhandlet resultatet av en gjennomgang av en spesifikk rammeavtale kommunen har med en leverandør (A) På bakgrunn av denne kontrollen var revisjonen av den oppfatning at fakturaene knyttet til denne rammeavtalen ikke har vært gjenstand for tilstrekkelig internkontroll. For at kommunen skulle kunne forbedre sin internkontroll anbefalte revisjonen følgende anbefalinger: vurdere behovet for å lyse ut separate anbud for investeringsprosjekter påse at fremtidige avrop holdes innenfor rammeavtalens overordnede grenser kreve av sine leverandører bedre spesifikasjon/dokumentasjon av faktura dokumentere de tilfeller der overtid og andre tilleggs satser avtales, slik at dette lettere kan kontrolleres i ettertid. 16

17 I tillegg hadde rådmannen i mail til sekretariatet gitt følgende tilsvar til notatet: Rådmann tok revisjonens anbefalinger til etterretning. Videre i mailen uttrykkes det at «det jobbes fortløpende med kvalitet i forhold til både innkjøpsprosesser og fakturakontroll. Vi opplever at vi pr i dag har gjort mye på begge områdene og vil fortsette arbeidet i årene som kommer. Innspillene fra revisjonen vil bli lagt til grunn for det videre arbeidet». Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i saken 8. desember 2016: Kontrollutvalget tok Notat gjennomgang av rammeavtale mellom Hvaler kommune og leverandør A, til etterretning. Kontrollutvalget ba regnskapsrevisjonen om å foreta en etterkontroll av om administrasjonen følger opp anbefalingene som er gitt i notatet. Etterkontrollen gjøres i løpet av Resultatet av kontrollen rapporteres til kontrollutvalget Sekretariatet mottok den 4. juni 2018 et nytt revisjonsnotat etter gjennomførte kontroller Etterkontroll av oppfølging av revisjonens anbefalinger (gitt i sak 16/40). I dette notatet viser revisjonen til at de har gjennomgått følgende: rammeavtale og tilhørende prisskjema mellom Hvaler kommune og leverandør A vedrørende «elektroarbeider», datert gjennomgått rammeavtale og tilhørende prisskjema mellom Hvaler kommune og leverandør B vedrørende «vedlikehold og reparasjon av vei-gate og utelys», datert foretatt en detaljert fakturakontroll av et utplukk fakturaer i perioden med hensyn til fakturaens tilhørende spesifikasjoner og dokumentasjon for leverandør A. foretatt en detaljert fakturakontroll av samtlige bilag fakturert i 2017 med hensyn til fakturaens tilhørende spesifikasjoner og dokumentasjon for leverandør B. kontroll av etterbetaling fra leverandør A. Det var i tillegg gjennomført møter mellom revisjonen og kommunen samt kommunikasjon per e-post. Vedrørende leverandør A viste revisjonens oppfølgingskontroll og gjennomgang at det var mangler ved kommunens interne kontroll. I notatet vises det til fakturaer som viser et stort antall at det leveres annet varesortiment enn hva som er opplistet i prisskjema. Overtid skal i henhold til rammeavtalen avtales med oppdragsgiver i hvert enkelt tilfelle. Det er fakturert med påslag for 50 % eller 100 % overtid i et antall tilfeller uten at det foreligger avtale om dette. Det har blitt fakturert med både fraktsonetillegg og servicebil. Dette skal i henhold til rammeavtalen være inkludert i den avtalte timeprisen. Ved flere fakturaer manglet det i tillegg timelister. Revisjonen konkluderte med at fakturaer vedrørende leverandør A ikke har vært gjenstand for tilstrekkelig internkontroll. Gjennomgangen av rammeavtalen med leverandør B viser at kommunens egen internkontroll fungerer. Revisjonen anbefalte følgende tiltak: Vurdere behovet for å lyse ut separate anbud for investeringsprosjekter. Kreve av sine leverandører bedre spesifikasjon/dokumentasjon av fakturaer (timelister) Dokumentere de tilfeller der overtid og andre tilleggs satser avtales, slik at de er lettere kan kontrollere i ettertid. Kontrollutvalgets vedtak i saken den 4. juni var de tok revisjonsnotatet til etterretning samt at de inviterte rådmannen til kontrollutvalgets møte den 20. september 2018 for å gi utvalget en orientering om arbeidet med interkontrollen. I kontrollutvalgets møte redegjorde administrasjonen generelt om oppfølging av rammeavtaler de har med leverandører til kommunen. Utvalget uttrykte at det bør også redegjøres nærmere for denne spesifikk leverandøren kalt leverandør A. Kontrollutvalget tok administrasjonens redegjørelse til foreløpig orientering og ba videre om en skriftlig redegjørelse til neste møte 8. november 17

18 Sekretariatet har den 26. oktober mottatt administrasjonens redegjørelse om hvilke tiltak som er gjennomført og kontroller som er iverksatt/pågår for å forbedre internkontrollen på området. Det vises i brevet til kommunens dialog og grep opp mot en bestemt leverandør (A), og til øvrige leverandører om hvilke dokumentasjonskrav som forventes av den enkelte. Administrasjonen viser også til revisjonens bidrag til opplæring av kommunens medarbeidere som innehar rollen som bestillere, attestanter og anvisere. Vi viser i sin helhet til vedlagte brev fra Hvaler kommune. Rådmannen er invitert til kontrollutvalgets møte, og kan dermed gi er til eventuelle tilleggsspørsmål utvalgets medlemmer måtte ha behov for å stille i møte. Vurdering Sekretariatet vurderer at administrasjonens redegjørelse ikke klargjør om kommunen har etterfakturert leverandør A for tillegg (servicebil og fraktsonetillegg) som skulle vært inkludert i den avtalte prisen, samt at hvorfor annet varesortiment er benyttet enn avtalt priset materiell i henhold til avtale. Administrasjonen redegjør i midlertid om at de har sørget for å få tilbakebetalt for mye betalt merverdiavgift på endel fakturaer fra leverandør A. For øvrig redegjør administrasjonens om tiltak/forbedringer gjennom kursing av ansatte, dokumentasjon av fakturakontroller og rammeavtaler, slik at revisjons anbefalinger dermed følges opp. Sekretariatet vil anbefale kontrollutvalget at administrasjonens redegjørelse i saken tas orientering. Kontrollutvalget kan vurdere om det er behov for at revisjonen tar ny oppfølgingskontroll basert på de tiltak administrasjonen har igangsatt. En slik oppfølgingskontroll kan gjennomføres i regnskapsåret

19 HVALER KOMMUNE Østfold kontrollutvalgssekretariat Att. Aannerød Anita Dahl Pb FREDRIKSTAD Deres referanse Vår referanse Klassering Dato 2011/ /2018-KUNI Sak til kontrollutvalget Det vises til kontrollutvalgssak 18/30, den hvor kontrollutvalget ber om en skriftlig redegjørelse på oppfølging og lukking av de avvik som ble påvist i revisjonsnotat i 2016 og Innledningsvis vil rådmannen påpeke at endel av fakturaene fra revisjonskontrollen i 2016 gjaldt oppdrag utenom rammeavtalen som fakturaene ble sjekket opp mot. Omfanget av avvik er dermed ikke av så stort omfang som revisjonsnotatet fra 2016 gir uttrykk for. På endel av fakturaene ble det oppdaget dobbel mva og administrasjonen har krevd og fått dette tilbakebetalt fra leverandør A. Forholdet som gjaldt høyere påslag (20%) enn rammeavtalen (8%) er antakelig tolket feil av revisjonen. Påslaget på 8 % gjelder gjennomfakturering av eksterne tjenester (underleverandører), mens rammeavtalen også gir anledning til 20 % kalkylepåslag som gjelder priser på materiell. Innkjøpsavdelingen i Fredrikstad kommune har hatt klargjøringsmøte med leverandør for disse forholdene. Revisjonens etterkontroll i 2018 viser imidlertid et forbedringsbehov på kommunens fakturakontroll og utnyttelse av inngåtte rammeavtaler. Rådmannen ser med alvor at vi ikke har fulgt opp inngåtte forpliktelser og de ulempene dette påfører kommunens omdømme og handlingsrom. Hvaler kommune har i etterkant av revisjonens kontroll i 2018, vært i dialog med våre leverandører og presisert at kommunen fremover krever mer dokumentasjon, som timelister og underlag til fakturaer. Det er også presisert at dokumentasjon for overtidsbruk skal vedlegges. Den 20. juni 2018 ble det holdt kurs på rådhuset hvor revisjonen ga opplæring i bilagskontroll. Samtlige ansatte i virksomhet Kommunalteknikk og eiendom som innehar rollene som bestillere, attestanter og anvisere, deltok i dette kurset. Opplæringen hadde fokus på de forholdene som var omtalt i revisjonsrapporten, bl.a. overtid skal være avtalt og dokumentert, viktigheten med å kontrollere tillegg som frakt, servicebil osv. Det er også planlagt et oppfølgingsmøte mellom revisjonen og virksomheten på dette. Virksomheten har også innført en rutine hvor det tas bilagskontroll en gang hver måned. Denne stikkprøvekontrollen skal dokumenteres i vismasystemet av den som har utført kontrollen. Disse kontrollene vil fremover være en del av vurderingsgrunnlaget om ytterligere fakturakontroll er nødvendig. Rådmannen Besøksadresse: Rådhuset, Storveien 32, 1680 Skjærhalden Storveien SKJÆRHALDEN E-postadresse: postmottak@hvaler.kommune.no Webadresse: Telefon: Telefaks: Tlf.saksbeh.: 5042 Bankkonto:

20 Med hilsen Dette dokumentet er ekspedert uten underskrift Kurt Skarning økonomisjef 20

21 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/63 Dokumentnr.: 17 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hvaler /39 Notat: Utbygging av bredbånd i Hvaler kommune - foreløpig orientering Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Revisjonens arbeidsnotat om utbygging av bredbånd, tas til foreløpig orientering Fredrikstad, Vedlegg Eget vedlegg. Notat Utbygging av bredbånd i Hvaler kommune. (Vedlegget er utsatt offentlighet etter off. 5, 2. ledd.) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Revisjonen har siden april 2018 arbeidet med en henvendelse vedrørende Hvaler kommunes bruk av vann og avløpsgebyr (selvkost). Saken gjelder kommunes satsning på «Fiber til Hvalersamfunnet». Revisjonen skriver i sitt arbeidsnotat at det er avholdt møter med Hvaler kommune med rådmann, økonomisjef, ledelse for kommunalteknikk samt ansatte ved kommunens avdeling for vann og avløp. I tillegg er årsregnskapene for innhentet samt at det foretas detaljerte kontroller. Revisjonen skriver videre at saken har en så stor kompleksitetsgrad at den krever en mer detaljert kontroll enn først antatt. Revisjonen jobber fortsatt med undersøker og resultat av undersøkelsen vil presenteres på neste kontrollutvalgsmøte i februar Vurdering Med bakgrunn i at revisjonen ikke er avsluttet og ingen vurderinger/konklusjoner foreligger anbefaler sekretariatet at kontrollutvalget bør ta revisjonens arbeidsnotat om utbygging av bredbånd, tas til foreløpig orientering 21

22 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/68 Dokumentnr.: 61 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hvaler /40 Møteplan 1. halvår 2019 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for sin virksomhet for 1. halvår 2019: 28. februar 9. mai (regnskapsmøte) 20. juni Møtestart kl Fredrikstad, Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Kontrollutvalgets budsjett for 2019 Saksopplysninger Kontrollutvalget fastsetter en møteplan for ett halvt år av gangen. I kontrollutvalgets budsjett for 2019 er det innarbeidet en møtefrekvens på fem møter. I løpet av første halvår 2019 planlegges det med å avholde tre møter, henholdsvis i februar, mai og juni. Vedrørende forslag til møtedato for behandling av årsregnskapet (9.mai) kan formannskapets behandling av årsregnskapet være avgjørende om kontrollutvalget må eventuelt endre sin foreslåtte dato. Vurdering Det foreslås torsdag som fast møtedag, med møtestart kl I budsjettet for kontrollutvalget 2019 er det innarbeidet en møtefrekvens på 5 møter. I første halvår foreslås 22

23 det tre møtedatoer. Med forbehold om endringer, foreslår sekretariatet at kontrollutvalget fastsetter følgende møtedager for sin virksomhet for 1. halvår 2019: 28. februar 9. mai (regnskapsmøte) 20. juni 23

24 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/67 Dokumentnr.: 58 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hvaler /41 Referater og meldinger Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg NKRF Kontrollutvalgsskonferanse januar 2019 (Gardermoen) FKT Kontrollutvalgsskonferanse 4 5. juni 2018 (Kristiansand) Tilsynsrapport kommunal beredskapsplikt Hvaler kommune, Fylkesmannen Østfold. Kommunestyrevedtak, sak 67/18 Forvaltningsrevisjonsrapport «Investeringsprosjekter». Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen. Saksopplysninger Vedrørende kursmidler til deltagelse på overnevnte konferanser, er det i budsjettforslaget 2019 avsatt kr Det betyr at to personer fra kontrollutvalget kan delta. Vurdering Referater og meldinger kan tas til orientering. 24

25 25

26 26

27 27

28 28

29 1 RAPPORTSKJEMA FOR TILSYN ETTER SIVILBESKYTTELSESLOVEN OG FORSKRIFT OM KOMMUNENES BEREDSKAPSPLIKT (Rapportskjema for tilsyn, versjon 3, ) Tilsynskommune: Hvaler Kontaktpersoner i kommunen: Rådmann Dag Willien Eriksen Beredskapsansvarlig Jan Richard Aspheim Gjennomføring av tilsynet: Tilsynsskjemaet ble sendt til kommunen 17. januar 2018 Utfylt skjema mottatt fra kommunen 19. februar 2018 Tilsynsmøte med kommunen avholdt: 29. august 2018 Endelig tilsynsrapport sendt til kommunen: 26. september

30 2 Dokumentasjon ved tilsynet Her listes opp dokumentasjon som kommunen vil legge frem ved tilsynet, for eksempel risiko- og sårbarhetsanalyser, beredskapsplaner, varslingslister, kommuneplaner, nettsider, med videre. Oppgi om dokumentene er lagt ved elektronisk, eller oversendt i papirform. Det er IKKE nødvendig å vedlegge dokumenter som er tilgjengelige for fylkesmannen på kommunens nettsider, eller i kommunens installasjon av krisestøtteverktøyet DSB-CIM. Oppgi i så fall nettadressen (lenke)! Vedlegg: Nedre Glomma helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) 2014 ( ). (Ligger i CIM og elektronisk vedlagt) Beredskapsplan Hvaler kommune Godkjent kommunestyret , revidert (Ligger elektronisk vedlagt) Rutiner for kriseledelse / krisestab Hvaler kommune Godkjent (Ligger elektronisk vedlagt) Kommuneplanens samfunnsdel Kommuneplanens arealdel bestemmelser (pkt. 5, risiko- og sårbarhet) Bestemmelser og retningslinjer til kommuneplanens arealdel (planforslag) Kommuneplanens arealdel Til høring og offentlig ettersyn Konsekvensutredning av nye innspill til kommuneplanens arealdel , vedlegg til planforslag til 2. gangs høring Kommuneplanens arealdel, ROS-analyse, april 2017 Smittevernplan Etablering av psykososialt kriseteam Uttalelse fra fylkesmannens om samfunnssikkerhet i ny arealplan Spillplan for øvelsen Beredskapsevaluering fra øvelsen Spillplan for øvelsen Evalueringsoppfølging for øvelsen Sikringsplan 17. mai Kirkøy 30

31 Lov av 25. juni 2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) 14 Kommunal beredskapsplikt risiko- og sårbarhetsanalyser 3 Kommunen plikter å kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunene, vurdere sannsynligheten for at disse hendelsene inntreffer og hvordan de i så fall kan påvirke kommunen. Resultatet av dette arbeidet skal vurderes og sammenstilles i en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse. Risiko- og sårbarhetsanalysen skal legges til grunn for kommunenes arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap, herunder ved utarbeiding av planer etter lov av 27. juni 2008 nr. 71 om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven). Risiko- og sårbarhetsanalysen skal oppdateres i takt med revisjon av kommuneplaner, jf. lov av 27. juni nr. 71 om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven) 11-4 første ledd, og for øvrig ved endringer i risiko- og sårbarhetsbildet. Forskrift om kommunal beredskapsplikt FOR Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse 1. ledd Kommunen skal gjennomføre en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse, herunder kartlegge, systematisere og vurdere sannsynligheten for uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen, og hvordan disse kan påvirke kommunen. (DSBs veiledning side 12) Felles ROS-analyse sammen med Fredrikstad kommune ble gjennomført i 2014 og godkjent i kommunestyret Rullering av ROS-analysen er planlagt ferdig i løpet av ROS-analysen var gjenstand for fylkesmannens tilsyn , uten avvik. 2. ledd Den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen skal forankres i kommunestyret. (DSBs veiledning side 12) Godkjent i kommunestyre, sak PS 9/15 Dokumentert. 31

32 3. ledd a) Analysen skal som et minimum omfatte eksisterende og framtidige risiko- og sårbarhetsfaktorer i kommunen. (DSBs veiledning side 12) 4 I tillegg til helhetlig ROS er det utarbeidet ROS-analyser innenfor VA, byggesak etc. Dokumentert. 3. ledd b) Analysen skal som et minimum omfatte risiko- og sårbarhet utenfor kommunens geografiske område som kan ha betydning for kommunen. (DSBs veiledning side 13) ROS analysen omfatter hele Nedre Glomma. Dokumentert. 3. ledd c) Analysen skal som et minimum omfatte hvordan ulike risiko- og sårbarhetsfaktorer kan påvirke hverandre. (DSBs veiledning side 13) Skal være ivaretatt. Se ROS-analysen Dokumentert. 32

33 3. ledd d) Analysen skal som et minimum omfatte særlige utfordringer knyttet til kritiske samfunnsfunksjoner og tap av kritisk infrastruktur. (DSBs veiledning side 14) 5 Brann og redning har vi sammen med Fredrikstad brannvesen. De har egen ROS som Hvaler kommune har vært delaktige i. Vann og avløp, Helse og sosial, Skole og oppvekst samt Plan og bygg har egne beredskapsplaner som bygger på kommunens overordnede beredskapsplan. Dokumentert. 3. ledd e) Analysen skal som et minimum omfatte kommunens evne til å opprettholde sin virksomhet når den utsettes for en uønsket hendelse og evnen til å gjenoppta sin virksomhet etter at hendelsen har inntruffet. (DSBs veiledning side 14) Er ivaretatt. Dokumentert. 3. ledd f) Analysen skal som et minimum omfatte behovet for befolkningsvarsling og evakuering. (DSBs veiledning side 14) Befolkningsvarsling ble kjøpt i 2016 og benyttes i flere anledninger (VA, renovasjon etc.). Varsling 24 er også integrert i CIM. Vurdering av befolkningsvarsling og evakuering finnes på side 10 i den helhetlige ROSanalysen, og er også tatt med i beskrivelsen av flere hendelser. Kommunen har deltatt i arbeidsgruppen for felles evakuert- og pårørendesenter, og arbeidet med beredskapsplan for dette. 33

34 6 4. ledd Kommunen skal påse at relevante offentlige og private aktører inviteres med i arbeidet med utarbeidelse av risiko- og sårbarhetsanalysen. (DSBs veiledning side 14) Under ROS-analysen var representanter for alle kommunens virksomheter involvert. Dokumentert. 5. ledd, 1. punktum Der det avdekkes behov for videre detaljanalyser skal kommunen foreta ytterligere analyser eller oppfordre andre relevante aktører til å gjennomføre disse. (DSBs veiledning side 15) Frivillige organisasjoner og naturlige samarbeidsaktører blir årlig orientert om beredskapen og øvelser i kommunen. I tillegg til helhetlig ROS er det utarbeidet ROS-analyser innenfor VA, byggesak etc. Kommunen har årlige møter med beredskapsetater, frivillige organisasjoner, og bedrifter. Kommuneplanens arealdel, ROS-analyse, april 2017, inneholder systematiske risikoanalyser knyttet til arealbruk. 5. ledd, 2. punktum Kommunene skal stimulere relevante aktører til å iverksette forebyggende og skadebegrensende tiltak. (DSBs veiledning side 15) Se pkt over Kommunen har vært pådriver til forebyggende og skadebegrensende tiltak innen strømforsyning til kommunen, nødstrøm, brannberedskap, befolkningsøkning i sommerhalvåret, samt VA-tiltak. Kommunen tok opp problemet med begrenset reservebatterikapasitet for Telenors mobilmaster ved strømbrudd, og skisserte en løsning hvor kommunen kunne besørge strømforsyning fra aggregater i en slik situasjon. Det er tidligere gjort en henvendelse til Telenor om dette. Fylkesmannen tilbød seg å kontakte Telenor, og møte er nå avtalt mellom kommunen, Telenor og fylkesmannen 21. oktober i år. 34

35 7 3 Helhetlig og systematisk samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid 1. ledd a) På bakgrunn av den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen skal kommunen utarbeide langsiktige mål, strategier. Prioriteringer og plan for oppfølging av samfunnssikkerhet og beredskapsarbeidet. (DSBs veiledning side 16) Det er iverksatt nødstrøm på alle samfunnskritiske bygg i kommunen etter at ROS-analysen var ferdig, og nye vurderinger gjennomføres kontinuerlig. Kommuneplan for Hvaler har følgende beskrivelse av samfunnssikkerheten: «Hvaler kommunes øygruppe er samfunnssikkerhetsmessig i en stilling hvor infrastruktur (strøm, vann, vei m.m.) kan bli sårbart. Mye av infrastrukturforsyningen kommer luft- og sjøveien fra fastlandet og kommunen arbeider kontinuerlig med å bygge beredskapsmessig god forsyning. Dimensjoneringen er forberedt på de periodene (ferier, helger) hvor det er mange titalls tusen folk på Hvaler, samt at enkelte områder er spesielt utsatt for ekstremvær. I tillegg er det viktig å ta hensyn til klimaendringene som kan medføre havnivåstigning på sikt, noe som bygnings- og strukturmessig sammenfaller godt med strenge byggebegrensninger i 100 meters beltet. Videre er Hvaler kommune utsatt for radonstråling grunnet store uranforekomster, samt at oljevern er et sentralt og viktig beredskapstema for en kommune med over 500 km kystlinje. Det er utarbeidet en egen ROS (risiko- og sårbarhetsanalyse) for kommuneplanen». «Konsekvensutredninger omkring de mest sentrale samfunnssikkerhetsfaktorene for Hvaler kommune, skal ligge til grunn for all planlegging, utbygging og øvrige vesentlige tiltak. Klimatilpasning skal vurderes inn som samfunnssikkerhetsfaktor». 1. ledd b) På bakgrunn av den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen skal kommunen vurdere forhold som bør integreres i planer og prosesser etter lov av 27. juni 2008 nr. 71 om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven). (DSBs veiledning side 17) Kommunen holder seg oppdatert på risiko og sårbarhet samt egen sjekkliste før reguleringsplaner o.l. Fylkesmannens vurderte samfunnssikkerhet i kommunens nye arealplan og har gitt følgende uttalelse: Hvaler kommune har utarbeidet helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse på bakgrunn av kravene i sivilbeskyttelsesloven 13 og i tillegg utarbeidet en risiko- og sårbarhetsanalyse (2017) i henhold til kravene i plan- og bygningsloven 3-4 (1). I den generelle risikokartleggingen har fokus vært rettet mot sårbarheten ved fastlandsforbindelsen, Fv 108, brannberedskap og strømforsyningen. Som følge av Hvaler er en øykommune har naturfare og stormflo også vært analysert. Viktige verneverdier i nasjonalparken er også inkludert og sett i sammenheng med hendelser i skipstrafikken. Kommunene Fredrikstad, Sarpsborg og Hvaler har i tillegg samarbeidet om en felles ros-analyse Nedre Glomma helhetlige risikoog sårbarhetsanalyse. Analysen til arealdelen omfatter hovedtemaene Infrastruktur, Naturfare, 35

36 8 Forurensing og Ulykker/tilsiktede hendelser. Samlet har kommunen god oversikt risiko- og sårbarhet. Dette gjelder også forslag til nye utbyggingsområder. I Planbeskrivelse med konsekvensutredning av planen samlede virkninger, er det på sidene gjort rede for konsekvenser ved uønskede hendelser og avbøtende tiltak. I bestemmelser og retningslinjer er det tatt inn krav om vurdering av grunnforhold og dokumentasjon på avbøtende tiltak ved etablering av ny bebyggelse, endring av eksisterende bebyggelse og ved etablering av ny teknisk infrastruktur, og det er vist til relevante veiledere. det er også tatt inn bestemmelser om høyspenningsanlegg og overvannshåndtering. Det er videre satt kotehøyde +2,5 moh i forbindelse med havnivåstigning og stormflo. Vi konkluderer derfor med at samfunnssikkerhet og beredskap er ivaretatt i planen i henhold til kravene i plan- og bygningsloven. 6 Oppdatering/revisjon 1. ledd, 1. punktum Risiko- og sårbarhetsanalysen skal oppdateres i takt med revisjon av kommuneplaner, jf. av 27. juni 2008 nr. 71 om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven) 11-4 første ledd, og for øvrig ved endringer i risiko- og sårbarhetsbildet. (DSBs veiledning side 32) Se forrige pkt. Kommuneplanens arealdel, ROS-analyse, april 2017, samt Konsekvensutredning av nye innspill til kommuneplanens arealdel , vedlegg til planforslag til 2. gangs høring, supplerer overordnet ROS-analyse generelt, og spesifikt med vurderinger knyttet til arealbruk. Se også forrige punkt. 8 Evaluering etter øvelser og uønskede hendelser 1. ledd, 2. punktum Der evalueringer gir grunnlag for det, skal det foretas nødvendige endringer i risiko- og sårbarhetsanalysen (og i beredskapsplaner). (DSBs veiledning side 33) I beredskapsplanen pkt. 3.7 står det om hvordan evalueringer gjennomføres. Dette følges etter hendelser og øvelser. Kommunen har blant annet trukket veksler på erfaringer med svikt i strømforsyning og nødnett, og har vært i dialog med leverandører av disse tjenestene, særlig med tanke på drift av sykehjem og andre kommunale institusjoner. En rekke tiltak er iverksatt. 36

37 Lov av 25. juni 2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (Sivilbeskyttelsesloven) 15 Kommunal beredskapsplikt beredskapsplan for kommunen Med utgangspunkt i risiko- og sårbarhetsanalysen etter sivilbeskyttelseslovens 14 skal kommunen utarbeide en beredskapsplan. Beredskapsplanen skal inneholde en oversikt over hvilke tiltak kommunen har forberedt for å håndtere uønskede hendelser. Som et minimum skal beredskapsplanen inneholde en plan for kommunens kriseledelse, varslingslister, ressursoversikt, evakueringsplan og plan for informasjon til befolkningen og media. Beredskapsplanen skal være oppdatert og revideres minimum én gang per år. Kommunen skal sørge for at planen blir jevnlig øvet. 9 Forskrift om kommunal beredskapsplikt FOR Beredskapsplan 1. ledd, 1. punktum Kommunen skal være forberedt på å håndtere uønskede hendelser, og skal med utgangspunkt i den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen utarbeide en overordnet beredskapsplan. (DSBs veiledning side 21) Beredskapsplanen er godkjent i kommunestyret Planen oppdateres fortløpende, siste gang Kommunen har lagt frem beredskapsplan og rutiner for kriseledelse og krisestab. 1. ledd, 2. punktum Kommunenes overordnede beredskapsplan skal samordne og integrere øvrige beredskapsplaner i kommunen. (DSBs veiledning side 21) Beredskapsplanen inneholder 10 spesifikke planer. Se pkt. 6 Vedlegg i beredskapsplanen. Vi har erfart at det er små forskjeller på tiltakene mellom de forskjellige hendelsene. Utfordringen er først og fremst riktig situasjonsforståelse i ledelsen. Dokumentert. 37

38 10 1. ledd 3. punktum Beredskapsplanen skal være samordnet med andre relevante offentlige og private kriseog beredskapsplaner. (DSBs veiledning side 21) Friville organisasjoner og naturlige samarbeidsaktører blir årlig orientert om beredskapen og øvelser i kommunen. Samordnet med blant annet Kystverket, Statens vegvesen, politiet, Østfold Røde Kors, Hvaler sanitetsforening. Kommunen legger opp til bruk av liaisoner for de viktigste områdene. Kommunen har årlige møter med beredskapsetater, frivillige organisasjoner, og bedrifter. Her kan blant annet nevnes KFB, Sanitetsforeningen, Røde Kors, hytteeierforeningen. 2. ledd a) Beredskapsplanen skal som et minimum inneholde en plan for kommunens kriseledelse som gir opplysninger om hvem som utgjør kommunenes kriseledelse og deres ansvar, roller og fullmakter; herunder hvem som har fullmakt til å bestemme at kriseledelsen skal samles. (DSBs veiledning side 22) Er regulert i beredskapsplanens intensjon (pkt. 3.1) og vedlegg A Rutiner for kriseledelse og krisestab Dokumentert 2. ledd b), 1. punktum Beredskapsplanen skal som et minimum inneholde en varslingsliste over aktører som har en rolle i kommunenes krisehåndtering. (DSBs veiledning side 24) Se pkt. 5 i beredskapsplanen. Dokumentert 38

39 11 2. ledd b), 2. punktum Kommunen skal informere alle som står på varslingslisten om deres rolle i krisehåndteringen. (DSBs veiledning side 24) Det avholdes månedlig CIM trening (ca. 2 timer) med alle i krisestaben. Dokumentert 2. ledd c), 1. ledd Beredskapsplanen skal som et minimum inneholde en ressursoversikt som skal inneholde opplysninger om hvilke ressurser kommunen selv har til rådighet og hvilke ressurser som er tilgjengelige hos andre aktører ved uønskede hendelser. (DSBs veiledning side 24) Resursoversikten finnes i CIM og omhandler egne, bedrifter i kommunen og nabokommunens ressurser. Er oppdatert våren Dokumentert 2. ledd d) Beredskapsplanen skal som et minimum inneholde evakueringsplaner og plan for befolkningsvarsling basert på den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen. (DSBs veiledning side 26) Det er ikke vurdert evakuering som tiltak ved våre sannsynlige hendelser. Befolkningsvarsling ble kjøpt i 2016 og benyttes i flere anledninger (VA, renovasjon etc.). Varsling 24 er også integrert i CIM. Vedlegg I til beredskapsplanen omhandler etablering av mottak- og evakuerte og pårørendesenter. Kommunen har system for befolkningsvarsling. Befolkningsvarsling og evakuering er tatt med i beskrivelsen av flere hendelser. Kommunen har deltatt i arbeidsgruppen for felles evakuert- og pårørendesenter, og arbeidet med beredskapsplan for dette. 39