Møtebok for kontrollutvalget i Nord-Aurdal kommune

Transkript

1 Til Møte: 06/2017 Sak: /2017 MØTEBOK KONTROLLUTVALGET I NORD-AURDAL Møtested: Møterom: Formannskapssalen Møtedato: Tirsdag, 31. oktober 2017 Møtetidspunkt: Kl Følgende deltok i møtet: Unni Noraker Knut Ove Hennum Per Werner Strandmoen Inger Torun Klosbøle Kristian Damstuen Dagny Thon Hovrud Reidar Schlytter - leder k-utvalget - nestleder -medlem - ordfører - rådmann - revisor Kommunerevisjonen IKS - sekretariatsansvarlig Godkjenning av innkalling: Enstemmig godkjent. Godkjenning av møtebok fra og (fellesmøte) Møtebok fra Enstemmig godkjent Møtebok/referat fra fellesmøte tas til e..t. Neste møte i kontrollutvalget. Neste møte Orienterings- og diskusjonssaker: Kontroll og tilsyn: Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekter i Nord Aurdal kommune.. Møte lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. saker tatt opp. Leder Unni Noraker, tlf Side 1

2 Mediaoppstyret med avisa-valdres og Kommunal rapport ble drøftet i forhold til revisjon, kontrollutvalg og sekretariat. Debatten på møtet tas t.e. Orientering fra revisjonen. saker tatt opp. Oversikt over saker i formannskap og kommunestyre (restanseliste) Rådmannen inviteres til kontrollutvalgsmøte for å orientere om status restanselister. - Rådmann la fram oversikt for restanse på kommunestyresaker i eget regneark, som ga en grei oversikt over saksnummer, sakstittel dato og når sakene er gjennomført/krysset ut. Pr. d.d. foreligger det ingen restanser. Sak 11/2017: Forvaltningsrevisjonsrapport IKT Valdres Dokumenter i saken Forvaltningsrevisjonsrapport IKT med oversendelsesbrev av 19.april Saksopplysninger Revisjonen har på oppdrag fra kontrollutvalgene i Valdres levert forvaltningsrevisjonsrapport datert 18. april 2017 på IKT Valdres. Formålet med kontrollen var å vurdere kostnadsnivå, helhetlig drifts- og strategisk ansvar og kvalitetsmål. Det vises til rapportens hovedkonklusjoner på sidene 6, 11 og 13. Kostnadsmessig er nivået relativt likt mellom Valdres og Hallingdal. Revisjonen stiller spørsmål ved om de styrende dokumentene for IKT Valdres i tilstrekkelig grad definerer at selskapet har ansvar for kommunenes IKT-strategi, dvs. ansvar for: at riktig teknologi tas i bruk for å effektivisere tjenester, og for riktig kvalitet og kostnadsnivå osv. Dette fordi dokumentene ikke er klare på om selskapet har dette ansvaret eller ikke. Kommunenes IKTkompetanse er samlet i IKT Valdres, og selskapet bør ikke kunne påberope seg at det ikke har ansvar for manglende IKT-tiltak. Det at selskapet tillegges strategiansvar frigjør ikke den enkelte kommunes ansvar for å velge gode IKT-løsninger. Kvalitetsmålene til selskapet har vært og er funksjonelle, samtidig som de er blitt videreutviklet underveis i dette prosjektet. Rådmannen i Nord-Aurdal har følgende uttale til forvaltningsrapport vedr. IKT Valdres: Leder Unni Noraker, tlf Side 2

3 Kommunestyret og rådmannen har ansvar for kommunens strategi, og representantskapet i selskapet har ansvaret for selskapets strategi. Rådmannen i Nord-Aurdal støtter styrets uttalelse til rapporten. Forslag til vedtak Kontrollutvalget oversendes rapporten til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant i IKT Valdres IKS påse at det i styringsdokumentene til selskapet klart fremgår at IKT Valdres IKS har ansvar for at riktig teknologi tas i bruk for å effektivisere tjenester og at IKT løsningene til enhver tid har riktig kvalitet og kostnadsnivå. Det presiseres at den enkelte kommunes ledelse samtidig har ansvar for at riktig teknologi tas i bruk for å effektivisere tjenester i kommunen. Behandling i møte Rådmann orienterte om sitt syn i saken og viste til sin uttalelse som ble sendt sekretariatet og som er tatt inn i saksutredningen til dette møtet. Kommunestyret og rådmannen har ansvar for kommunens strategi, og representantskapet i selskapet har ansvaret for selskapets strategi. Rådmannen i Nord-Aurdal støtter styrets uttalelse til rapporten. Møtet diskuterte en del problemstillinger rundt driften av IKT, systemer som kutter ut, nødvendig med gode backup løsninger, pasientopplysninger må sikres godt, har IKT god nok kompetanse og er selskapet innovative i sin utvikling av nye rutiner og tjenester sett i forhold til hva kommunene har behov for. Samhandling er viktig for at systemene skal kommunisere godt seg imellom. Video løsninger må bli bedre i Valdres. Det er lange avstander og det er derfor nødvendig å bli flinkere til å bruke videomøter for å spare tid og kostnader. Off. 365 kan benyttes for å ta i bruk Videoløsninger. Kontrollutvalget oversendes rapporten til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant i IKT Valdres IKS påse at det i styringsdokumentene til selskapet klart fremgår at IKT Valdres IKS har ansvar for at riktig teknologi kan tas i bruk for å effektivisere tjenester og at IKT løsningene til enhver tid har riktig kvalitet og kostnadsnivå, herunder at det blir gitt nødvendig opplæring til brukerne. Det presiseres at den enkelte kommunes ledelse samtidig har ansvar for at riktig teknologi tas i bruk for å effektivisere tjenester i kommunen. Sak 12/2017 PPT tjenesten Dokumenter i saken: Saksopplysninger: Leder Unni Noraker, tlf Side 3

4 Behandling i møtet: Rådmann var invitert til møtet for å orientere om status i PPT tjenesten. Rådmann orienterte/redegjorde for følgende: - Det gjennomføres førhenvisningssamtaler - Hva gjør PPT dersom de får henvisninger vedr elever som skolen selv skulle gi et tilbud - Utvikling i omfang av henvisninger til PPT de to siste årene. Refererte tall fra årsmeldingen PPT Saker til behandling i Avslutta saker totalt «89 Saker på venteliste «19 Nye henvisninger «74 Systemsaker «3 Avslutta saker i 2016: Fullført 34 Over aldersgrense 31 Flyttet 12 Annet 4 Tallen for 2016 viser at flere saker har blitt avsluttet på grunn av fullført behandling sammenlignet de som avsluttet i overgang til videregående skole. Det er derfor flere saker hvor det har vært en positiv utvikling eller at skolen ivaretar elevene innenfor tilpasset undervisning. Rådmann tok også en gjennomgang av Kommunebilde for Valdres 2016 (kommunebilde fra Fylkesmann) Rådmann kom også inn på utviklingen i PPT mht ressursforbruk på behandling av henvisninger, omfang av veiledning til skolene og til slutt en orientering fra prosjektet i Valdres der VSK og SAK har spesiell fokus. Prosjektet avsluttes i desember Rapporten etter Valdresprosjektet vil bli framlagt Forslag til vedtak: Sak 13/2017 Tilrettelagte tjenester Møtet lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. Dokumenter i saken: Leder Unni Noraker, tlf Side 4

5 Saksopplysninger: Behandling i møtet: Rådmann var invitert til møtet for å orientere om status i Tilrettelagte tjenster. Rådmann orienterte fra mottatt rapport vedr Tilrettelagte tjenester, utarbeidet av KS-konsulent. Rapporten beskriver en del aktuelle områder som NAK må jobber videre med. Det vil bli orientert om rapporten til de tillitsvalgte, før rapporten offentligjøres på vanlig måte. Forslag til vedtak: Fagernes, 31. oktober 2017 Reidar Schlytter Sekretariatsansvarlig Kopi sendt: Ordfører, rådmann, postmottak og Kommunerevisjonen IKS Møtebok godkjent: Fagernes den 2017 Unni Noraker Knut Ove Hennum Per Werner Strandmoen Leder Unni Noraker, tlf Side 5