Kontrollutvalget Vang kommune

Transkript

1 Saksbeh: Finn Helge Lyster Tlf : Ref : FHL Sted og dato: Slidre Til Møte nr. 01/2018 Sak 01-07/ 2018 Bjørn Bjørneseth Jorunn Karlsen Håkon Offergaard Jevne INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Onsdag 13.mars 2018 kl på møterom «Helin». Forslag til dagsorden for møtet: Godkjenning av innkalling Godkjenning/signering av møtebok fra møte i Vang Møtereferat fra fellesmøte i Valdres tas til etterretning Møtereferat fra fellesmøte i Valdres tas til etterretning Neste møte i utvalget: med ma. Årsrekneskapen for og Vang E-verk Orienterings- og diskusjonssaker: Orientering fra revisjonen: Brev fra Styret i Kommunerevisjon IKS til kontrollutvalget i Nes kommune Brev av fra revisjonen til kommunen: Tilbakemelding etter løpende revisjon 2017 Årsrapport Skatteoppkreveren i Valdres Sak 01/2018 (Sak 18/2017): Innleide ressurser/konsulenter. Omfang og kostnad (pkt. 11) Sak 02/2018 (Sak 19/2017): Status for restanseliste (pkt. 7 i planen) Sak 03/2018 (Sak 20/2017): Aktuelle tilsynsrapporter fra fylkesmannen (pkt. 14 i planen) Sak 04/2018 (Sak 21/2017): Delegasjonsreglement kort redegjørelse inkl. vedtak i kommunestyret (pkt 21 i planen) Sak 05/2018: Årsmelding for Sak 06/2018: Kontrollrapport fra Skatteoppkreverfunksjonen 2017 Sak 07/2018: Kontroll og tilsyn: Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekter i Møtet vurderes lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24 Slidre, for kontrollutvalget Finn Helge Lyster Sekretariatsansvarlig Kopi sendt: Ordfører, rådmann, postmottak og Kommunerevisjon IKS. Bjørn Bjørneseth, tlf Side 1

2 Saksutredning OBS: Sak 01/ /2018 er de samme sakene som skulle vært oppe til behandling i desember 2017 som sak 18/ /2017. Dette møtet ble utsatt pga sjukdom. Har valgt å gi de nummer for Sak 01/2018: Innleide ressurser/konsulenter. Omfang og kostnad, jf. pkt. 11 i planen Dokument i saken: : Rådmannen inviteres til møtet for å redegjøre for kommunens bruk av konsulenter/innleid personale. Det anmodes om at rådmannen legger frem en utskrift av kommunens regnskap på konto bruk av konsulenter og juridisk bistand, dvs. kostra art 270 på både drifts- og investeringsregnskapet, totalt for kommunen og pr. funksjonsområde eller tjenesteområde. Rådmann bes om å redegjøre for de områder bruken er vesentlig og begrunne dette, herunder redegjøre for hvilke fullmakter rådmann har til å engasjere juridisk bistand. Vurderinger i møtet Sak 02/2018: Restanseliste politiske saker, jf. pkt. 7 i planen Rådmannen inviteres til møtet og anmodes om å legge frem en oversikt over alle saker som er vedtatt av kommunestyret og formannskap, og som ikke er avsluttet samt hvem som er ansvarlig for gjennomføring, frist og status. Bjørn Bjørneseth, tlf Side 2

3 Sak 03/2018: Aktuelle tilsynssaker fra fylkesmannen, jf. pkt 14 i planen Rådmannen anmodes om å oversende alle eksterne (fylkesmannen mv.) tilsynsrapporter til kontrollutvalget ved sekretariatet løpende. Kontrollutvalget vurderer løpende om de ønsker redegjørelse for rapportene. Rådmannen anmodes om å fremlegge tilsynsrapporter fra 2017 i møtet, og redegjøre kort for disse. Sak 04/2018: Delegasjonsreglement kort redegjørelse inkl. vedtak i kommunestyret. (pkt 21 i planen) Rådmannen inviteres til møtet, og anmodes om å redegjøre for bl.a. følgende: Hjemmelen for delegasjonsreglementet Hvem vedtar dokumentet, hvor ofte må de behandles og når ble siste versjon vedtatt Sentrale eller viktige punkter/områder i reglementet. Er de prinsipielle avgjørelsene lagt på kommunestyret/politiske organer Er reglementet kjent for de involverte Er reglementet tilstrekkelig ifht. å være et praktisk styrende dokument i hverdagen Bjørn Bjørneseth, tlf Side 3

4 Kontrollutvalget Har rådmann fått nødvendig delegerte fullmakter gjennom reglementet til effektiv drift av kommunen Følges reglementet i hverdagen, dvs. er det samsvar mellom reglement og praksis Er det noen form for rapportering mht. rådmannens bruk og oppfølging av reglementet Hvordan rapporteres og følges eventuelle avvik/brudd opp Er det noen underliggende dokumenter/rutiner til reglementet? Det anmodes om at kontrollutvalget får oversendt reglementet eventuelt får det i møtet. Kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille spørsmål til Dersom spørsmål ikke kan besvares direkte i møtet kan dette eventuelt følges opp i neste møte. Sak 05/2018 Årsmelding 2017 for kontrollutvalget Årsmelding for kontrollutvalget i. Årsmeldinga skal gi et bilde av det arbeidet som har vært gjort i kontrollutvalget. Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 godkjennes, og oversendes kommunestyrene til orientering. Sak 06/2018: Kontrollrapport fra Skatteoppkreverfunksjonen 2017 Kontrollrapport fra skatteoppkreverfunksjonen Vurderinger: Bjørn Bjørneseth, tlf Side 4

5 Skatteoppkreverfunksjonen for gjennomføres av skatteoppkreveren for Valdres. Rapporten konkluderer med at skatteoppkreverfunksjonen er gjennomført og som viser et tilfredsstillende resultat mht. innkrevingsresultat for kommunen. : Kontrollutvalget tar kontrollrapporten om skatteoppkreverfunksjonen 2017 til orientering. Sak 07/2018: Kontroll og tilsyn: Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekter i. Møtet vurderes lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. Dokument i saken: Detaljplan gjennomgås i møtet. : På felles møte for kontrollutvalga i Valdres under Diskusjonssak 2/2018 «Prioritering forvaltningsrevisjon og selskapskontroll», orienterte Kommunerevisjonen om: - Sentrale ferdigstilte og pågående forvaltningsrevisjonsprosjekter/selskapskontroller. - Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller som kan vurderes. Møtet oppfordret alle kontrollutvalgene om å ta drøftingene videre til sine møter for å se på hva som er aktuelle saker for dem. Bjørn Bjørneseth, tlf Side 5