Kontrollutvalget Øystre Slidre kommune

Transkript

1 Saksbeh: Reidar Schlytter Tlf : Vår ref : Sted og dato: Begnadalen, Til Møte 06/2017 Arnfinn Beito Sak 16-19/2017 Trond Vidar Solhaug Bente Alice Rakstad INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Vi innkaller med dette til møte i kontrollutvalget: Fredag 08. september kl i kommunestyresalen på Tingvang. Forslag til dagsorden for møtet: Godkjenning av innkalling Godkjenning av møtebok fra møte og (fellesmøte) Neste møte i kontrollutvalget Orienterings- og diskusjonssaker: Kontroll og tilsyn: Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekter i Øystre Slidre. Møtet vurderes lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. Orientering fra revisjonen. - Orientering om hva som er regnskapsrevisors sitt fokusområde Brev til orientering: VKR Årsrevisjonsbrev VKR Svar til kommunerevisjonen IKT Valdres etter årsavslutning ØSK Grunnlag for dokumentavgift Saker til behandling: Sak 16/2017: Hva kan vi bli bedre på Rådmann og hovedvernombud inviteres til å delta under sak 16/2017. Rådmann tar selv med eventuelt andre fra administrasjonen. Sak 17/2017: Klage over vedtak vedr Beito Fjellkompani A/S Rådmann er invitert til å delta under sak 17/2017. Rådmann tar selv eventuelt med andre fra administrasjonen. Sak 18/2017: Forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende brannberedskap i Valdres Sak 19/2017: Forvaltningsrevisjonrapport IKT Valdres Begnadalen, for kontrollutvalget Reidar Schlytter Sekretariatsansvarlig Innkalling sendt til: postmottak, ordfører, rådmann og revisjonen Leder Arnfinn Beito, tlf Side 1

2 Sak 16/2017: Hva kan vi bli bedre på Saksutredning Dokumenter i saken: Brev 01/2017 dat fra kontrollutvalget til kommunestyret i Øystre-Slidre kommune. Saksopplysninger: Det vises til behandling av saken i møte i Kontrollutvalget med vedtak om at saken drøftes på neste kontrollutvalgsmøte. Det vises også til samtale og møte mellom hovedvernombudet og leder for kontrollutvalget. Rådmann, hovedvernombudet og eventuelt stabsleder inviteres til å delta under behandling av saken. Sak 17/2017: Klage over vedtak vedr Beito Fjellkompani A/S Dokumenter i saken Formannskapets sak 052/2017 den og sak 072/2017 den med vedlegg. Saksopplysninger Formannskapet avslo i sak 05/2017 dispensasjonssøknad fra kommunedelplan for å bygge ut H2 og L5 uten reguleringsplan. Ifølge kommunedelplan kan bl.a. ikke området H2 og L5 bygges ut før området S5 er opparbeidet. S5 er heistrase innenfor Størrtjednlie området. I sak 072/2017 oppretthold formannskapet sitt avslag, og klagen blir sendt til Fylkesmann i Oppland for endelig avgjørelse. Leder av kontrollutvalget ble kontaktet av representant for Beito Fjellkompani AS søndag Leder av kontrollutvalget ber rådmann om å redegjøre for: 1. lovhjemmelen kommunen bruker generelt for å kreve at heistrase i S5 skal opparbeides, før f.eks. utbygging av området H2 og L5 kan godkjennes. 2. lovhjemmelen som regulerer at dette kravet kan rettes mot Beito Fjellkompani AS, og ikke vedrøre alle utbyggere innenfor kommunedelplan for Beitostølenområdet. 3. hvilket arbeid som må utføres ifht krav om at heistrase S5 skal opparbeides, er det bare opparbeiding av en trase for skiheis eller opparbeiding av en ferdig heis. Leder Arnfinn Beito, tlf Side 2

3 Sak 18/2017: Forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende brannberedskap i Valdres Dokument i saken: Forvaltningsrevisjonsrapport vedr. brannberedskap i Valdres med oversendelsesbrev Saksopplysninger: Kommunerevisjon IKS har på oppdrag fra kontrollutvalgene utarbeidet en forvaltnings-revisjonsrapport vedrørende brannberedskap i Valdreskommunene. Det henvises til konklusjon og anbefalinger i del 5, og rådmennenes kommentar på side 3 i vedlagt rapport av Formålet med rapporten er å undersøke om brannberedskapen er i tråd med politikernes mål og prioriteringer. Revisjonen har ikke kunnet vurdere dette ettersom det bare er Sør-Aurdal som i løpet av de siste årene behandlet en prinsippsak i kommunestyret der nivået på brannberedskapen er behandlet. Revisjonen etterlyser i rapporten tilsvarende prinsippsak i øvrige Valdreskommuner. Rådmennene presiserer i sin uttalelse til rapporten at «brann og beredskap er tema i alle kommuner i årlig budsjettarbeid, og denne besluttes av kommunestyret gjennom årlig budsjett og økonomiplan.» Revisjonen har ikke innhentet dokumentasjon på hvordan nivået på brannberedskapen er debattert i budsjettprosessen i den enkelte kommune tidligere år, slik rådmennene viser til. Men oversender rapporten og ber det enkelte kontrollutvalg vurdere om de politiske drøftingene anses å være tilstrekkelige, eller om kontrollutvalget bør stille spørsmål om dette bør underlegges en grundigere politisk drøfting som grunnlag for fremtidige prioriteringer. Revisjonen påpeker at der er viktig at politikerne har vurdert nivået på brann- og redningsberedskapen, herunder om: 1. dagens ordning med deltidsbrannvesen er tilstrekkelig. Mannskapet har i store deler av året ikke vakt med tilhørende plikt å rykke ut, hvilket medfører risiko for at det ikke møter personell når alarmen går ved brann eller ulykke. 2. kvaliteten på f.eks første innsatsbil (utrykningsbil) på brann- og redningsoppdrag har tilstrekkelig innsatsstyrke. Saken ble drøftet på fellesmøte som fattet følgende vedtak: Saka utsettes og tas opp i de enkelte kontrollutvalga. Leder Arnfinn Beito, tlf Side 3

4 Ingen Vurderinger i møtet. Sak 19/2017: Forvaltningsrevisjonrapport IKT Valdres Dokumenter i saken Forvaltningsrevisjonsrapport IKT med oversendelsesbrev av 19.april Saksopplysninger Revisjonen har på oppdrag fra kontrollutvalgene i Valdres levert forvaltningsrevisjonsrapport datert 18. april 2017 på IKT Valdres. Formålet med kontrollen var å vurdere kostnadsnivå, helhetlig drifts- og strategisk ansvar og kvalitetsmål. Det vises til rapportens hovedkonklusjoner på sidene 6, 11 og 13. Kostnadsmessig er nivået relativt likt mellom Valdres og Hallingdal. Revisjonen stiller spørsmål ved om de styrende dokumentene for IKT Valdres i tilstrekkelig grad definerer at selskapet har ansvar for kommunenes IKT-strategi, dvs. ansvar for: at riktig teknologi tas i bruk for å effektivisere tjenester, og for riktig kvalitet og kostnadsnivå osv. Dette fordi dokumentene ikke er klare på om selskapet har dette ansvaret eller ikke. Kommunenes IKTkompetanse er samlet i IKT Valdres, og selskapet bør ikke kunne påberope seg at det ikke har ansvar for manglende IKT-tiltak. Det at selskapet tillegges strategiansvar frigjør ikke den enkelte kommunes ansvar for å velge gode IKT-løsninger. Kvalitetsmålene til selskapet har vært og er funksjonelle, samtidig som de er blitt videreutviklet underveis i dette prosjektet. Kontrollutvalget oversendes rapporten til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant i IKT Valdres IKS påse at det i styringsdokumentene til selskapet klart fremgår at IKT Valdres IKS har ansvar for at riktig teknologi tas i bruk for å effektivisere tjenester og at IKT løsningene til enhver tid har riktig kvalitet og kostnadsnivå. Det presiseres at den enkelte kommunes ledelse samtidig har ansvar for at riktig teknologi tas i bruk for å effektivisere tjenester i kommunen. Leder Arnfinn Beito, tlf Side 4

5 Leder Arnfinn Beito, tlf Side 5