Møtebok for kontrollutvalget i Nord-Aurdal kommune

Transkript

1 Møte: 01/2016 Til Sak: /2016 MØTEBOK KONTROLLUTVALGET I NORD-AURDAL Møtested: Møterom Glennatind på rådhuset Møtedato: Tirsdag 05. april 2016 Møtetidspunkt: Kl Følgende deltok i møtet: Unni Noraker - leder k-utvalget Knut Ove Hennum - nestleder Per Werner Strandmoen - medlem Jorun Ødegård Bjerke - Konstituert rådmann, til stede under behandling av sak 01/2016. og 2 saker under orienteringer. Jo Audun Øverby - økonomisjef, til stede under behandling av sak 01/2016. og 2 saker under orienteringer Pål Andreassen - Virksomhetsleder deltok under 2 saker under orienteringer Inger Thorun Klosbøle ordfører, til stede under behandling av sak 01/2016. og 2 saker under orienteringer. Åge Sandsengen Gry Engelsen Reidar Schlytter - revisjonssjef Kommunerevisjon IKS - revisor Kommunerevisjon IKS - sekretariatsansvarlig Innkallingen godkjent. Godkjenning av møtebok fra Møtebok fra godkjent. Leder Unni Noraker, tlf Side 1

2 Neste møte i Kontrollutvalget: 12.mai 2016 kl Sak 01/2016 K-utvalgets uttalelse til kommunens årsregnskap for 2015 Dokumenter i saken: Årsregnskap og årsmelding for Revisjonsbrev og revisjonsberetning. Saksopplysninger: Det henvises til dokumenter i saken. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget har i møtet 5. april 2016 behandlet kommunens årsregnskap for 2015 som sak 01/2016. Grunnlaget for behandlingen var det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetning datert 16. mars 2016, revisjonsbrev nr 52/2016 og administrasjonen sin årsmelding for Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig uttrykk for kommunens økonomiske situasjon for Kontrollutvalget anmoder kommunestyret om å avsette årets mindreforbruk til disposisjonsfond. Disposisjonsfondet vil da utgjøre kr138 mill., som utgjør 23% av sum driftsinntekter. Kontrollutvalget viser for øvrig til revisjonsberetning datert 16. mars 2016 og revisjonsbrev nr. 1/2016, og har ut over dette ingen merknader til s årsregnskap for Vurderinger i møtet: Konstituert rådmann og økonomisjefen ga en god og informativ orientering om de vesentlige momentene fra årsmeldingen og årsregnskapet for Til årsregnskapet fokuserte øk.sjefen spesielt på netto driftsresultat på 15,3 mill, regnskapsmessig mindreforbruk på kr 25,9 mill. samt ordinært disp. fond på 78,4 mill. Avsetning av årets resultat forslås styrket disp.fond med kr 97,2 mill. Disp.fond premieavvik på kr 34,3 Lånegjeld på kr 327 mill kr. (54,1 %) Økonomisjefen orienterte også om årsaken til resultatet for Nord- Aurdal kommune. Konstituert rådmann orienterte om årsmeldingen og fremhevet følgende områder: - Lokalsamfunnet - Organisering og medarbeidere - Tjenesteyting. Leder Unni Noraker, tlf Side 2

3 Kontrollutvalget mener kommunen har god driftsøkonomi, og at administrasjonen har god kompetanse og god kontroll på styringen av kommunen. Med bakgrunn i fremlagte dokumenter og orienteringen fra konstituert. rådmann og økonomisjef i møtet, konkluderte kontollutvalget med at er en robust og bra kommune. Kontrollutvalget har i møtet 5. april 2016 behandlet kommunens årsregnskap for 2015 som sak 01/2016. Grunnlaget for behandlingen var det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetning datert 16. mars 2016, revisjonsbrev nr. 52 og administrasjonen sin årsmelding for Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig uttrykk for kommunens økonomiske situasjon for Kontrollutvalget anmoder kommunestyret om at årets mindreforbruk avsettes til disposisjonsfond ved behandlingen av årsregnskapet. Disposisjonsfondet vil da utgjøre kr 138 mill., som utgjør 23% av sum driftsinntekter. Eventuell bruk av disposisjonsfond bør drøftes ved vanlige budsjettdiskusjoner. Presiserer at disposisjonsfondet er frie inntekter som kan brukes som finansiering av utgifter i budsjettsak, ettersom tilsvarende midler som hovedsak står som innskudd på bankkontoen i en kommunal balanse. Kontrollutvalget vurderer kommunens driftsøkonomi som god. Kontrollutvalget viser for øvrig til revisjonsberetning datert 16. mars 2016 og revisjonsbrev nr. 52, og har ut over dette ingen merknader til s årsregnskap for 2015 Sak 02/2016 Årsmelding 2015 for kontrollutvalget Dokumenter i saken - Årsmelding for kontrollutvalget i Nord-Aurdal Saksopplysninger Iht. vedtak i felles kontrollutvalgsmøte utarbeides det årsmeldinger fra kontrollutvalgene som orienterer om kontroll- og tilsynsarbeidet i Valdres. Forslag til vedtak Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 godkjennes, og oversendes kommunestyret til orientering. Behandling i møte Forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Leder Unni Noraker, tlf Side 3

4 Sak 03/2016 Prosess mot Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2016 Dokumenter i saken: Eksempler på plan og analyse deles ut i møtet. Saksopplysninger Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 4. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter kommunestyret er konstituert, legge frem en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for vedtak i kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 10 og 13. Planen skal ta utgangspunkt i en risiko- og vesentlighetsvurdering av kommunen, som dokumenteres i en overordnet analyse, jf. forskrift om kontrollutvalg 10: Forvaltningsrevisjon innebærer en systematisk vurdering av kommunens økonomi, produktivitet og måloppnåelse ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger, jf. forskrift om revisjon 7. Selskapskontroll kan foretas i selskaper som er heleid av kommuner. Selskapskontroll kan innbefatte kontroll med at de om utøver kommunens eierinteresser gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll) og/eller gjennomgang av driften (forvaltningsrevisjon), jf. forskrift om kontrollutvalg 14. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll beskriver hvordan kontroll- og tilsynsarbeidet i Valdres er tenkt gjennomført i kommende fireårsperiode. Det orienteres om prosessen og diskuteres fremdrift i møtet. Forslag til vedtak Kontrollutvalget ber Kommunerevisjon IKS utarbeide overordna analyse for Nord-Aurdal kommune, og deretter plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Planen skal legges frem for kommunestyre for behandling før Behandling i møte Revisjon orienterte om forslag til prosess mot Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Vedtak Forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Leder Unni Noraker, tlf Side 4

5 Sak 04/2016 Kontrollrapport 2015 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Saksopplysninger: Skatteoppkreverfunksjonen for gjennomføres av skatteoppkreveren for Valdres. Rapporten konkluderer med at skatteoppkreverfunksjonen er gjennomført og som viser et tilfredsstillende resultat mht. innkrevingsresultat for kommunen. Vurderinger: Rapporten konkluderer med at skatteoppkreverfunksjonen er godkjent. Forslag til vedtak Kontrollutvalget tar kontrollrapporten om skatteoppkreverfunksjonen 2015 til orientering. Behandling i møtet Vedtak Forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Orienteringssaker: Orientering fra konstituert rådmann og tjenesteleder vedr følgende saker: - Status på helsestasjon (bemanning og arbeidsmiljø jf. tidligere utfordringer) - Fylkesmannens tilsyn i den interkommunale barnevernstjenesten etter dødsfallet på Beitostølen. Kontrollutvalget etterspør spesielt informasjon knyttet til informasjon om at dokumenter skal være tilbakeført og at barnevernet sendte politiet for å undersøke hytta i stedet for å reise selv Behnandling i møtet: Status på helsestasjonen: - Virksomhetsleder orienterte vedr status bemanning og arbeidsmiljø vedr helsestatsjon. - Pr. dags dato er helsestasjonen nå fullt bemannet og det bekreftes at det er et godt arbeidsmiljø i helsestasjon. - Det jobbes både politisk og administrativt for å styrke tjenesten. Orienteringen fra administrasjonen tas til orientering. Leder Unni Noraker, tlf Side 5

6 Fylkesmannens tilsyn vedr barnevernstjenesten: Under orienteringen vedr barnevernstjenesten ble møtet lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl Konstituert rådmann og virksomhetsleder orienterte om barnevernstjenesten og dødsfallet på Beitostølen, samt tilsynsrapporten fra Fylkesmann. Orienteringen fra administrasjon tas til orientering. Øvrige orienteringssaker: Dokumenter i saken: Revisjonsbrev VKR/IKS Revisjonsbrev VLMS-E IKS Revisjonssjefens erklæring om uavhengighet og habilitet Tas til orientering Diskusjonssaker: - Kontroll og tilsyn: Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekter i Nord-Aurdal. Møtet vurderes lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. Behandling i møtet: Mulige forvaltningsprosjekter ses i sammenheng med sak 03/2016. Fagernes 05. april 2016 Reidar Schlytter Sekretariatsansvarlig Kopi sendt: - Ordfører og rådmann Leder Unni Noraker, tlf Side 6

7 Møtebok godkjent: Fagernes den 2016 Unni Noraker Knut Ove Hennum Per Werner Strandmoen Leder Unni Noraker, tlf Side 7