KONTROLLUTVALGET I ÅL KOMMUNE MØTEINNKALLING SAKLISTE

Transkript

1 Medlemmer: Edvin Ræstad, Jens Petter Brandlie, Lise Løvdokken Moen Møtetid: Tirsdag 12. september 2017, kl Møtested: Møterom «Hemsen», Tingstugu Ål Behandling: Sak 14-19/2017 Kl Kl Informasjon fra ordfører om aktuelle saker/temaer. Møtet vurderes lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. Informasjon fra rådmann om aktuelle saker/temaer. Møtet vurderes lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24 SAKER TIL BEHANDLING - Godkjenning av innkalling - Godkjenning/signering av protokoll fra møte Sak 14/2017 Forvaltningsrevisjonsrapport Innkjøpsrutiner Sak 15/2017 Forebygging av korrupsjon og sort økonomi Sak 16/2017 Restanseliste oversikt saker i kommunestyre og formannskap Sak 17/2017 Oppfølging av barnevernsvedtak Sak 18/2017 Forvaltningsrevisjonsrapport IKT Hallingdal tilbakemelding Sak 19/2017 Kontrollutvalgets budsjett 2018 Drøftings-/orienteringssaker A. Regnskapsrevisors fokusområde for regnskapet 2017 B. Regionrådet C. Kleivi Næringspark Annet - Neste møte - Saker neste møte - Skjema møtegodtgjørelse Ål, Edvin Ræstad utvalgsleder sign. Innkalling er sendt: Utvalgsmedlemmer, ordfører, rådmann, Kommunerevisjon IKS, Ål kommune 1

2 Sak 14/2017 Forvaltningsrevisjonsrapport Innkjøpsrutiner Forvaltningsrevisjonsrapport «Anskaffelser i Ål kommune» Kontrollutvalget behandlet i møtet «Anskaffelser og anskaffelsesrutiner som sak 01/2017. Saken ble utsatt til møtet Kontrollutvalget og revisjonen påpekte viktigheten av at alle de aktuelle ledere med anvisnings- og innkjøpsmyndighet har enkel tilgang til kortfattet rutinebeskrivelse, som skal følges for anskaffelser under 1,1 mill. og også under kr Disse bør være tilgjengelige på intranett, felles mappestruktur e.l. og presisere hvordan tilbud skal innhentes fra aktuelle leverandører og dokumentasjon ved anskaffelsesprotokoll. Dokumentasjon av alle tilbud/anbud som gjøres utenfor rammeavtale skal arkiveres, samt at det bør begrunnes hvorfor den aktuelle tilbyder er valgt. Vedtak i møtet : Kontrollutvalget tar informasjonen fra rådmannen til orientering og konstaterer at gode rutiner er etablert. Kontrollutvalget ber Kommunerevisjonen IKS om å foreta en stikkprøvekontroll, på ca anskaffelser under kr i 2016/2017, på at konkurranseprinsippet er fulgt og dokumentert tilfredsstillende, samt at det foreligger enkel beskrivelse og praksis på dette lett tilgjengelig for alle på felles IT-plattform. Resultatet legges frem i neste møte. Kommunerevisjon IKS har levert en forvaltningsrevisjonsrapport av 29.juni 2017 der 15 anskaffelser er kontrollert ifht om de er anskaffet i konkurranse jf. lov om offentlig anskaffelser. Utvalget av saker er ikke tilfeldig fra men omfatter ikke anskaffelser over terskelverdien for å utlyse på Doffin. Av de 15 anskaffelsene er 9 bekreftet at konkurranse er benyttet, og ytterligere 5 anskaffelser mener revisjonen at er innenfor regelverket uten at dette er begrunnet i dokumentasjonen. Disse fem vedrører i hovedsak anskaffelser av vedlikehold eller service fra samme leverandør som har levert utstyret tidligere, og her kan det foreligge serviceavtale eller at det ikke finnes andre til å gjøre denne tjenesten. Det er bare en anskaffelse av de 15 der konkurranse ikke er benyttet. Men det mangler anskaffelsesprotokoll i mange saker, der prosessen skal fremgå på hvem og hvordan konkurransen er gjennomført og hvorfor man valgte den aktuelle leverandør. I tillegg bør det påses at disse protokollene lagres elektronisk på en oversiktlig måte for kommunen. Kontrollutvalget anmoder rådmann om å påse at rutiner og praksis med bruk av anskaffelsesprotokoller forbedres. Behandling i møte: 2

3 Sak 15/2017 Forebygging av korrupsjon og sort økonomi Forebygging av korrupsjon og sort økonomi er viktig tema for offentlig sektor med store budsjett innen spesielt bygg- og anleggsektoren. Kommuner som har blitt utsatt for korrupsjon har tradisjonelt opplevd dette innen drift og investering på områdene vedlikehold og bygg- og anlegg. Viktige tiltak for å forebygging dette i kommunen kan være å sette temaene på dagsorden og påse nødvendig internkontroll på aktuelle områder. I dagens møte: Kontrollutvalget anmoder rådmannen om en redegjørelse på hvordan internkontrollen i kommunen forebygger korrupsjon og sort økonomi, herunder bl.a.: 1. Hvordan sikres at utgifter på bygg, anlegg m.m. faktisk vedrører og er gyldig for kommunen? 2. Større anbud innen bygg og anlegg inngås som delanbud, hovedentreprise med flere tilleggsanbud eller f.eks. totalentreprise med flere underleverandører. Hvordan sikrer kommunen at leveranser er fullstendig i samsvar med anbud på bl.a. mengde, pris og kvalitet? 3. Ved større anbud blir det også bestilt tilleggsarbeid. Hvordan sikrer kommunen at tilleggsarbeid tildeles etter lov om offentlig anskaffelser og til konkurransedyktige priser og ikke tjenester fra nærstående o.l.? Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Behandling i møte: Sak 16/2017 Restanseliste oversikt over saker i kommunestyre og formannskap Legges evt. frem av rådmann i møtet. Rådmannen anmodes om å legge frem en oversikt over alle saker som er vedtatt av kommunestyret og formannskap, og som ikke er avsluttet herunder vedtak, hvem som er ansvarlig for gjennomføring, frist og status. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. 3

4 Behandling i møte: Sak 17/2017 Oppfølging av barnevernsvedtak Ingen Kommunerevisjon IKS har utarbeidet en forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende den interkommunale barnevernstjenesten i Hallingdal. Rapporten er utarbeidet på bestilling fra alle kontrollutvalgene i Hallingdal i møte I kontrollutvalgets møte 2. mai 2016 ble sak 12/ Forvaltningsrevisjonsrapport vedr. den interkommunale barnevernstjenesten i Hallingdal behandlet. Rådmannen ble bedt om å gi barnevernet i oppgave å øke innsatsen spesielt på forebygging av omsorgssvikt og konstruktiv og samarbeidende dialog med barnas foresatte. Vedtak fattet i møtet : Etter vår vurdering kan Hallingdals-kommunene ha mulighet til å redusere både kostnader og antallet alvorlige saker på sikt ved å styrke det forebyggende arbeidet. Det kommunale apparatet, herunder barneverntjenesten, bør ha forbedringsmuligheter mht. å komme i konstruktiv dialog med utsatte familier tidligere i barnets liv. Rådmann i Ål anmodes om å ta opp med de øvrige rådmennene i Hallingdal om å styrke det forebyggende arbeidet for å hindre omsorgssvikt. Kontrollutvalget ber rådmann om å gi barnevernet i oppgave å øke innsatsen spesielt på forebygging av omsorgssvikt og konstruktiv og samarbeidende dialog med barnas foresatte, og gi tilbakemelding til kontrollutvalget innen 1.oktober 2016 på hvordan rådmann mener at dette skal gjennomføres i praksis. Eksempelvis: Barneverntjenesten, som «spesialtjeneste», kan i større grad enn i dag bevisstgjøre og ansvarliggjøre «førstelinjen» ved å sette seg i førersetet for å avdekke og forebygge omsorgssvikt. «Førstelinjen», med bl.a. helsesøster, barnehage, skole og fastlege, kan formelt gis større ansvar for å avdekke barnets omsorgssituasjon, slik at utsatte familier tidlig får konstruktiv og praktisk hjelp til å bedre omsorgssituasjonen («lavterskeltilbud»). Vilje til å sette inn ressurser tidlig for å forebygge omsorgssvikt og alvorlige tiltak. Den viktigste investeringen kommunene kan gjøre i det forebyggende arbeidet er å sikre at 4

5 tjenesteapparatet har tilstrekkelige ressurser til å gi hjelp tidlig på lavest mulig tjenestenivå. Det vil kunne forebygge høye utgifter til mer alvorlige barnevernstiltak. Barnevernet kan sette høyere krav til seg selv, mht. å skape en konstruktiv dialog med familiene slik at nødvendige tiltak «treffer» og faktisk blir gjennomført. Målrettet forebyggende arbeid vil etter vår vurdering kunne bedre barnets omsorgssituasjon tidligere, og vil på sikt kunne redusere kostnadene, bedre tilliten til barneverntjenesten, redusere antallet alvorlige tiltak og i større grad tilfredsstille barnevernlovens krav om å avdekke og forebygge omsorgssvikt. I dagens møte: Rådmannen anmodes om en skriftlig redegjørelse til kontrollutvalget på tiltak som er iverksatt siste året og hva som er dagens praksis: Konkrete tiltak/eksempler som bidrar til at utsatte familier tidlig får nyttig bistand fra det kommunale apparatet (dvs. barnevern, helsesøster, skole, barnehage osv.), for å forebygge alvorlige barnevernstiltak senere. Hvordan barnevernet arbeider for å skaper en konstruktiv dialog med familiene slik at nødvendige tiltak «treffer» og faktisk blir gjennomført. Hvilke planer og mål har barnevernet for arbeidet videre for å oppnå et godt resultat innenfor ovennevnte 5 pkt., jf. vedtak sak møte Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Behandling i møte: Sak 18/2017 Forvaltningsrevisjonsrapport IKT Hallingdal tilbakemelding Ingen Kommunerevisjon IKS har utarbeidet en forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende IKT-samarbeidet i Hallingdal. Det vises til rapporten, og spesielt vurderinger og konklusjoner i rapportens del 3.4, 4.3, 5.3 og 6.3. Sikkerhetskopiering, jf. rapportens del 6 Kontrollutvalget ser det som alvorlig at kommunen ikke har hatt tilfredsstillende internkontroll mht. sikkerhetskopiering, som gir høy risiko for tap av data og som har medført to anledninger 5

6 ikke uvesentlig datatap. Det er viktig å få etablert nødvendige tiltak ifht dette, og det bør avklares hvem som er ansvarlig for manglende sikkerhetskopiering. Styringsmodellen for IKT-samarbeidet, jf. rapportens del 4 IKT-samarbeidet har en kompleks organisasjon med mange enheter med bl.a. driftsenheten IKT Hallingdal lokalisert på Gol, IKT-koordinator på Ål og drift av ØLF-systemet på Nes. Dagens organisering bygger på en «kunde-leverandør-modell» som kan være lite hensiktsmessig. Rapporten anbefaler en enklere styringsmodell med en leder for hele IKT-samarbeidet, med totalt budsjett- og resultatansvar og et formelt styre med beslutningsmyndighet, da dette ville vært mer oversiktlig og tydeliggjort ansvar og oppgaver på en bedre måte. Kontrollutvalget registrerer at kostnadsnivået på et overordnet nivå er ca. 20% høyere i Hallingdal enn Valdres, men at noe av dette kan forklares med økt digitalisering og innføring av data i skoleverket. Kvalitetsmålinger, jf. rapportens del 5 Rapporten viser også til at kvalitetsmåling bør gjennomføres på en forenklet måte, med bl.a. fokus på oppetid (tilgjengelighet) og utbedring av feilsituasjoner, herunder omfang og alvorlighetsgrad på feil. Behandling i kontrollutvalget i vertskommunen Gol Kontrollutvalget i Gol, som er vertskommune for IKT-samarbeidet i Hallingdal behandlet rapporten som sak 04/2017i møte Kontrollutvalget i Gol fattet følgende enstemmige vedtak i møtet : Kontrollutvalget tar revisjonsrapportens vurderinger og konklusjoner til etterretning, og ser spesielt alvorlig på utfordringene vedrørende sikkerhetskopiering. Kontrollutvalget anmoder rådmannen om å påse at: 1. Det snarlig påses og bekreftes at sikkerhetskopieringen er fullstendig og tilfredsstillende. 2. Organiseringen av IKT-samarbeidet vurderes løpende mht. å sikre effektiv drift, jf. de hovedprinsipper rapporten omhandler. 3. Det innføres nyttige kvalitetsmålinger for IKT driften. Kontrollutvalget anmoder om tilbakemelding på ovenstående i utvalgets neste møte. I møtet informerte revisjonssjef Åge Sandsengen kort om rapporten og vedtaket i vertskommunen Gol. Vedr. pkt. 1 i vedtaket fikk rådmannen i Gol i oppdrag om å utbedre sikkerhetskopieringen, noe rådmannen tok svært alvorlig og ville ta tak i omgående. Vedr. pkt. 2 orienterte revisjonssjefen om dagens organisering, han anser at hele organisasjonen burde vært samlet under et tak, og at det kanskje burde vært lagt opp til en 27 organisering. I møtet ble de det enstemmig vedtatt: Kontrollutvalget anmoder rådmannen om en tilbakemelding på status, på punktene 1 og 2 i dette vedtaket, til neste møte i k-utvalget. 6

7 Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret ber rådmannen om å: 1. Snarlig påse og bekrefte at sikkerhetskopieringen er fullstendig og tilfredsstillende. 2. Vurdere dagens organisering av IKT-samarbeidet mht. å sikre effektiv drift, jf. de hovedprinsipper rapporten omhandler. I dagens møte: Rådmannen anmodes om å gi en tilbakemelding på status vedr. pkt. 1 og 2 i vedtaket. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Behandling i møtet: Sak 19/2017 Kontrollutvalgets budsjett for 2018 Legges frem i møtet. Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen (forskriften 18). Budsjettforslaget skal dekke kontrollutvalgets virksomhet, herunder kostnader til sekretariat og revisjon. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Kommunestyret skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget ifølge kommuneloven 77, nr. 10. Behandling i møtet: 7

8 Drøftings- og orienteringssaker: A. Regnskapsrevisors fokusområde for regnskapet Orientering fra regnskapsrevisor på hva som er fokusområdet på kommuneregnskapet, dvs. risiko og hva det ikke fokuseres på. B. Regionrådet Viser til Drøft.-/orienteringssak B i Fellesmøtet C. Kleivi Næringspark Viser til Drøft.-/orienteringssak C i Fellesmøtet