Møtebok for kontrollutvalget i Nord-Aurdal kommune

Transkript

1 Møte: 02/2016 Til Sak: 05-07/2016 MØTEBOK KONTROLLUTVALGET I NORD-AURDAL Møtested: Møterom til Formannskapet Møtedato: Torsdag 12. mai 2016 Møtetidspunkt: Kl Følgende deltok i møtet: Unni Noraker - leder k-utvalget Knut Ove Hennum - nestleder Per Werner Strandmoen -medlem Jorun Ødegård Bjerke - konstituert rådmann Inger Torun Klosbøle ordfører Åge Sandsengen - revisjonssjef Kommunerevisjon IKS Dagny Thon Hoverud - revisor Kommunerevisjonen IKS Elin D. Myhre - revisor Kommunerevisjonen IKS (tilstede under sak /2016) Reidar Schlytter - sekretariatsansvarlig Innkallingen godkjent. Møtebok fra , vedtatt enstemmig. Neste møte i Kontrollutvalget: Avtales senere Leder Unni Noraker, tlf Side 1

2 Sak 05/2016 Prosess mot Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2016 Møtet ble vedtatt lukket med hjemmel i kommunelovens 31 nr. 5, jf. offl. 24. Dokumenter i saken: Eksempler på plan og analyse ble delt ut på møte den Saksopplysninger Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 4. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter kommunestyret er konstituert, legge frem en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for vedtak i kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 10 og 13. Planen skal ta utgangspunkt i en risiko- og vesentlighetsvurdering av kommunen, som dokumenteres i en overordnet analyse, jf. forskrift om kontrollutvalg 10: Forvaltningsrevisjon innebærer en systematisk vurdering av kommunens økonomi, produktivitet og måloppnåelse ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger, jf. forskrift om revisjon 7. Selskapskontroll kan foretas i selskaper som er heleid av kommuner. Selskapskontroll kan innbefatte kontroll med at de om utøver kommunens eierinteresser gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll) og/eller gjennomgang av driften (forvaltningsrevisjon), jf. forskrift om kontrollutvalg 14. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll beskriver hvordan kontroll- og tilsynsarbeidet i Valdres er tenkt gjennomført i kommende fireårsperiode. I møte fattet Kontrollutvalget følgende vedtak i saken: Kontrollutvalget ber Kommunerevisjon IKS utarbeide overordna analyse for Nord-Aurdal kommune, og deretter plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Planen skal legges frem for kommunestyre for behandling før Til møtet er ordfører og rådmann invitert til å komme med innspill av risikovurderinger i kommunen. Relevant informasjon vil bli innarbeidet i overordnet analyse for Nord-Aurdal kommune. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar informasjon fra ordfører og rådmann til orientering. Relevant informasjon vil bli innarbeidet i overordnet analyse for, og senere i plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Behandling i møte Informasjon vedr risikovurdering som framkom under samtale med ordfører og rådmann er unntatt offentlighet med hjemmel i koml. 31 nr.5, jf. offl. 24: Vedtak Forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Leder Unni Noraker, tlf Side 2

3 Sak 06/2016 Forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende PPT-Valdres Dokumenter: Forvaltningsrevisjonsrapport og oversendelsesbrev. Saksopplysninger Kommunerevisjon IKS har utarbeidet en forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende PP-tjenesten i Valdres. Tilsvarende rapporter er utarbeidet for PP-tjenesten for nedre Hallingdal og for PPtjenesten for øvre Hallingdal (Ål og Hol). Rapportene er utarbeidet på bestilling fra alle kontrollutvalgene i Hallingdal i møte , og i Valdres Det vises spesielt til oppsummeringen i rapporten. Sekretariatet viser til at rådmann i Nord Aurdal kommune i sin uttalelse til rapporten mener at rapporten tar for lettvint på utviklingsarbeidet som er utført på området, og at den enkelte kommune ikke vil få nødvendig nytte av rapporten i eget utviklingsarbeid. Det vises samtidig til oversendelsesbrevet der det fremgår at det ikke er hensiktsmessig å undersøke hvilke skoler og kommuner som har størst utfordringer, da dette er historie og PPT vet hvilke skoler som har størst utfordringer. Det kan også stilles spørsmål ved hvorfor ikke andelen elever med spesialundervisning reduseres når kommunene skal ha arbeidet lenge med problemstillingen som er tatt opp i rapporten. Det vises også til oversendelsesbrevet hvor det fremgår at rådmannen i Ål har uttalt seg positivt til rapporten. Rådmennene i Hallingdal har i møte med revisjonssjefen uttalt at de mener at temaet som tas opp er viktig. I oversendelsesbrevet har revisjonssjefen oppsummert tre tiltak for oppfølging av rapporten. Kontrollutvalget i Ål kommune behandlet rapporten i møte den som sak 13/2016, med et vedtak ut fra punktene i oversendelsesbrevet. Forslag til vedtak Kontrollutvalget anmoder vertskommunerådmannen om at PPT-enheten i samarbeid med hver skoleleder får myndighet til, og tar ansvar for, å endre praksis fremover i tid. Vi vurderer at følgende er viktig: 1. Den enkelte skoleleder/rektor bør påse at skolen har tilfredsstillende ressurser og kompetanse til å sikre at elevene får nødvendig individuelt tilpasset opplæring jf. oppll. 1-3, og at de skal ta initiativ til å be om veiledning fra PPT dersom skolen ikke lykkes med den enkelte elev. Elevene har rett til å få tilpasset undervisning ut fra behov, og skolen kan ikke unnlate å gi dette av økonomiske hensyn. 2. PPT bør ta initiativ til et tett samarbeid med skoleleder/rektor, for å definere forskjellen på skolens ansvar innenfor tilpasset opplæring, og hvilke elver som skal oversendes PPT for sakkyndig vurdering. 3. PPT bør melde tilbake til skolen fortløpende dersom de får henvist elever med utfordringer som PPT mener at skolene kunne løst gjennom individuelt tilpasset opplæring, og sende kopi av denne til skoleeier. Leder Unni Noraker, tlf Side 3

4 Med bakgrunn i uttalelsen til rådmannen i, ser kontrollutvalget det som positivt dersom rådmannen inviterer kommunerevisjonen til et møte sammen med ledelsen for PPtjenesten og skoleledelse i for å ha dialog om hvordan utfordringer som påpekes i rapporten best kan løses. Rapporten og kontrollutvalgets vedtak oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar rapporten om PP-Tjenesten til orientering. Behandling i møte Revisor Elin D. Myhre orienterte om innholdet i forvaltningsrapporten vedrørende PP-tjenesten i Valdres. Innholdet og tilbakemelding fra rådmannen ble diskutert. Vedtak Kontrollutvalget er kjent med at det er gjort mye positivt arbeid mht. å redusere omfanget av spesialundervisning kommunene i Valdres siden høsten 2015 og frem til i dag. Det er satt i gang endringsarbeid på flere punkter knyttet til rapportens konklusjoner. Kontrollutvalget velger likevel å anmode vertskommunerådmannen om å presisere ansvaret til PPTenheten mht. til å samarbeide med skolelederne for å endre praksis fremover i tid. Følgende anses viktig: 1. Den enkelte kommunalleder undervisning/skoleleder/rektor bør påse at skolen har tilfredsstillende ressurser og kompetanse til å sikre at elevene får nødvendig individuelt tilpasset opplæring jf. oppll. 1-3, og at de skal ta initiativ til å be om veiledning fra PPT dersom skolen ikke lykkes med den enkelte elev. Elevene har rett til å få tilpasset undervisning ut fra behov, og skolen kan ikke unnlate å gi dette av økonomiske hensyn. 2. PPT bør ta initiativ til et tett samarbeid med skoleleder/rektor, for å definere forskjellen på skolens ansvar innenfor tilpasset opplæring, og hvilke elver som skal oversendes PPT for sakkyndig vurdering. 3. PPT bør melde tilbake til skolen fortløpende dersom de får henvist elever med utfordringer som PPT mener at skolene kunne løst gjennom individuelt tilpasset opplæring, og sende kopi av denne til skoleeier. Saken og rapporten oversendes kommunestyret til behandling som sak, med følgende forslag til kommunestyrets vedtak: Kommunestyret tar saken til etterretning. Leder Unni Noraker, tlf Side 4

5 Sak 07/2016 Forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende den interkommunale barnevernstjenesten i Hallingdal Dokumenter: Forvaltningsrevisjonsrapport og oversendelsesbrev til kontrollutvalget i vertskommunen Ål. Saksopplysninger Kommunerevisjon IKS har utarbeidet en forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende den interkommunale barnevernstjenesten i Hallingdal. Rapporten er utarbeidet på bestilling fra alle kontrollutvalgene i Hallingdal i møte Rapporten oversendes kontrollutvalget i Nord-Aurdal, som vertskommune for den interkommunale barneverntjenesten for fire Valdreskommuner til informasjon, da rapportens vurderinger og konklusjoner kan ha relevans for kommunens barnevernstjeneste. Det vises til rapporten, spesielt til vurderinger og konklusjoner i del 5. Rapporten ble behandlet i vertskommunen Ål som sak 12/2016 i møte med følgende vedtak: «Etter vår vurdering kan Hallingdalskommunene ha mulighet til å redusere både kostnader og antallet alvorlige saker på sikt ved å styrke det forebyggende arbeidet. Det kommunale apparatet, herunder barneverntjenesten, bør ha forbedringsmuligheter mht. å komme i konstruktiv dialog med utsatte familier tidligere i barnets liv. Rådmann i Ål anmodes om å ta opp med de øvrige rådmennene i Hallingdal om å styrke det forebyggende arbeidet for å hindre omsorgssvikt. Kontrollutvalget ber rådmann om å gi barnevernet i oppgave å øke innsatsen spesielt på forebygging av omsorgssvikt og konstruktiv og samarbeidende dialog med barnas foresatte, og gi tilbakemelding til kontrollutvalget innen 1.oktober 2016 på hvordan rådmann mener at dette skal gjennomføres i praksis. Eksempelvis: 1. Barneverntjenesten, som «spesialtjeneste», kan i større grad enn i dag bevisstgjøre og ansvarliggjøre «førstelinjen» ved å sette seg i førersetet for å avdekke og forebygge omsorgssvikt. 2. «Førstelinjen», med bl.a. helsesøster, barnehage, skole og fastlege, kan formelt gis større ansvar for å avdekke barnets omsorgssituasjon, slik at utsatte familier tidlig får konstruktiv og praktisk hjelp til å bedre omsorgssituasjonen («lavterskeltilbud»). 3. Vilje til å sette inn ressurser tidlig for å forebygge omsorgssvikt og alvorlige tiltak. Den viktigste investeringen kommunene kan gjøre i det forebyggende arbeidet er å sikre at tjenesteapparatet har tilstrekkelige ressurser til å gi hjelp tidlig på lavest mulig tjenestenivå. Det vil kunne forebygge høye utgifter til mer alvorlige barnevernstiltak. 4. Barnevernet kan sette høyere krav til seg selv, mht. å skape en konstruktiv dialog med familiene slik at nødvendige tiltak «treffer» og faktisk blir gjennomført. 5. Målrettet forebyggende arbeid vil etter vår vurdering kunne bedre barnets omsorgssituasjon tidligere, og vil på sikt kunne redusere kostnadene, bedre tilliten til barneverntjenesten, redusere antallet alvorlige tiltak og i større grad tilfredsstille barnevernlovens krav om å avdekke og forebygge omsorgssvikt. Leder Unni Noraker, tlf Side 5

6 Rapporten og kontrollutvalgets vedtak oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar rapporten om den interkommunale barnevernstjenesten til orientering.» Forslag til vedtak i kontrollutvalget i Nord-Aurdal Kontrollutvalget tar revisjonsrapporten om den interkommunale barnevernstjenesten i Hallingdal til orientering. Kontrollutvalget anmoder rådmannen i Nord-Aurdal om å gjennomgå rapportens vurderinger og konklusjoner. Rådmannen/barnevernstjenesten inviteres til møte i kontrollutvalget høsten 2016 for å gi tilbakemelding på om rapportens problemstillinger er relevante for barnevernssamarbeidet for de fire Valdreskommunene, og hvordan rapportens konklusjoner eventuelt vil bli benyttet i videreutvikling av tjenesten. Rapporten og kontrollutvalgets saksutredning oversendes øvrige rådmann og kontrollutvalg i samarbeidet til orientering, dvs. Sør-Aurdal, Øystre Slidre og Etnedal. Behandling i møte Revisor Dagny Thon Hoverud orienterte om innholdet i forvaltningsrapporten vedrørende den interkommunale barneverntjenesten i Hallingdal. Vedtak Som forslag til vedtak, enstemmig. Fagernes 12. mai 2016 Reidar Schlytter Sekretariatsansvarlig Kopi sendt: Ordfører og rådmann Møtebok godkjent: Fagernes den 2016 Unni Noraker Knut Ove Hennum Per Werner Strandmoen Leder Unni Noraker, tlf Side 6