Kontrollutvalget Finnmark Fylkeskommune

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Dato: 9. oktober 2014 Tid: Sted: Alta videregående skole - Møterom Store Haldde Til stede: Leder Jonas Nymo, medlemmene Thorbjørn Jungård, Ellen Johansen og Hanne Nilssen. Birger Knudsen hadde meldt forfall, ingen vara kunne møte. Ellers møtte: Sissel Mietinen Kontrollutvalgan IS og Yngvar Mækelæ fra Finnmark kommunerevisjon IKS. Fra administrasjonen møtte: Fylkesrådmann hadde meldt at han ikke kunne komme pga medisinsk behandling. Ingen andre kunne møte. Innkalling: Innkallingen ble sendt 30. september 2014 på e post. Sakslisten: Ble sendt ut sammen med innkallingen. FØLGENDE SAKER VAR PÅ SAKSLISTA: 11/14 Godkjenning av innkalling/saksliste 12/14 Godkjenning av protokoll 13/14 Referater/ orienteringer 14/14 Fylkesutvalgets sak 60/14 - drøftingssak 15/14 Rapport om gjennomført eierskapskontroll Nordnorsk Reiseliv AS 16/14 Forvaltningsrevisjonsrapport Fylkesveier 17/14 Budsjett 2015 Kontroll og tilsyn 18/14 Revisjonsbrev nr. 1/ 14 - Finnmark fylkeskommune 19/14 Oppdragsansvarlig revisors uavhengighet 20/14 Eventuelt SAK 11/14 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE Innkalling og saksliste til møte 9. oktober 2014 godkjennes. Innkalling og saksliste til møte 9. oktober 2014 godkjennes. Sakene behandles i slik rekkefølge: sak 11,12,13, 16, 18, 14, 15, 17, 19 og 20. 1

2 SAK 12/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL Kontrollutvalget godkjenner protokollen fra møtet den 30. april 2014 Kontrollutvalget godkjenner protokollen fra møtet den 30. april 2014 SAK 13/14 REFERATER Utgående brev: Brev av til fylkestinget Melding om vedtak sak 4/14 Kontrollutvalgets årsrapport 2013 Brev av til fylkestinget - Melding om vedtak sak 9/14 Selskapskontroll Finnmark kommunerevisjon IKS Brev av til revisjonen Bestilling nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt Tannhelse Oversendelse til fylkesrådmannen Kontrollutvalgets uttalelse til fylkeskommunens årsregnskap og årsberetning Brev til til Nordnorsk reiseliv Eierskapskontroll Rapport til høring. Brev av til Alta videregående skole Melding og virksomhetsbesøk/møte Innkommet brev: Kopi av notat av fra revisor til fylkesrådmannen manglende tilbakemelding E INFO fra Norges kommunerevisorforbund 14/5 Ny forskrift om disponering av kontantytelser 14/7 Kontrollutvalgets rett til innsyn i ansattes e - post Referater og informasjon tas til orientering Kontrollutvalget tar referater og orienteringer til orientering. SAK 14/14 FYLKESUTVALGETS VEDTAK TIL KONTROLLUTVALGET Saken legges frem uten forslag til vedtak. Utvalget anbefales å diskutere om denne saken ligger under utvalgets mandat og eventuelt hvilke metoder en vil kunne benytte dersom en vil følge opp saken. Vedtak, enstemmig: Kontrollutvalget ser med største alvor på saken. Både hensynet til sakens omfang og i tillegg krav til enkeltpersoners vern gjør at kontrollutvalget ønsker fylkestingets vurdering. 2

3 Kontrollutvalget ber Finnmark kommunerevisjon IKS utarbeide en melding om saken, herunder om den ligger under utvalgets mandat og eventuelt hvilke metoder en vil kunne benytte dersom en vil følge opp saken. Forslag til meldingsendes utvalgsmedlemmene for godkjenning før den oversendes til fylkestinget for avgjørelse SAK 15/14 RAPPORT OM EIERSKAPSKONTROLL NORDNORSK REISELIV AS Med utgangspunkt i de funn som er gjort i denne eierskapskontrollen anbefaler Kontrollutvalgan IS at fylkestinget tar rapport om eierskapskontroll i Nordnorsk Reiseliv til orientering. Rapport om eierskapskontroll i Nordnorsk Reiseliv as oversendes fylkesting med følgende anbefaling til vedtak: Med utgangspunkt i de funn som er gjort i denne eierskapskontrollen anbefaler kontrollutvalget at fylkestinget tar rapport om eierskapskontroll i Nordnorsk Reiseliv til orientering. SAK 16/14 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT «FYLKESVEIER» 1. Kontrollutvalget viser til rapporten Fylkesveier - utarbeidet av Finnmark kommunerevisjon IKS. Kontrollutvalget tar opplysningene og konklusjonene i rapporten til orientering og slutter seg til anbefalingen som gis i den. 2. Kontrollutvalget oversender rapporten til fylkestinget for endelig behandling og anbefaler fylkestinget å gjøre følgende vedtak: Med utgangspunkt i de hovedfunn som fremgår av rapporten anbefaler kontrollutvalget at fylkestinget pålegger administrasjonen å iverksette tiltak for bedre oppfølging av drift og vedlikehold av fylkesveiene. Det samme gjelder for vei-investeringene. Det bør stilles større krav til at rapporteringen fra statens vegvesen til fylkeskommunen er tidsriktig og at avvik mellom regnskap og budsjett blir forklart slik at denne kunnskapen kommer frem til fylkesrådmannen. Leveranseavtaler og elementene i handlingsplaner bør følges opp systematisk og fylkeskommunens administrasjon bør oppbevare dette materialet samlet. Fylkeskommunen må tilrettelegge sine regnskaper slik at dette gir relevant styringsinformasjon. 1. Kontrollutvalget viser til rapporten Fylkesveier - utarbeidet av Finnmark kommunerevisjon IKS. Kontrollutvalget tar opplysningene og konklusjonene i rapporten til orientering og slutter seg til anbefalingen som gis i den. 2. Kontrollutvalget finner den manglende respons på revisjonens henvendelser gjennom hele prosessen, svært kritikkverdig. Det er også beklagelig at administrasjonen ikke prioriterer å møte utvalget ved behandlingen av en slik sak. 3. Kontrollutvalget oversender rapporten til fylkestinget for endelig behandling og anbefaler fylkestinget å gjøre følgende vedtak: 3

4 Med utgangspunkt i de hovedfunn som fremgår av rapporten anbefaler kontrollutvalget at fylkestinget pålegger administrasjonen å iverksette tiltak for bedre oppfølging av drift og vedlikehold av fylkesveiene. Det samme gjelder for vei-investeringene. Det bør stilles større krav til at rapporteringen fra statens vegvesen til fylkeskommunen er tidsriktig og at avvik mellom regnskap og budsjett blir forklart slik at denne kunnskapen kommer frem til fylkesrådmannen. Leveranseavtaler og elementene i handlingsplaner bør følges opp systematisk og fylkeskommunens administrasjon bør oppbevare dette materialet samlet. Fylkeskommunen må tilrettelegge sine regnskaper slik at dette gir relevant styringsinformasjon. SAK 17/14 BUDSJETT 2015 KONTROLL OG TILSYN Det samlede forslaget er som følger: Poster Budsjett 2014 Budsjett 2015 Kontrollutvalget Fast godtgjørelse leder Møtegodtgjørelse Reiseutgifter/kjøregodt Hotellopphold Tapt arbeidsfortjeneste Abonn./medlemskap Møteutgifter Kurs/konferanseavgifter Kjøp ekstern bistand Diverse Sum KU`s drift Sekretariat Betaling til IS Revisjonen Betaling til IKS * Ikke behandlet Totalt Det foreslåtte budsjett for Kontrollutvalg og sekretariat 2015 for Finnmark fylkeskommune vedtas og oversendes fylkesrådmannen som kontrollutvalgets forslag for Finnmark kommunerevisjon IKS vil sende sitt budsjettvedtak med fylkeskommunens andel direkte til administrasjonen, jf. endring i IKS loven 18, tredje ledd. 3. Forslaget følger fylkesutvalgets innstilling til fylkestinget vedrørende budsjettet for Finnmark fylkeskommune Særutskrift av fylkestingets behandling, med spesifisering av bevilgede beløp for kontroll og tilsynsarbeidet sendes kontrollutvalget, Finnmark kommunerevisjon IKS og Kontrollutvalgan IS. Som forslaget 4

5 SAK 18/14 REVISORBREV NR. 1/2014 Sekretariatet har gjennomgått revisjonsbrevet og konkluderer med følgende forslag til vedtak: Revisjonsbrev nr. 1/2014 oversendes til fylkestinget med følgende anbefaling til vedtak: Fylkestinget pålegger administrasjonen å rette opp de feil og mangler som fremkommer av revisorbrev nr. 1 /2014. Tilbakemelding på at feil og mangler er rettet opp oversendes kontrollutvalget innen 30. januar Revisjonsbrev nr. 1/2014 oversendes til fylkestinget med følgende anbefaling til vedtak: Fylkestinget pålegger administrasjonen å rette opp de feil og mangler som fremkommer av revisorbrev nr. 1 /2014. Tilbakemelding på at feil og mangler er rettet opp oversendes kontrollutvalget innen 30. januar Sak 19/14 OPPDRAGSANSVARLIG REVISORS UAVHENGIGHET Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlige revisors egenvurdering av uavhengighet i forhold til Finnmark fylkeskommune til orientering. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlige revisors egenvurdering av uavhengighet i forhold til Finnmark fylkeskommune til orientering. Var ingen saker til behandling under eventuelt. Sak 20/14 EVENTUELT Ingen saker behandlet. Møtet ble hevet kl Dag 2, fredag 10. oktober 2014 kl til ble noe amputert i forhold til møteprogram. Dette skyldtes at skolen hadde høstferie. Ass. rektor Ann Kristin Strøm orienterte utvalget om skolens visjon og verdier. Klasser og elevtall, tilbud ved skolen og søkertall ved de ulike programområder. Elevenes forutsetninger, gjennomføring, fullført/ bestått og læringsmiljø. Orienterte også om hva skolen ønsket å jobbe for (skoleutvikling) og ulike fokusområder. Til slutt ble utvalget orientert om økonomi og økonomiske prognoser for Utfordringene fremover er oppfølging av elever med særskilt behov, søkertall og dimensjonering, utbygging, elevhybler, spredt bosetting og kollektiv transport og alternativt tilbud til umotiverte elever. Studierektor Individuell opplæring Lillian Selnes orienterte om utfordringer for Ressursteamet. Den største utfordringen er å få midlene til å strekke til. Det er bevilget en pott på 9 mill kroner de to siste årene, mens behovet er økende. Elevenes behov øker, flere trenger et opplegg over 5 år, mens det vanlige har vært 3 år. Det etterlyses en modell for beregning av hvor stor potten må være. Fylket har ingen søkbare linjer for avvik fra ordinær læreplan. Det ble stilt spørsmål om dette burde etableres. 5

6 Jonas Nymo(Sign.) Kontrollutvalgsleder Neste møte ikke fastsatt. 6