Kontrollutvalget i Nes kommune MØTEPROTOKOLL

Transkript

1 Møtetid: Tirsdag 7. juni kl Møtested: Møterom «teknisk», i kommunehuset på Nes Medlemmer/vara til Tor Oscar Magnussen (leder) stede i møtet: Magne Medgard (nestleder) Lars Helge Brattested (medlem) Forfall: Ingen Andre til stede i møtet: Ordfører Tore Haraldset (orientering og sak 009/2016), For rådmann Hanne Brunborg (orientering og sak 09 og 10/2016), Revisjonssjef Åge Sandsengen (Kommunerevisjon IKS) Revisor Dagny Thon Hovrud (Kommunerevisjon IKS) Referent: Revisjonen Behandlet saker: Sak /-2016 SAKSKART Side SAKER TIL BEHANDLING 009/2016 Forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende barnevernstjenesten 2 010/2016 Forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende PPT 4 011/2016 Restanseliste politiske vedtak 7 012/2016 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 8 013/2016 Representanter til forhandlingsutvalg vedrørende kommunereformen Innkallingen og sakslisten: Kontrollutvalgsleder innledet møtet med gjennomgang av innkalling og saksliste. Det var ingen merknader til disse. Signering/formell godkjenning av protokoll fra møte Godkjent enstemmig. 1

2 Saker til behandling: Sak 09/2016 Forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende den interkommunale barnevernstjenesten i Hallingdal Saksbehandler: Utvalgsleder Saksgang Møtedato Sak nr. 1. Kontrollutvalget /2016 Saken blir avgjort av: Kontrollutvalget Dokumenter: Forvaltningsrevisjonsrapport og oversendelsesbrev til vertskommunen Ål, samt oversendelsesbrev til Nes kommune. Saksopplysninger Kommunerevisjon IKS har utarbeidet en forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende den interkommunale barnevernstjenesten i Hallingdal. Rapporten er utarbeidet på bestilling fra alle kontrollutvalgene i Hallingdal i møte Rapporten er behandlet i kontrollutvalget i vertskommunen Ål, der rådmann og leder av barnevernstjenesten i Hallingdal deltok under behandlingen. Innholdet er også av interesse for de andre kommunene som deltar i det interkommunale barnevernssamarbeidet i Hallingdal, og rapporten er følgelig oversendt til de øvrige fem kommunene til orientering. Vi henviser spesielt til revisjonens vurderinger og konklusjoner i del 5, og viktigheten av kommunens ansvar for å avdekke og forebygge omsorgssvikt jf. bvl Herunder viktigheten av at det kommunale apparatet kommer i konstruktiv dialog med foreldre, og unngår at de avslår eller avslutter forebyggende tiltak fra barnevernet. Kontrollutvalget i vertskommunen Ål behandlet rapporten den med følgende «Etter vår vurdering kan Hallingdalskommunene ha mulighet til å redusere både kostnader og antallet alvorlige saker på sikt ved å styrke det forebyggende arbeidet. Det kommunale apparatet, herunder barneverntjenesten, bør ha forbedringsmuligheter mht. å komme i konstruktiv dialog med utsatte familier tidligere i barnets liv. Rådmann i Ål anmodes om å ta opp med de øvrige rådmennene i Hallingdal om å styrke det forebyggende arbeidet for å hindre omsorgssvikt. Kontrollutvalget ber rådmann om å gi barnevernet i oppgave å øke innsatsen spesielt på forebygging av omsorgssvikt og konstruktiv og samarbeidende dialog med barnas foresatte, og gi tilbakemelding til kontrollutvalget innen 1.oktober 2016 på hvordan rådmann mener at dette skal gjennomføres i praksis. Eksempelvis: Barneverntjenesten, som "spesialtjeneste", kan i større grad enn i dag bevisstgjøre og ansvarliggjøre "førstelinjen" ved å sette seg i førersetet for å avdekke og forebygge omsorgssvikt. 2

3 "Førstelinjen", med bl.a. helsesøster, barnehage, skole og fastlege, kan formelt gis større ansvar for å avdekke barnets omsorgssituasjon, slik at utsatte familier tidlig får konstruktiv og praktisk hjelp til å bedre omsorgssituasjonen ("lavterskeltilbud"). Vilje til å sette inn ressurser tidlig for å forebygge omsorgssvikt og alvorlige tiltak. Den viktigste investeringen kommunene kan gjøre i det forebyggende arbeidet er å sikre at tjenesteapparatet har tilstrekkelige ressurser til å gi hjelp tidlig på lavest mulig tjenestenivå. Det vil kunne forebygge høye utgifter til mer alvorlige barnevernstiltak. Barnevernet kan sette høyere krav til seg selv, mht. å skape en konstruktiv dialog med familiene slik at nødvendige tiltak "treffer" og faktisk blir gjennomført. Målrettet forebyggende arbeid vil etter vår vurdering kunne bedre barnets omsorgssituasjon tidligere, og vil på sikt kunne redusere kostnadene, bedre tilliten til barneverntjenesten, redusere antallet alvorlige tiltak og i større grad tilfredsstille barnevernlovens krav om å avdekke og forebygge omsorgssvikt. Kommunestyret tar rapporten om den interkommunale barnevernstjenesten til orientering.» Kontrollutvalget i Gol behandlet rapporten i møte og kontrollutvalget i Hemsedal Begge utvalgene ba egen rådmann om å følge opp rapporten. Rapporten vil videre bli behandlet i Hol og i Flå Forslag til vedtak i kontrollutvalget i Nes Hallingdalskommunene kan ha mulighet til å redusere både kostnader og antallet alvorlige saker på sikt ved å styrke det forebyggende arbeidet. Barnevernstjenesten i samarbeid med det kommunale apparatet bør ha forbedringsmuligheter mht. å komme i konstruktiv dialog med utsatte familier tidligere i barnets liv. Rådmannen i Nes anmodes om, i samarbeid med øvrige rådmenn i Hallingdal, å styrke det forebyggende arbeidet for å hindre omsorgssvikt ved eksempelvis: Barneverntjenesten, som «spesialtjeneste», kan i større grad enn i dag bevisstgjøre og ansvarliggjøre det kommunale apparatet ved å sette seg i førersetet for å avdekke og forebygge omsorgssvikt. Det kommunale apparatet med bl.a. helsesøster, barnehage, skole og fastlege, kan formelt gis større ansvar for å avdekke barnets omsorgssituasjon, slik at utsatte familier tidlig får konstruktiv og praktisk hjelp til å bedre omsorgssituasjonen («lavterskeltilbud»). Vilje til å sette inn ressurser tidlig for å forebygge omsorgssvikt og alvorlige tiltak. Den viktigste investeringen kommunene kan gjøre i det forebyggende arbeidet er å sikre at tjenesteapparatet har tilstrekkelige ressurser til å gi hjelp tidlig på lavest mulig tjenestenivå. Det vil kunne forebygge høye utgifter til mer alvorlige barnevernstiltak. Barnevernet kan sette høyere krav til seg selv, mht. å skape en konstruktiv dialog med familiene slik at nødvendige tiltak «treffer» og faktisk blir gjennomført. Målrettet forebyggende arbeid vil etter vår vurdering kunne bedre barnets omsorgssituasjon tidligere, og vil på sikt kunne redusere kostnadene, bedre tilliten til barneverntjenesten, redusere 3

4 antallet alvorlige tiltak og i større grad tilfredsstille barnevernlovens krav om å avdekke og forebygge omsorgssvikt. Kontrollutvalget anmoder rådmannen i Nes om å styrke kommunens forebyggende arbeid i den interkommunale barnevernstjenesten i et samarbeid med det kommunale apparatet og gi tilbakemelding til kontrollutvalget innen 1.oktober 2016 på hvordan rådmann mener at dette skal gjennomføres i praksis. Kommunestyret tar rapporten om den interkommunale barnevernstjenesten til orientering. Behandling i møte Rådmannen mener rapporten peker på mange og viktige problemstillinger, og følger konklusjonene i rapporten. Det er viktig å følge ressursbruken i barnevernstjenesten. Viktig å se hele familien i slike saker. Rådmannen påpeker at rapporten ikke berører utfordring mht. arbeidsinnvandring og kulturforskjeller mht. barneoppdragelsen. Kontrollutvalget påpekte at rapporten ikke vurderer organiseringen som interkommunal tjeneste. Vedtak Kontrollutvalget anmoder rådmannen i Nes, i samarbeid med rådmannen i Ål, om å prioritere barnevernstjenestens forebyggende arbeid sammen med kommunens førstelinjetjeneste, innenfor tildelte rammer. Eksempelvis: Barneverntjenesten, som «spesialtjeneste», kan i større grad enn i dag bevisstgjøre og ansvarliggjøre det kommunale apparatet «ved å sette seg i førersetet» for å avdekke og forebygge omsorgssvikt. Det kommunale apparatet med bl.a. helsesøster, barnehage, skole og fastlege, kan gis større ansvar for å avdekke barnets omsorgssituasjon, slik at utsatte familier tidlig får konstruktiv og praktisk hjelp til å bedre omsorgssituasjonen («lavterskeltilbud»). Sette inn ressurser tidlig for å forebygge omsorgssvikt og alvorlige tiltak. Den viktigste investeringen kommunene kan gjøre i det forebyggende arbeidet er å sikre at tjenesteapparatet har tilstrekkelige ressurser til å gi hjelp tidlig på lavest mulig tjenestenivå. Det vil kunne forebygge høye utgifter til mer alvorlige barnevernstiltak. Barnevernet kan sette høyere krav til seg selv, mht. å skape en konstruktiv dialog med familiene slik at nødvendige tiltak «treffer» og faktisk blir gjennomført, bl.a. for å unngå at foreldre avslutter eller avviser tiltak. Hallingdalskommunene kan ha mulighet til å redusere både kostnader og antallet alvorlige saker på sikt, ved å styrke det forebyggende arbeidet. Det bes om at rådmannen gir tilbakemelding til kontrollutvalget innen 1.oktober 2016 på hvordan rådmannen mener at dette skal gjennomføres i praksis. Kommunestyret tar rapporten om den interkommunale barnevernstjenesten til orientering. 4

5 Sak 10/2016 Forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende PP-tjenesten i Nedre Hallingdal Saksbehandler: Utvalgsleder Saksgang Møtedato Sak nr. 1. Kontrollutvalget /2016 Saken blir avgjort av: Kontrollutvalget Dokumenter: Forvaltningsrevisjonsrapport og oversendelsesbrev til kontorkommunen Gol, samt oversendelsesbrev til Nes kommune. Saksopplysninger Kommunerevisjon IKS har utarbeidet en forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende PP-tjenesten i nedre Hallingdal. Tilsvarende rapporter er utarbeidet for PP-tjenesten for øvre Hallingdal og for Valdres. Rapportene er utarbeidet på bestilling fra alle kontrollutvalgene i Hallingdal i møte , og i Valdres Det vises til rapporten, spesielt til oppsummeringen og oversendelsesbrevet. Kontrollutvalget i Ål, som vertskommune for PPT-samarbeidet i øvre Hallingdal behandlet likelydende rapport i møte som sak 13/2016, med følgende «Kontrollutvalget anmoder rådmann om å få PPT og skolens ledelse i fellesskap til å avklare hvilke elever som skal til PPT for sakkyndig vurdering, og hva skolen selv plikter å løse gjennom individuelt tilpasset opplæring. Herunder at PPT skal rapportere alle avvik til rektor og kommuneledelsen løpende, og rapportere antall saker og avvik i en oversiktlig oppstilling ved utløpet av vårsemester (jan-juni) og høstsemester (aug-des), der man ser utviklingen over tid. Denne rapporteringen anmoder vi om at foreligger for første halvår 2016, f.eks. innen 1. februar Etter vår vurdering er det viktigste nå at PPT-enheten i samarbeid med hver skoleleder får myndighet til, og tar ansvar for, å endre praksis fremover i tid. Vi vurderer at følgende er viktig: 1. Den enkelte skoleleder/rektor bør påse at skolen har tilfredsstillende ressurser og kompetanse til å sikre at elevene får nødvendig individuelt tilpasset opplæring jf. oppll. 1-3, og at de skal ta initiativ til å be om veiledning fra PPT dersom skolen ikke lykkes med den enkelte elev. Elevene har rett til å få tilpasset undervisning ut fra behov, og skolen kan ikke unnlate å gi dette av økonomiske hensyn. 2. PPT bør ta initiativ til et tett samarbeid med skoleleder/rektor. Det er viktig at den enkelte lærer kan få veiledning fra PPT for å sikre god individuelt tilpasset opplæring, for å gi bistand på lavest mulig tjenestenivå. Videre er det viktig å definere forskjellen på skolens ansvar innenfor tilpasset opplæring, og hvilke elver som skal oversendes PPT for sakkyndig vurdering. 5

6 3. PPT bør melde tilbake til skolen fortløpende dersom de får henvist elever med utfordringer som PPT mener at skolene kunne løst gjennom individuelt tilpasset opplæring, og sende kopi av denne til skoleeier. Etter vår vurdering er det viktig å ta utgangspunkt i utfordringer ved den enkelte skole. PPT-enheten og skoleleder kan gjennom samarbeid, god dialog og gjensidig forståelse skape endringer i praksis til det beste for enkeltelever, skolens læringsmiljø og ressursutnyttelsen både i skolen og PPT-enheten. Målet bør være at bare elever med spesielle behov, med mulig avvik fra læreplanen, henvises til PPT for sakkyndig vurdering. Flest mulig elever bør få tilfredsstillende opplæring gjennom den ordinære undervisningen, iht. lovmessig rett til tilpasset undervisning. Kommunestyret tar rapporten om PP-Tjenesten til orientering.» Kontrollutvalget i Gol, som kontorkommune for PPT-samarbeidet for Nedre Hallingdal behandlet rapporten i møte , med følgende «Kontrollutvalget anmoder rådmann i Gol, som rådmannen i kommunen hvor PPT Nedre Hallingdal IKS har hovedkontor, om å få PPT-enheten og skoleledelsen i fellesskap til å avklare hvilke elever som skal til PPT for sakkyndig vurdering, og hva skolen selv plikter å løse gjennom individuelt tilpasset opplæring. Herunder at PPT skal rapportere alle avvik til rektor og kommuneledelsen løpende, og rapportere antall saker og avvik i en oversiktlig oppstilling ved utløpet av vårsemester (jan-juni) og høstsemester (aug-des), der man ser utviklingen over tid. Denne rapporteringen anmoder kontrollutvalget om at foreligger for første halvår 2016, f.eks. innen 1. februar Etter vår vurdering er det viktigste nå at PPT-enheten i samarbeid med hver skoleleder får myndighet til, og tar ansvar for, å endre praksis fremover i tid. Vi vurderer at følgende er viktig: 1. Kommunalsjef/rektor bør påse at skolen har tilfredsstillende ressurser og kompetanse til å sikre at elevene får nødvendig individuelt tilpasset opplæring jf. oppll. 1-3, og at de skal ta initiativ til å be om veiledning fra PPT dersom skolen ikke lykkes med den enkelte elev. Elevene har rett til å få tilpasset undervisning ut fra behov, og skolen kan ikke unnlate å gi dette av økonomiske hensyn. Det presiseres at det bør gjøres undersøkelser av syn, hørsel ol., for å løse slike utfordringer på lavest mulig tjenestenivå. 2. PPT bør ta initiativ til et tett samarbeid med skoleleder/rektor. Det er viktig at den enkelte lærer kan få veiledning fra PPT for å sikre god individuelt tilpasset opplæring, for å gi bistand på lavest mulig tjenestenivå. Videre er det viktig å definere forskjellen på skolens ansvar innenfor tilpasset opplæring, og hvilke elver som skal oversendes PPT for sakkyndig vurdering. 3. PPT bør melde tilbake til skolen fortløpende dersom de får henvist elever med utfordringer som PPT mener at skolene kunne løst gjennom individuelt tilpasset opplæring, og sende kopi av denne til skoleeier. 6

7 Etter vår vurdering er det viktig å ta utgangspunkt i utfordringer ved den enkelte skole. PPTenheten og skoleleder kan gjennom samarbeid, god dialog og gjensidig forståelse skape endringer i praksis til det beste for enkeltelever, skolens læringsmiljø og ressursutnyttelsen både i skolen og PPT-enheten. Målet bør være at bare elever med spesielle behov, med mulig avvik fra læreplanen, henvises til PPT for sakkyndig vurdering. Flest mulig elever bør få tilfredsstillende opplæring gjennom den ordinære undervisningen, iht. lovmessig rett til tilpasset undervisning. Kommunestyret tar rapporten om PP-Tjenesten til orientering.» Rapporten ble også behandlet i kontrollutvalget i Hemsedal , og vil bli behandlet i Hol og i Flå Forslag til vedtak i kontrollutvalget i Nes Kontrollutvalget anmoder rådmannen i Nes om å bidra til at PPT-enheten og skoleledelsen i Nes i fellesskap vil avklare hvilke elever som skal til PPT for sakkyndig vurdering, og hva skolen selv plikter å løse gjennom individuelt tilpasset opplæring. Videre anmodes rådmannen om å bidra til at PPT-enheten i samarbeid med hver skoleleder får myndighet til, og tar ansvar for, å endre praksis fremover i tid. Vi vurderer at følgende er viktig: 1. Kommunalsjef/rektor bør påse at skolen har tilfredsstillende ressurser og kompetanse til å sikre at elevene får nødvendig individuelt tilpasset opplæring jf. oppll. 1-3, og at de skal ta initiativ til å be om veiledning fra PPT dersom skolen ikke lykkes med den enkelte elev. Elevene har rett til å få tilpasset undervisning ut fra behov, og skolen kan ikke unnlate å gi dette av økonomiske hensyn. Det presiseres at det bør gjøres undersøkelser av syn, hørsel ol., for å løse slike utfordringer på lavest mulig tjenestenivå. 2. PPT bør ta initiativ til et tett samarbeid med skoleleder/rektor, og definere forskjellen på skolens ansvar innenfor tilpasset opplæring, og hvilke elver som skal oversendes PPT for sakkyndig vurdering. 3. PPT bør melde tilbake til skolen fortløpende dersom de får henvist elever med utfordringer som PPT mener at skolene kunne løst gjennom individuelt tilpasset opplæring, og sende kopi av denne til skoleeier. Kommunestyret tar rapporten om PP-tjenesten til orientering. Behandling i møte Revisjonen redegjorde kort for rapporten. Revisjonen opplyste om at PPT for Nedre Hallingdal IKS har gjort revisjonen oppmerksom på at første avsnitt i vedtaket i sak 04/2016 i kontrollutvalget i Gol er upresist. Avsnittet kan forstås slik at rådmannen i Gol har direkte instruksjonsmyndighet overfor det interkommunale selskapet. Styrings-signaler fra eierkommunene skal imidlertid gå via formelle styringsorganer, dvs. representantskap og styre for interkommunale selskaper. 7

8 Kontrollutvalget i Gol skal ha nytt møte den 13. juni 2016, og skal da formelt godkjenne protokollen for sak 04/2016. Revisjonen vil da foreslå at kontrollutvalget gjør vedtaket mer presist. Det blir sendt brev til de involverte kommunene om dette, herunder til Nes. Rådmannen redegjorde for at dette er kjente problemstillinger som Nes kommune arbeider med. Rapporten bringer nå problemstillingen opp på politisk nivå. Vedtak Kontrollutvalget anmoder rådmannen i Nes om å bidra til at PPT-enheten og skoleledelsen i Nes i fellesskap avklarer hvilke elever som skal til PPT for sakkyndig vurdering, og hva skolen selv plikter å løse gjennom individuelt tilpasset opplæring. Videre anmodes rådmannen om å bidra til at PPT-enheten i samarbeid med hver skoleleder får myndighet til, og tar ansvar for, å endre praksis fremover i tid. Vi vurderer at følgende er viktig: 1. Kommunalsjef/rektor bør påse at skolen har tilfredsstillende ressurser og kompetanse til å sikre at elevene får nødvendig individuelt tilpasset opplæring jf. oppll. 1-3, og at de skal ta initiativ til å be om veiledning fra PPT dersom skolen ikke lykkes med den enkelte elev. Elevene har rett til å få tilpasset undervisning ut fra behov, og skolen kan ikke unnlate å gi dette av økonomiske hensyn. Det presiseres at det bør gjøres undersøkelser av syn, hørsel ol., for å løse slike utfordringer på lavest mulig tjenestenivå. 2. PPT bør ta initiativ til et tett samarbeid med skoleleder/rektor, og definere forskjellen på skolens ansvar innenfor tilpasset opplæring, og hvilke elever som skal oversendes PPT for sakkyndig vurdering. 3. PPT bør melde tilbake til skolen fortløpende dersom de får henvist elever med utfordringer som PPT mener at skolene kunne løst gjennom individuelt tilpasset opplæring, og sende kopi av denne til skoleeier. Kommunestyret tar rapporten om PP-tjenesten til orientering. 8

9 Sak 11/2016 Restanseliste for politiske vedtak Saksbehandler: Utvalgsleder Saksgang Møtedato Sak nr. 1. Kontrollutvalget /2016 Saken blir avgjort av Kontrollutvalget Dokumenter i saken Restanseliste for saker i kommunestyret 2015 Saksopplysninger Kontrollutvalget har laget en liste over saker kommunestyret har behandlet, og som kontrollutvalget oppfatter ikke er ferdigstilt iht. vedtak. Kontrollutvalget har invitert rådmannen til møtet for å redegjøre for status i sakene. Kontrollutvalget er spesielt opptatt av status for: - Sak 58/2013 Byggesaksbehandling i regulerte områder: Hva er gjort fra administrasjons side her mht. vurderinger og eventuelle endringer? - Sak 86/2013 Intermediæravdelingen - hvordan er pkt. 1 fulgt opp, og i hvor stor grad bruker Nes kommune disse plassene? Forslag til vedtak Kontrollutvalget tar rådmannens orientering til etterretning. Vedtak i kontrollutvalget Saken utsettes til neste møte. Sak 12/2016 Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2016 Møtet vurderes lukket med hjemmel i kommuneloven 31 nr. 5 og offentleglova 24. Saksbehandler: Utvalgsleder Saksgang Møtedato Sak nr. 1. Kontrollutvalget /2016 Saken blir avgjort av Kontrollutvalget Dokumenter i saken Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, og overordnet analyse for Nes kommune. Saksopplysninger Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 4. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter kommunestyret er konstituert, legge frem en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for vedtak i kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 9

10 10 og 13. Planen skal ta utgangspunkt i en risiko- og vesentlighetsvurdering av kommunen, som dokumenteres i en overordnet analyse, jf. forskrift om kontrollutvalg 10: Forvaltningsrevisjon innebærer en systematisk vurdering av kommunens økonomi, produktivitet og måloppnåelse ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger, jf. forskrift om revisjon 7. Selskapskontroll kan foretas i selskaper som er heleid av kommuner. Selskapskontroll kan innbefatte kontroll med at de om utøver kommunens eierinteresser gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll) og/eller gjennomgang av driften (forvaltningsrevisjon), jf. forskrift om kontrollutvalg 14. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll beskriver hvordan kontroll- og tilsynsarbeidet i Hallingdal er tenkt gjennomført i kommende fireårsperiode. Kontrollutvalget har bedt Kommunerevisjon IKS utarbeide overordna analyse for Nes kommune, og deretter plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Planen skal legges frem for kommunestyre for behandling før Kontrollutvalget i Nes har i tidligere møtet drøftet risikoområder med rådmann og ordfører. I dagens møte har Kommunerevisjonen IKS lagt frem utkast til plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt overordnet analyse for Nes kommune. Forslag til vedtak Kontrollutvalget slutter seg til fremlagt overordnet analyse og plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, med de endringer som ble foreslått i møtet. Kontrollutvalget ber Kommunerevisjon IKS ferdigstille dokumentene, og sekretariatet om å oversende planen til kommunestyret for behandling så raskt som mulig. Planen oversendes kommunestyret med følgende forsalg til Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll godkjennes. Behandling i møte Revisjonen redegjorde for planen og analysen, og dokumentene ble diskutert. Vedtak i kontrollutvalget Kontrollutvalget slutter seg til fremlagt overordnet analyse og plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollutvalget utsetter endelig vedtak av planen. 10

11 Sak 13/2016 Representanter til forhandlingsutvalget for kommunereform Lars Brattestad ble erklært ikke å være habil i saken, og deltok ikke i behandlingen. Saksbehandler: Utvalgsleder Saksgang Møtedato Sak nr. 1. Kontrollutvalget /2016 Saken blir avgjort av Kontrollutvalget Dokumenter i saken Ingen Saksopplysninger Kommunestyret i Nes har valgt representanter til et forhandlingsutvalg knyttet til kommunesammenslåingsprosessen (kommunereformen). Kommunestyresak 12/2015 vedrørende valg av representanter til kommunens forhandlingsutvalg er som følger: «Ad hoc-gruppen opprettet av kommunestyret i sak 47/ nedlegges, og oppgavene knyttet til kommunereformen overføres til formannskapet. Ved behandling av saker knyttet til kommunereformen utvides formannskapet med representant fra de to partier som ikke er representert i formannskapet, slik at alle politiske partier i kommunestyret og tillitsvalgte er representert. Representant for barn og unge inviteres med i det videre arbeid med kommunereformen. Rådmannen bes å ta initiativ til å invitere tillitsvalgte med i det videre arbeid med kommunereformen.» Det har kommet frem at Lars Brattestad har møtt som vara for en av Bygdelistas representanter i forhandlingsutvalget. Brattestad sitter ikke i formannskapet og er heller ikke vara til formannskapet. Brattestad sitter imidlertid i kontrollutvalget i Nes, og medlemmer eller varamedlemmer til formannskapet er ikke valgbare til kontrollutvalget. Det er stilt spørsmål ved om det at Brattestad har møtt i forhandlingsutvalget er forenelig med kommunestyrets vedtak i sak 12/2015, og hans plass i kontrollutvalget. Vurdering Bygdelista har to medlemmer i formannskapet, H, Ap og Sp en hver. Iht. kommunestyrevedtak 12/2015 kan disse partiene da ikke få flere medlemmer i forhandlingsutvalget, men de to partiene som ikke er representert i formannskapet får hvert sitt medlem i forhandlingsutvalget. Totalt syv medlemmer. Brattestad kan i prinsippet sitte i forhandlingsutvalget og likevel være valgbar til kontrollutvalget. Dette så lenge det legges til grunn at utvidet formannskap/forhandlingsutvalget ikke har vedtaksmyndighet, men bare er et saksforberedende organ til kommunestyret. Kommunestyrevedtak 12/2015 sier imidlertid klart at det er formannskapet med tillegg av representanter fra to partier som skal sitte i forhandlingsutvalget. Dersom utvidet formannskap 11

12 har vedtaksmyndighet med innstilling til kommunestyret, så er ikke Lars valgbar når han sitter i kontrollutvalget. Vi forstår imidlertid at forhandlingsutvalget ikke har vedtaksmyndighet, og Brattestad kan da møte i forhandlingsutvalget samtidig som han sitter i kontrollutvalget. Kommunestyrevedtak sier imidlertid ikke noe hvem som er vararepresentanter til forhandlingsutvalget. Det er det da naturlig å forutsette at det er varamedlemmer til formannskapet som skal møte i forhandlingsutvalget dersom det er faste medlemmer som ikke kan møte. Videre kan det forutsettes at partiene som ikke er representert i formannskapet selv velger representant og vararepresentant. Lars Brattestad er hverken medlem eller varamedlem til formannskapet. Når Brattestad møtte i forhandlingsutvalget, kan ikke det vurderes å være i tråd med kommunestyrevedtak 12/2015. Det er ikke undersøkt nærmere hvorfor Brattestad møtte i forhandlingsutvalget. Det kan være mange årsaker til dette. Når kommunestyret selv har presisert hvem som skal møte i forhandlingsutvalget, bør dette følges. Dersom det ikke er praktisk mulig å følge kommunestyrevedtaket kan det være viktig at kommunestyret informeres om at vedtaket ikke er fulgt, og om årsaken til dette. Vedtak i kontrollutvalget Kontrollutvalget vurderer at det er uheldig at kommunestyrets vedtak ikke er fulgt. Kontrollutvalget anmoder om at kommunestyrets vedtak blir fulgt. Videre anmodes det om at dersom det ikke er praktisk mulig å følge vedtak skal kommunestyret informeres om dette så snart det er praktisk mulig, og at det om mulig fattes nytt og gjennomførbart vedtak i saken. Kontrollutvalgets sak 13/2016 oversendes kommunestyret til orientering. Drøftings-/orienteringssaker: A. Orientering ordfører/rådmann, og eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget Møtet ble vedtatt lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. Ordfører og rådmann orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget, bl.a.: - Politiske utfordringer mht. samarbeid er noe redusert. - Kommunereformen har tatt mye tid.samtidig er det politiske ambisjoner om å gjennomføre planlagte investeringer. Dette arbeidet er i gang. Eksempelvis: o Vurderer dagens bruk av næringsfond. o Det planlagt en ny større barnehage, og kan legge ned tre små barnehager. Blir en ny 4. avdeling som må bemannes opp, men dette gir bedre og mer fleksibel tjeneste. o Uavhengig av kommunesammenslåing har rådmannen fått i oppdrag å søke samarbeid med Gol på områder der det kan være aktuelt. - Antall årsverk i Nes kommune er ca. på samme nivå som for 12 år siden, samtidig har oppgavene økt i omfang. - Formannskapet har vedtatt en organisatorisk endring fra 1/7, med kommunalsjef for fellestjenester, oppvekst/kultur og helse/omsorg. Gjør også noen tilpasninger på mellomledernivå. Plangruppen er «løftet ut av tekniske» og rapporterer direkte til rådmannen. 12

13 B. Rådmannen bes orienter mht. status i punkter tatt opp i revisjonsbrev nr. 7. Utsettes! C. Kontrollutvalgsleder orienterer om status mht. kontrollutvalgssekretariat. God søkermasse. To av lederne har kommet med innstilling på to personer. Skal behandles i ledermøte i Hallingdal onsdag D. Kontroll og tilsyn: Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekter i Nes kommune. Møtet ble vedtatt lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. Ingen spesielle saker. Annet Møteplan 2016 Neste møte: tirsdag 13. september Varsle rådmann og ordfører. Skjema møtegodtgjørelser: Samtlige har fått utdelt møtegodtgjørelsesskjema i møtet. Underskrifter: Tor Oscar Magnussen Magne Medgard Lars Helge Brattested leder nestleder medlem Protokoll til: Utvalgsmedlemmer, Nes kommune, ordfører, Kommunerevisjon IKS 13