Kontrollutvalget i Lavangen

Transkript

1 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Helsesenteret, møterom Båten Fra sak: Til sak: 12/ /2016 Fra kl.: Til kl.: 09:00 11:40 Følgende medlemmer møtte: Jon Rasdal Eliassen Svenn Ole Wiik IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Unn Tove Bakkevoll FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: FRA SEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: Fra KomRev NORD IKS møtte kontaktrevisor Sissel J. Pedersen. Ordfører Bernhardt Halvorsen var tilstede i møtet under behandling av sak 16/16. 2 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling ble enstemmig godkjent.

2 Sak 12/16 Godkjenning av protokoll fra møte den 26. september 2016 Protokollen fra møte i Lavangen kontrollutvalg den 26. september 2016 godkjennes. Protokoll fra forrige møte ble gjennomgått. Protokoll fra møte i Lavangen kontrollutvalg den 26. september 2016 godkjennes med følgende endring: Overskrift i sak 11/16 «Forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt og selskapskontroll» endres til «Forslag til plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll». Sak 13/16 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Lavangen kommune Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget har fått indikasjoner på at det kan være hensiktsmessig å se på kommunens rutiner for offentlige anskaffelser. Kontrollutvalget diskuterte i forrige møte kommunens rutiner rundt offentlige anskaffelser, og fattet følgende vedtak: «Sekretariatet utarbeider til neste kontrollutvalgsmøte forslag til bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt, herunder prosjektskisse og særutskrift til kommunestyret, som går på kommunens rutiner i forbindelse med offentlige anskaffelser, basert på de opplysninger fremkommet i kontrollutvalgsmøtet. Kontrollutvalgets medlemmer forbereder til neste kontrollutvalgsmøte hvilke forhold, som inngår i offentlige anskaffelser, de ønsker kontrollert gjennom forvaltningsrevisjonsprosjektet. Forvaltningsrevisor inviteres til neste kontrollutvalgsmøte.» Sekretariatet har utarbeidet forslag til prosjektskisse og særutskrift til kommunestyret. Forvaltningsrevisor var invitert til møtet, men avstod fra møtet fordi prosjektskissen var gjennomgått på forhånd av forvaltningsrevisor i samråd med sekretariatet. Prosjektskissen ble fremlagt og gjennomgått i møtet. Basert på drøftinger av prosjektskissen i møtet ble det foretatt noen mindre endringer av Problemstillinger i prosjektskissen. Protokoll kontrollutvalgsmøte Lavangen 02_11_2016.docx sak 12/16 19/16 Side 2 av 11

3 Forslagene til prosjektskisse og saksfremlegg ble godkjent. Plan for forvaltningsrevisjon skal fremlegges for kommunestyret innen utgangen av I kontrollutvalgets forslag til plan er forvaltningsrevisjonsprosjekt på offentlige anskaffelser medtatt som prosjekt nr 1. Forutsatt at planen blir vedtatt i kommunestyret slik den er fremlagt, skal sekretariatet påse at forvaltningsrevisjonsprosjekt på offentlige anskaffelser settes i bestilling. Sak 14/16 Svar på revisjonsbrev nr. 2 Administrasjonssjefens svar på revisjonsbrev nr. 2, og revisors vurdering av svar på revisjonsbrevet, tas til orientering. Administrasjonssjefen har gitt tilsvar på revisjonsbrev nr. 2, datert Oppdragsansvarlig revisor har vurdert administrasjonssjefens tilsvar på revisjonsbrevet. Kontaktrevisor var tilstede i møtet og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Administrasjonssjefens svar på revisjonsbrev nr. 2, og revisors vurdering av svar på revisjonsbrevet, tas til orientering. Sak 15/16 Overordnet analyse Statusoppdatering fra sekretariatet tas til orientering. Sekretariatet fortsetter arbeidet med å utarbeide en overordnet analyse. Sekretariatet er blitt anmodet om å foreta analysen, og orienterte om status. Midler for å få gjennomført en slik analyse vil bli regulert inn i kommunens budsjett for Sekretariatet er i gang med å utarbeide en overordnet analyse av Lavangen kommune, som grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Sekretariatet orienterte om status i møtet og avklarte med kontrollutvalget det videre arbeidet. Protokoll kontrollutvalgsmøte Lavangen 02_11_2016.docx sak 12/16 19/16 Side 3 av 11

4 Statusoppdatering fra sekretariatet tas til orientering. Sekretariatet fortsetter arbeidet med å utarbeide en overordnet analyse. Sak 16/16 Kommunalt næringsfond Ingen Sekretariatet hadde i forkant av møtet vært i dialog med ordfører for å forsøke å få en oversikt fra fondsstyret over alle utbetalinger fra kommunens næringsfond siden 2010, med fondsstyrets vurderinger av tilskuddene opp mot gjeldende regelverk. Ordfører var inne i møtet under behandling av saken, og redegjorde og svarte på spørsmål, og kontrollutvalget fattet så følgende Ordførerens redegjørelse tas til orientering. Kontrollutvalget ser ingen grunn til å undersøke forholdet nærmere på nåværende tidspunkt. Sak 17/16 Budsjett Kontrollutvalget fremmer sak til kommunestyret om å vedta forslag til budsjett for 2017 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Lavangen kommune med en ramme på kr ,-. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2017 bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak om forslag til budsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Sekretariatet hadde i forkant av kontrollutvalgsmøtet laget et forslag til budsjett for 2017, for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Lavangen kommune. Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn jf. kontrollutvalgsforskriften 18. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontrollog tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Protokoll kontrollutvalgsmøte Lavangen 02_11_2016.docx sak 12/16 19/16 Side 4 av 11

5 Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme inneholder utgiftene til driften av kontrollutvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariattjenester og revisjonstjenester. Budsjettforslaget er basert på regnskapstall fra tidligere år, satser for møtegodtgjørelse, samt prisestimat fra KomRev NORD IKS og Hålogaland Revisjon AS, som er partene kommunen kjøper tjenester fra. Forslaget ble gjennomgått i møtet. Etter innspill fra medlemmene, ble det foretatt justeringer av enkelte poster, og kontrollutvalget fattet så følgende Kontrollutvalget fremmer sak til kommunestyret om å vedta forslag til budsjett for 2017 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Lavangen kommune med en ramme på kr ,-. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2017 bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak om forslag til budsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Sak 18/16 Selskapskontroll Orneset Eiendomsselskap AS Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget ytret i forrige møte ønske om å gjennomføre en selskapskontroll på kommunens heleide selskap Orneset Eiendomsselskap AS. Plan for selskapskontroll vil bli behandlet i dette møtet, jf sak 19.9/16 nedenfor. Bestilling av selskapskontroll ble ikke diskutert nærmere. Saken utsettes. Sak 19/16 Eventuelt, herunder; 19.1/16 Ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Kontrollutvalget har mottatt brev fra KomRev NORD IKS om at kommunen har fått ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor. Sekretariatet redegjorde for innholdet i brevet, og kontrollutvalget fattet så følgende Protokoll kontrollutvalgsmøte Lavangen 02_11_2016.docx sak 12/16 19/16 Side 5 av 11

6 Brevet fra kommunens revisor tas til orientering. 19.2/16 Uavhengighetserklæring regnskapsrevisor Sekretariatet redegjorde for innholdet i uavhengighetserklæringa fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor, og kontrollutvalget fattet så følgende Uavhengighetserklæringa fra kommunens oppdragsansvarlige regnskapsrevisor tas til orientering. 19.3/16 Svar på oppsummeringsbrev Lavangen kommune 2015 Revisor var tilstede i møtet og redegjorde for innholdet i svarbrevet, og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget tar svar på oppsummeringsbrevet til orientering. 19.4/16 Offentliggjøring av møtedatoer, sakslister og protokoller Sekretariatet hadde i etterkant av forrige kontrollutvalgsmøte vært i dialog med en av de ansatte som oppdaterer kommunens nettside, for å prøve å få gjort tilgjengelig kontrollutvalgets møtedatoer, innkallinger og protokoller. Det fremkom i den dialogen at kommunens nettside ikke fungerte slik de ønsket, og at de i den forbindelse var i ferd med å få på plass en ny nettside, som forhåpentligvis ville være klar før jul Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra sekretariatet til orientering. Sekretariatet følger opp at kommunen innfører rutine med å offentliggjøre kontrollutvalgets møter og dokumenter på kommunens nye nettside når den er klar. Protokoll kontrollutvalgsmøte Lavangen 02_11_2016.docx sak 12/16 19/16 Side 6 av 11

7 19.5/16 Møteplan 2017 Kontrollutvalget diskuterte mulige møtedatoer, men ble enige om å ikke vedta en møteplan for 2017 på nåværende tidspunkt, og fattet så følgende Kontrollutvalget ønsker ikke på nåværende tidspunkt å vedta en møteplan for 2017, men berammer neste møte til tirsdag 10. januar kl. 9: /16 Saksfremlegg i innkalling til møter i kontrollutvalget Svenn Ole Wiik la frem følgende forslag til vedtak på dette ekstrapunktet under sak om eventuelt: Kontrollutvalget er ikke tilfreds med at saksfremstillingene i sakene for kontrollutvalget i meget stor grad er basert på at der skal orienteres muntlig i møtet. Dette desto mer som kontrollutvalget i møte den 26.september 2016 i sak 11/16 gjorde følgende enstemmige vedtak: «Kontrollutvalget ønsker at informasjon om kontrollutvalgets møter, samt sakslister og møteprotokoller, skal være mulig å finne frem til på Lavangen kommunes nettside.» Sakslister som henviser til en muntlig orientering i møtet gir ingen informasjon til leseren. I tillegg er det et hevdvunnet prinsipp at all saksbehandling i det offentlige skal skje skriftlig. Kontrollutvalget inviteres av sekretariatet til det motsatte: muntlig saksbehandling. Dermed blir ikke saken etterprøvbar i ettertid. Kontrollutvalget ber sekretariatet for fremtiden om å fremstille alle saker der det inviteres til vedtak eller innstillinger om å gjøre saksfremstillingen skriftlig. I tillegg gjør kontrollutvalget sekretariatet oppmerksom på at i saker der kontrollutvalget har innstillingsrett, så er det saksfremstillingen for kontrollutvalget som skal følge saken til kommunestyret og ikke et nytt saksfremlegg fra rådmannen. En saksbehandling for kommunestyret som er basert på muntlige orienteringer vil gjøre det særdeles vanskelig for de politiske partiene å behandle sakene fra kontrollutvalget på forhånd i de lokale partilagene, og vil - dersom sekretariatet skal møte i kommunestyret for der å gi samme muntlige orientering som for kontrollutvalget - sterkt bidra til å øke kostnadene for tilsyn og kontroll. Og denne kostnaden har alt økt kraftig. I 2015 gikk det med kr til kontrollutvalget, mens det i 2016 vil bli en kostnad på kr og i 2017 på kr Sekretariatet ytret forståelse for ønsket om at innkallingene for fremtiden skal inneholde mer utfyllende skriftlige saksfremlegg. Dette fordrer at sekretariatet så langt det er mulig innen rimelig tid i forkant av utsendelse av innkallingen, får tilgang til nødvendig informasjon og dokumentasjon vedrørende sakene som skal opp i møtet. Protokoll kontrollutvalgsmøte Lavangen 02_11_2016.docx sak 12/16 19/16 Side 7 av 11

8 Kontrollutvalget ber sekretariatet for fremtiden om å fremstille alle saker der det inviteres til vedtak eller innstillinger om å gjøre saksfremstillingen skriftlig. 19.7/16 Regulert budsjett 2016 Sekretariatet hadde i forkant av kontrollutvalgsmøtet laget et forslag til regulert budsjett for 2016, for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Lavangen kommune. Kontrollutvalget behandlet forslag til regulert budsjett for 2016 for kontroll og tilsyn jf. kontrollutvalgsforskriften 18. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme inneholder utgiftene til driften av kontrollutvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariattjenester og revisjonstjenester. Budsjettforslaget er basert på regnskapstall fra tidligere år, satser for møtegodtgjørelse, samt prisestimat fra KomRev NORD IKS og Hålogaland Revisjon AS, som er partene kommunen kjøper tjenester fra. Forslaget ble gjennomgått i møtet. Etter innspill fra medlemmene, ble det foretatt justeringer av enkelte poster, og kontrollutvalget fattet så følgende Kontrollutvalget fremmer sak til kommunestyret om å vedta forslag til regulert budsjett for 2016 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Lavangen kommune med en ramme på kr ,-. Budsjettrammen innarbeides ved neste budsjettregulering for Kontrollutvalgets forslag til regulert budsjettramme for kontroll og tilsyn 2016 bes medtatt i budsjettinnstilling til kommunestyret. 19.8/16 Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalgets leder, og ordinært medlem Svenn Ole Wiik, ønsket å behandle plan for forvaltningsrevisjon i møtet. Svenn Ole Wiik la frem sitt forslag til plan, mens kontrollutvalgets leder hadde med forslag utarbeidet av kontrollutvalgsmedlem Unn Tove Bakkevoll. Protokoll kontrollutvalgsmøte Lavangen 02_11_2016.docx sak 12/16 19/16 Side 8 av 11

9 Det fremkom ingen innsigelser til behandling av saken i møtet og saken ble deretter behandlet. Kontrollutvalget skal sørge for at det jevnlig gjennomføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Bestilling av forvaltningsrevisjon skal ifølge kontrollutvalgsforskriften 10 skje på bakgrunn av en plan som skal vedtas av kommunestyret. Denne planen skal utarbeides minst én gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal være basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risikoog vesentlighetsvurderinger. Planen for forvaltningsrevisjon skal baseres på en overordnet analyse. Dette er en helhetlig gjennomgang av kommunens virksomhet, på et overordnet nivå, der det legges vekt på å identifisere potensielle risikoer og vurdere vesentligheten av disse. Analysen er under utarbeidelse av sekretariatet på oppdrag fra kontrollutvalget. Arbeidet med den overordnede analysen anses på nåværende tidspunkt å være tilstrekkelig fullført til at funn ved analysen kan medtas i vurderingen ved utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjonen. Kontrollutvalget diskuterte hvilke forvaltningsrevisjonsprosjekter som ville være mest hensiktsmessig å gjennomføre for perioden , og i hvilken rekkefølge, og fattet så følgende Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar overordnet analyse til orientering og vedtar plan for forvaltningsrevisjon for som den foreligger, med følgende prosjekter i prioritert rekkefølge: 1. Offentlige anskaffelser: etterlevelse av regelverk. 2. Gjennomgang av overordnet planverk i Lavangen kommune mangler Rettssikkerhet til kommunens innbyggere herunder lønnspolitisk plan: er denne i samsvar med Hovedavtale og Hovedtariffavtale 3. Bosetting av flyktninger. Hvordan har integreringsutfordringene blitt taklet og er bemanningen adekvat for oppgaven? 4. Økonomisk intern kontroll og rapportering til kommunestyret -herunder interkommunalt samarbeid etter Kommunelovens 27: er rutinene adekvate og etterleves de? Protokoll kontrollutvalgsmøte Lavangen 02_11_2016.docx sak 12/16 19/16 Side 9 av 11

10 Kontrollutvalget ber kommunestyret om myndighet til å gjøre endringer i planen i planperioden, både vedrørende planlagte forvaltningsrevisjonsprosjekter og prioritert rekkefølge på disse. 19.9/16 Plan for selskapskontroll Kontrollutvalgets leder, og ordinært medlem Svenn Ole Wiik, ønsket å behandle plan for selskapskontroll i møtet. Svenn Ole Wiik la frem sitt forslag til plan, mens kontrollutvalgets leder hadde med forslag utarbeidet av kontrollutvalgsmedlem Unn Tove Bakkevoll. Det fremkom ingen innsigelser til behandling av saken i møtet og saken ble deretter behandlet. Etter kommuneloven 77 pkt. 5 skal kontrollutvalget påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper mm. Dette er ytterligere utdypet i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 13, der det i tillegg fremgår at kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret selv, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Arbeidet med den overordnede analysen anses på nåværende tidspunkt å være tilstrekkelig fullført til at funn ved analysen kan medtas i vurderingen ved utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjonen. Kontrollutvalget diskuterte hvilke selskapskontroller som ville være mest hensiktsmessig å gjennomføre i perioden , og i hvilken rekkefølge, og fattet så følgende Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for med følgende prosjekter i prioritert rekkefølge: 1. Orneset Eiendomsselskap AS 2. Astafjord Vekst AS 3. Astafjord Barnevern 4. HRS IKS Protokoll kontrollutvalgsmøte Lavangen 02_11_2016.docx sak 12/16 19/16 Side 10 av 11

11 Det forutsettes at selskapskontroll av selskaper nevnt i punkt 2-4 blir foretatt i samarbeid med de andre eierkommunene. Kontrollutvalget ber kommunestyret om myndighet til å gjøre endringer i planen i planperioden, både vedrørende planlagte selskapskontroller og prioritert rekkefølge på disse. Møte ble deretter hevet ca. kl. 11:40 Lavangen, 2. november 2016 Jon Rasdal Eliassen Leder kontrollutvalget i Lavangen Protokoll kontrollutvalgsmøte Lavangen 02_11_2016.docx sak 12/16 19/16 Side 11 av 11