Kontrollutvalget i Dyrøy

Transkript

1 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Kommunehuset, Møterommet på NAV Fra sak: Til sak: 23/ /2016 Fra kl.: Til kl.: 10:00 13:25 Følgende medlemmer møtte: Per Gunnar Cruickshank (leder) Tom Erik Forså Anne Larsen IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: FRA SEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: 3 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling ble enstemmig godkjent.

2 Sak 23/16 Godkjenning av protokoll fra møte den 24. oktober 2016 Protokollen fra møte i Dyrøy kontrollutvalg den 24. oktober 2016 godkjennes. Protokoll fra forrige møte ble gjennomgått. Protokollen fra møte i Dyrøy kontrollutvalg den 24. oktober 2016 godkjennes. Sak 24/16 Plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret tar overordnet analyse til orientering og vedtar plan for forvaltningsrevisjon for som den foreligger, med følgende 1. (Prioritert liste over prosjekter fastsettes i møtet) planen i planperioden, både vedrørende planlagte forvaltningsrevisjonsprosjekter og prioritert rekkefølge på disse. Kontrollutvalget skal sørge for at det jevnlig gjennomføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Bestilling av forvaltningsrevisjon skal ifølge kontrollutvalgsforskriften 10 skje på bakgrunn av en plan som skal vedtas av kommunestyret. Denne planen skal utarbeides minst én gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal være basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risikoog vesentlighetsvurderinger. Planen for forvaltningsrevisjon skal baseres på en overordnet analyse. Dette er en helhetlig gjennomgang av kommunens virksomhet, på et overordnet nivå, der det legges vekt på å identifisere potensielle risikoer og vurdere vesentligheten av disse. Analysen er utarbeidet av sekretariatet på oppdrag fra kontrollutvalget. Den overordnede analyse ble lagt frem for kontrollutvalget som et grunnlagsdokument for utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. Basert på den overordnede analysen har kontrollutvalget gjort endelige prioriteringer av prosjekter for perioden Protokoll kontrollutvalgsmøte Dyrøy kommune 6. desember 2016 sak 23/16 30/16 Side 2 av 7

3 Kontrollutvalget diskuterte hvilke forvaltningsrevisjonsprosjekter som ville være mest hensiktsmessig å gjennomføre, og i hvilken rekkefølge, og fattet så følgende Kommunestyret tar overordnet analyse til orientering og vedtar plan for forvaltningsrevisjon for som den foreligger, med følgende 1. Offentlige anskaffelser i Dyrøy kommune Dyrøy kommune kjøper inn varer og tjenester for betydelige beløp årlig. Kommunen er underlagt regelverket om offentlige anskaffelser som skal bidra til at pengene utnyttes best mulig og at innkjøpene bidrar til et konkurransedyktig næringsliv. En forvaltningsrevisjon som går på offentlige anskaffelser ble bestilt våren 2016, og påbegynt av revisor sommeren samme år. Kontrollutvalget anmodet revisor om å rette fokus mot følgende problemstillinger: 1. Har kommunen oppdaterte rutiner for overholdelse av bestemmelser om offentlige anskaffelser? 2. Har kommunen rutiner for håndtering av brudd på bestemmelsene om offentlige anskaffelser, og er disse fulgt ved eventuelle overtredelser de siste to årene (2014 og 2015)? 3. I hvilken grad blir miljøspørsmål hensyntatt i innkjøpsarbeidet? 4. Har kommunen overholdt bestemmelser om offentlige anskaffelser for anskaffelser foretatt de siste to årene (2014 og 2015)? 5. Er kommunens økonomireglement fulgt med hensyn på attestasjon og anvisning av innkommende fakturaer som vedrører de offentlige anskaffelsene? Revisor tar sikte på å ferdigstille forvaltningsrevisjonsprosjektet medio Barnevern Kommunen har meldt om lovbrudd knyttet til både fristoversittelser, manglende tiltaksplaner for barn i hjelpetiltak, omsorgsplan og tilsyns- og oppfølgingsbesøk for barn i fosterhjem. Ikke tilstrekkelig med ressurser for å utføre tjenesten effektivt? En forvaltningsrevisjon kan undersøke om kommunen har gode rutiner for å etterleve barnevernloven, og om barn og unge får hjelp som de har behov for og krav på. 3. Eldreomsorg Kommunens demografiske utvikling antyder en økende andel eldre blant innbyggerne i tiden fremover. Det er mange eldre som fortsatt bor hjemme og det kan ventes en økning i behov for ivaretakelse av disse. Det anses hensiktsmessig å gjøre et forvaltningsrevisjonsprosjekt som blant annet fokuserer på kommunens kapasitet til å ivareta en mulig økt etterspørsel av tjenester innenfor eldreomsorgen, og en vurdering av organisering, bemanning, kompetansetilgang o.l. i forhold til behovet. Protokoll kontrollutvalgsmøte Dyrøy kommune 6. desember 2016 sak 23/16 30/16 Side 3 av 7

4 4. Åpenhet og innsyn Innsynsretten i offentlige dokumenter en hjørnestein i et velfungerende demokrati. Dette ved at offentlige prosesser skal være åpne og gjennomsiktige ovenfor allmennheten. Innsynsretten bidrar til å sikre den offentlige kontroll, samt å opprettholde rettssikkerheten og tilliten til den offentlige forvaltningen. Kontrollutvalget har ved flere anledninger mottatt bekymringsmeldinger som gjelder innsynsrett. En forvaltningsrevisjon kan undersøke hvorvidt: 1. Dyrøy kommune har et hensiktsmessig system for journal- og arkivarbeid? 2. Dyrøy kommune har et hensiktsmessig system for ivaretakelse av innsynsrett i offentlige dokumenter? planen i planperioden, både vedrørende planlagte forvaltningsrevisjonsprosjekter og prioritert rekkefølge på disse. Sak 25/16 Plan for selskapskontroll Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for med følgende 1. (Prioritert liste over prosjekter fastsettes i møtet) planen i planperioden, både vedrørende planlagte selskapskontroller og prioritert rekkefølge på disse. Etter kommuneloven 77 pkt. 5 skal kontrollutvalget påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper mm. Dette er ytterligere utdypet i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 13, der det i tillegg fremgår at kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret selv, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Sekretariatet har gjennomført en overordnet analyse av Dyrøy kommunes eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Protokoll kontrollutvalgsmøte Dyrøy kommune 6. desember 2016 sak 23/16 30/16 Side 4 av 7

5 Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for med følgende 1. Dyrøy Energi AS Selskapets mål er å drive produksjon og salg av energikraft, basert på biobrensel, samt annen virksomhet som naturlig faller inn under dette. 2. Astafjord Vekst AS Fremgår av Brønnøysundregistrene at selskapets formål er «Drive praktisk opplæring, produksjon, handel og annet tjenesteytende arbeid ved bruk av arbeidskraft rekruttert blant fysisk og psykisk funksjonshemmede og andre som ikke er i stand til å utføre arbeid på det ordinære arbeidsmarked». Selskapet eies 25% av Salangen kommune, 25% Lavangen kommune, 25% Gratangen kommune og 25% Dyrøy kommune. En selskapskontroll kan være aktuelt å samkjøre med de andre eierkommunene. planen i planperioden, både vedrørende planlagte selskapskontroller og prioritert rekkefølge på disse. Sak 26/16 Forvaltningsrevisjonsprosjekt på offentlige anskaffelser Saken lukkes av hensyn til utsatt innsyn etter offentlighetsloven 5. Redegjørelsen fra sekretariatet tas til orientering. Som følge av at arbeidet med forvaltningsrevisjonsprosjektet er satt litt på vent, var det ønskelig fra kontrollutvalgsmedlemmenes side at sekretariatet undersøkte til dagens møte om hvorvidt det ville være mulig å inkludere et par ekstra problemstillinger som forvaltningsrevisor kunne se på. Sekretariatet har vært i dialog med forvaltningsrevisor, og har i den forbindelse mottatt svar i form av en epost. Sekretariatet redegjorde i møtet. Redegjørelsen fra sekretariatet tas til orientering. Sak 27/16 Ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor - orienteringssak Brevet fra kommunens revisor tas til orientering. Protokoll kontrollutvalgsmøte Dyrøy kommune 6. desember 2016 sak 23/16 30/16 Side 5 av 7

6 Dyrøy kommune hadde i forkant av møtet mottatt brev fra revisor, hvor det fremgikk at kommunen med virkning fra og med 1. oktober 2016 hadde fått ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor. Sekretariatet redegjorde i møtet for innholdet i brevet. Brevet fra kommunens revisor tas til orientering. Sak 28/16 Uavhengighetserklæring regnskapsrevisor orienteringssak Uavhengighetserklæring fra regnskapsrevisor tas til orientering. Kontrollutvalget har mottatt uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor. Sekretariatet redegjorde for innholdet i uavhengighetserklæringen. Uavhengighetserklæring fra regnskapsrevisor tas til orientering. Sak 29/16 Møteplan 2017 Ingen Kontrollutvalget ønsket ikke på nåværende tidspunkt å fastsette en møteplan for 2017, og fattet følgende Saken utsettes. Sak 30/16 Eventuelt Ingen saker til behandling under eventuelt. Møte ble deretter hevet ca. kl. 13:25. Protokoll kontrollutvalgsmøte Dyrøy kommune 6. desember 2016 sak 23/16 30/16 Side 6 av 7

7 Dyrøy, 6. desember 2016 Kontrollutvalget i Dyrøy Per Gunnar Cruickshank Leder i Dyrøy kontrollutvalg Protokoll kontrollutvalgsmøte Dyrøy kommune 6. desember 2016 sak 23/16 30/16 Side 7 av 7