Kontrollutvalget i Ballangen

Transkript

1 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Ballangen rådhus, formannskapssalen Fra sak: Til sak: 01/17 12/17 Fra kl.: Til kl.: 09:00 12:35 Følgende medlemmer møtte: Tore Wiik (leder) Stein Tore Auran (vara for Jack Ivan Mikalsen) Olav Steinland Kjersti D. Simonsen Frank Johannesen IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Jack Ivan Mikalsen FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Knut Einar Hanssen (rådmann) var tilstede i møtet i forbindelse med behandling av sak 02/17 06/17. FRA SEKRETARIATET MØTTE: Mikael Falch Hope Thomas Jensen ANDRE: 5 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Innkalling ble godkjent. Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen 24. april 2017 sak 01/17-12/17 Side 1

2 Sak 01/17 Protokoll fra møte den 5. desember 2016 Protokoll fra møte i Ballangen kontrollutvalg den 5. desember 2016 tas til Protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte hadde blitt sendt ut som epost til kontrollutvalgets medlemmer for gjennomgang, og sekretariatet mottok tilbakemelding fra 4 av 5 medlemmer på at protokollen var godkjent. Ett av medlemmene hadde ikke gitt tilbakemelding. Protokollen ble således ansett som godkjent, og ble offentliggjort på sekretariatets nettside. Protokoll fra møte i Ballangen kontrollutvalg den 5. desember 2016 tas til Sak 02/17 Status regnskapsavleggelse Ballangen kommune Redegjørelsen fra administrasjonen tas til Kontrollutvalget mener det er beklagelig at kommunen ikke evner å avlegge årsregnskap i henhold til lovens frister for regnskapsavleggelse. Kontrollutvalget hadde i forkant av at innkalling til kontrollutvalgsmøte 21. april 2017 ble sendt ut, blitt informert om at årsregnskapet for Ballangen kommune 2016 ennå ikke var avlagt. I den forbindelse var administrasjonen tilstede møtet og redegjorde for status i forhold til avleggelse av regnskapet. Redegjørelse fra administrasjonen tas til Kontrollutvalget mener det er beklagelig at kommunen ikke evner å avlegge årsregnskap i henhold til lovens frister for regnskapsavleggelse. Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen 24. april 2017 sak 01/17-12/17 Side 2

3 Sak 03/17 Brøytekontrakt dokumentasjon prosess og orientering fra rådmann Kontrollutvalget hadde i forkant av møtet etterspurt dokumenter vedrørende saksforholdet, men det ble ikke oversendt slik dokumentasjon fra administrasjonen i forkant av møtet. Rådmannen var tilstede i møtet og orienterte og besvarte spørsmål om saksforholdet. Kontrollutvalget fattet så følgende Kontrollutvalget mener det er beklagelig at utvalget ikke har mottatt etterspurt dokumentasjon fra administrasjonen i forkant av kontrollutvalgsmøtet. Kontrollutvalget ber Sekretariatet om å innhente kopi av brøytekontrakt samt all dokumentasjon vedrørende prosess med forlengelse av brøytekontrakt mellom kommunen og Arntsen Maskinstasjon AS. Sak 04/17 Organisatoriske endringer og økonomiplan orientering fra rådmann Rådmannen var tilstede i møtet og orienterte om hvilke organisatoriske endringer som er gjennomført og besluttet gjennomført, og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Sak 05/17 Oppfølging av vedtak i kommunestyret Kontrollutvalget tar gjennomgang av status for oppfølging av vedtak til Sekretariatet hadde etter ønske fra kontrollutvalget oppdatert listen over politiske vedtak fattet av kommunestyret. Rådmannen hadde oppdatert status på hvert av vedtakene, og var tilstede i møtet og orientere om noen av dem. Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen 24. april 2017 sak 01/17-12/17 Side 3

4 Kontrollutvalget tar gjennomgang av status for oppfølging av vedtak til Sak 06/17 Renovering av samfunnshuset i Kjeldebotn orientering fra rådmann Samfunnshuset i Kjeldebotn har vært utsatt for en omfattende vannskade, som medførte forsikringsdekning og behov for renovering. Rådmannen var tilstede i møtet og orienterte om prosessen rundt renoveringen, og besvarte spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet så følgende Kontrollutvalget ber Sekretariatet om å innhente kopi av all dokumentasjon som vedrører forsikringsskadesaken, herunder også oppgjør og dekning og hvilke arbeider som er utført i forbindelse med reparasjon og renovering. Sak 07/17 Behandling av planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i kommunestyret orienteringssak Kommunestyrets vedtak i sak Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll kontrollutvalget i Ballangen kommune tas til Kommunestyret i Ballangen kommune behandlet Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll kontrollutvalget i Ballangen kommune i sak 90/16 i kommunestyremøte 15. desember Sekretariatet orienterte om kommunestyrets vedtak i møtet. Kommunestyrets vedtak i sak Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll kontrollutvalget i Ballangen kommune tas til Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen 24. april 2017 sak 01/17-12/17 Side 4

5 Sak 08/17 Forvaltningsrevisjon Redegjørelsen fra sekretariatet tas til Kontrollutvalget besluttet å iverksette prosess med bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomistyring, som var prioritet nr. 1 i den vedtatte planen for forvaltningsrevisjon. Sekretariatet utarbeider forslag til prosjektskisse til neste kontrollutvalgsmøte. Sekretariatet redegjorde i møtet for mulig fremgangsmåte for bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjektet. Kontrollutvalget drøftet iverksetting av forvaltningsrevisjonsprosjekt. Redegjørelsen fra sekretariatet tas til Kontrollutvalget besluttet å iverksette prosess med bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomistyring, som var prioritet nr. 1 i den vedtatte planen for forvaltningsrevisjon. Sekretariatet utarbeider forslag til prosjektskisse til neste kontrollutvalgsmøte. Sak 09/17 Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap 2015 orienteringssak Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap 2015 tas til Økonomilederen har kommet med et tilsvar til revisors oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskapet for Ballangen kommune Svarbrevet er datert Sekretariatet redegjorde for innholdet i svarbrevet i møtet. Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap 2015 tas til Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen 24. april 2017 sak 01/17-12/17 Side 5

6 Sak 10/17 Uavhengighetserklæring forvaltningsrevisor orienteringssak Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor tas til Kontrollutvalget har mottatt uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor for Ballangen kommune. Sekretariatet redegjorde for innholdet i uavhengighetserklæringen. Uavhengighetserklæringen fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor tas til Sak 11/17 Nord-Salten Kontrollrapport orienteringssak Nord-Salten Kontrollrapport tas til Kontrollutvalget hadde i forkant av møtet mottatt kopi av Kontrollrapport 2016 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Nord-Salten. Nord-Salten Kontrollrapport tas til Sak 12/17 Eventuelt 12.1/17 Salg av Ballangsleira til Coalos AS Kommunens salg av Ballangsleira til Coalos AS ble drøftet i møtet, og fant behov for å innhente dokumentasjon vedrørende deler av saksforholdet. Kontrollutvalget fattet følgende Kontrollutvalget ber Sekretariatet om å innhente nødvendig dokumentasjon vedrørende elementer i saksforholdet som kontrollutvalget ønsker å vurdere nærmere. Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen 24. april 2017 sak 01/17-12/17 Side 6

7 12.2/17 Anskaffelser i Ballangen kommune Kontrollutvalget ønsker å få en oppdatert beskrivelse av hvilke innkjøpsrutiner som gjelder ved anskaffelser i Ballangen kommune, samt en oversikt over avtaleforholdet som foreligger med Innkjøp i Narvik kommune. Kontrollutvalget fattet så følgende Kontrollutvalget ber Sekretariatet om å innhente oppdatert rutinebeskrivelse vedrørende anskaffelser i Ballangen kommune, samt kopi av avtaler med Innkjøp i Narvik kommune. Møtet ble hevet kl Ballangen, 24. april 2017 Tore Wiik Leder i Ballangen kontrollutvalg Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen 24. april 2017 sak 01/17-12/17 Side 7