Møtebok for kontrollutvalget i Nord-Aurdal kommune

Transkript

1 Møte: 05/2016 Til Sak: 13-16/2016 MØTEBOK KONTROLLUTVALGET I NORD-AURDAL Møtested: Møterom: Høgesyn Møtedato: Onsdag 09. november 2016 Møtetidspunkt: Kl Følgende deltok i møtet: Unni Noraker - leder k-utvalget Olav Magne Thyri (for Knut Ove Hennum som ikke kunne møte denne dagen) Per Werner Strandmoen -medlem Kristian Damstuen Inger Torun Klosbøle Åge Sandsengen Reidar Schlytter - rådmann - ordfører - revisjonssjef Kommunerevisjon IKS - sekretariatsansvarlig Godkjenning av innkallingen. Enstemmig godkjent. Godkjenning av møtebok fra og fra fellesmøte Enstemmig godkjent Neste møte i Kontrollutvalget: se møteplan for Det ble drøftet om møtet skal lukkes under sak 15/2016 Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2016 Møte lukkes ikke under saken. Leder Unni Noraker, tlf Side 1

2 - Orienterings- og diskusjonssaker: Orientering fra rådmann og ordfører Rådmann og ordfører inviteres til møtet fra kl for å orientere om forhold i kommunen som er relevante for kontrollutvalget, herunder risikoområder. Møtet vurderes lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. Behnadling i møtet: Ingen saker drøftet Roller i kontroll- og tilsynsarbeidet Det vises til sak 11/2016 i fellesmøte for kontrollutvalgene i Valdres, Ordfører og rådmann i Nord-Aurdal inviteres til møtet for å følge opp diskusjonen ifht. roller i kontrollog tilsynsarbeidet i. Behandling i møtet: Møte diskuterte sammen med rådmann og ordfører behandling av saken på fellesmøte med K- utv den Møtet ga full tilslutning til hvordan kontroll og tilsyn i Nord-Aurdal kommune gjennomføres og ga utrykk for at de ønsker at ordningen med kontrollutvalg, sekretariat og revisjon videreføres som nå. Spørsmål om å fornye og videreføre nåværende sekretariatsavtale, tas opp som egen sak på dagens møte, se sak 16/2016. Saken tas til etterretning Orientering fra revisjonen Ingen saker tatt opp. Sak 13/2016 Anskaffelser og anskaffelsesrutiner Dokumenter i saken: Rådmannen legger frem kommunens anskaffelsesrutiner i møtet, herunder oversikt over større anskaffelser i pr Saksopplysninger Rådmannen inviteres til møtet for å redegjøre for kommunens anskaffelsesrutiner, jf. lov om offentlige anskaffelse med tilhørende forskrifter, herunder Anskaffelser under kr Anskaffelser mellom kr og Anskaffelser over kr Rådmannen anmodes om å redegjøre for dagens praksis, hvem som i hovedregelen gjennomfører anskaffelser i ulike kategorier og hvordan man sikrer at anskaffelsesregelverket overholdes. Det anmodes også om en vurdering av kommunens lojalitet til innkjøpsavtalene som er inngått sammen med øvrige Valdreskommuner. Leder Unni Noraker, tlf Side 2

3 Det anmodes om at rådmannen fremlegger en oversikt over vesentlige anskaffelser (over kr ) gjennomført hittil i år pr , med bekreftelse på at regelverket er fulgt i disse anskaffelsene, og eventuelt en begrunnelse dersom regelverket ikke er fulgt i enkeltsaker. Rådmannen anmodes om å gi en kort orientering om hva kommunen planlegger av tiltak i forbindelse med at lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter sannsynligvis endres fra Kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille spørsmål til rådmannen i møtet. Dersom spørsmål ikke kan besvares direkte i møtet kan dette eventuelt følges opp i neste møte. Forslag til vedtak Kontrollutvalget tar rådmannens orientering til etterretning. Behandling i møte Rådmann la fram rutinebeskrivelse m.m. utarbeidet av innkjøpskoordinator for Valdreskommunene fra 2013, samt oversikt over større anskaffelser (eget dokument) pr. 3.kvartals rapport. Rådmann nevnte bl.a: - Vann og avløp (alt lagt ut på Doffin) - Veier, asfaltering - Omsorgsboliger A og B bygget (konkurranse på Doffin) - Riving Aurdalsheimen - Blåbærmyra utskifting av dekke - Kjøp og salg av eiendom - Båt, brannvesen - Kjøp av bil til, Tilrettelagte tjenester - Inventar og utstyr til omsorgsboliger - VEA prosjektet (ikke anledning til direkte anskaffelse) Kommunen følger loven vedr anskaffelser og det er i hovedsak teknisk/ næring som utøver anbud vedr offentlige anskaffelser. Anskaffelser over 500`skal ut på Doffin Salg av eiendom legges ut på det åpne markedet (offentlig) Kommunen forholder seg til innkjøpsavtaler m.m. (leverandørlister) Endringer mht lovverket fanges opp vedr infobrev, revisor og innkjøpskoordinator (Dokkebakke) som inngår rammeavtaler for alle kommunene i Valdres. Det ble reist spørsmål vedr vaktmestertjenester, antall vaktmester og hvilke oppgaver de utfører. K..utv sa seg fornøyd med rådmanns orientering i saken. Vedtak Som forslag til vedtak, enstemmig. Leder Unni Noraker, tlf Side 3

4 Sak 14/2016 Innleide ressurser/konsulenter Dokumenter i saken: Rådmannen anmodes om å legge frem oversikt over kostnader knyttet til innleie av ressurser og konsulentbruk hittil i år (pr ) i møtet. Det er ønskelig at oversikten viser kostnad pr. innleid ressurs/konsulent siste år, med spesifikasjon av type oppgave, antall timer og begrunnelse for at kommunen ikke har slik kompetanse selv. Saksopplysninger Rådmannen inviteres til møtet for å redegjøre for kommunens bruk innleide ressurser/konsulenter, jf. oversikt over. Kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille spørsmål til rådmannen i møtet. Dersom spørsmål ikke kan besvares direkte i møtet kan dette eventuelt følges opp i neste møte. Forslag til vedtak Kontrollutvalget tar rådmannens orientering til etterretning. Behandling i møtet Rådmann la fram investeringsprosjeketer pr , brukt 4,75 mill, bokført på kto Konsulenttjenester. Fordelt på følgende prosjekter: Norkonsult (E16) Arkitekter Sanneringsrapporter NAUS (forprosjeketer) Valdreshallen «Barneverntjeneste 2,6 mill (ekstern bistand, psykolog og juridisk bistand) Kultur Valdres Sommersymfoni Forvaltning teknisk/næring K..utv sa seg fornøyd med rådmanns orientering i saken. Som forslag til vedtak, enstemmig. Leder Unni Noraker, tlf Side 4

5 Sak 15/2016 Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2016 Dokumenter i saken: Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt overordna analyse for ble behandlet på møte i K.utv den som fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget justerer plan mht til innspill som kom fram på møtet, godkjennes på neste møte i kontrollutvalget før oversending til kommunestyret. Saksopplysninger Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 4. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter kommunestyret er konstituert, legge frem en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for vedtak i kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 10 og 13. Planen skal ta utgangspunkt i en risiko- og vesentlighetsvurdering av kommunen, som dokumenteres i en overordnet analyse, jf. forskrift om kontrollutvalg 10: Forvaltningsrevisjon innebærer en systematisk vurdering av kommunens økonomi, produktivitet og måloppnåelse ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger, jf. forskrift om revisjon 7. Selskapskontroll kan foretas i selskaper som er heleid av kommuner. Selskapskontroll kan innbefatte kontroll med at de som utøver kommunens eierinteresser gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll) og/eller gjennomgang av driften (forvaltningsrevisjon), jf. forskrift om kontrollutvalg 14. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll beskriver hvordan kontroll- og tilsynsarbeidet i Valdres er tenkt gjennomført i kommende fireårsperiode. Kontrollutvalget har bedt Kommunerevisjon IKS utarbeide overordna analyse for Nord-Aurdal kommune, og deretter plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Planen skal legges frem for kommunestyre for behandling før Forslag til vedtak Kontrollutvalget oversender plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll godkjennes. Kontrollutvalget gis fullmakt til å gjøre endringer i planen dersom utvalget finner det nødvendig. Behandling i møte KU gikk igjennom plan punkt for punkt. Som forslag til vedtak, enstemmig. Leder Unni Noraker, tlf Side 5

6 Sak 16/2016 Kontrollutvalget - sekretariatsfunksjonen Kontrollutvalget i NAK inngikk oppdragsavtale med Reidar Schlytter om Kontrollutvalgssekretariat den , som ble godkjent av kommunestyret i Nord Aurdal kommune. Fra punkt 4 Avtaletid, gjengis følgende: «Schlytter engasjeres til oppgaven i første omgang til kommunelovutvalget avgir sin innstilling berammet til Avtalen forlenges med et halvt år omgangen ut 2016.» Avtalen utløper således , og kommunene må fornye avtalen eller etablere ny løsning for sekretariat for kontrollutvalget før avtalen utløper. Ny kommunelov har vært på høring med høringsfrist i oktober 2016, som kan medføre endringer i kravene til sekretariat for kontrollutvalg. Det kan derfor være hensiktsmessig å fornye gjeldende avtale om sekretariat ut 2017, med mulighet til å forlenge denne med 6 måneder frem til Dette vil gi mulighet til å avvente organisering av nytt sekretariat for kontrollutvalg til Ny kommunelov er vedtatt, slik at man kan organisere dette helt i samsvar med kravene i Ny kommunelov. Med bakgrunn i nevnte foreslår kontrollutvalget i Nord-Aurdal følgende forslag til vedtak: Forslag til vedtak: Ingen Vedtak - enstemmig: Oppdragsavtalen med Reidar Schlytter av , vedrørende sekretariat for kontrollutvalget i, fornyes til med mulighet til å forlenges med et halvt år om gangen til Leder av kontrollutvalget bes om å få de øvrige k-utvalgslederne i Valdres i avtalt møte til å gjøre tilsvarende vedtak i sine kommuner. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Oppdragsavtalen med Reidar Schlytter av , vedrørende sekretariat for kontrollutvalget i, fornyes til med mulighet til å forlenges med et halvt år om gangen til jf. vedlagt avtale. Fagernes 09. november 2016 Reidar Schlytter Sekretariatsansvarlig Kopi sendt: Ordfører, rådmann, revisjon og postmottak. Leder Unni Noraker, tlf Side 6

7 Møtebok godkjent: Fagernes den 2016 Unni Noraker Olav Magne Thyri Per Werner Strandmoen Leder Unni Noraker, tlf Side 7