Møtebok for kontrollutvalget Sør-Aurdal kommune

Transkript

1 Til Møte 05/2017 Sak nr /2017 MØTEBOK KONTROLLUTVALGET I SØR-AURDAL Møtested: Tingvoll Møtedato: Mandag 16. oktober 2017 Møtetidspunkt: Kl Føgende deltok på møtet: Reidar Schlytter - leder i KU Harald Liodden - nestleder i KU Linda Skogly - medlem i KU Karin Stegarud - konstituert rådmann (sak 15/2017) Kåre Helland - ordfører (sak 14/2017, sak 15/2017 samt orienteringsaker) Åge Sandsengen - Kommunerevisjon IKS Finn Helge Lyster - Sekretariatsansvarlig Godkjenning av innkalling Enstemmig godkjent Til dagsorden: Harald Liodden og Reidar Schlytter kom med ønske om å drøfte og lufte følgende påstander og tema: - Mediaoppslagene - Hovedverneombud sine mange roller - Ordfører sin rolle - Bestillerrollen KU vedtok å opprette sak når det gjelder Ordførers rolle som Sak 16/2017. Øvrige punkter tas under orienteringssaker. Formell godkjenning/signering av møtebok fra og Enstemmig godkjent Neste møte i kontrollutvalget: kl

2 Orienterings- og diskusjonssaker: Kontroll og tilsyn: Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekter i. Møtet vurderes lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. Tema til neste møte: o Status for restanseliste (pkt 7 i planen) o Innleide ressurser/konsulenter. Omfang og kostnad. (pkt.11) o Aktuelle tilsynsrapporter fra fylkesmannen (pkt 14) Orientering fra revisjonen. - Orientering om hva som er regnskapsrevisors sitt fokusområde Utsettes til neste møte. Diverse orienteringer: o Spørsmål om habilitet og mange roller i kommunen/kommunestyret. Leder i KU har fått spørsmål fra journalist i NRK Hedemark-Oppland om hovedverneombudet sine mange roller i kommunen og om kommunen opplever dette som et problem? Ordfører er klar på at det er lav terskel i kommunestyret for å stille spørsmål om habilitet. Vedkommende har vært erklært inhabil i alle saker der han har hatt saksansvar. Konstituert rådmannen opplever vedkommende som svært ryddig i forhold til sine roller. KU har vurdert vedkommende i forhold til kommunelovens regler for habilitet og valgbarhet og finner at det så langt ikke har vært grunn til å anta at feil er gjort. o Bestillerrollen: Viktig å ta lærdom og være klar på bestillerrollen og at bestillingen blir skriftliggjort, samt at resultatet leveres bestiller. o Mediaoppslagene: Ordfører tok opp i møtet at han har opplevd at leder i KU har vært utsatt for store personlige påkjenninger gjennom presseoppslag. Det samme gjelder kommunerevisor. Ut fra de opplevelser de har med avisa, oppfordres leder av KU å sende saka over til PFU. Orienteringssakene tas til etterretning. Diverse brev: - NKRF: Vurdering av Åge Sandsengen sin handlemåte og vurderinger i tilknytning til sak om tidligere rådmann i. - Notat til ordførere og kontrollutvalg i Hallingdal og Valdres, datert fra Kommunerevisjonen IKS der de drøfter lovligheten og holdbarheten i de spørsmål og påstander som er stilt i media rundt revisjonen, revisor og kontrollutvalg i Valdres og Hallingdal. Vedtak: Breva tas til etterretning

3 Sak 14/2017: Forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende brannberedskap i Valdres Dokument i saken: Forvaltningsrevisjonsrapport vedr. brannberedskap i Valdres med oversendelsesbrev Saksopplysninger: Kommunerevisjon IKS har på oppdrag fra kontrollutvalgene utarbeidet en forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende brannberedskap i Valdreskommunene. Det henvises til konklusjon og anbefalinger i del 5, og rådmennenes kommentar på side 3 i vedlagt rapport av Formålet med rapporten er å undersøke om brannberedskapen er i tråd med politikernes mål og prioriteringer. Revisjonen har ikke kunnet vurdere dette ettersom det bare er Sør-Aurdal som i løpet av de siste årene behandlet en prinsippsak i kommunestyret der nivået på brannberedskapen er behandlet. Revisjonen etterlyser i rapporten tilsvarende prinsippsak i øvrige Valdreskommuner. Rådmennene presiserer i sin uttalelse til rapporten at «brann og beredskap er tema i alle kommuner i årlig budsjettarbeid, og denne besluttes av kommunestyret gjennom årlig budsjett og økonomiplan.» Revisjonen har ikke innhentet dokumentasjon på hvordan nivået på brannberedskapen er debattert i budsjettprosessen i den enkelte kommune tidligere år, slik rådmennene viser til. Men oversender rapporten og ber det enkelte kontrollutvalg vurdere om de politiske drøftingene anses å være tilstrekkelige, eller om kontrollutvalget bør stille spørsmål om dette bør underlegges en grundigere politisk drøfting som grunnlag for fremtidige prioriteringer. Revisjonen påpeker at der er viktig at politikerne har vurdert nivået på brann- og redningsberedskapen, herunder om: 1. dagens ordning med deltidsbrannvesen er tilstrekkelig. Mannskapet har i store deler av året ikke vakt med tilhørende plikt å rykke ut, hvilket medfører risiko for at det ikke møter personell når alarmen går ved brann eller ulykke. 2. kvaliteten på f.eks første innsatsbil (utrykningsbil) på brann- og redningsoppdrag har tilstrekkelig innsatsstyrke. Saken ble drøftet på fellesmøte som fattet følgende vedtak: Saka utsettes og tas opp i de enkelte kontrollutvalga. Forslag til vedtak Kontrollutvalget i Sør-Aurdal tar rapporten til orientering da brannberedskapet har vært til politisk vurdering i kommunestyret. Vedtak. Kontrollutvalget i Sør-Aurdal tar rapporten til orientering da brannberedskapet har vært til politisk vurdering i kommunestyret. Enstemmig vedtatt.

4 Sak 15/2017: Forvaltningsrevisjonsrapport IKT Valdres Dokumenter i saken Forvaltningsrevisjonsrapport IKT med oversendelsesbrev av 19.april Saksopplysninger Revisjonen har på oppdrag fra kontrollutvalgene i Valdres levert forvaltningsrevisjonsrapport datert 18. april 2017 på IKT Valdres. Formålet med kontrollen var å vurdere kostnadsnivå, helhetlig driftsog strategisk ansvar og kvalitetsmål. Det vises til rapportens hovedkonklusjoner på sidene 6, 11 og 13. Kostnadsmessig er nivået relativt likt mellom Valdres og Hallingdal. Revisjonen stiller spørsmål ved om de styrende dokumentene for IKT Valdres i tilstrekkelig grad definerer at selskapet har ansvar for kommunenes IKT-strategi, dvs. ansvar for: at riktig teknologi tas i bruk for å effektivisere tjenester, og for riktig kvalitet og kostnadsnivå osv. Dette fordi dokumentene ikke er klare på om selskapet har dette ansvaret eller ikke. Kommunenes IKT-kompetanse er samlet i IKT Valdres, og selskapet bør ikke kunne påberope seg at det ikke har ansvar for manglende IKT-tiltak. Det at selskapet tillegges strategiansvar frigjør ikke den enkelte kommunes ansvar for å velge gode IKT-løsninger. Kvalitetsmålene til selskapet har vært og er funksjonelle, samtidig som de er blitt videreutviklet underveis i dette prosjektet. Forslag til vedtak Kontrollutvalget oversendes rapporten til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant i IKT Valdres IKS påse at det i styringsdokumentene til selskapet klart fremgår at IKT Valdres IKS har ansvar for at riktig teknologi tas i bruk for å effektivisere tjenester og at IKT løsningene til enhver tid har riktig kvalitet og kostnadsnivå. Det presiseres at den enkelte kommunes ledelse samtidig har ansvar for at riktig teknologi tas i bruk for å effektivisere tjenester i kommunen. Behandling i møte Konstituert rådmann opplyste at hun sitter i styret for IKT Valdres IKS. Det ble drøftet ansvarsfordeling mellom kommunen og IKT Valdres. Det er et konstruktivt samarbeid mellom partene. Vedtak, Kontrollutvalget oversendes rapporten til kommunestyret med følgende forslag til vedtak:

5 Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant i IKT Valdres IKS påse at det i styringsdokumentene til selskapet klart fremgår at IKT Valdres IKS har ansvar for at riktig teknologi kan tas i bruk for å effektivisere tjenester og at IKT løsningene til enhver tid har riktig kvalitet og kostnadsnivå. Det presiseres at den enkelte kommunes ledelse samtidig har ansvar for at riktig teknologi tas i bruk for å effektivisere tjenester i kommunen. Enstemmig vedtatt. Sak 16/2017: Ordførers rolle, politikk og administrasjon Dokumenter i saken Ingen Saksopplysninger Gjennom mediaoppslag har det kommet fram påstander om at ordfører i SAK har blandet seg opp i administrative forhold. I den forbindelse ønsket KU å undersøke påstandene, og intervjuet noen tjenesteledere. Behandling i møte Konst. rådmann: Har over 10 års tjenestetid i kommunen, derav 2 perioder som konst. rådmann. Aldri opplevd at ordfører har blandet seg inn i adm. forhold. Plansjef: har hatt ryddige forhold med tanke på politikk og administrasjon, ryddige delegeringsreglement. Den ryddige kulturen var en av grunnene til at han søkte tilbake til Sør- Aurdal. Denne ryddighet gjelder fortsatt. Har aldri opplevd at ordfører har lagt seg bort i det administrative. Har også forespurt saksbehandlerne på etaten. Ingen av dem hadde opplevd innblanding fra ordførers side.. Tjenesteleder for institusjon og hjemmetjenester: (har 4 års tjenestetid) Opplever ikke at ordfører blander seg opp i administrative oppgaver. Opplever ordfører som svært ryddig. Tjenesteleder for teknisk drift: (vel 1 års tjenestetid). Kan ikke erindre at dette har vært noe problem. Opplever ordfører som svært ryddig. Revisjonssjefen bekreftet også på spørsmål at han opplever at rolleavklaringen mellom politikk og administrasjon i SAK er ryddige, og at han ikke har opplevd at ordfører går inn på rådmann sitt arbeidsområdet. Kontrollutvalget har ikke egne opplevelser der de mener ordfører har gått inn på rådmann sitt arbeidsområde. Vedtak KU konkluderer med at det er klare ansvarslinjer mellom politikk og administrasjon i SAK, og at kritikken som har fremkommet mot ordfører i media ikke er reell. Enstemmig vedtatt.

6 Sør-Aurdal, Finn Helge Lyster Sekretariatsansvarlig Kopi sendt til: Postmottak, ordfører og rådmann. Møtebok godkjent: Sør-Aurdal Reidar Schlytter Harald Liodden Linda Skogly