KONTROLLUTVALGET I GOL KOMMUNE MØTEINNKALLING SAKLISTE

Transkript

1 Medlemmer: Tore Dag Skjerdal, Tore Ness, Sigrun Eng Møtetid: Tirsdag 14. februar 2017, kl Møtested: Møterom «345», Kommunehuset på Gol Behandling: Sak 01-04/2017 Informasjon fra ordfører om aktuelle saker/temaer utgår da ordfører ikke kan delta i møtet. Kl Informasjon fra rådmann om aktuelle saker/temaer. Møtet vurderes lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24 Kl : SAKER TIL BEHANDLING : - Godkjenning av innkalling - Godkjenning og signering av protokoll fra møte Sak 01/2017 Sak 02/2017 Sak 03/2017 Sak 04/2017 Forvaltning av kommunens eiendomsmasse Juridiske tvistesaker Brev om mangelfull bemanning i omsorgsboliger Forvaltningsrevisjonsrapport IKT Hallingdal Drøftings-/orienteringssaker - Vederlagsberegning Møtet vurderes lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24 Tatt opp som drøftings-/orienteringssak i møte Tilbakemelding fra rådmann i dagens møte Annet - Neste møte - Saker neste møte - Skjema møtegodtgjørelse Gol, Tore Dag Skjerdal utvalgsleder sign. Innkallingen er sendt: Utvalgsmedlemmer, ordfører, rådmann, Kommunerevisjon IKS, Gol kommune 1

2 Sak 01/2017 Forvaltning av kommunens eiendomsmasse Ingen Forvaltning av kommunens eiendomsmasse, herunder frigjøring av areal for salg eller utleie fremfor økt arealbruk til kommunal tjeneste. Behandling/vurdering i møtet: Rådmannen ga kontrollutvalget, i møte , en kort gjennomgang av kommunale formålsbygg, som har blitt tatt i bruk av nye brukere, som f.eks. Glitrehaug, Herad skole, Gol skole, og hvordan disse brukes i dag. Vedr. annen bygningsmasse i kommunen har formannskapet vedtatt prosjektet «Fra leie til eie». Dette går ut på å få leietakere til å kjøpe boligen de leier fra kommunen. Kontrollutvalget er noe bekymret for at gamle bygg, som er erstattet med nye, blir tatt i bruk før det er laget en total plan over kommunale eiendommer. Kontrollutvalget etterlyser en kommunal plan over formålsbygg, om de skal realiseres eller brukes til kommunale tjenester. Iflg. rådmannen mangler det et politisk vedtak som gir rådmannen fullmakt til å selge kommunale eiendommer. Dette anser kontrollutvalget som svært viktig da realisering av eldre kommunale bygg er nødvendig med tanke på at Gol kommune har og skal investere stort i nye bygg, samt for å unngå store vedlikeholdskostnader på en eldre bygningsmasse. I møte bestemte kontrollutvalget å sette temaet opp som sak i dagens møte. Kontrollutvalget inviterer rådmann til dagens møte for å orientere om: - Status i forvaltningen av kommunale eiendommer og eventuelt behov for delegering av fullmakt fra kommunestyret til rådmann på forvaltning og salg av kommunale eiendommer. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. 2

3 Sak 02/2017 Juridiske tvistesaker Eventuell dokumentasjon fremlegges av rådmannen i møtet. Rådmannen anmodes om, i dagens møte, å redegjøre for og fortrinnsvis dokumentere: - Utskrift av konto (art) 270 Kjøp av bl.a. konsulent og juridisk tjeneste pr. funksjon eller tjeneste på drift- og investering for Vesentlige beløp i kjøp av juridisk tjeneste, hva dette i hovedsak vedrører og hvem som har anskaffet tjenesten. - En vurdering av om noen av sakene kunne vært løst med mindre bruk av juridisk bistand. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Sak 03/2017 Brev om mangelfull bemanning i omsorgsboliger Brev av sendt til Pasient- og brukerombudet i Buskerud, med kopi til Aud Torill Sæbø Brevet påpeker mangelfull bemanning i omsorgsboliger i Gol kommune. Det har vært store oppslag i Hallingdølen, både 26. og 28. januar, vedr. eldreomsorgen i Gol. Gol kommune topper klagestatestikken til pasient- og brukerombudet i Buskerud, og lav bemanningen er en gjenganger i klagene. Pasient- og brukerombudet har sendt en bekymringsmelding til fylkesmannen. Fylkesmannen har varslet en ny tilsynssak med det kommunale omsorgsstellet. Rådmann anmodes om å redegjøre for: - Bemanningen i omsorgsboliger i Gol kommune, på generelt grunnlag. - Rutiner og praksis til det tverrfaglige tildelingsteamet, hvordan de fanger opp og kartlegger behovene til de som mottar omsorgtjenester Rådmann må påregne at kontrollutvalget vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. 3

4 Ingen Sak 04/2017 Forvaltningsrevisjonsrapport IKT Hallingdal Oversendelsesbrev fra Kommunerevisjonen IKS av Forvaltningsrevisjonsrapport IKT Hallingdal. Kommunerevisjon IKS har utarbeidet en forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende IKT-samarbeidet i Hallingdal. Det vises til rapporten, og spesielt vurderinger og konklusjoner i rapportens del 3.4, 4.3, 5.3 og 6.3. Sikkerhetskopiering, jf. rapportens del 6 Kontrollutvalget ser det som alvorlig at kommunen ikke har hatt tilfredsstillende internkontroll mht. sikkerhetskopiering, som gir høy risiko for tap av data og som har medført to anledninger ikke uvesentlig datatap. Det er viktig å få etablert nødvendige tiltak ifht dette, og det bør avklares hvem som er ansvarlig for manglende sikkerhetskopiering. Styringsmodellen for IKT-samarbeidet, jf. rapportens del 4 IKT-samarbeidet har en kompleks organisasjon med mange enheter med bl.a. driftsenheten IKT Hallingdal lokalisert på Gol, IKT-koordinator på Ål og drift av ØLF-systemet på Nes. Dagens organisering bygger på en «kunde-leverandør-modell» som kan være lite hensiktsmessig. Rapporten anbefaler en enklere styringsmodell med en leder for hele IKT-samarbeidet, med totalt budsjett- og resultatansvar og et formelt styre med beslutningsmyndighet, da dette ville vært mer oversiktlig og tydeliggjort ansvar og oppgaver på en bedre måte. Kontrollutvalget registrerer at kostnadsnivået på et overordnet nivå er ca. 20% høyere i Hallingdal enn Valdres, men at noe av dette kan forklares med økt digitalisering og innføring av data i skoleverket. Kvalitetsmålinger, jf. rapportens del 5 Rapporten viser også til at kvalitetsmåling bør gjennomføres på en forenklet måte, med bl.a. fokus på oppetid (tilgjengelighet) og utbedring av feilsituasjoner, herunder omfang og alvorlighetsgrad på feil. Kontrollutvalget tar revisjonsrapportens vurderinger og konklusjoner til etterretning, og ser spesielt alvorlig på utfordringene vedrørende sikkerhetskopiering. Kontrollutvalget anmoder rådmannen om å påse at: 4

5 - Det snarlig påses og bekreftes at sikkerhetskopieringen er fullstendig og tilfredsstillende, herunder vurderer om speiling av servere bør innføres. - Strukturere organisering av IKT-samarbeidet med klarere ansvarsforhold, i den retning som rapporten omhandler. - Innføre nyttig kvalitetsmåling for IKT drift. Kontrollutvalget anmoder om tilbakemelding på ovenstående innen 1. mars Drøftings- og orienteringssaker: - Vederlagsberegning: Spørsmål fra Sigrun Eng Møtet vurderes vedtatt lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24, under drøftelsen av denne saken pga. personopplysninger. I møte informerte Sigrun Eng kontrollutvalget om en henvendelse fra en innbygger vedr. vederlagsberegning for fast plass på Helsetunet. Innbyggeren er bekymret for grunnlaget for beregningen og om denne stemmer ut i fra gjeldende regler. Innbyggeren har sendt 2 klager for beregning/sluttavregning for 2014 og Innbyggeren har fortsatt ikke mottatt svar på disse klagene. Revisjonssjef Åge Sandsengen orienterer rundt regelverket på dette området og av hvilke inntekter det skal beregnes vederlagsavgift av. I møtet, , ber kontrollutvalget rådmann om å foreta en gjennomgang av vederlagsberegning og praksis rundt dette i Gol kommune, på generelt grunnlag. Rådmannen inviteres til dagens møte for å redegjøre om: - Grunnlag og praksis vedr. vederlagsberegning i Gol kommune - Saksbehandlingstid på klager manglende svar på klager vedr. vederlagsberegning Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. 5