Møtebok fra kontrollutvalget i Vang kommune,

Transkript

1 Til Møte nr. 01/2018 Sak 01-07/ 2018 MØTEBOK FOR KONTROLLUTVALGET I VANG KOMMUNE Møtested : Møterom Helin, Vang kommune. Møtedato : Tirsdag Møtetidspunkt : Kl Følgende deltok i møtet for Vang: Bjørn Bjørneseth - leder av K-utvalget Håkon Offergaard Jevne - nestleder Jorun Karlsen - medlem Reidar Thune - Rådmann Vang kommune Remi Nilsen - Økonomisjef Vang kommune (sak 1/2018 og sak 2/2018) Tommy-Renè Stordal - Skule- og kultursjef (sak 3/2018) Dagny Thon Hovrud - Kommunerevisor Kommunerevisjonen IKS Finn Helge Lyster - Kontrollutvalgssekretariat Godkjenning av innkalling Enstemmig godkjent Godkjenning/signering av møtebok fra møte i Vang Enstemmig godkjent Møtereferat fra fellesmøte i Valdres tas til etterretning Møtereferat fra fellesmøte i Valdres tas til etterretning Neste møte i utvalget: med bl.a. Årsrekneskapen for Vang kommune og Vang E-verk, samt risikosamtale med rådmann og ordfører. Orienterings- og diskusjonssaker: Orientering fra revisjonen: o Ikke noe spesielt fra revisjonen o Sekretæren orienterte om sekretariatsfunksjonen Brev fra Styret i Kommunerevisjon IKS til kontrollutvalget i Nes kommune Brev av fra revisjonen til kommunen: Tilbakemelding etter løpende revisjon 2017 Årsrapport Skatteoppkreveren i Valdres Orienteringene ble tatt til etterretning Bjørn Bjørneseth, tlf Side 1

2 Saksutredning OBS: Sak 01/ /2018 er de samme sakene som skulle vært oppe til behandling i desember 2017 som sak 18/ /2017. Dette møtet ble utsatt pga sjukdom. Har valgt å gi de nummer for Sak 01/2018: Innleide ressurser/konsulenter. Omfang og kostnad, jf. pkt. 11 i planen Dokument i saken: : Rådmannen inviteres til møtet for å redegjøre for kommunens bruk av konsulenter/innleid personale. Det anmodes om at rådmannen legger frem en utskrift av kommunens regnskap på konto bruk av konsulenter og juridisk bistand, dvs. kostra art 270 på både drifts- og investeringsregnskapet, totalt for kommunen og pr. funksjonsområde eller tjenesteområde. Rådmann bes om å redegjøre for de områder bruken er vesentlig og begrunne dette, herunder redegjøre for hvilke fullmakter rådmann har til å engasjere juridisk bistand. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Vurderinger i møtet Økonomisjefen orienterte om innleide ressurser i Totalt vel 2,99 mill. Mest på vikartjenester 1,5 mill., stort sett sykepleiere Nest størst: Kommuneplaner kr , bla ASPLAN og Oppland fylkeskommunen som de største Tredje største: Tolketjenester ca Ellers er det stort sett små beløp i størrelsesorden Kontrollutvalget tar orienteringen til etterretning. Kontrollutvalget vurdere bruken av innleide tjenester til å være på et akseptabelt nivå. Enstemmig vedtatt Sak 02/2018: Restanseliste politiske saker, jf. pkt. 7 i planen Rådmannen inviteres til møtet og anmodes om å legge frem en oversikt over alle saker som er vedtatt av kommunestyret og formannskap, og som ikke er avsluttet samt hvem som er ansvarlig for gjennomføring, frist og status. Bjørn Bjørneseth, tlf Side 2

3 Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Rådmannen la fram ei liste over saker som har vært oppe i kommunestyret og formannskapet. De fleste saker som ikke er avsluttet er næringssaker. I disse sakene har de næringsdrivende to år på å fullføre/ få utbetalt tilskudd. Kontrollutvalget fikk utlevert liste pr. dato. Rådmannen har et klart system på oppfølging og avskriving av saker. Kontrollutvalget tar orienteringen til etterretning. Kontrollutvalget aksepterer at rådmannen har en god intern kontroll på oppfølging av saker og ber om at kommunestyret blir orientert jevnlig om situasjonen. Kontrollutvalget hadde sett det som en fordel om det kunne utarbeides en mal for enkel rapportering. Enstemmig vedtatt. Sak 03/2018: Aktuelle tilsynssaker fra fylkesmannen, jf. pkt 14 i planen Rådmannen anmodes om å oversende alle eksterne (fylkesmannen mv.) tilsynsrapporter til kontrollutvalget ved sekretariatet løpende. Kontrollutvalget vurderer løpende om de ønsker redegjørelse for rapportene. Rådmannen anmodes om å fremlegge tilsynsrapporter fra 2017 i møtet, og redegjøre kort for disse. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Det har vært to tilsyn i 2017: Et tilsyn innen skoleområdet. Skule- og kultursjef orienterte tilsynet fra fylkesmannen. Hovedtilsynet gikk på om skolen sitt arbeid med elevenes læringsutbytte var tilfredsstillende. Utvidet tilsyn ble gjennomført. En del mindre funn ble funnet før tilsynet. Disse ble det senere jobbet med og «hullene» ble tettet. Tilsynet har ført til at kommunen som skoleeier har blitt flinkere til å dokumentere og skriftliggjøre. Alle avvik ble lukket før tilsynet ble avsluttet. Tilsyn 2: Tilsyn med samfunnssikkerhet i Vang kommune. Totalt var det 47 punkter som ble ettergått. Hele kommunens ledergruppe var med under tilsynet. Kommunen har i ettertid bla ansatt en ny person med spesialkompetanse innen samfunnsikkerhet og beredskap. Konklusjonen var at fylkesmannen ikke fant avvik i samband med beredskapstilsynet. To merknader ble gitt; 1. Kriseinformasjonsplan bør oppdateres på målgrupper og hvilke informasjonskanaler disse best kan nås på. 2. Oversikt over beredskapsplaner bør utvides med beredskapsplaner for mellom annet skole og tunnel. Bjørn Bjørneseth, tlf Side 3

4 Kontrollutvalget tar orienteringene til etterretning. Enstemmig vedtatt. Sak 04/2018: Delegasjonsreglement kort redegjørelse inkl. vedtak i kommunestyret. (pkt 21 i planen) Rådmannen inviteres til møtet, og anmodes om å redegjøre for bl.a. følgende: Hjemmelen for delegasjonsreglementet Hvem vedtar dokumentet, hvor ofte må de behandles og når ble siste versjon vedtatt Sentrale eller viktige punkter/områder i reglementet. Er de prinsipielle avgjørelsene lagt på kommunestyret/politiske organer Er reglementet kjent for de involverte Er reglementet tilstrekkelig ifht. å være et praktisk styrende dokument i hverdagen Har rådmann fått nødvendig delegerte fullmakter gjennom reglementet til effektiv drift av kommunen Følges reglementet i hverdagen, dvs. er det samsvar mellom reglement og praksis Er det noen form for rapportering mht. rådmannens bruk og oppfølging av reglementet Hvordan rapporteres og følges eventuelle avvik/brudd opp Er det noen underliggende dokumenter/rutiner til reglementet? Det anmodes om at kontrollutvalget får oversendt reglementet eventuelt får det i møtet. Kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille spørsmål til rådmannen i møtet. Dersom spørsmål ikke kan besvares direkte i møtet kan dette eventuelt følges opp i neste møte. Rådmannen orienterte om de aktuelle punktene i saksframlegget. Rådmannen har et delegeringsbrev som benyttes ved videre delegering. Rådmannen mener at han har tilstrekkelige fullmakter til å gjennomføre en effektiv drift av kommunen. Alle tilsette blir orientert om reglene i kommunen. Ellers blir Kvalitetslosen benyttet og denne skal alle tilsette ha adgang til. Oppleves som at underordnede etterlever delegasjonsreglementet. Reglementet skal opp i kommunestyret en gang pr. valgperiode. Reglementet var oppe i kommunestyret Eventuelle endringer blir tatt opp i kommunestyret fortløpende. Saker som blir avgjort i henhold til reglementet, blir automatisk rapportert videre. Kontrollutvalget tar orienteringen til etterretning. Enstemmig vedtatt. Bjørn Bjørneseth, tlf Side 4

5 Sak 05/2018 Årsmelding 2017 for kontrollutvalget Årsmelding for kontrollutvalget i Vang kommune. Årsmeldinga skal gi et bilde av det arbeidet som har vært gjort i kontrollutvalget. Forslag til vedtak Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 godkjennes, og oversendes kommunestyrene til orientering. Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 godkjennes, og oversendes kommunestyrene til orientering. Sak 06/2018: Kontrollrapport fra Skatteoppkreverfunksjonen 2017 Kontrollrapport fra skatteoppkreverfunksjonen Vurderinger: Skatteoppkreverfunksjonen for Vang kommune gjennomføres av skatteoppkreveren for Valdres. Rapporten konkluderer med at skatteoppkreverfunksjonen er gjennomført og som viser et tilfredsstillende resultat mht. innkrevingsresultat for kommunen. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar kontrollrapporten om skatteoppkreverfunksjonen 2017 til orientering. Kontrollutvalget tar kontrollrapporten om skatteoppkreverfunksjonen 2017 til orientering. Enstemmig vedtatt Sak 07/2018: Kontroll og tilsyn: Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekter i Vang kommune. Møtet vurderes lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. Dokument i saken: Detaljplan gjennomgås i møtet. : På felles møte for kontrollutvalga i Valdres under Diskusjonssak 2/2018 «Prioritering forvaltningsrevisjon og selskapskontroll», orienterte Kommunerevisjonen om: - Sentrale ferdigstilte og pågående forvaltningsrevisjonsprosjekter/selskapskontroller. Bjørn Bjørneseth, tlf Side 5

6 - Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller som kan vurderes. Møtet oppfordret alle kontrollutvalgene om å ta drøftingene videre til sine møter for å se på hva som er aktuelle saker for dem. Saken foreslås utsatt da det vil bli foretatt risikosamtale med rådmann og ordfører i neste møte. Saken utsettes til neste møte da det vil bli risikosamtale med ordfører og rådmann. Enstemmig vedtatt Vang, Finn Helge Lyster Sekretariatsansvarlig Kopi sendt: Ordfører og Rådmann og postmottak Møtebok godkjent: Bjørn Bjørneseth Håkon Offergaard Jevne Jorun Karlsen Bjørn Bjørneseth, tlf Side 6