KONTROLLUTVALGET I GOL KOMMUNE MØTEINNKALLING SAKLISTE

Transkript

1 Medlemmer: Tore Dag Skjerdal, Tore Ness, Sigrun Eng Møtetid: Mandag 29. mai 2017, kl Møtested: Møterom «Rom 306», Kommunehuset på Gol Behandling: Sak 03-06/2017 Kl Kl Informasjon fra ordfører om aktuelle saker/temaer. Møtet vurderes lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. Informasjon fra rådmann om aktuelle saker/temaer. Møtet vurderes lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24 SAKER TIL BEHANDLING: - Godkjenning av innkalling - Godkjenning/signering av protokoll fra møte Sak 03/2017 Brev om mangelfull bemanning i omsorgsboliger ny behandling Sak 04/2017 Forvaltningsrevisjonsrapport IKT Hallingdal - ny behandling Sak 05/2017 Årsregnskap Gol kommune 2016 Sak 06/2017 Kontrollutvalgets årsmelding 2016 Drøftings-/orienteringssaker 1. Vederlagsberegning 2. Drift av flerbrukshallen, driftsavtale 3. Ekspropriasjon av grunn vedr. ny tilgang til sentrum Annet - Neste møte - Saker neste møte - Skjema møtegodtgjørelse Gol, Tore Dag Skjerdal utvalgsleder sign. Innkalling er sendt: Utvalgsmedlemmer, ordfører, rådmann, Kommunerevisjon IKS, Gol kommune 1

2 Sak 03/2017 Brev om mangelfull bemanning i omsorgsboliger ny behandling Møtet ble enstemmig vedtatt lukket, under sak 03/2017, med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. Dokumenter: Brev av sendt til Pasient- og brukerombudet i Buskerud, med kopi til Aud Torill Sæbø Saksopplysninger: Brevet påpeker mangelfull bemanning i omsorgsboliger i Gol kommune. Det har vært store oppslag i Hallingdølen, både 26. og 28. januar, vedr. eldreomsorgen i Gol. Gol kommune topper klagestatestikken til pasient- og brukerombudet i Buskerud, og lav bemanningen er en gjenganger i klagene. Pasient- og brukerombudet har sendt en bekymringsmelding til fylkesmannen. Fylkesmannen har varslet en ny tilsynssak med det kommunale omsorgsstellet. Rådmann ble i møte anmodet om å redegjøre for: - Bemanningen i omsorgsboliger i Gol kommune, på generelt grunnlag. - Rutiner og praksis til det tverrfaglige tildelingsteamet, hvordan de fanger opp og kartlegger behovene til de som mottar omsorgtjenester Behandling i møte: Rådmannen og kommunalsjef helse- og omsorg Aud Torill Sæbø orienterte om flg.: Det har totalt har kommet 3 brev, (fra 2 forskjellige avsendere) hvor det klages på bemanningen innenfor helse og omsorg. Fylkesmannen har varslet at de vil utføre en tilsynssak vedr. Torstadvegen omsorgsboliger. Dette ønsker kommunen velkommen og ordfører ønsker å delta på tilsynet. Beboere i Torstadvegen omsorgsboliger mottar hjelp fra hjemmetjenesten, med dag-, kveldsog nattevakt. Tildelingsteamet har møte hver tirsdag for endringer/utvikling meldes inn, og det avgjøres om det skal foretas en kartlegging for å avklare om bruker har endrede behov. Det er etter en kartlegging det avgjøres hvilke ressurser pasienten skal ha. Etter forrige tilsyn i 2015 ble det utarbeidet kriterier som brukes under kartlegging av brukers behov og tildeling av ressurser. Pasienten, evnt. pårørende, er i sin fulle rett til å avslå tilbud om sykehjemsplass og bli boende i omsorgsboligen. I Torstadvegen omsorgsboliger bor det personer som, ut i fra kartleggingen, burde bo på Helsetunet. I møtet ble det enstemmig vedtatt flg: Kontrollutvalget tar orienteringen til etterretning, og anmoder rådmannen følge opp varslingssaken samt gi kontrollutvalget en orientering om fylkesmannens tilsyn i neste møte. 2

3 I dagens møte anmoder kontrollutvalget rådmannen om en orientering vedrørende: Fylkesmannens tilsyn og vurdering av varslingssaken ifht mangelfull bemanning. Rådmann må påregne at kontrollutvalget vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Sak 04/2017 Forvaltningsrevisjonsrapport IKT Hallingdal ny behandling Dokumenter: Oversendelsesbrev fra Kommunerevisjonen IKS av Forvaltningsrevisjonsrapport IKT Hallingdal. Saksopplysninger: Kommunerevisjon IKS har utarbeidet en forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende IKT-samarbeidet i Hallingdal. Det vises til rapporten, og spesielt vurderinger og konklusjoner i rapportens del 3.4, 4.3, 5.3 og 6.3. Sikkerhetskopiering, jf. rapportens del 6 Kontrollutvalget ser det som alvorlig at kommunen ikke har hatt tilfredsstillende internkontroll mht. sikkerhetskopiering, som gir høy risiko for tap av data og som har medført to anledninger ikke uvesentlig datatap. Det er viktig å få etablert nødvendige tiltak ifht dette, og det bør avklares hvem som er ansvarlig for manglende sikkerhetskopiering. Styringsmodellen for IKT-samarbeidet, jf. rapportens del 4 IKT-samarbeidet har en kompleks organisasjon med mange enheter med bl.a. driftsenheten IKT Hallingdal lokalisert på Gol, IKT-koordinator på Ål og drift av ØLF-systemet på Nes. Dagens organisering bygger på en «kunde-leverandør-modell» som kan være lite hensiktsmessig. Rapporten anbefaler en enklere styringsmodell med en leder for hele IKT-samarbeidet, med totalt budsjett- og resultatansvar og et formelt styre med beslutningsmyndighet, da dette ville vært mer oversiktlig og tydeliggjort ansvar og oppgaver på en bedre måte. Kontrollutvalget registrerer at kostnadsnivået på et overordnet nivå er ca. 20% høyere i Hallingdal enn Valdres, men at noe av dette kan forklares med økt digitalisering og innføring av data i skoleverket. Kvalitetsmålinger, jf. rapportens del 5 Rapporten viser også til at kvalitetsmåling bør gjennomføres på en forenklet måte, med bl.a. fokus på oppetid (tilgjengelighet) og utbedring av feilsituasjoner, herunder omfang og alvorlighetsgrad på feil. Kontrollutvalget tar revisjonsrapportens vurderinger og konklusjoner til etterretning, og ser spesielt alvorlig på utfordringene vedrørende sikkerhetskopiering. 3

4 Kontrollutvalget anmoder rådmannen om å påse at: 1. Det snarlig påses og bekreftes at sikkerhetskopieringen er fullstendig og tilfredsstillende, herunder vurderer om speiling av servere bør innføres. 2. Strukturere organisering av IKT-samarbeidet med klarere ansvarsforhold, i den retning som rapporten omhandler. 3. Innføre nyttig kvalitetsmåling for IKT drift. Kontrollutvalget anmoder om tilbakemelding på ovenstående innen 1. mars Behandling i møtet I møtet drøftet kontrollutvalget konklusjonene i revisjonsrapporten med revisor, vertskommunerådmannen, regionkoordinator og leder for IKT Hallingdal. Drøftingen kan oppsummeres i punktene nedenfor: Kostnadsnivå: Den overordnede kostnadssammenligningen mellom IKT-samarbeidene i Valdres, Hallingdal og Nord-Gudbrandsdal viser et relativt likt kostnadsnivå, og det kan indikere at kostnadene ligger på et akseptabelt nivå. Det kan være mange og sammensatte årsaker til at totalkostnaden i Hallingdal ligger 20% høyere. Vertskommunerådmannen vektlegger at Hallingdal er største region og har tatt i bruk IKT i større grad i bl.a. skoler og hjemmetjeneste. Revisjonen påpekte at det at Hallingdal har organisert samarbeidet i flere enheter og ikke har felles løsninger på alle fagområder kan bidra til høyre kostander. Det må kontinuerlig arbeides for å effektivisere IKT-driften, men totalkostnaden må forventes å øke over tid fordi kommunene tar i bruk IKT på stadig nye områder. Effektivisering av tjenester gjennom IKT, gir høyere IKT-kostnader, mens gevinsten vises i tjenesteproduksjonen. Kvalitetsmålinger: IKT Hallingdal gjennomfører i liten grad systematisk kvalitetsmåling og rapportering. Det er enighet om at det skal dokumenteres og rapporteres på viktige kvalitetsindikatorer som oppetid og feilsituasjoner. Sikkerhetskopiering: Det regionale IKT-samarbeidet i Hallingdal har ikke hatt tilfredsstillende internkontroll mht. sikkerhetskopiering, hvilket gir høy risiko for tap av data. IKT-leder orienterte i møtet om at han tar problemene på største alvor, og arbeider systematisk for å bedre rutinene. Speiling av servere, eller tilsvarende løsninger, vil bli vurdert. Styringsmodell for IKT samarbeidet: Revisjonsrapporten anbefaler, jf. anbefalinger fra KS, en enklere styringsmodell for IKT-samarbeid enn hva tilfellet er i Hallingdal. Anbefalingen er en organisering etter 27 i kommuneloven med rådmennene som formelt styre, og øvrig IKT-personell organisert i en enhet med tydelig ansvar for effektiv IKT- strategi og IKT-drift. 4

5 Vertskommunerådmannen påpekte at dagens organisering for en stor del er politisk bestemt, og følgelig ikke ønskelig å endre nå. Styringsgruppen av rådmenn, regionalkoordinator og IKT-leder har etablert en god samarbeidsform, og organiseringen fungerer godt pt. I praksis fungerer dagens organisering av IKT-samarbeid relativt likt KS-anbefalingene, med rådmennene som styre. Modellen rendyrker ikke en kunde-leverandørmodell, men gir både IKTenheten og kommunene sammen med regionkoordinator ansvar for kostnadseffektive IKT-valg. Det er ikke hensiktsmessig å endre organisasjon nå, men det vil løpende vurderes hvilken organisering som best sikrer klare ansvarsforhold og effektiv drift. IKT blir et stadig viktigere verktøy i tjenesteproduksjonen, og det er følgelig viktig at kommunene setter premissene for de valg som tas. Vedtak i møtet : Enstemmig vedtas: Kontrollutvalget tar revisjonsrapportens vurderinger og konklusjoner til etterretning, og ser spesielt alvorlig på utfordringene vedrørende sikkerhetskopiering. Kontrollutvalget anmoder rådmannen om å påse at: 1. Det snarlig påses og bekreftes at sikkerhetskopieringen er fullstendig og tilfredsstillende. 2. Organiseringen av IKT-samarbeidet vurderes løpende mht. å sikre effektiv drift, jf. de hovedprinsipper rapporten omhandler. 3. Det innføres nyttige kvalitetsmålinger for IKT driften. Kontrollutvalget anmoder om tilbakemelding på ovenstående i utvalgets neste møte. Kontrollutvalget tar rådmannens orientering til etterretning. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret ber rådmann om å: 1. Snarlig påse og bekrefte at sikkerhetskopieringen er fullstendig og tilfredsstillende. 2. Vurdere dagens organisering av IKT-samarbeidet mht. å sikre effektiv drift, jf. de hovedprinsipper rapporten omhandler. 3. Det innføres nyttige kvalitetsmålinger for IKT driften. Behandling i møte: Vedtak: 5

6 Sak 05/2017 Årsregnskap Gol kommune 2016 Dokumenter: Årsregnskap Gol kommune 2016 Revisjonsberetning fra Kommunerevisjon IKS. Årsmelding Gol kommune 2016 Dokumentene ettersendes Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal ifølge Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 7 gi sin uttale om årsregnskapet til kommunestyret. Uttalen skal legges fram kommunestyret, og formannskapet skal ha kopi av uttalen til sin behandling av årsregnskapet. Grunnlaget for behandlingen er avlagt årsregnskap og årsmelding for Gol kommune 2016, samt revisjonsberetning Rådmannen inviteres til møtet for å redegjøre for regnskapet. Kontrollutvalget skal ifølge Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 7 gi sin uttale om årsregnskapet til kommunestyret. Uttalen skal legges fram kommunestyret, og formannskapet skal ha kopi av uttalen til sin behandling av årsregnskapet. Grunnlaget for behandlingen er avlagt årsregnskap og årsmelding for Gol kommune 2016, samt revisjonsberetning Rådmannen inviteres til møtet for å redegjøre for regnskapet. Kontrollutvalget har i møtet behandlet Gol kommune sitt årsregnskap for 2016 og vil med dette avgi sin uttalelse til kommunestyret om årsregnskapet jf. forskrift om kontrollutvalg kapittel 4. Regnskapet revideres på en betryggende måte Kontrollutvalget bekrefter at revisjonssjef, som er oppdragsansvarlig, oppfyller de krav til kompetanse som fremgår av forskrift om revisjon i kommuner kapittel 5, og at ekstern kvalitetskontroll fra Norges kommunerevisorforbund er bestått. Kontrollutvalget mottok bekreftelse fra revisjonssjef på at han er uavhengig, oppfyller sine forpliktelser og har nødvendig kompetanse og erfaring. Kontrollutvalget holder seg løpende orientert om revisjonsarbeidet gjennom dialog med revisor og kopi av brev fra revisor under løpende revisjon og revisjon av årsregnskapet. Kommunerevisjon IKS er kommunens revisor i egen regi, og utfører revisjonsarbeidet etter god kommunal revisjonsskikk og avtale med kommunen om å fordele selskapets utgifter ved å fakturere revisjonsarbeidet etter faktisk tidsforbruk. 6

7 Merknader til årsregnskapet 2016 fra revisor er fulgt opp Revisor har i løpet av 2016 ikke rapportert merknader til regnskapet til Gol kommune som kontrollutvalget har ansett kvalifiserte for videre oppfølging. Rapportering av hvordan merknader til årsregnskapet fra kommunestyret er fulgt opp Kommunestyret har ikke vedtatt merknader til regnskapet som har krevd oppfølging i Kontrollutvalgets uttale til Gol kommune sitt årsregnskapet for 2016 Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet og årsmelding til Gol kommune for 2016, samt revisjonsberetning Ansvarlig revisor og administrasjonen har supplert kontrollutvalget med informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet og årsmeldingen er lagt fram i samsvar med lov og forskrifter og gir uttrykk for kommunens økonomiske stilling pr. og Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukerne sitt informasjonsbehov. Kontrollutvalget viser for øvrig til revisjonsberetning og anbefaler at årsregnskapet til Gol kommune godkjennes. Behandling i møte: Vedtak: Sak 06/2017 Kontrollutvalgets årsmelding 2016 Dokumenter: Forslag til kontrollutvalgets årsmelding 2016 Saksopplysninger: Kommunerevisjon IKS har utarbeidet et forslag til årsmelding, som utgangspunkt for diskusjon/gjennomgang i møtet. Kontrollutvalget oversender Kontrollutvalgets årsmelding for 2016, datert 29. mai 2017, som sak til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2016 til orientering. Behandling i møte: Vedtak: 7

8 Drøftings-/orienteringssaker 1. Vederlagsberegning I møte informerte Sigrun Eng kontrollutvalget om en henvendelse fra en innbygger vedr. vederlagsberegning for fast plass på Helsetunet. Innbyggeren er bekymret for grunnlaget for beregningen og om denne stemmer ut i fra gjeldende regler. Innbyggeren har sendt 2 klager for beregning/sluttavregning for 2014 og Innbyggeren har fortsatt ikke mottatt svar på disse klagene. Revisjonssjef Åge Sandsengen orienterer rundt regelverket på dette området og av hvilke inntekter det skal beregnes vederlagsavgift av. I møtet, , ber kontrollutvalget rådmann om å foreta en gjennomgang av vederlagsberegning og praksis rundt dette i Gol kommune, på generelt grunnlag. I møtet var rådmannen invitert til å orientere om saken til kontrollutvalget. Da saken på det tidspunktet lå hos fylkesmannen til behandling, avgjorde kontrollutvalget å avvente til svaret fra fylkesmannen foreligger. Rådmannen inviteres til dagens møte og anmodes om å redegjøre om: Grunnlag og praksis vedr. vederlagsberegning i Gol kommune Saksbehandlingstid på klager manglende svar på klager vedr. vederlagsberegning Fylkesmannens tilsyn og tilbakemelding Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. 2. Drift av flerbrukshallen, driftsavtale Kontrollutvalget anmoder rådmann om en orientering vedr.: Framdriften i avtalen mellom Gol kommune og Gol Idrettslag, herunder drift av flerbrukshallen og innkjøp av utstyr. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. 3. Ekspropriasjon av grunn vedr. ny tilgang til sentrum, riksvei 7 Rådmannen informerte kontrollutvalget i møtet om at det blir nødvendig med ekspropriasjon av grunn, da en avtale om kjøp med grunneiere, av en grensetom til avkjøringen, ikke har latt seg gjennomføre. Kontrollutvalget anmoder rådmann om å orientere om: Fremdriften av ekspropriasjonen Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. 8