KONTROLLUTVALGET I HEMSDAL KOMMUNE MØTEINNKALLING SAKLISTE

Transkript

1 Medlemmer: Arnt Skansen, Randi Larsen Flaget, Torstein Tuv Møtetid: Tirsdag 12. september 2017, kl Møtested: Møterom «Skogshorn», Kommunehuset i Hemsedal Behandling: Sak 07, 09-15/2017 Kl Kl Informasjon fra ordfører om aktuelle saker/temaer. Møtet vurderes lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. Informasjon fra rådmann om aktuelle saker/temaer. Møtet vurderes lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24 SAKER TIL BEHANDLING - Godkjenning av innkalling - Godkjenning og signering av protokoll fra møtet Sak 07/2017 Rutiner i forbindelse med varsling Sak i Fellesmøtet Sak 09/2017 Honorering av sekretariat Sak i Fellesmøtet Sak 10/2017 Forvaltningsrevisjon IKT Hallingdal oppfølging av vedtak Sak 11/2017 Oppfølging av varslingssaken vedr. arbeidsmiljø og vedtak i kommunestyret - Kontrollutvalgets sak 01/2017 orientering fra rådmann Sak 12/2017 Sykefravær status og tiltak Sak 13/2017 Juridiske tvistesaker Sak 14/2017 Siste økonomirapportering fra rådmann til kommunestyret på 2017 Sak 15/2017 Kontrollutvalgets budsjett 2018 Drøftings-/orienteringssaker A. Regnskapsrevisors fokusområde for regnskapet 2017 Annet - Neste møte - Saker neste møte - Skjema møtegodtgjørelse Hemsedal, Arnt Skansen utvalgsleder Innkalling er sendt: Utvalgsmedlemmer, ordfører, rådmann, Kommunerevisjon IKS, Hemsedal kommune 1

2 Sak 07/2017 Rutiner i forbindelse med varsling Sak i Fellesmøtet Ingen Alle kommuner har reglementer for hvordan varsling av kritikkverdige forhold i skal behandles i kommunen. Det er noe ulike ordlyder i reglementene, med dette omtales ofte som varsling om lovstridige forhold mm. Praksis har vist at varslere som har stått frem i offentligheten i Norge ofte har blitt den tapende part, og arbeidsforholdet har ofte blitt avsluttet. Generelt bør offentlig forvaltning oppfordre om at alle kritikkverdige forhold til forvaltningen blir varslet på en ryddig og åpen måte, og at alle varslere blir ivaretatt på en god måte som en ressurs for kommunen. Det er prosesser på gang med lovendringer som skal sikre varslernes situasjon på en bedre måte enn dagens ordlyd, og det kan være viktig at kontrollutvalgene setter varsling på dagsorden. Saken var opp til behandling i Fellesmøtet Det ble ikke gjort vedtak i saken da kontrollutvalget ikke var beslutningsdyktige i møtet, da kun ett medlem deltok. Kontrollutvalget ber kommunerevisjon IKS avklare kommunenes regler på området og komme med innspill til konkrete forbedringer for å bedre varslernes situasjon i kommunene, og at dette skal ende opp i en sak til kontrollutvalget. Sak 09/2017 Honorering av sekretariat Sak i Fellesmøtet Ingen I ledermøtet var et av punktene på sakskartet honorering av sekretariat. K-utvalgsleder Edvin Ræstad var ansvarlig for ansettelsen av dagens k-utvalgssekretær på vegne av k- utvalgene i Hallingdal og hadde bistand av k-utvalgsleder i Hol under intervjuene. 2

3 Edvin Ræstad kommenterte i møtet at Hanne Wengen ble ansatt på grunnlag av at det skulle være en 50% stilling. Han foreslå at Hanne Wengen fakturerer minimum 900 timer (50% stilling) årlig, slik at hun kompenseres ut i fra stillingsstørrelsen som lå til grunn ved ansettelsen. De øvrige lederne sa seg enige i Ræstad sitt forslag. Konklusjon i ledermøtet: Timeprisen økes iht. inflasjon med 2,1% til kr. 562,- pr. time. Hanne Wengen skal som et minimum fakturere 900 timer årlig (50% stilling). Hvordan dette skal løses rent praktisk og rettferdig kommunene i mellom ble ikke fullstendig konkludert i møtet. Kontrollutvalgssekretæren er tilgjengelig 24/7 at hun besvarer henvendelser nærmest omgående er verdifullt og gjør at alle parter sparer tid og forenkler arbeidet både for utvalgene, revisjonen og kommuneadministrasjonen. Alternativet kunne vært tilgjengelighet 2 dager pr. uke. Hun må som oftest vente på svar på henvendelser som f.eks. mailer, svar som er avgjørende for videre arbeid kan utføres. Dette gjør det vanskelig å planlegge, samt at dette er tid som ikke blir fakturert. Forutsatt at timene skal faktureres over 11 måneder pr år, legger til grunn ferie i juli, så utgjør en 50% stilling 81,8 timer pr. mnd./ 900 timer årlig. Det er svært varierende arbeidsmengde for sekretariatet pr. måned. Noen måneder kan timeantallet ligge ned mot timer og andre mnd. opp mot timer. I gjennomsnitt for 1. halvårs 2017 ligger timetallet på 68, 5 timer pr. mnd. I første halvår har KU Nes hatt mange møter og KU Hemsedal har hatt mye ekstraarbeid pr. møte, noe som har dratt opp det totale timetallet. Ser man bort i fra dette ekstraordinære arbeidet i disse to kommunene, og lager et gjennomsnitt ut i fra de andre 4 kommunen, blir timetallet ca. 52 timer pr. måned. Gjennomsnittstallene er omtrentlige, da ikke alle utførte oppgaver i realiteten blir fakturert. Samt at ventetid og tilgjengelighet heller ikke faktureres. Hvordan skal honoreringen utføres i praksis? Dette må kontrollutvalgene ta stilling til, slik at det utføres rettferdig for den enkelte kommune. Honoreringen foreslås fakturert med minimum 50% stilling pr. mnd. Sekretærens tilgjengelighet, respons og variasjonen av arbeidstimer/-press, tilsier at det er riktig at sekretæren skal ha fast betalt for minst en 50% stilling, og at dette faktureres som følger: 900 timer : 11 mnd. = 81,8 t pr. mnd./50% stilling. 1. Hvis faktisk antall registrerte timer på en måned blir på 81,8 timer eller mer så faktureres faktisk antall timer på den enkelte kommune. 2. Ender totalt faktisk antall timer i en mnd. under 81,8 faktureres hver kommunene for: a. faktisk antall forbrukte timer pr. kommune, med tillegg av 3

4 b. resterende timer opp til 81,8 faktureres etter en fordelingsnøkkel der 50% av timene fordeles på kommunene 1/6 og den andre 50% andelen fordeles etter innbyggertall. Eks. Faktisk antall brukte timer totalt i de 6 kommunene blir sammenlagt 60 timer i en mnd. De 60 timene faktureres kommunene, med det faktisk antall forbrukt timer pr. kommune. De resterende timene (81,8 60) = 21,8 timer faktureres kommunene etter fordelingsnøkkel der 50% av timene fordeles på kommunene 1/6 og den andre 50% andelen fordeles etter innbyggertall. Evt. timer i feriemåneden juli, faktureres kommunene med antall timer utført arbeid. Kjøretid faktureres med halv timepris og kjøregodtgjørelse faktureres pr. km etter sats. Timesprisen er etter gjeldende avtale, med årlig prisjustering. Kontrollutvalgene står fritt til å komme med andre forslag til løsninger som anses fornuftig og rettferdig. K-utvalgssekretæren fakturer 81,8 timer pr. mnd. med unntak av juli måned, og faktureringen utføres slik: 1. Hvis faktisk antall registrerte timer på en måned blir på 81,8 timer eller mer så faktureres faktisk antall timer på den enkelte kommune. 2. Ender totalt faktisk antall timer i en mnd. under 81,8 faktureres hver kommunene for: a. faktisk antall forbrukte timer pr. kommune, med tillegg av b. resterende timer opp til 81,8 faktureres etter en fordelingsnøkkel der 50% av timene fordeles på kommunene 1/6 og den andre 50% andelen fordeles etter innbyggertall. Sak 10/2017 Forvaltningsrevisjon IKT Hallingdal - oppfølging Kommunerevisjon IKS har utarbeidet en forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende IKT-samarbeidet i Hallingdal. Det vises til rapporten, og spesielt vurderinger og konklusjoner i rapportens del 3.4, 4.3, 5.3 og 6.3. Sikkerhetskopiering, jf. rapportens del 6 Kontrollutvalget ser det som alvorlig at kommunen ikke har hatt tilfredsstillende internkontroll mht. sikkerhetskopiering, som gir høy risiko for tap av data og som har medført to anledninger 4

5 ikke uvesentlig datatap. Det er viktig å få etablert nødvendige tiltak ifht dette, og det bør avklares hvem som er ansvarlig for manglende sikkerhetskopiering. Styringsmodellen for IKT-samarbeidet, jf. rapportens del 4 IKT-samarbeidet har en kompleks organisasjon med mange enheter med bl.a. driftsenheten IKT Hallingdal lokalisert på Gol, IKT-koordinator på Ål og drift av ØLF-systemet på Nes. Dagens organisering bygger på en «kunde-leverandør-modell» som kan være lite hensiktsmessig. Rapporten anbefaler en enklere styringsmodell med en leder for hele IKT-samarbeidet, med totalt budsjett- og resultatansvar og et formelt styre med beslutningsmyndighet, da dette ville vært mer oversiktlig og tydeliggjort ansvar og oppgaver på en bedre måte. Kontrollutvalget registrerer at kostnadsnivået på et overordnet nivå er ca. 20% høyere i Hallingdal enn Valdres, men at noe av dette kan forklares med økt digitalisering og innføring av data i skoleverket. Kvalitetsmålinger, jf. rapportens del 5 Rapporten viser også til at kvalitetsmåling bør gjennomføres på en forenklet måte, med bl.a. fokus på oppetid (tilgjengelighet) og utbedring av feilsituasjoner, herunder omfang og alvorlighetsgrad på feil. Behandling, , i kontrollutvalget i vertskommunen Gol Kontrollutvalget i Gol, som er vertskommune for IKT-samarbeidet i Hallingdal behandlet rapporten som sak 04/2017 i møte Kontrollutvalget i Gol drøftet konklusjonene i revisjonsrapporten med revisor, vertskommunerådmannen, regionkoordinator og leder for IKT Hallingdal. Drøftingen kan oppsummeres i punktene nedenfor: Kostnadsnivå: Den overordnede kostnadssammenligningen mellom IKT-samarbeidene i Valdres, Hallingdal og Nord-Gudbrandsdal viser et relativt likt kostnadsnivå, og det kan indikere at kostnadene ligger på et akseptabelt nivå. Det kan være mange og sammensatte årsaker til at totalkostnaden i Hallingdal ligger 20% høyere. Vertskommunerådmannen vektlegger at Hallingdal er største region og har tatt i bruk IKT i større grad i bl.a. skoler og hjemmetjeneste. Revisjonen påpekte at det at Hallingdal har organisert samarbeidet i flere enheter og ikke har felles løsninger på alle fagområder kan bidra til høyre kostander. Det må kontinuerlig arbeides for å effektivisere IKT-driften, men totalkostnaden må forventes å øke over tid fordi kommunene tar i bruk IKT på stadig nye områder. Effektivisering av tjenester gjennom IKT, gir høyere IKT-kostnader, mens gevinsten vises i tjenesteproduksjonen. 5

6 Kvalitetsmålinger: IKT Hallingdal gjennomfører i liten grad systematisk kvalitetsmåling og rapportering. Det er enighet om at det skal dokumenteres og rapporteres på viktige kvalitetsindikatorer som oppetid og feilsituasjoner. Sikkerhetskopiering: Det regionale IKT-samarbeidet i Hallingdal har ikke hatt tilfredsstillende internkontroll mht. sikkerhetskopiering, hvilket gir høy risiko for tap av data. IKT-leder orienterte i møtet om at han tar problemene på største alvor, og arbeider systematisk for å bedre rutinene. Speiling av servere, eller tilsvarende løsninger, vil bli vurdert. Styringsmodell for IKT samarbeidet: Revisjonsrapporten anbefaler, jf. anbefalinger fra KS, en enklere styringsmodell for IKT-samarbeid enn hva tilfellet er i Hallingdal. Anbefalingen er en organisering etter 27 i kommuneloven med rådmennene som formelt styre, og øvrig IKT-personell organisert i en enhet med tydelig ansvar for effektiv IKT- strategi og IKT-drift. Vertskommunerådmannen påpekte at dagens organisering for en stor del er politisk bestemt, og følgelig ikke ønskelig å endre nå. Styringsgruppen av rådmenn, regionalkoordinator og IKT-leder har etablert en god samarbeidsform, og organiseringen fungerer godt pt. I praksis fungerer dagens organisering av IKT-samarbeid relativt likt KS-anbefalingene, med rådmennene som styre. Modellen rendyrker ikke en kunde-leverandørmodell, men gir både IKTenheten og kommunene sammen med regionkoordinator ansvar for kostnadseffektive IKT-valg. Det er ikke hensiktsmessig å endre organisasjon nå, men det vil løpende vurderes hvilken organisering som best sikrer klare ansvarsforhold og effektiv drift. IKT blir et stadig viktigere verktøy i tjenesteproduksjonen, og det er følgelig viktig at kommunene setter premissene for de valg som tas. Kontrollutvalget i Gol fattet følgende enstemmige vedtak i møtet : Kontrollutvalget tar revisjonsrapportens vurderinger og konklusjoner til etterretning, og ser spesielt alvorlig på utfordringene vedrørende sikkerhetskopiering. Kontrollutvalget anmoder rådmannen om å påse at: 1. Det snarlig påses og bekreftes at sikkerhetskopieringen er fullstendig og tilfredsstillende. 2. Organiseringen av IKT-samarbeidet vurderes løpende mht. å sikre effektiv drift, jf. de hovedprinsipper rapporten omhandler. 3. Det innføres nyttige kvalitetsmålinger for IKT driften. Vedtak i møtet : Enstemmig vedtas: Kontrollutvalget tar revisjonsrapportens vurderinger og konklusjoner til etterretning, og ser spesielt alvorlig på utfordringene vedrørende sikkerhetskopiering. Kontrollutvalget anmoder rådmannen om å gi tilbakemelding på status i møtet høsten

7 Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret ber rådmann om å rådmannen om å følge opp at vertskommunen påser at: 1. Det snarlig påses og bekreftes at sikkerhetskopieringen er fullstendig og tilfredsstillende. 2. Organiseringen av IKT-samarbeidet vurderes løpende mht. å sikre effektiv drift, jf. de hovedprinsipper rapporten omhandler. I dagens møte: Kontrollutvalget anmoder rådmannen om og gi en tilbakemelding på status vedr. pkt. 1 og 2 i vedtaket av Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Kontrollutvalget tar rådmannens tilbakemelding til etterretning. Sak 11/2017 Varslingssaken vedr. arbeidsmiljø og vedtak i kommunestyret - Kontrollutvalgets sak 01/2017 oppfølging Ingen Henviser til KU sin sak 1/2017 og kommunestyrets behandling , sak 11/17 - (17/ ,) med følgende vedtak: Vedtak i kommunestyret, enstemmig: Sak A Punkt 1. Kommuneledelsen må ta inn over seg at flere aktører føler frykt for å oppleve gjengjeldelse, og aktivt arbeide for å skape trygghet blant ansatte og innbyggere. Punkt 2. Hemsedal kommune vil straks gå igjennom strukturen i administrasjonen og kartlegge behovet for omstrukturering av arbeidsoppgaver og ansvarsområder. Det bør søkes ekstern kompetanse for en omstrukturering hvor hensikten er å opprette en HR avdeling med styrket personalansvar og konflikthåndteringskompetanse. Prosessen skal forankres i kommunestyret. 7

8 Sak B I saken om gjengjeldesel har ikke kommunestyret mandat til å ta stilling i skyldspørsmålet. Kommunestyret anser at politikere og rådmannen tar en aktiv rolle for alle involverte i saken jfr. personvern. Kommunestyret anerkjenner sakens svært alvorlige karakter og mener saken fortjener å bli fulgt opp av instanser som har myndighet til å belyse saken ytterligere. Rådmannen må påse at rutinene følges for å sikre grunnlaget for bekymringsmeldinger til barnevernet og dialog med foreldrene dokumenteres tilfredsstillende i samsvar med lov, forskrift og veiledere på området. Kommunestyret tar kontrollutvalgets punkt 1 og 2 til orientering. Formannskapet har ansvar for å følge opp dette vedtaket. I møtet ga rådmannen en oppdatering på status ifht kommunestyrets vedtak, og orienterte om bl.a. flg: Prosessen videre i forhold til vedtaket i kommunestyre-saken 11/17 er en liste på 4 pkt. 1. Gjennomføre ståstedsanalyse/swot stabsfunksjoner. 2. Gjennomføre prosess med ansatte. 3. Innføre og implementere rutiner for medbestemmelse. 4. Folkevalgtopplæring. Hvilke ressurser har vi og hvilken kompetanse har staben, hva er behovet og hvilke oppgaver skal løses o.l. skal kartlegges i en analyse. Konflikthåndtering kartlegge hva slags bistand det er behov for fra en personalavdeling og ut til avdelingene. Bruke bedriftshelsetjenesten i større grad enn i dag. Selv subjektive oppfatninger skal tas alvorlig av leder, men ulike oppfatninger må aksepteres av begge parter. Medbestemmelse, samtaler mellom leder og ansatt og evt. verneombud alt etter behov, hvilken arena skal brukes hvor ansatte blir sett og hørt o.sv. skal utarbeides til rutiner som skal vedtas i kommunestyret. Alle ledere skal skoleres til å ha i hvert fall et minimum av personallederansvar/-kompetanse. Det må jobbes kontinuerlig med kulturendring og utviklingsarbeid, som et langsiktig prosjekt. Fryktfølelse skal tas alvorlig, og det er et lederansvar å ta tak i at ansatte føler frykt. Kontrollutvalget drøftet den videre prosessen iht. kommunens planer og tiltak i møtet. Vedtak fattet i møtet : Enstemmig vedtas: Kontrollutvalget tar rådmannens orientering til etterretning. Kontrollutvalget vil følge opp saken videre fremover og anmoder rådmannen om en ny orientering i utvalgets neste møte tirdag I dagens møte: Rådmannen anmodes om å gi en ny orientering i saken. 8

9 Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Sak 12/2017 Sykefravær status og tiltak Fremlegges evt. av rådmann i møtet. Det er viktig at kommunen har rutiner som sikrer at man følger utviklingen i sykefravær innenfor ulike sektorer, og at det iverksettes tiltak både for å forebygge sykefravær og for å sikre at sykemeldte kommer raskt tilbake i jobb. Dette er viktig for den enkelte arbeidstaker, for tjenestemottakere og for kostnadsnivået til kommunen. Videre er forebyggende helsearbeid et sentralt element i samhandlingsreformen, og kommunene bør være et foregangseksempel i så måte. I dagens møte: Kontrollutvalget ønsker å drøfte temaet og anmoder rådmannen å informere om følgende: Utvikling i sykefravær de siste tre årene fordelt på sektor (eller den inndeling kommunen bruker i sin rapportering). Vurdering av hva som er et akseptabelt/ønsket nivå i de ulike sektorer. Hvis sykefraværet er høyt innen f.eks. pleie- og omsorg eller barnehager over disse årene, ønskes det en vurdering av årsaken til dette og om det kan forebygges. Det ønskes også en redegjørelse for hvilke tiltak som: o Typisk iverksettes overfor langtids-sykemeldte. o Typisk iverksettes overfor sykemeldte/ansatte som er ofte syke for å sikre at de raskere kommer tilbake i jobb/sjeldnere blir syke. Kan et tettere samarbeid med fastlege, med fokus på redusert bruk av sykemelding, kunne redusere kort- og langstidssykefravær i kommunen? Redegjøre for mulige tiltak som rådmann mener kan bidra til ytterligere reduksjon i sykefravær ifht egenmeldinger og legemeldt sykefravær. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. 9

10 Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til etterretning. Sak 13/2017 Juridiske tvistesaker Fremlegges evt. av rådmann i møtet. Rådmannen anmodes om å redegjøre for og fortrinnsvis dokumentere: Utskrift av konto (art) 270 Kjøp av bl.a. konsulent og juridisk tjeneste pr. funksjon eller tjeneste på drift- og investering for Vesentlige beløp i kjøp av juridisk tjeneste, hva dette i hovedsak vedrører og hvem som har anskaffet tjenesten. En vurdering av om noen av sakene kunne vært løst med mindre bruk av juridisk bistand. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Sak 14/2017 Siste økonomirapportering fra rådmann til kommunestyret på 2017 Fremlegges evt. av rådmann i møtet. Kontrollutvalget anmoder rådmannen om en tilbakemelding på: overordnet økonomisk status pr. august 2017, for kommunen som helhet. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. 10

11 Behandling i møtet: Sak 15/2017 Kontrollutvalgets budsjett for 2018 Fremlegges i møtet. Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen (forskriften 18). Budsjettforslaget skal dekke kontrollutvalgets virksomhet, herunder kostnader til sekretariat og revisjon. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Kommunestyret skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget ifølge kommuneloven 77, nr. 10. Behandling i møtet: Drøftings-/orienteringssaker: A. Regnskapsrevisors fokusområde for regnskapet 2017 Orientering fra regnskapsrevisor på hva som er fokusområdet på kommuneregnskapet, dvs. risiko og hva det ikke fokuseres på. 11